王昭

摘要：團隊協(xié)作工具是當(dāng)今辦公工具市場新興的工具類型，是隨著人們碎片化的辦公時間、多地址的辦公環(huán)境、團隊化的溝通行為而產(chǎn)生的。隨著團隊協(xié)作工具市場的發(fā)展，相關(guān)軟件也分化成不同的類型。但無論軟件類型如何豐富均是源于交互設(shè)計理念，產(chǎn)品符合使用者生理和心理需求。基于此，本文以團隊協(xié)作工具為例，總結(jié)交互設(shè)計方法和原則，為日后的設(shè)計實踐提供指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：交互設(shè)計 用戶研究 協(xié)同工作

中圖分類號：TB47

文獻標識碼：A

文章編號：1003-0069 （2019） 03-0124-04

序言

隨著時代的發(fā)展，行業(yè)分工日益精細，人們的需求越發(fā)多樣，傳統(tǒng)的辦公模式和溝通方式已無法滿足人們的日常工作需求。尤其是基于互聯(lián)網(wǎng)的團隊協(xié)作工具的出現(xiàn)，使傳統(tǒng)的辦公工具受到了挑戰(zhàn)。它解決了人們辦公過程中的流程記錄、任務(wù)分配、任務(wù)檢查、在線交流等諸多問題，逐漸成為當(dāng)代重要的工作工具。

一、團隊協(xié)作工具的定義

團隊協(xié)作工具是指能夠?qū)F隊工作中的任務(wù)管理、文件共享、工作進程管理、團隊溝通等方面提供支持的工具。團隊協(xié)作工具的核心在于利用信息化平臺，促使各種信息的共享、整合，減少交流障礙。

傳統(tǒng)的工作交流，以IM、郵件、文檔等媒介作為主要的溝通方式，但由于這些軟件自身的局限性，在使用過程中帶來了諸多不便，如使用IM軟件溝通時所有信息混雜，郵件中不易定位想要查找的相關(guān)信息等。人們?yōu)榱烁咝У赝瓿晒ぷ魅蝿?wù)，團隊協(xié)作工具孕育而生，逐漸成為市場的寵兒。團隊協(xié)作工具不僅在應(yīng)用市場受到青睞，還受到了資本市場的推崇。其中Teambition已獲得多輪IDG資本、戈壁投資的融資，2014年即入選中國最具投資價值50強企業(yè)，于2016年8月又獲得了騰訊的戰(zhàn)略投資[1]，為企業(yè)的發(fā)展注入資金。以群組聊天為突破口的團隊協(xié)作工具Slack，2014年即獲得1.6億美元的融資，公司僅成立8個月估值即已達到11.2億美元[2]。與此同時，谷歌、阿里巴巴、微軟、騰訊等各大互聯(lián)網(wǎng)公司也紛紛布局在線團隊協(xié)作工具，市場前景廣闊。

團隊協(xié)作工具與傳統(tǒng)的OA（辦公自動化，Office Automation）系統(tǒng)即有聯(lián)系，又有區(qū)別。二者均為解決企業(yè)內(nèi)部各部分事務(wù)的協(xié)調(diào)管理，提高生產(chǎn)效率。但OA軟件主要應(yīng)用于流程管理，層級審批，信息中心等功能，目的在于對于企業(yè)、組織的有效管理，更強調(diào)對人的管理。而團隊協(xié)作工具主要應(yīng)用于項目管理，方便項目人員的信息交流，管理制作流程等，強調(diào)“人”對“項目”的管理。由于不同的交互設(shè)計理念，產(chǎn)生了不同的團隊協(xié)作工具類型。

二、團隊協(xié)作工具的分類

根據(jù)交互設(shè)計方式的不同，可將團隊協(xié)作工具分為：任務(wù)型、溝通型、合作型。

（一）任務(wù)型團隊協(xié)作工具

任務(wù)型團隊協(xié)作工具在此類工具市場中占有非常重要的位置，也是主要方向。以任務(wù)為核心，將文檔、成員、內(nèi)容共享等功能串聯(lián)在一起。此類交互設(shè)計方式符合互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品設(shè)計中以功能入手的設(shè)計方式，滿足人們的工作需求。使用者將任務(wù)錄入，形成任務(wù)列表，并在每個任務(wù)中附加其他信息實現(xiàn)協(xié)同工作的目的。

（二）溝通型團隊協(xié)作工具

上述以任務(wù)為導(dǎo)向的協(xié)作工具更傾向于從任務(wù)分配的角度出發(fā)進行產(chǎn)品設(shè)計，但在產(chǎn)品的開發(fā)過程中，任務(wù)的分配僅是處理項目進度的一部分問題，而在產(chǎn)品開發(fā)過程中的溝通渠道，也具有很大的市場需求。由于傳統(tǒng)工作中常以QQ群、微信群等方式溝通，但海量的內(nèi)容及開放式的平臺均為信息的針對性傳遞、內(nèi)容的安全及任務(wù)的追述造成了非常不利的影響，溝通型的協(xié)作工具很好地解決了這些問題，以溝通界面為核心，串聯(lián)協(xié)作工具的相關(guān)內(nèi)容，此類設(shè)計方式符合以需求入手的設(shè)計方式。

（三）合作型團隊協(xié)作工具

除了任務(wù)型和溝通型的團隊協(xié)作工具外，在工作中還會遇到合作完成某一件事的情況，例如商業(yè)策劃書需要經(jīng)過反復(fù)的修改與討論，但無論是通過現(xiàn)場會議，還是透過使用IM軟件、郵件等，都會出現(xiàn)討論過程較長，內(nèi)容探討有歧義等狀況，而以合作為導(dǎo)向的團隊協(xié)作工具就很好地解決了此問題。合作型工具主要以文檔為核心，將IM溝通、內(nèi)容共享、成員管理等方面融入其中。

上述三類是團隊協(xié)作工具中最重要的類型，極大地解決了團隊協(xié)作過程中的各種問題。但無論模式如何，均是以交互設(shè)計理念為指導(dǎo)，從用戶的實際出發(fā)，解決團隊協(xié)作過程中的問題。

三、團隊協(xié)作工具的交互設(shè)計理念

（一）分析使用場景，構(gòu)建產(chǎn)品理念

“場景”一詞本形容生活的時間與空間，但隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及與發(fā)展，“場景”不再單單指物理上的空間位置關(guān)系，常常與溝通、使用等行為聯(lián)系在一起形成新的虛擬場景?！笆褂脠鼍啊痹诨ヂ?lián)網(wǎng)產(chǎn)品中將真實場景和虛擬場景結(jié)合在一起，通過分析“用戶”、“需求”、“場景”形成用戶解決問題的情境[3]。

1.工作環(huán)境的多樣性

人們的工作環(huán)境已不再局限于傳統(tǒng)的辦公室，咖啡廳、圖書館、臥室等均有可能變?yōu)楣ぷ鞯攸c，并已成為新時代下人們辦公的趨勢，只要能夠連接互聯(lián)網(wǎng)，無論身處何地均可辦公。團隊協(xié)作工具的功能設(shè)計就是為了適應(yīng)這樣的場景而出現(xiàn)的。打破了傳統(tǒng)工作時面對面的溝通方式，只需通過團隊協(xié)作工具即可實現(xiàn)互動，在釋放人自由的同時，提升了生產(chǎn)效率。雖然當(dāng)今社會總是批判人們都像生活在虛擬的空間中，缺乏最基本的人與人之間的面對面交流，但是虛擬世界中的團隊協(xié)作工具可以大大提升工作效率。

以Trello工具（如圖1）為例，用戶僅需通過連接互聯(lián)網(wǎng)，無論身處何地均可與同事共同工作。而且用戶無論使用電腦還是移動設(shè)備，熟悉的工作界面設(shè)計使用戶可以順暢地使用。由于當(dāng)今人們工作內(nèi)容的多樣性，該工具還為用戶提供定制化的其他各類事項的記錄功能，使人們不僅在合作項目時可以使用該工具溝通，還可記錄工作或生活中需要處理的其他事項，拓展了產(chǎn)品自身的使用空間限制。

2.平臺的多樣性

當(dāng)今幾乎所有的團隊協(xié)作工具都具有多平臺應(yīng)用環(huán)境的特征，也是該工具的發(fā)展趨勢，隨著移動設(shè)備功能的越來越多，許多之前只有在電腦中才可完成的內(nèi)容也可在移動終端中完成。多平臺的操作行為使人們可以坐在沙發(fā)上，打開APP即可與同事進行討論、編輯文檔，通過云端的同步技術(shù)可隨時在各平臺中同步內(nèi)容不必擔(dān)心內(nèi)容的缺失。

Slack工具（如圖2）不僅可以在網(wǎng)頁端進行訪問，還可通過下載桌面快捷方式、手機、平板電腦等多種平臺的軟件進行同一賬戶的共同訪問，方便用戶隨時轉(zhuǎn)換軟件平臺，無需再次登錄，為用戶的使用帶來了便利。

（二）研究用戶行為，確定產(chǎn)品形態(tài)

“用戶行為”是指通過調(diào)研、查閱資料等形式，對用戶使用過程中的行為進行分析和總結(jié)，對不斷改進交互設(shè)計、產(chǎn)品形態(tài)確定具有重要的意義。在當(dāng)今的團隊協(xié)作工具設(shè)計時，通過對用戶行為的研究，出現(xiàn)了多種工具[4]。

1.行為一：我要將任務(wù)發(fā)給大家，完成后可以有所反饋

此行為是團隊開發(fā)產(chǎn)品時最重要的需求之一。互聯(lián)網(wǎng)開發(fā)領(lǐng)域區(qū)別于其他實體生產(chǎn)領(lǐng)域，產(chǎn)品開發(fā)的各環(huán)節(jié)相互重合、交叉、反復(fù)，生產(chǎn)的產(chǎn)品也需要反復(fù)測試，經(jīng)過團隊所有成員的努力才可能很好地完成并上線互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品。任務(wù)類的團隊協(xié)作工具滿足了用戶的使用行為，就像以前通過一張Excel表格記錄任務(wù)事項一樣，PM可以很好地處理當(dāng)前的人員分配，調(diào)整產(chǎn)品開發(fā)進度;項目組成員也很好地了解到自己的工作事項，使執(zhí)行者處理好時間上的分配。

國內(nèi)外較為著名的解決該需求的團隊協(xié)作工具分別為Trello、Asana、teambition、tower等。以Teambition為例（如圖3），其界面采用任務(wù)清單模式，團隊通過此種方式管理產(chǎn)品開發(fā)全過程，可隨時追述產(chǎn)品開發(fā)的各階段，為企業(yè)控制產(chǎn)品質(zhì)量提供了有力的支持。平臺還為用戶提供了全局化的操作平臺，通過默認設(shè)置的“待處理”、“進行中”、“已完成”三個模塊控制自己工作的總體進度，實時了解自己的工作內(nèi)容及當(dāng)前的工作狀態(tài)。在任務(wù)中還可設(shè)置任務(wù)的執(zhí)行者、分配子任務(wù)以及關(guān)聯(lián)的相關(guān)文檔，實現(xiàn)任務(wù)到人，任務(wù)可追述的目的。在平臺中還為使用者提供IM溝通、文檔存儲等功能，拓展了工具的適用范圍。在Trello工具中還為用戶提供了完成比例的模式，使用戶可以更視覺化地了解到工作狀態(tài)。

2.行為二：我要和大家溝通

溝通是項目進程中的重要組成部分，隨著參與項目的人員越來越多，尤其在當(dāng)今全球化合作的背景下，項目組成員也遍布世界各地，與此同時，人們發(fā)現(xiàn)在QQ或微信上的工作群組越來越多，在查找歷史記錄方面越來越困難，傳統(tǒng)交流模式在項目推進中有巨大的阻礙作用，本應(yīng)屬于生活中的資源也被工作占用。團隊協(xié)作工具通過調(diào)研洞悉到用戶相關(guān)需求后，也在工作中集成了溝通功能，通過云端技術(shù)存儲相關(guān)數(shù)據(jù)，可在多平臺的環(huán)境中隨時調(diào)取相關(guān)記錄，在線交流。在團隊協(xié)作工具中，不僅可以針對項目組成員溝通，還可針對每個不同文檔進行討論。這是通過研究用戶需求所得到的重要數(shù)據(jù)，摒棄了原有在IM軟件中所有內(nèi)容混雜的情況，為使用者提供了便利。并且由于對信息安全的考慮，諸多公司在軟件的開發(fā)過程中禁止使用傳統(tǒng)的IM軟件，而定制化的團隊協(xié)作工具很好地解決了用戶的困擾，不僅可以在公開的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中實現(xiàn)信息的共享，在封閉的局域網(wǎng)中用戶也可以實現(xiàn)信息的串聯(lián)。

以Slack（如圖4）平臺為例，登錄平臺后顯示為左右兩個模塊，左側(cè)類似于微信賬號中的群組列表功能，右側(cè)為溝通界面，用戶可在溝通界面中實現(xiàn)內(nèi)容的溝通與文檔的上傳，并可針對上傳的文檔進行在線溝通。溝通類協(xié)作工具改變了人們對傳統(tǒng)團隊協(xié)作工具的認知，將任務(wù)的概念弱化，更強調(diào)團隊協(xié)作過程中的溝通。Slack還逐步整合了郵件、短信、twitter等多種工具，將各種碎片化的內(nèi)容整合在一起為用戶提供便利，強大的第三方集成功能為軟件的發(fā)展提供了強大的動力支持（如圖5）。

3.行為三：我們一起做件事

“共同創(chuàng)作”是隨著瀏覽器技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和云存儲技術(shù)的提升而應(yīng)運而生，在工作環(huán)境中，文檔是項目文件的重要組成部分，無論是合同文檔還是交互設(shè)計文檔都是重要的產(chǎn)出物。但一份文檔在確認之前均需通過反復(fù)的溝通與修改，之前是通過郵件或面對面會議的形式，但這種方式非常不利于效率的提升。團隊協(xié)作工具可以進行多人在線編輯，不必經(jīng)過反復(fù)會議即可敲定文檔的最終版本。在這類工具的交互設(shè)計中，將非面對面修改時所遇到的問題考慮得非常清晰，為使用者提供了便利。

以“石墨文檔”為例（如圖6），此類工具區(qū)別于傳統(tǒng)團隊協(xié)作工具，以文檔作為主要的界面，將任務(wù)指派和溝通的功能賦予其中，不僅可以進行劃詞討論、在線修改，還可追溯不同歷史時期版本。用戶僅需將文檔分享給相關(guān)人員，即可實現(xiàn)多人的同時在線編輯，在提升效率的同時節(jié)約了溝通成本。此類工具解決了協(xié)同工作過程中作為項目重要承載手段“文檔”的管理和使用。

（三）體驗協(xié)作工具，完善產(chǎn)品形態(tài)

以用戶為中心的設(shè)計是當(dāng)今所有交互設(shè)計師所遵循的重要設(shè)計理念，是強調(diào)讓用戶參與到整體產(chǎn)品設(shè)計的全過程。對于團隊協(xié)作工具而言，最終為了滿足人們不同的工作需要，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[5]。

1.界面內(nèi)容符合用戶的使用預(yù)期

所有團隊協(xié)作工具都將每個項目成員定義了不同的“角色”。“角色”一詞不同于傳統(tǒng)現(xiàn)實空間中對人身份的定義，而是強調(diào)在項目中的身份。在團隊協(xié)作工具中，每個人都會被賦予一類“角色”，如項目經(jīng)理、產(chǎn)品經(jīng)理、設(shè)計師、工程師、測試員等，當(dāng)相關(guān)人員進入到協(xié)作工具后，每個角色所看到的信息不盡相同，但也有交叉。此設(shè)計可以讓項目的執(zhí)行者在使用過程中自動屏蔽無效信息，更清晰地了解到自己所要做的內(nèi)容。項目的掌控者是項目的全局進度把控人員，其界面所查看的信息則更宏觀和整體，為掌控者提供項目進度、任務(wù)復(fù)查等相關(guān)界面，不被細枝末節(jié)的各個功能點所困擾。

在Teambition中，當(dāng)一個或多個執(zhí)行者被分配相關(guān)任務(wù)時，任務(wù)界面中會有各項的任務(wù)列表，可以隨時查看各任務(wù)的完成情況。而項目掌控者看到的則是整體大的功能模塊的完成進度，通過不同內(nèi)容的展示，滿足使用者的查看需求。

2.產(chǎn)品的設(shè)計者也是產(chǎn)品的使用者

任何的產(chǎn)品設(shè)計絕不是閉門造車，設(shè)計人員也不是對各行業(yè)都有深刻認知，所以交互設(shè)計師在產(chǎn)品設(shè)計中，不僅要成為產(chǎn)品的設(shè)計者，更要成為自己產(chǎn)品的使用者，任何臆想的功能均是不可取的。只有自己真正去使用，才能夠了解到該類產(chǎn)品交互設(shè)計的真諦。很多產(chǎn)品設(shè)計師把大量的時間用在用戶調(diào)查與用戶使用后的行為數(shù)據(jù)收集上，殊不知自己也是用戶的一員。通過設(shè)計者不斷使用產(chǎn)品，發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品的不足，使該產(chǎn)品的交互設(shè)計不斷改進。

就像Tower工具創(chuàng)始人所說的那樣，他們?yōu)榱俗岉椖繀⑴c者真正體會到團隊協(xié)作工具的真諦，他們在一段時期內(nèi)推出了不在辦公室工作的行動，項目參與者均在網(wǎng)上使用Tower工具交流、溝通、協(xié)作，通過在使用過程中發(fā)現(xiàn)問題，優(yōu)化交互設(shè)計，提升用戶體驗（如圖7）。

四、團隊協(xié)作工具未來設(shè)計方向的思考

（一）融合性設(shè)計，多視角解決用戶問題

市面上已經(jīng)出現(xiàn)許多方便我們?nèi)粘９ぷ鞯母鞣N類型的工作軟件，無論是負責(zé)溝通的微信、郵件、企業(yè)內(nèi)部IM等，還是負責(zé)管理的OA，都需要我們頻繁地關(guān)注，唯恐因一時疏忽而錯過重要的工作內(nèi)容。團隊協(xié)作工具的出現(xiàn)雖然解決了用戶在工作中的部分需求，但是與上面所陳述的工作軟件一樣具有一定的獨立性，等于給用戶又加入了一款新的工作軟件，未在根本上為用戶實現(xiàn)真正意義上的工作便利。

在團隊協(xié)作工具的開發(fā)過程中，不應(yīng)只考慮到為用戶解決工作中的某一個問題，應(yīng)從整合的角度出發(fā)，全方位地進行設(shè)計，為用戶帶來真正的便利。同時，還需考慮到現(xiàn)有工作軟件短期內(nèi)的不可替代性，應(yīng)考慮如何在統(tǒng)一界面中將不同領(lǐng)域的軟件內(nèi)容進行整合，使用戶在同一界面中處理內(nèi)容，減少軟件間的切換。隨著整合度的提升與用戶習(xí)慣的培養(yǎng)，逐漸將現(xiàn)有的辦公軟件進行替換，為辦公帶來一場新的革命。

（二）打破單一設(shè)置，開發(fā)個性化模塊

現(xiàn)有團隊協(xié)作工具在功能上還是處于通用化模塊的設(shè)計階段，雖然部分軟件推出更高級別的付費功能，但有時還是無法滿足企業(yè)的需要。企業(yè)內(nèi)部無論是管理模式還是對外溝通方式都有著很大的差別，現(xiàn)在單一化的軟件模式在企業(yè)管理中早已不再適用。但定制化開發(fā)又為企業(yè)增加了巨額成本，而提供模塊化的功能組件可以很好地解決這一問題。

模塊化的功能選擇就像之前出品的模塊化概念手機一樣，用戶需要任何的組件、配置，只要根據(jù)自己的要求進行選擇，即可組裝出自己滿意的產(chǎn)品，而模塊化的功能組件功能就可以滿足企業(yè)的個性化需要。同時可以為用戶提供更多的增值服務(wù)，為協(xié)同工作軟件提供商帶來新的贏利點。例如小企業(yè)需要的僅是簡單的考勤、溝通等基本模塊即可，而大企業(yè)可能需要會計、人事等更高級的企業(yè)管理功能。

（三）摒除累加式設(shè)計，宏觀化規(guī)劃工具

現(xiàn)有團隊協(xié)作工具大部分是通過單一的工具模式發(fā)展而來，并且已經(jīng)發(fā)展得較為完善，但隨著用戶的激增與功能業(yè)務(wù)的拓展，軟件功能也越發(fā)強大，不斷推陳出新。但由于軟件前期規(guī)劃的短視或技術(shù)原來導(dǎo)致后臺架構(gòu)搭建較為封閉，在開發(fā)新的模塊過程中僅能以累加的模式增加相關(guān)功能。這種軟件的提升模式雖然在功能上越來越強大，但是由于各個模塊之間的分割，導(dǎo)致后臺代碼數(shù)據(jù)量巨大，拓展性較差，也會造成相關(guān)的軟件發(fā)生錯誤的幾率增加。

在軟件設(shè)計之初，就應(yīng)該站在宏觀的視角出發(fā)，以長遠的規(guī)劃為目的，為協(xié)同辦公軟件后期的發(fā)展提供充足的空間，同時還要考慮好軟件各部分之間的信息交流，才不至于在后期的開發(fā)過程中需要對后臺程序進行大規(guī)模的修改才能將相關(guān)功能加入，增加了企業(yè)的開發(fā)成本。

結(jié)語

隨著團隊協(xié)作工具在當(dāng)今辦公市場的發(fā)展，相關(guān)產(chǎn)品層出不窮，但調(diào)研時不難發(fā)現(xiàn)，雖然團隊協(xié)作工具市場潛力巨大，但是同質(zhì)化傾向異常嚴重，尤其是中國的類似產(chǎn)業(yè)，創(chuàng)新性較為缺乏。我國相關(guān)產(chǎn)業(yè)從業(yè)者應(yīng)不斷挖掘產(chǎn)品潛力，創(chuàng)新產(chǎn)品設(shè)計，為產(chǎn)品提供更強的智力支持。隨著產(chǎn)業(yè)的蓬勃發(fā)展，付費使用的方式也逐漸成為團隊協(xié)作工具重要的盈利模式。但國內(nèi)付費軟件市場還未被完全激活。這不乏因為產(chǎn)品本身的可替代性原因。創(chuàng)造出獨創(chuàng)的產(chǎn)品設(shè)計，為用戶提供更多優(yōu)質(zhì)的增值服務(wù)，使用戶從被動付費到主動付費的轉(zhuǎn)變，為企業(yè)的發(fā)展提供動力。隨著團隊協(xié)作工具市場的不斷擴大，會有越來越多的相關(guān)產(chǎn)品呈現(xiàn)在我們面前，為我們的工作提供便利。.

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