沈菊良 錢坤南

摘 要：在ERP越來越普及的當下，筆者結合在京馬電機有限公司實施用友ERP U8+的點滴經(jīng)驗和知識積累，對于離散型制造企業(yè)，特別是異地多工廠交叉生產(chǎn)模式下，既要滿足業(yè)務層面需求，又要滿足財務層面需求的情況下，在ERP實施過程中，作為項目甲方核心人物，必須站在甲方宏觀、全局、整體角度，充分運用好一體化管理這個核心工具，堅持業(yè)務和財務兩個輪子同步前進的策略。

關鍵詞：業(yè)務財務一體化管理；ERP；U8+項目實施

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2019.12.208

1 ERP環(huán)境下業(yè)務和財務一體化管理的定義

ERP環(huán)境下業(yè)務和財務一體化管理：主要指各個業(yè)務模塊的單據(jù)（出入庫單、采購/銷售發(fā)票等）轉(zhuǎn)換成財務模塊的會計憑證，各業(yè)務模塊的數(shù)據(jù)和財務模塊的數(shù)據(jù)建立共享并可追溯的一一對應關系，就是將采購管理、委外管理、庫存管理、生產(chǎn)制造、人力資源、銷售管理的數(shù)據(jù)與財務模塊集成共用。即所有業(yè)務系統(tǒng)的賬表和財務系統(tǒng)的憑證、賬表，其源頭數(shù)據(jù)均來自于具唯一性的前述單據(jù)。而這類單據(jù)的表頭和表體欄目填制的準確性、生成的時效性，成為對數(shù)據(jù)錄入崗人員最重要也是最基本的制單要求。

2 實現(xiàn)業(yè)務和財務一體化管理的基礎工程

為實現(xiàn)業(yè)務和財務一體化管理之目標，甲方項目組人員必須非常清楚本企業(yè)的業(yè)務特點和業(yè)務流程，在搭建ERP管理平臺時，必須重點注意各個業(yè)務點和業(yè)務塊的基礎性架構。筆者認為在系統(tǒng)搭建階段必須踏踏實實做好以下基礎工程，基礎性的內(nèi)容不是想修改就能修改的，務必慎之又慎。

（1）部門檔案：部門編碼可賦予特殊意義，比如同一賬套下現(xiàn)有三個工廠，那么設計1字頭代表一工廠的部門，2字頭代表二工廠的部門，3字頭代表三工廠的部門；若不同工廠有相同名稱的車間時，可在部門名稱中加注標識，如一工廠-AB車間，二工廠-AB車間；車間的編碼順序盡量按照實際生產(chǎn)流程的從前向后規(guī)則設計；

（2）人員檔案：人員編碼一般用阿拉伯數(shù)字為佳。不建議采用代表部門含義的字母+數(shù)字，此種形式萬一某人將來跨部門調(diào)動，在人力資源模塊做了人事調(diào)動操作，其原編碼顯示在另一部門時，不但顯得奇怪，而且也破壞了原設計思想；

（3）供應商分類和供應商檔案：供應商分類建議由采購部門制定，利于供應商管理模塊能與ISO9000體系掛鉤；供應商編碼需與供應商分類相對應，將來萬一供方屬性變換了，除了需進行修改分類屬性外，為了不破壞分類與編碼一致原則，建議在新的分類下創(chuàng)建此供方的新編碼，并將供應商進行并戶處理（將老編碼并戶入新編碼）；

（4）客戶分類和客戶檔案：參照供應商分類和供應商檔案規(guī)則進行；

（5）存貨分類：此項需特別注意，存貨分類設計時，需由業(yè)務部門和財務部門共同商議設計，既要滿足業(yè)務部門的需求，更要滿足財務部門的需求。應側重從同一存貨分類下的存貨應能滿足財務用同一存貨科目的要求，為后續(xù)財務存貨科目的便捷設置提供設計準備；

（6）存貨檔案：與產(chǎn)成品相關的存貨編碼必須由技術部門統(tǒng)一分配；勞保用品、辦公用品、機物料的編碼可歸口指定部門分配；存貨檔案中的助記碼字段可根據(jù)企業(yè)現(xiàn)場環(huán)境作技巧使用，助記碼編制原則以易記易錄為原則；存貨檔案中的圖片欄可充分運用（圖片像素盡量做到10KB以下，畢竟圖片越多占用空間也大），特別有利于新員工多的企業(yè)，因?qū)Ξa(chǎn)品和物料不甚熟悉，便于其記憶；存貨編碼若需廢止時，一是要查清現(xiàn)存量，對現(xiàn)存量作妥善賬務處理；二是在需廢止編碼名稱中加注“編碼停用或廢止”標識；三是取消其采購、委外、自制等屬性，以防后續(xù)被誤用；

（7）計量單位：計量單位選用必須與采購結算單位相一致的原則，否則出現(xiàn)采購單據(jù)計量單位與供應商開來的紙質(zhì)發(fā)票計量單位不一致時，比如入庫單上的單位是桶，采購發(fā)票上的單位是公斤，要么換算單價，要么廢掉原編碼重新創(chuàng)建新編碼；假如雙計量單位的存貨較多時，建議在設置計量單位組編碼時直接采用該存貨編碼，以利后續(xù)快速識別查詢；

（8）會計科目：若有必要，一級科目也可增加個性化科目，二級科目完全可以按個性化需求設計；一級科目有新增個性化科目時，需同時修改UFO報表中科目匯總公式；

（9）成本中心和成本中心對照：成本中心是獨立收集成本的最小組織或責任單位，承擔成本費用的流入、流出。通過成本中心可以區(qū)分相關區(qū)域發(fā)生的費用和監(jiān)控不同組織費用的發(fā)生情況。成本中心可以與部門的設置不一致，按其功能可區(qū)分為生產(chǎn)成本中心、輔助成本中心等。成本中心對照需要特別注意完工品如同一個半成品或產(chǎn)成品倉庫，但生產(chǎn)車間/部門有兩個或以上時，需將這幾個生產(chǎn)車間全部歸入同一成本中心；

（10）倉庫檔案：倉庫編碼可賦予特殊意義，可參照部門檔案設計原則；

（11）采購類型：可根據(jù)企業(yè)需要自行設定，用戶在填制采購入庫單等單據(jù)時，會涉及到采購類型欄目。如果企業(yè)需要按采購類型進行統(tǒng)計，那就應該建立采購類型項目。但需特別注意的是，采購類型字段在財務模塊成本核算設計時，可作根據(jù)采購類型設置存貨科目之用，所以盡量不要使用根據(jù)采購類型來區(qū)分廠別的權限分配，兩者無法兼得的；

（12）單據(jù)格式設置：可根據(jù)場景單據(jù)的拼音或英文縮寫，作為單據(jù)編碼前綴，再加以年月日的日期，最后流水號的長短取決于業(yè)務量大小，并留有余量即可；

（13）銷售類型：可根據(jù)企業(yè)情況進行個性化設計；

（14）對照表：倉庫/供應商/客戶這三類的存貨對照表，只適用于不會頻繁變換存貨對應關系的企業(yè)，否則就不要作任何設置為上策。

3 在用友ERP U8+平臺上實施一體化管理之策略

目前，在ERP實施過程中，出現(xiàn)兩大流派，一是只關注業(yè)務層面輕視財務層面的業(yè)務派；二是側重財務需求輕視業(yè)務需求的財務派；所以這兩大流派一直爭議不休。筆者認為作為ERP實施的甲方核心人物，必須從公司宏觀、全局、整體角度來把握業(yè)務和財務的需求，兩者都必須得到強化實施，否則談不上ERP實施成功。

首先，滿足業(yè)務層面的需求。

通過采購管理模塊固化采購業(yè)務流程：從供應商檔案管理、供應商價格管理等基礎管理規(guī)范化；從采購訂單、到貨單/退貨單、來料報檢、來料檢驗單、采購入庫單、采購發(fā)票、應付賬款等業(yè)務節(jié)點，單單清，可追溯，實現(xiàn)把牢付款出口；

通過銷售管理模塊固化銷售業(yè)務流程：從客戶檔案管理、客戶價格管理等基礎管理規(guī)范化；從銷售訂單、發(fā)貨單/退貨單、報檢單、檢驗單、銷售出庫單、銷售發(fā)票、應收賬款等業(yè)務，單單清，可追溯，實現(xiàn)把牢收款入口；

通過委外管理模塊固化委外業(yè)務流程：從委外訂單、到貨單/退貨單、報檢單、檢驗單、采購入庫單、委外發(fā)票、應付賬款等業(yè)務，單單清，可追溯，實現(xiàn)把牢付款出口；委外核銷把牢委外發(fā)料與委外入庫的材料損耗關；

通過質(zhì)量管理模塊固化來料檢驗和發(fā)貨檢驗業(yè)務流程：從到貨單、報檢單、檢驗單、入庫單實現(xiàn)來料檢的全流程控制，從發(fā)貨單、報檢單、檢驗單、銷售出庫單實現(xiàn)發(fā)貨檢的全流程控制；

通過庫存管理模塊固化入/出庫業(yè)務流程：采購入庫必須有上游單據(jù)，主要材料出庫必須有生產(chǎn)訂單，銷售出庫必須有發(fā)貨單；

利用存貨檔案和物料清單構建集團統(tǒng)一的產(chǎn)品基礎數(shù)據(jù)平臺：通過多個工廠使用統(tǒng)一的信息平臺，避免了一物兩碼、兩碼一物的奇葩現(xiàn)象；根據(jù)各工廠自身的生產(chǎn)工藝流程特點，可創(chuàng)建個性化的制造BOM。

其次，滿足財務層面的需求。

利用ERP強大的集成技術，實現(xiàn)業(yè)務與財務的集成管控：通過ERP U8+強大的集成，實現(xiàn)了銷售業(yè)務、采購業(yè)務、委外業(yè)務、庫存業(yè)務等業(yè)務層面與應收應付總賬報表等財務層面的一體化集成管控。打破了部門信息孤島，實現(xiàn)信息共享，單據(jù)追溯，業(yè)務牽制，內(nèi)控嚴謹，管理規(guī)范之目的。

現(xiàn)以ERP U8+為例介紹財務與業(yè)務系統(tǒng)的一體化應用流程（如圖1）。

4 結論

ERP環(huán)境下的業(yè)務和財務一體化管理，實現(xiàn)了物流、信息流、資金流的有機統(tǒng)一，準確的業(yè)務單據(jù)和適宜的業(yè)務流程，既規(guī)范了業(yè)務固化了管理流程，也為業(yè)務模塊向財務模塊傳遞高品質(zhì)的數(shù)據(jù)提供了支撐和基礎；財務模塊只有獲取業(yè)務模塊的數(shù)據(jù)是高質(zhì)量的，才能實現(xiàn)成本精細化，管理出效益的價值才能真正實現(xiàn)。在ERP實施過程中，必須充分運用好一體化管理這個核心工具，堅持業(yè)務和財務兩個輪子同步前進的策略。

參考文獻：

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