余潔

摘 要：公立醫(yī)院合同檔案是維護醫(yī)院合法權益、保障醫(yī)院經(jīng)營活動的重要憑證和依據(jù)。隨著公立醫(yī)院改革的不斷推進，醫(yī)療市場競爭的加大，醫(yī)院面對的風險日益增加，公立醫(yī)院對合同的管理要求更加規(guī)范，醫(yī)院合同檔案也逐漸受到重視。本文對公立醫(yī)院合同檔案管理的方法、現(xiàn)狀、合同檔案信息化建設、醫(yī)院不同類型合同檔案的管理等進行綜述。

關鍵詞：公立醫(yī)院;合同檔案管理;綜述

近年來，隨著公立醫(yī)院參與市場經(jīng)濟活動的增加，所形成的合同也逐漸增多。為了保障醫(yī)院經(jīng)營活動的順利進行，維護醫(yī)院的合法權益，對合同進行規(guī)范化管理極有必要。公立醫(yī)院合同檔案管理作為合同管理的重要環(huán)節(jié)，受到醫(yī)院管理層越來越多的關注。許多檔案工作者對公立醫(yī)院合同檔案管理進行了探討與研究。本文對相關的研究進行綜述。

一、公立醫(yī)院合同檔案概述

1.醫(yī)院合同檔案的定義

對醫(yī)院合同檔案的定義，不同的研究者有著不同的說法。邸燕、陳麗等認為，醫(yī)院合同檔案是醫(yī)院在從事經(jīng)濟活動的過程中所產(chǎn)生的各類合同以及附屬的文件材料，是醫(yī)院檔案的組成部分，它真實地記錄了醫(yī)院的各項經(jīng)濟活動。孫碧、胡昌松等認為，醫(yī)院合同檔案是醫(yī)院在對外往來過程中與組織、法人或自然人為設立、變更或終止民事權利義務關系所簽訂的協(xié)議。陳雪姣等認為，醫(yī)院合同檔案是指合同從簽訂、履行到終止的整個過程當中所形成的體現(xiàn)簽訂方意愿的具有法律效力的文件材料以及具有保存價值的其他相關的文件材料，可以清晰地反映醫(yī)院的經(jīng)濟活動。上述定義雖然在描述上有所不同，但歸納起來其本質(zhì)是一致的，即醫(yī)院合同檔案是指醫(yī)院在醫(yī)療保健、科研教學和對外往來過程中與對方當事人之間為設立、變更或終止民事權利義務關系所簽訂的合同、協(xié)議以及記錄合同簽訂過程和履約情況的相關材料，它真實地反映了醫(yī)院運行過程中的各項經(jīng)濟活動，是醫(yī)院檔案的重要組成部分。醫(yī)院合同檔案包括合同正本、合同附件、補充協(xié)議、授權委托書、合同事項的請示、招投標材料及發(fā)生糾紛時處理的相關文件等。

2.醫(yī)院合同檔案的特點

公立醫(yī)院在社會功能上與其他行業(yè)不同，它所形成的合同檔案也有其突出的特點，檔案工作者從不同的方面對合同檔案的特點進行了探討。孫碧認為，醫(yī)院合同檔案具有多樣性、分散性和實用性等特點。公立醫(yī)院合同種類多樣，包括醫(yī)療合作合同、醫(yī)療設備采購合同、藥品及衛(wèi)生材料等物資采購合同、基建工程合同、后勤服務管理合同、信息化建設合同、貸款合同、科研課題開發(fā)和協(xié)作合同、定點醫(yī)療機構醫(yī)療保險服務合同、人員進修培訓合同、人員聘用合同等，形成了合同檔案多樣性、廣泛性的特點;醫(yī)院合同從立項、合同文本擬訂到審核、簽訂、履行等過程，涉及的部門多、流轉環(huán)節(jié)多、時間跨度大、周期長，所形成的合同分散保存在不同部門，導致了合同檔案的分散性。吳鵬舉、唐怡風等認為，醫(yī)院合同檔案具有廣泛性、權威性的特點;邸燕、胡昌松等在研究中發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院合同檔案不僅具有一般檔案的基本作用，還具有依據(jù)憑證性、形式和內(nèi)容的規(guī)范性、時效性等獨有的特點。醫(yī)院合同檔案是維護醫(yī)院合法權益的法律憑證，還可以為醫(yī)院經(jīng)營決策提供依據(jù)，在醫(yī)院管理中發(fā)揮著重要的作用。公立醫(yī)院的合同，是按照法律建立的，必須符合相關法律規(guī)定。在法律規(guī)定的時效期內(nèi)，所簽訂的合同對雙方都有法律的約束力，合同的履行、變更、終止等都必須以合同檔案為依據(jù)。因此，醫(yī)院合同檔案具有權威性、依據(jù)憑證性、規(guī)范性、時效性等特點。

二、公立醫(yī)院合同檔案管理方法

我國公立醫(yī)院在合同檔案管理初期主要采取年度分類法，將同一年度形成的合同歸為一類，以合同簽訂的時間為依據(jù)，對不同年度的合同檔案進行歸檔管理。在合同檔案數(shù)量和種類不多的情況下，按年度分類的合同檔案管理方法，可以反映醫(yī)院工作的變化發(fā)展，方便查找和利用。但是，隨著公立醫(yī)院的業(yè)務發(fā)展，合同檔案數(shù)量和類別逐漸增多，按年度分類的方法不再適合合同檔案的管理，查找合同檔案時檢索難度大、查準查全率低的缺陷逐漸凸現(xiàn)，不利于合同檔案的查找和利用。醫(yī)院檔案管理工作者對合同檔案管理方法進行了探索，從單一的按年度分類的歸檔方法轉變?yōu)閷⒔M織機構和年度兩種分類方法結合的復式分類法。其優(yōu)勢是可以根據(jù)查檔要求，縮小查找范圍，更快速地檢索到所需合同，提高合同檔案的查全查準率。近年來，在信息化時代的大環(huán)境下，一些大型公立醫(yī)院開始探索創(chuàng)新合同檔案管理模式，利用信息技術，建立電子化的合同檔案管理模式。通過電子化管理，將合同名稱、編號、合同擬訂科室、合同對方當事人資格等相關信息、合同金額、合同履行期限、付款計劃等項目進行登記，存入合同電子文檔。與傳統(tǒng)合同檔案管理方法相比，其優(yōu)勢是能確保合同檔案內(nèi)容完整、齊全，能對合同檔案進行全過程的動態(tài)管理。高彥兵認為，公立醫(yī)院要充分利用信息技術加強合同檔案管理，可以利用合同信息管理系統(tǒng)，對合同信息進行登記，便于統(tǒng)計、歸檔和查找，提高合同檔案的利用率。

三、公立醫(yī)院合同檔案管理現(xiàn)狀

對公立醫(yī)院合同檔案管理的現(xiàn)狀，研究較多的是當前合同檔案管理中存在的諸多問題，并提出解決的方案。陳雪姣提出公立醫(yī)院合同檔案管理存在四個方面的問題：一是卷內(nèi)目錄格式不統(tǒng)一，不利于檢索;二是合同歸檔時間不統(tǒng)一，有的以合同簽訂時間、有的以合同終止的時間為依據(jù)進行歸檔，造成查找困難;三是檔案管理系統(tǒng)更換，導入數(shù)據(jù)時出現(xiàn)數(shù)據(jù)不兼容的現(xiàn)象，導致檢索出現(xiàn)錯誤信息;四是醫(yī)院內(nèi)部機構細化，職能科室增多，其產(chǎn)生的合同檔案種類也逐漸增多。針對上述問題，她從合同檔案的收集、分類和著錄入手，提出了優(yōu)化合同檔案管理的對策。同時她認為要做好合同檔案管理工作，還要提高業(yè)務部門相關工作人員的檔案意識，確保合同檔案基礎信息的準確和完整。

孫碧、吳鵬舉、邸燕等在實踐中發(fā)現(xiàn)，公立醫(yī)院合同檔案管理中存在材料收集不完整、管理隨意性和職責不明晰等問題。一是有些醫(yī)院在歸檔范圍里沒有列入合同檔案這一項，檔案人員也不了解醫(yī)院合同的簽訂情況，特別是一些小型項目容易被忽略，造成合同檔案收集不齊全、不完整;二是有些醫(yī)院合同檔案管理制度不健全，檔案管理無章可循，管理人員只根據(jù)自己的習慣歸檔，隨意性強，缺乏系統(tǒng)性、規(guī)范性;三是醫(yī)院對合同檔案管理的職責與權限范圍不明確、流程不清晰，給合同檔案的收集和管理帶來困難。他們認為，要改善醫(yī)院合同檔案管理，必須加強檔案業(yè)務建設，完善合同檔案管理制度，提高合同管理人員素質(zhì)，檔案管理人員要提前介入合同檔案管理，從合同檔案產(chǎn)生的源頭抓起，對合同進行超前管理和監(jiān)督;同時要嚴格合同材料的日常歸檔制度，做到合同材料及時歸檔，確保合同檔案的完整和安全。

陳麗、任廣偉等在醫(yī)院合同檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院合同檔案的管理存在概念模糊、歸檔不全;體制不夠健全、管理不夠規(guī)范等問題。對合同檔案的界定，存在一些誤區(qū)，人們認為合同檔案只包括合同文本，只將合同正本歸檔，而其他記錄合同簽訂過程和履約情況的相關材料沒有同時歸檔，造成合同檔案不齊全、不完整。多數(shù)公立醫(yī)院沒有制訂專門的合同檔案管理辦法，對合同檔案的歸檔沒有明確的規(guī)定，造成合同檔案內(nèi)容界定模糊、歸檔范圍不統(tǒng)一、管理不規(guī)范。為解決上述問題，他們提出完善合同檔案管理機制、制定合同檔案管理制度，明確歸檔范圍、保管年限、立卷要求、歸檔時間，使合同檔案管理規(guī)范化。

金銀善、林樺等認為，目前醫(yī)院在合同檔案管理工作中存在五個方面的問題：一是醫(yī)院管理層對合同檔案管理工作不夠重視，對合同檔案管理方面的投入不足，現(xiàn)代化管理水平不高;二是醫(yī)院合同檔案相關的管理制度不完善，制約了醫(yī)院合同檔案管理工作的開展;三是合同檔案管理信息化程度較低，合同檔案管理方式落后;四是合同檔案管理隊伍的人員素質(zhì)不高，缺乏業(yè)務水平高的合同檔案管理人員;五是合同檔案信息不完整，影響合同檔案的利用，致使合同檔案的利用率低下。針對上述問題，他們對醫(yī)院合同檔案管理工作提出了創(chuàng)新的策略，一是要創(chuàng)新合同檔案的管理意識，提高管理質(zhì)量，確保醫(yī)院合同檔案信息的準確、可靠和完整;二是要創(chuàng)新合同檔案的管理機制，制定規(guī)范的合同檔案管理制度，提升合同檔案管理水平;三是要加強合同檔案管理人員的培養(yǎng)，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)和綜合能力;四是要創(chuàng)新合同檔案的管理模式，提高信息化管理程度，提高合同檔案管理水平。

四、公立醫(yī)院合同檔案管理信息化建設

隨著信息技術的發(fā)展，大多數(shù)公立醫(yī)院都建立了醫(yī)院管理信息系統(tǒng)，并逐漸應用于醫(yī)療、管理等方面，對合同檔案信息化建設的研究也逐漸增多。金銀善在研究中提出，為了提高醫(yī)院合同檔案管理效率和質(zhì)量，要創(chuàng)新管理模式，加強信息技術在合同檔案管理中的應用，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式轉化為電子化檔案管理方式。周琦薈認為，公立醫(yī)院憑借現(xiàn)代化的信息手段，建立規(guī)范的電子化合同檔案管理模式，可以確保合同檔案的齊全，增加合同檔案的可追溯性，提高管理效率。高彥兵在探討中指出，公立醫(yī)院應建立獨立的合同信息管理系統(tǒng)，充分利用信息化手段對醫(yī)院合同檔案進行管理。陸燕、陳芳洲等建議公立醫(yī)院可運用信息化手段科學地管理醫(yī)院設備合同檔案，以解決合同檔案管理手段落后、收集不完整、歸檔不及時的問題，實現(xiàn)合同檔案管理規(guī)范化、流程化。

五、公立醫(yī)院醫(yī)療設備采購合同檔案管理

對醫(yī)院合同檔案的研究，涉及不同的合同檔案類型，比如醫(yī)療設備采購合同檔案管理的研究。韋雙莉在研究中對醫(yī)療設備采購合同檔案管理中較為常見的問題及其原因進行了分析，并提出了對醫(yī)院醫(yī)療設備采購合同檔案規(guī)范化管理的思路。陸燕、陳芳洲等對公立醫(yī)院醫(yī)療設備合同檔案的重要性進行了探討，認為合同檔案具有現(xiàn)實憑證作用、轉化參考作用和潛在預備作用;分析了合同檔案管理工作中存在的風險，并提出將醫(yī)療設備采購合同檔案納入醫(yī)院檔案管理范疇規(guī)范管理、合同檔案的收集要準確齊全以及運用信息化手段管理醫(yī)院醫(yī)療設備采購合同檔案的建議。

通過分析可以看出，我國公立醫(yī)院合同檔案管理的研究起步較晚，研究成果不多。從研究現(xiàn)狀來看，大多聚焦于醫(yī)院合同檔案管理存在的問題以及如何完善管理的研究，極少關注合同檔案管理質(zhì)量的控制以及合同檔案的開發(fā)利用。如何構建公立醫(yī)院合同檔案管理質(zhì)量評價指標體系，對公立醫(yī)院合同檔案管理質(zhì)量進行科學評價，使公立醫(yī)院合同檔案管理質(zhì)量和利用效率不斷提升，還有待于進一步研究。

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（責任編輯：蘭卡）