袁玉芬

根據(jù)我國(guó)《政府采購(gòu)法》，高校的物資采購(gòu)已被納入政府采購(gòu)范疇，因此具有采購(gòu)數(shù)量大、種類多、專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，建立信息化的高校政府采購(gòu)管理模式勢(shì)在必行。本文結(jié)合現(xiàn)階段高校政府采購(gòu)情況和信息化管理特點(diǎn)，探討和研究高校采購(gòu)業(yè)務(wù)流程及管理工作。

隨著政府對(duì)教育科研的投入提高，高校政府采購(gòu)工作任務(wù)變得繁重。雖然信息化技術(shù)大力提升了高校采購(gòu)管理工作的效率，確保了高校教學(xué)與科研工作的穩(wěn)步進(jìn)行，但當(dāng)前我國(guó)高校在采購(gòu)方面的信息化建設(shè)程度，仍舊存在各個(gè)地區(qū)發(fā)展的不均衡，信息化建設(shè)重視不到位，相關(guān)法律條規(guī)滯后等問(wèn)題。怎樣在高校政府采購(gòu)管理工作中保證效率的同時(shí)，能夠公平、公正、公開(kāi)，最大化投資效益，進(jìn)一步推動(dòng)高等教育的提升，一個(gè)設(shè)計(jì)科學(xué)合理完整的信息化采購(gòu)流程尤為重要。

一、高校政府采購(gòu)信息化現(xiàn)狀分析

（一）地區(qū)發(fā)展不均衡

最近幾年，國(guó)家堅(jiān)持加大對(duì)教育的投入，財(cái)政教育投入的增加使高校在教學(xué)和科研上的經(jīng)費(fèi)得到強(qiáng)力保證，高校采購(gòu)業(yè)務(wù)變得頻繁，需要結(jié)合信息化進(jìn)行有效管理。但從目前的實(shí)際情況來(lái)看，全國(guó)各個(gè)地區(qū)的高校在建設(shè)采購(gòu)信息化上，仍舊具有地區(qū)發(fā)展不平衡的特點(diǎn)，發(fā)達(dá)地區(qū)的高校在信息化方面已經(jīng)先人一步，建立了較為科學(xué)系統(tǒng)的信息化程序，而中西部落后地區(qū)的高校，其采購(gòu)信息化管理過(guò)于落后。有的高校已經(jīng)搭建采購(gòu)電子化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)招標(biāo)一體化，并逐步完善相關(guān)配套管理機(jī)制，而有的高校信息化程度十分落后，互聯(lián)網(wǎng)+，大數(shù)據(jù)的運(yùn)用幾乎為零，有些高校甚至還在使用傳統(tǒng)的采購(gòu)流程。這種極大的發(fā)展不平衡給高校和政府均帶來(lái)重大挑戰(zhàn)。

（二）相關(guān)性法律滯后

高校采購(gòu)在政府采購(gòu)法中被納入政府采購(gòu)范圍，但在該法律頒布之后，高校政府采購(gòu)改革的落腳地集中在根據(jù)法規(guī)完善相關(guān)制度，而對(duì)于制度的執(zhí)行與監(jiān)管，略顯輕視。而信息化管理在此大批量制度改革中間，更是無(wú)法成為重心。但順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)+的高速發(fā)展，高校采購(gòu)信息化過(guò)程中出現(xiàn)的諸多與法律制度上相抵觸的問(wèn)題。相關(guān)性法律法規(guī)不單涉及采購(gòu)主體管理制度問(wèn)題，更涵蓋交易結(jié)算等問(wèn)題。即便國(guó)家鼓勵(lì)高校采購(gòu)信息化，但由于我國(guó)目前缺少專門(mén)針對(duì)高校采購(gòu)信息化的相關(guān)條例，高校在進(jìn)行采購(gòu)信息化管理時(shí)只能摸著石頭過(guò)河

（三）建設(shè)流于形式

一些高校缺乏長(zhǎng)期的戰(zhàn)略性眼光，對(duì)信息化建設(shè)不夠重視，僅僅只是為了迎合互聯(lián)網(wǎng)+數(shù)字化的潮流，跟風(fēng)建立了相應(yīng)的采購(gòu)信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或系統(tǒng)。比如專門(mén)開(kāi)設(shè)一個(gè)網(wǎng)站公開(kāi)發(fā)布招標(biāo)信息，建立簡(jiǎn)單的采購(gòu)申報(bào)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，開(kāi)發(fā)網(wǎng)上在線評(píng)標(biāo)平臺(tái)。雖然這類信息化管理確實(shí)在一定程度上優(yōu)化了高校政府采購(gòu)過(guò)程，但相應(yīng)的配套措施得不到及時(shí)有效的更新，同樣會(huì)對(duì)高校信息化管理造成阻礙。例如公開(kāi)信息不及時(shí)，網(wǎng)絡(luò)安全防范措施不夠，只有硬件沒(méi)有軟件支持，缺少真正懂得信息化技術(shù)及管理的人等等。這些都會(huì)使高校采購(gòu)信息化管理流于表面，僅僅只是走個(gè)過(guò)場(chǎng)，沒(méi)有真正將信息化運(yùn)用到采購(gòu)管理中去。

二、高校政府采購(gòu)業(yè)務(wù)流程及系統(tǒng)操作步驟

（一）申報(bào)模塊

采購(gòu)流程的第一步是申報(bào)，系統(tǒng)使用者通過(guò)瀏覽器登錄申報(bào)系統(tǒng)，在申報(bào)界面上按照系統(tǒng)提供的表格錄入計(jì)劃申請(qǐng)采購(gòu)的物資的相關(guān)信息，確認(rèn)無(wú)誤后進(jìn)行提交。使用者所在的院級(jí)單位審核人員在使用者提交后，即可查看該申報(bào)單。

（二）審批模塊

采購(gòu)申報(bào)被提交之后，就轉(zhuǎn)入審批環(huán)節(jié)。審批過(guò)程中，審核人員能查閱申報(bào)人的所有申報(bào)信息。審核人員對(duì)申報(bào)信息進(jìn)行核對(duì)核對(duì)，特別是轉(zhuǎn)賬卡號(hào)。如果存在填報(bào)不規(guī)范或者錯(cuò)誤，審核人有權(quán)不予通過(guò)，退回該申報(bào)單并給出修改意見(jiàn)；如果審批通過(guò)，系統(tǒng)將對(duì)申報(bào)單進(jìn)行自動(dòng)編號(hào)，采購(gòu)計(jì)劃單也隨之自動(dòng)生成。

（三）采購(gòu)模塊

財(cái)務(wù)處將根據(jù)生產(chǎn)的采購(gòu)計(jì)劃單中的申購(gòu)金額轉(zhuǎn)賬至采購(gòu)部門(mén)，在完成轉(zhuǎn)賬手續(xù)后，所有采購(gòu)計(jì)劃單均將在系統(tǒng)中報(bào)送至對(duì)應(yīng)采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)將分配相應(yīng)的采購(gòu)人員對(duì)物資進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)物資種類和預(yù)算的不同，采用不同的采購(gòu)方式。目前主要的采購(gòu)方式有三種：網(wǎng)上競(jìng)價(jià)、詢價(jià)和公開(kāi)招標(biāo)。經(jīng)過(guò)三種采購(gòu)方式，采購(gòu)部門(mén)確認(rèn)最終供應(yīng)商，并與之簽訂相關(guān)采購(gòu)合同。之后，采購(gòu)人員將合同編號(hào)錄入系統(tǒng)。

（四）結(jié)算模塊

采購(gòu)流程的最后是金額結(jié)算階段。系統(tǒng)中將顯示所有與合同相關(guān)的信息，若合同中的金額超過(guò)前期財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)賬至采購(gòu)部門(mén)的經(jīng)費(fèi)，則需要退回至申報(bào)人處追加經(jīng)費(fèi)，在補(bǔ)款的過(guò)程中，不必再經(jīng)過(guò)審核人審核。財(cái)務(wù)處依據(jù)系統(tǒng)中顯示的信息，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行支付。金額結(jié)算后， 申報(bào)者根據(jù)采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行資產(chǎn)登記。登記完成后，再由申報(bào)人到財(cái)務(wù)處進(jìn)行報(bào)賬，整個(gè)采購(gòu)過(guò)程到此結(jié)束。

三、信息化采購(gòu)實(shí)際過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題

在高校實(shí)施政府采購(gòu)信息化的過(guò)程中，普遍存在以下問(wèn)題：學(xué)校資產(chǎn)管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊；高校無(wú)法自行建立信息化采購(gòu)管理系統(tǒng)的，外包軟件公司的技術(shù)支持保障往往不夠及時(shí)；自行搭建系統(tǒng)的，因缺乏大量相應(yīng)技術(shù)人員，系統(tǒng)功能單一，且存在安全性問(wèn)題；采購(gòu)、審批、財(cái)務(wù)各個(gè)部門(mén)相關(guān)的人員配合存在問(wèn)題，高校組織機(jī)構(gòu)與購(gòu)買的軟件系統(tǒng)中設(shè)置的權(quán)利架構(gòu)不一致等等。

四、采購(gòu)管理信息化取得的效果

（一）采購(gòu)流程更嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范

在高校采購(gòu)過(guò)程中建立信息化系統(tǒng)，根據(jù)信息化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)特點(diǎn)，將采購(gòu)工作過(guò)程的申報(bào)，審批，采購(gòu)，結(jié)算整合一體化，能規(guī)范整個(gè)采購(gòu)過(guò)程，在最初的項(xiàng)目審批中就插入監(jiān)督工作，并貫穿整個(gè)執(zhí)行過(guò)程和最后的驗(yàn)收反饋。通過(guò)信息化系統(tǒng)切實(shí)執(zhí)行工作流程中的每一個(gè)步驟，工作層級(jí)，工作人員權(quán)限得到明確，所有采購(gòu)項(xiàng)目均須通過(guò)相應(yīng)的審計(jì)部門(mén)核查確認(rèn)后才能得以進(jìn)行。事先做好的采購(gòu)計(jì)劃也必須嚴(yán)格執(zhí)行，不得省略流程或不報(bào)批就更改采購(gòu)流程，將所有流程嚴(yán)格固化到軟件系統(tǒng)中，堅(jiān)決杜絕違規(guī)操作行為。在過(guò)往政府采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的類似先斬后奏的違規(guī)現(xiàn)象，也能夠得到有效解決。

（二）采購(gòu)管理性得到提升

高校將信息化管理模式運(yùn)用至采購(gòu)工作中，其目的是為了完善采購(gòu)工作流程，提升管理能效，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)過(guò)程一體化和提高工作效率，加強(qiáng)了監(jiān)管能力。尤其是通過(guò)系統(tǒng)，對(duì)各部門(mén)的執(zhí)行權(quán)和監(jiān)管權(quán)進(jìn)行互相制約。這要求在建立采購(gòu)管理系統(tǒng)時(shí)，滿足簡(jiǎn)潔方便的特點(diǎn)，讓不同的高校和供應(yīng)商在使用時(shí)都能滿足其要求。系統(tǒng)操作程序類似辦公軟件，可將各類辦公軟件數(shù)據(jù)之間導(dǎo)入處理，降低操作難度，節(jié)省操作時(shí)間。

（三）采購(gòu)效率提高，降低采購(gòu)成本

作為采購(gòu)信息化管理中的一環(huán)，網(wǎng)上詢價(jià)、競(jìng)價(jià)、公開(kāi)招標(biāo)等多種招標(biāo)方式讓眾多供應(yīng)商能夠積極參與到公平競(jìng)爭(zhēng)中去。建立公開(kāi)采購(gòu)招標(biāo)平臺(tái)可以將物資采購(gòu)的價(jià)格限定在一個(gè)合理的區(qū)間中，從而降低采購(gòu)成本。采購(gòu)的數(shù)字信息化也將大大拉近供應(yīng)商與高校之間的時(shí)間空間距離，從而減少采購(gòu)周期。明確的責(zé)任分配也使得每項(xiàng)工作任務(wù)都能夠在第一時(shí)間找到相關(guān)責(zé)任人。

（四）采購(gòu)過(guò)程公開(kāi)透明，有跡可循

高校能夠通過(guò)信息化管理系統(tǒng)將采購(gòu)過(guò)程規(guī)范化，將所有環(huán)節(jié)控制在規(guī)定的范圍內(nèi)，建設(shè)完成的信息化采購(gòu)系統(tǒng)在采購(gòu)過(guò)程中使每一個(gè)環(huán)節(jié)都有著密切的聯(lián)系，每一個(gè)環(huán)節(jié)都不能被逾越或省略。申報(bào)、審批、采購(gòu)、結(jié)算等環(huán)節(jié)所涉及的部門(mén)各司其職，向前延伸至審批，向后延伸至反饋，每個(gè)人員只能根據(jù)系統(tǒng)的授權(quán)行使權(quán)力，無(wú)法越權(quán)辦事。整個(gè)采購(gòu)流程在數(shù)字化技術(shù)的輔助下能夠做到采購(gòu)全程公開(kāi)透明化，方便監(jiān)管部門(mén)基于信息的公開(kāi)對(duì)高校采購(gòu)行為進(jìn)行監(jiān)管控制，減少貪腐事件的發(fā)生。并且，相關(guān)工作人員的所有工作行為都將被記錄在系統(tǒng)之中，留下具體化的操作痕跡證據(jù)，為日后調(diào)查追責(zé)保存了客觀材料，方便查找相應(yīng)采購(gòu)數(shù)據(jù)。

高校采購(gòu)工作管理是復(fù)雜而系統(tǒng)的，其過(guò)程是高度統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)，進(jìn)一步完善采購(gòu)機(jī)制，結(jié)合各高校自身環(huán)境特點(diǎn)，不斷探索實(shí)踐，認(rèn)真研究學(xué)習(xí)政府采購(gòu)法及相關(guān)法律法規(guī)，建立一套機(jī)制科學(xué)的，且適合高校本身的政府采購(gòu)信息化管理系統(tǒng)，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題能夠迅速進(jìn)行優(yōu)化管理，使整個(gè)采購(gòu)流程更為公平、高效，為高等教育的長(zhǎng)期良好發(fā)展提供助力。（作者單位：徐州醫(yī)科大學(xué)）