梅淑娟

[摘要]隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)水平不斷提升，建立信息化管理體制已經(jīng)成為現(xiàn)代各行業(yè)、各單位的主流趨勢，在這樣的背景下，利用信息化對事業(yè)單位資產(chǎn)管理進(jìn)行優(yōu)化，提升內(nèi)部控制效果，是時(shí)代發(fā)展下的必然舉措。然而，就目前來看，仍然存在一些亟待解決的問題?；诖?，文章對事業(yè)單位資產(chǎn)管理信息化中的內(nèi)部控制問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的解決策略，以期對事業(yè)單位的資產(chǎn)管理工作發(fā)揮積極作用。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；資產(chǎn)管理信息化；內(nèi)部控制；問題研究

[DOI]1013939/jcnkizgsc201912112

在事業(yè)單位中，資產(chǎn)管理是一項(xiàng)重難點(diǎn)內(nèi)容，一旦出現(xiàn)閃失，必然會造成國有資產(chǎn)流失，同時(shí)也為貪污行賄提供了可乘之機(jī)，而做好內(nèi)部控制是可以有效進(jìn)行防范。所謂內(nèi)部控制，是指以發(fā)展目標(biāo)為導(dǎo)向，在單位內(nèi)部采取的一系列調(diào)整、規(guī)劃等策略?？梢哉f，有效的內(nèi)部控制是升華事業(yè)單位資產(chǎn)管理效果、推進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的重要條件。

1事業(yè)單位資產(chǎn)管理信息化中的內(nèi)部控制問題

11制度與信息化要求不符

目前，很多事業(yè)單位仍然在沿用信息化時(shí)代之前的資產(chǎn)管理制度，比如：進(jìn)行固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)出、報(bào)廢等相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)，傳統(tǒng)的辦理流程應(yīng)該是先到財(cái)政部門填寫相關(guān)單據(jù)，得到審批之后，在對申報(bào)的固定資產(chǎn)進(jìn)行核銷。但是，在固定資產(chǎn)信息化管理中，需要在信息系統(tǒng)中選擇轉(zhuǎn)出、報(bào)廢等相關(guān)業(yè)務(wù)的卡片，填寫相關(guān)表單之后，在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)申報(bào)，審批通過方可辦理。但是，就目前的大多數(shù)事業(yè)單位而言，制度與信息系統(tǒng)存在較大出入的情況屢見不鮮。[1]

12信息錄入缺乏完整性

在資產(chǎn)管理信息化管理中，對資產(chǎn)卡片的填寫有著詳細(xì)的要求。盡管現(xiàn)階段事業(yè)單位已經(jīng)在信息系統(tǒng)中錄入了各部門資產(chǎn)信息，并通過軟件審核，對應(yīng)卡片單元格中輸入金額、采購日期等相應(yīng)信息，但仍然存在不夠完善的情況。舉個(gè)例子來講，大部分事業(yè)單位并沒有將資產(chǎn)照片上傳至信息系統(tǒng)卡片中，而作為資產(chǎn)信息的重要組成部分，資產(chǎn)照片對于資產(chǎn)盤點(diǎn)、監(jiān)察審計(jì)都是非常重要的內(nèi)容，是對資產(chǎn)實(shí)物進(jìn)行對比判定的重要的條件。數(shù)量大、類型多是大多數(shù)事業(yè)單位資產(chǎn)的特點(diǎn)，但是在信息系統(tǒng)中能夠與資產(chǎn)對應(yīng)的照片卻寥寥無幾，在對資產(chǎn)實(shí)物進(jìn)行核查時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)信息與實(shí)物不符的情況，降低了事業(yè)單位資產(chǎn)管理監(jiān)督工作質(zhì)量。

13崗位設(shè)置不合理

資產(chǎn)管理員是事業(yè)單位中主要負(fù)責(zé)資產(chǎn)數(shù)據(jù)填制、資產(chǎn)盤點(diǎn)、報(bào)廢等處理辦理工作的工作人員，在很多事業(yè)單位中都是設(shè)有這個(gè)崗位。但是，從內(nèi)部控制的角度來看，這樣的設(shè)置存在一定的不合理性，究其原因在于在事業(yè)單位中已經(jīng)有資產(chǎn)事項(xiàng)經(jīng)辦，主要負(fù)責(zé)執(zhí)行經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、錄入資產(chǎn)信息，與設(shè)置資產(chǎn)管理員本就是不相容的崗位，與內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定嚴(yán)重不符。另外，在事業(yè)單位中的大多數(shù)，資產(chǎn)管理員既負(fù)責(zé)錄入數(shù)據(jù)，有符合稽核實(shí)際資產(chǎn)情況以及財(cái)務(wù)賬目，這一點(diǎn)與內(nèi)部控制原則也是背道而馳的。

14資金浪費(fèi)現(xiàn)象普遍存在

在很長一段時(shí)間內(nèi)，很多的事業(yè)單位都會利用內(nèi)部資金購置一些使用率低且不具有保留價(jià)值的商品，比如照相機(jī)、汽車、影音設(shè)備等，對于這些商品，基本處于一年用不過幾次，其余時(shí)間均為閑置狀態(tài)。但是，在購進(jìn)時(shí)往往花費(fèi)較高的費(fèi)用，過不多久商品價(jià)格就會大幅度下降，從而發(fā)生國有資產(chǎn)浪費(fèi)的現(xiàn)象。而信息系統(tǒng)中一項(xiàng)功能則為集中保管。例如，在區(qū)縣級單位中，能夠通過信息系統(tǒng)在快速而清晰地了解到資產(chǎn)的使用以及限制情況，資產(chǎn)信息系統(tǒng)的應(yīng)用對于實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理統(tǒng)一，合理配置有著積極的促進(jìn)作用。

15監(jiān)督管理力度不足

現(xiàn)階段，事業(yè)單位在資產(chǎn)管理的監(jiān)督管理工作中有些力不從心，其原因在于沒有建立完善的監(jiān)督管理制度。第一，就相應(yīng)崗位而言，基本屬于“全能職位”，也就是不僅將資產(chǎn)管理相應(yīng)事項(xiàng)集中辦理，負(fù)責(zé)錄入資產(chǎn)信息，同時(shí)也負(fù)責(zé)職能監(jiān)督，以內(nèi)部控制原則進(jìn)行衡量，存在極大的不合理性，相當(dāng)于將職權(quán)監(jiān)督放在工作人員自己身上，必然會出現(xiàn)監(jiān)督流于表面的問題。第二，關(guān)于在對資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)時(shí)要與信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行對比的制度，在很多事業(yè)單位中并沒有建立，造成信息系統(tǒng)的監(jiān)督作用無法充分發(fā)揮。同時(shí)，以審計(jì)角度來看，在審計(jì)時(shí)，仍然沿用傳統(tǒng)的審計(jì)方式，即會計(jì)憑證與賬簿方式，信息系統(tǒng)被劃出審計(jì)范疇外，其中的資產(chǎn)數(shù)據(jù)也沒有進(jìn)入審計(jì)內(nèi)容中。

2事業(yè)單位資產(chǎn)管理信息化中內(nèi)部控制問題的解決策略

21建立與信息化資產(chǎn)管理相符的制度并不斷完善

制度是保證事業(yè)單位資產(chǎn)管理工作進(jìn)行時(shí)能夠有機(jī)可循，提升管理質(zhì)量的重要前提。因此，應(yīng)當(dāng)與信息系統(tǒng)充分結(jié)合，對一直沿用的傳統(tǒng)制度有選擇性的保留，優(yōu)化管理制度，增加信息化管理模式下應(yīng)當(dāng)有的制度。例如：當(dāng)事業(yè)單位中新購置的資產(chǎn)時(shí)，必須在第一時(shí)間內(nèi)在信息系統(tǒng)中錄入資產(chǎn)信息；充分利用信息系統(tǒng)完成資產(chǎn)報(bào)廢、轉(zhuǎn)出等相關(guān)工作，在網(wǎng)絡(luò)得到審批之后，再由上級部門或者相關(guān)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審批。同時(shí)，要對審批的原則等相關(guān)內(nèi)容加以明確。對此，單位內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)層有必要帶頭宣傳，讓內(nèi)部員工能夠了解信息系統(tǒng)的要求與特點(diǎn)，提高員工的思想意識，有“資產(chǎn)的管理與保護(hù)是自己的一項(xiàng)使命”的認(rèn)識。另外，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，如果出現(xiàn)管理不到位的情況，層層追責(zé)。

22不斷提升信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入的完善性

為確保信息系統(tǒng)中資產(chǎn)相關(guān)內(nèi)容完整，不僅要將購置日期、資產(chǎn)名稱等錄入其中，同時(shí)也要將資產(chǎn)照片上傳其中，為日后與資產(chǎn)實(shí)物進(jìn)行對照提供便利性，同時(shí)也要對管理職責(zé)加以明確，以此便于盤點(diǎn)以及審核等相關(guān)管理工作的開展。對于價(jià)值較高或者重要性較大的資產(chǎn)，需要對使用部門、使用人員做好記錄，以便于監(jiān)督管理工作的開展。[2]

23合理地設(shè)置資產(chǎn)管理工作崗位

對不相容職位進(jìn)行分離，避免賦予資產(chǎn)管理員職責(zé)過多的情況，將業(yè)務(wù)經(jīng)辦、記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)以及崗位審核分為三個(gè)部門，以此，滿足內(nèi)部控制要求。關(guān)于資產(chǎn)管理員崗位的設(shè)置，應(yīng)當(dāng)明晰職責(zé)，只負(fù)責(zé)盤點(diǎn)、調(diào)配以及事項(xiàng)經(jīng)辦。由會計(jì)人員或者統(tǒng)計(jì)人員完成信息數(shù)據(jù)錄入工作，單位領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審核，使用人員負(fù)責(zé)保管。

24遵守管理統(tǒng)一，調(diào)配按需的原則

針對于貶值較快且大多數(shù)時(shí)間處于閑置狀態(tài)的資產(chǎn)應(yīng)當(dāng)按照統(tǒng)管理、調(diào)配按需的原則進(jìn)行管理。例如，在區(qū)縣級政府中，可以有效地將這類資產(chǎn)購置的預(yù)算逐漸減少，實(shí)現(xiàn)保管上的統(tǒng)一，有需要的單位可以在使用之前提前做好申請，使用過后立即歸還。負(fù)責(zé)管理部門可以根據(jù)信息系統(tǒng)提供的資產(chǎn)信息，對這類資產(chǎn)的使用率以及實(shí)際情況進(jìn)行分析，以此確定需要配置數(shù)量，避免在這類資產(chǎn)上有過多之處。如此一來，不僅能夠降低維修成本，且能夠提升事業(yè)單位資產(chǎn)的使用率。

25提高監(jiān)督管理力度

建立與信息化環(huán)境相符的監(jiān)管機(jī)制是事業(yè)單位資產(chǎn)管理工作效率提升的必然舉措，按照系統(tǒng)中提供的資產(chǎn)信息以及業(yè)務(wù)記錄，內(nèi)部審計(jì)人員可以對資產(chǎn)管理的實(shí)際情況進(jìn)行監(jiān)督，其中需要特別注意的是，資產(chǎn)信息是否在第一時(shí)間被錄入到系統(tǒng)中、資產(chǎn)照片與實(shí)物是否有較大的差異、資產(chǎn)職責(zé)有沒有被明確界定等。而審計(jì)部門也要充分將計(jì)算機(jī)利用起來，使其能夠在審計(jì)工作中起到一定的副作用，以此提升審計(jì)工作的效率。

3結(jié)論

總之，從內(nèi)部控制的角度出發(fā)，建立事業(yè)單位資產(chǎn)管理信息化管理模式是事業(yè)單位發(fā)展中的必然方向，也是時(shí)代對事業(yè)單位提出的要求。因此，各事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息化建設(shè)，以內(nèi)部控制要求、原則為基本參考，建立相應(yīng)的信息系統(tǒng)，并不斷完善制度，對資產(chǎn)管理崗位以及資產(chǎn)管理工作的職責(zé)進(jìn)行明確，以提升事業(yè)單位資產(chǎn)管理工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]唐麥 事業(yè)單位資產(chǎn)管理信息化中的內(nèi)部控制問題研究[J].中國內(nèi)部審計(jì)，2015（5）：19-22

[2]王讓博 內(nèi)控視角下完善行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理模式的措施分析[J].中國市場，2015（22）：118