周海帆

辦公室是企業(yè)或者事業(yè)單位的一個重要部門，它處在一個特殊的位置，起著其他部門所不能代替的作用。（辦公室處的是樞紐的位置，其不僅擔負著協(xié)調(diào)左右、承上啟下的作用，也起著推動和促進其它職能部門正常開展工作的作用。）辦公室就好比是企業(yè)或者事業(yè)單位運轉(zhuǎn)的發(fā)動機，在辦公室工作中如果有一項工作出現(xiàn)問題，就會直接影響企業(yè)或者事業(yè)單位的正常運轉(zhuǎn)。而文書工作作為辦公室工作的一個重要組成部分，其工作質(zhì)量的高低，將會直接影響辦公室的工作質(zhì)量，進而影響企業(yè)或者事業(yè)單位的正常運轉(zhuǎn)。因此，如何做好文書工作，提高文書工作的質(zhì)量的同時，提高辦公室工作質(zhì)量，保證企業(yè)或者事業(yè)單位能夠正常運轉(zhuǎn)，是每一位文書工作人員需要思考的問題。下文對文書工作進行了詳細的概述，并提出如何做好文書工作的一系列方法。

一、對文書工作的詳細概述

文書，英文document，現(xiàn)多指契約、書信、公文等。其是機關(guān)單位、事業(yè)單位、企業(yè)、團體、個人在社會活動中，為了某種需要，而按照一定的處理程序與特定的體式（體式指的是體裁格式以及字體式樣。）制作出來的書面文字材料。而文書工作的主要對象是公文，其是圍繞公文的擬制、處理、傳遞以及管理等一系列工作的總稱。

文書工作的運轉(zhuǎn)過程可分為兩大類，即發(fā)文與收文。發(fā)文指的是由機關(guān)單位、事業(yè)單位或者企業(yè)發(fā)布的內(nèi)部文件，其只適用機關(guān)單位、事業(yè)單位或者企業(yè)內(nèi)部人員。發(fā)文的流程一般為：授意—草擬—核稿—會簽—簽發(fā)—編號—繕印（繕印指的是把小隊并修正好的校樣，通過印刷機或者打印機印制成規(guī)范的正式文件。）—用印—登記—分發(fā)。 而收文則指的是接收外部送達本機關(guān)單位、事業(yè)單位或者企業(yè)的公務文書和材料，包括公文文件、材料等其他文字資料。并且，收文的流程可分為四個階段，即第一階段、公文的收受與分流，主要包括的有①簽收;（簽收指的是按照規(guī)定進行公文的確認、清點、核對、檢查以及簽注手續(xù)，并且公文簽收的常用登記形式有三種，即聯(lián)單式、卡片式、薄式三種登記形式。）②外收文登記;（外收文登記指的是外收發(fā)人員在完成簽收公文工作后，對收文情況做的簡要記載。）③啟封;（啟封亦可稱為拆封，其指的是外收文在登記完成后，統(tǒng)一交給內(nèi)收發(fā)人員，進行統(tǒng)一啟封。）④內(nèi)收文登記;（內(nèi)收文登記指的是內(nèi)收發(fā)人員在收到公文后，需要對收文的情況做詳細的記載。）⑤分辦;（指的是由辦公室文書工作人員將收到的公文進行分類，然后根據(jù)公文的內(nèi)容與性質(zhì)，分別送給有關(guān)部門工作人員以及有關(guān)領(lǐng)導閱批。）⑥摘編。第二階段、辦理收文，主要包括的有①擬辦;（擬辦指的是相關(guān)部門負責人或者有關(guān)工作人員對需要辦理的公文提出建議性的處理意見，然后交由相關(guān)領(lǐng)導做出最終決策。）②批辦;（批辦指的是相關(guān)部門負責人或者領(lǐng)導就某件為簽注或者已簽注擬辦的公文應如何辦理所簽批的意見。）③承辦;（承辦指的是相關(guān)工作人員按照處置意見對公文所針對的問題進行處理。）④注辦。（注辦指的是由承辦人在公文尾角或文書處理單上簡要注記公文的處理情況，其主要作用就是備忘待查。）第三階段、組織公文傳閱和催辦查辦。第四階段、處理辦理完畢的公文，主要包括的①公文立卷歸檔;（立卷歸檔指的是將已經(jīng)處理完畢的具有參考保存價值的公文分門別類的組成一個或者數(shù)個案卷。）②公文清退;③公文暫存;⑤公文銷毀。（公文銷毀指的是將多余、重復、過時以及無保存價值的公文按照有關(guān)規(guī)定進行銷毀。）

二、做好辦公室文書工作的方法

（一）運用電子信息技術(shù)，提高文書處理效率

隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展與日益普及，電子信息技術(shù)在我國的應用范圍不斷擴大，并逐漸延伸到各個工作領(lǐng)域當中。而在辦公室文書工作中運用電子信息技術(shù)，則有利于辦公室文書工作實現(xiàn)無紙化辦公。無紙化辦公不僅有助于提高文書工作的效率，也有利于提高文書工作的質(zhì)量。因在文書工作中運用電子信息技術(shù)，可實現(xiàn)網(wǎng)絡公文流轉(zhuǎn)。（網(wǎng)絡公文流轉(zhuǎn)指的是對需要辦理的文件實現(xiàn)全流程無紙化網(wǎng)上辦理）而公文通過網(wǎng)絡流轉(zhuǎn)，可有效節(jié)約文件傳閱的時間，加快了文件流轉(zhuǎn)的速度以及文件審批時間，提升公文辦理效率的同時，也提升了文書工作的效率。

（二）增強文書工作人員責任意識，提高文書工作質(zhì)量

機關(guān)單位、事業(yè)單位或者企業(yè)想要提高辦公室文書工作質(zhì)量，前提是要增強辦公室文書工作人員的責任意識。因在辦公室文書工作中，增強文書人員的責任意識是提高工作質(zhì)量的關(guān)鍵。而機關(guān)單位、事業(yè)單位或者企業(yè)想要增強文書工作人員的責任意識，可從以下幾個方面著手：第一、各級領(lǐng)導或者辦公室領(lǐng)導需對工作表現(xiàn)突出的文書工作人員，及時提拔使用，并大膽委以重任，這樣不僅有助于增強文書工作人員的使命感也有助于增強文書工作人員的責任心。當文書工作人員的責任心一旦增強，就利于提高文書工作的質(zhì)量與效率。第二、制定文書工作崗位職責。強化責任意識，關(guān)鍵是要細化責任。因此，機關(guān)單位、事業(yè)單位或者企業(yè)想要增強文書工作人員的責任意識，就需制定文書工作崗位職責，只有明確每位文書工作人員的職責，才能夠有效增強文書工作人員的責任意識，進而做好文書工作，提高文書工作的質(zhì)量。（作者單位：中國人保財險哈爾濱市郊縣分公司）