程小瓊

摘要：隨著我國(guó)教學(xué)改革事業(yè)的不斷深化，中學(xué)檔案管理工作作為教學(xué)改革的重點(diǎn)部分受到越來(lái)越多的重視。本文針對(duì)我國(guó)中學(xué)檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，在此基礎(chǔ)上提出改善舉措，希望以此提升學(xué)校的檔案管理工作效率，從而促進(jìn)我國(guó)中學(xué)檔案管理工作的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案;工作效率;教學(xué)改革

引言：

學(xué)校檔案管理工作與學(xué)校的發(fā)展之間存在密不可分的關(guān)系，加強(qiáng)校方的檔案管理能夠促使學(xué)校工作效率以及水平的提升，最終服務(wù)于學(xué)校的持續(xù)發(fā)展。因此，加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案的合理管理是實(shí)現(xiàn)教育改革目標(biāo)的必要環(huán)節(jié)。

一、中學(xué)檔案管理工作中存在的問(wèn)題分析

目前，我國(guó)中學(xué)檔案管理工作中存在的問(wèn)題主要體現(xiàn)為三個(gè)方面：第一，檔案管理人員專業(yè)技能水平較低。隨著時(shí)代的高速發(fā)展，我國(guó)中學(xué)在逐步擴(kuò)大教學(xué)規(guī)模，中學(xué)生數(shù)量不斷攀升的同時(shí)，專業(yè)的檔案管理人員數(shù)量也要同步增加，以此處理越來(lái)越多的檔案。然而，目前我國(guó)的中學(xué)檔案管理人員普遍素質(zhì)較低，且缺乏任職責(zé)任心，導(dǎo)致檔案管理工作時(shí)常陷入困境而得不到有效解決。與此同時(shí)，校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的不重視，是導(dǎo)致大量長(zhǎng)期從事這項(xiàng)工作的相關(guān)檔案管理人員流失、檔案管理工作效率降低的原因之一。

第二，中學(xué)檔案管理方式存在漏洞。在社會(huì)自動(dòng)化、數(shù)字化快速發(fā)展的背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理工作的結(jié)合已是必然的發(fā)展趨勢(shì)。新科技的運(yùn)用能夠有效提升檔案管理工作的速度，簡(jiǎn)化工作時(shí)遇到的相關(guān)問(wèn)題。但在享受計(jì)算機(jī)技術(shù)給檔案管理工作帶來(lái)便利的同時(shí)，由于互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)放性，也給檔案管理工作留下了潛在的安全隱患，木馬、病毒等惡性程度的攻擊會(huì)破壞與篡改檔案信息資料的完整度，造成嚴(yán)重后果。第三，缺乏完善的中學(xué)檔案管理制度。盡管我國(guó)許多中學(xué)已經(jīng)建立了檔案管理制度，但這些制度絕大多數(shù)都是“紙上談兵”，并沒(méi)有真正落實(shí)到實(shí)處。上述問(wèn)題如果不能及時(shí)、有效的解決，那么學(xué)校的發(fā)展將受到嚴(yán)重影響。

二、提高中學(xué)檔案管理工作效率的有效策略

（一）提高檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

學(xué)校檔案管理工作的開(kāi)展是否起效，與身為負(fù)責(zé)檔案管理一職的工作人員其專業(yè)能力的高低與對(duì)待工作的態(tài)度有著直接關(guān)系。為此，校方應(yīng)積極引進(jìn)高水平、高素質(zhì)的專業(yè)人才，對(duì)其進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，提高管理人員的工作能力，從而達(dá)到提升中學(xué)檔案管理工作質(zhì)量的目的。例如，為了實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作的規(guī)范性與科學(xué)化，青島市育英中學(xué)建立了檔案管理工作培訓(xùn)班，校方精心安排培訓(xùn)內(nèi)容，邀請(qǐng)到經(jīng)驗(yàn)豐富、專業(yè)能力過(guò)關(guān)的檔案管理工作方面的專家進(jìn)行授課，針對(duì)教育部新出臺(tái)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行講解。培訓(xùn)內(nèi)容從創(chuàng)新工作思路與解決工作中遇到的實(shí)際情況出發(fā)，明確檔案工作的要求與內(nèi)容，解決過(guò)去檔案管理人員在工作中遇到問(wèn)題時(shí)不知所措的局面，確保檔案的完整性，以及能夠及時(shí)歸檔。經(jīng)過(guò)專業(yè)、系統(tǒng)的培訓(xùn)，受訓(xùn)人員進(jìn)一步掌握了解教育部對(duì)于中學(xué)檔案管理工作建設(shè)的新標(biāo)準(zhǔn)、新要求，更為深入的理解檔案管理工作的相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)和工作流程[1]。學(xué)校也可以通過(guò)加強(qiáng)宣傳力度來(lái)提高工作人員專業(yè)素養(yǎng)，提升工作人員的檔案管理意識(shí)，定期組織檔案管理團(tuán)隊(duì)溝通，讓工作人員在溝通中分享有關(guān)于工作的心得體會(huì)，提升檔案管理工作的效率。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專業(yè)能力和職業(yè)操守的建設(shè)，對(duì)推動(dòng)中學(xué)檔案管理工作的發(fā)展尤為重要。

（二）應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理

當(dāng)今社會(huì)處在不斷向前進(jìn)步的發(fā)展階段，信息時(shí)代的到來(lái)令檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案館的建立成為了可能。中學(xué)檔案管理工作作為中學(xué)發(fā)展的重要理論依據(jù)，理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，達(dá)到新形勢(shì)下全面數(shù)據(jù)化管理的目標(biāo)。目前我國(guó)的中學(xué)檔案管理工作中，信息資料的整合與利用還存在一些不足之處。信息時(shí)代的檔案資料管理好處頗多，不再需要傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)材料，而是轉(zhuǎn)變成無(wú)紙化的采集與操作，檔案管理人員將傳統(tǒng)的實(shí)體資料通過(guò)數(shù)據(jù)整合的方式變成了虛擬的信息化資料形式存在，同時(shí)信息的分類上也擺脫了傳統(tǒng)的實(shí)體方式，轉(zhuǎn)為先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，快捷又科學(xué)。例如，近日上海市部分中學(xué)在相關(guān)部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理工作中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資料的收集、鑒定、整理、編排做出了數(shù)字化操作，引進(jìn)先進(jìn)的檔案數(shù)字化專業(yè)機(jī)器，在符合相關(guān)法律法規(guī)的情況下，對(duì)檔案掃描裝訂，繼而錄入數(shù)字檔案館，完美解決了存儲(chǔ)空間有限這一實(shí)際問(wèn)題[2]。將以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主的檔案數(shù)字化模式引入到檔案管理工作中，借助檔案管理系統(tǒng)軟件，完成檔案管理數(shù)字化建沒(méi)，在最短的時(shí)間內(nèi)為學(xué)校提供相關(guān)的數(shù)據(jù)分析，是實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作的重要措施。

（三）建立完善的中學(xué)檔案管理制度

學(xué)校應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況，結(jié)合相關(guān)規(guī)定，制定科學(xué)、合理的規(guī)章制度。例如，學(xué)?？刹捎每?jī)效考核的方式，對(duì)中學(xué)檔案管理制度加以完善，推動(dòng)全體工作人員對(duì)檔案管理工作的重視，保證檔案管理工作合法合理，借助于相應(yīng)的激勵(lì)制度做好績(jī)效考核工作，調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的工作積極性，促使其自身充分投身到檔案管理工作中，提高檔案管理工作的效率。與此同時(shí)，學(xué)校要建立規(guī)范化的檔案管理工作制度，在工作人員完成檔案管理工作后，將其整理好的數(shù)據(jù)資料及時(shí)上交檔案管理部門。校方還可以建立相應(yīng)的監(jiān)管制度，對(duì)于檔案管理人員的違法行為進(jìn)行懲處，保證檔案管理工作順利實(shí)施。無(wú)規(guī)矩不成方圓，一個(gè)科學(xué)化、系統(tǒng)化的管理制度，是將中學(xué)檔案管理工作引上正規(guī)管理道路的關(guān)鍵。學(xué)校還應(yīng)加大對(duì)檔案管理方面的資金投入，確保檔案管理工作不會(huì)因?yàn)橘Y金問(wèn)題而受到制約。確保檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行，嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行每一個(gè)環(huán)節(jié)，完善健全的檔案管理制度是學(xué)校檔案工作正常運(yùn)行的基本條件。

結(jié)論：

總體來(lái)講，對(duì)于中學(xué)檔案管理工作而言，想要適應(yīng)當(dāng)今不斷發(fā)展的信息化社會(huì)，就必須對(duì)其進(jìn)行全方位革新，并得到廣大教育者與教育部門的高度重視，如此一來(lái)檔案管理才能為學(xué)校的發(fā)展提供前提條件，實(shí)現(xiàn)推動(dòng)我國(guó)中學(xué)教育進(jìn)程的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃莉莉.中學(xué)檔案管理工作問(wèn)題與工作效率提升方式研究[J].才智，2018（19）：207.

[2]程蕾.試析中學(xué)檔案管理工作問(wèn)題與工作效率提升方式[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（11）：122.