孫學(xué)川 張霓

摘 要：高校學(xué)生組織作為高校管理多元性組織體系中的一元，以服務(wù)大學(xué)教育本身為目標(biāo)，其勢必要隨著時代發(fā)展及管理理念的更新而與之相適應(yīng)。然而由于我國高校學(xué)生組織發(fā)展時間短暫，管理經(jīng)驗不足，學(xué)生組織建設(shè)和發(fā)展過程中存在著諸如管理制度不完善、活動缺乏創(chuàng)新性、組織凝聚力不強等問題。文章通過研究高校學(xué)生組織管理與企業(yè)中項目管理之間的關(guān)聯(lián)，探索將一些簡單的項目管理工具運用到高校學(xué)生組織日常管理中，以提升學(xué)生組織的規(guī)范性，加強活動過程的管控，有效提升學(xué)生組織的凝聚力，達(dá)到優(yōu)化學(xué)生組織管理的目的。

關(guān)鍵詞：高校;學(xué)生組織;項目管理工具

隨著高校素質(zhì)教育的大力推進(jìn)、人力資源結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)變以及大學(xué)生自主意識、參與意識的增強，很多高校把培養(yǎng)應(yīng)用型人才作為辦學(xué)目標(biāo)，而各類學(xué)生組織作為“模擬社會”而存在，能夠使學(xué)生在進(jìn)入社會前多經(jīng)受鍛煉、多積累經(jīng)驗，以更好地參與社會競爭。這成為高校推進(jìn)校園文化建設(shè)的重要手段，也是學(xué)生完善自我、提升自我的重要抓手。

然而由于高校學(xué)生組織發(fā)展時間短、管理經(jīng)驗不足等原因，學(xué)生組織建設(shè)和發(fā)展過程中存在著諸如管理制度不完善、社團(tuán)活動缺乏創(chuàng)新性、組織凝聚力不強等問題。這些問題不會對學(xué)生組織的存在造成根本性的影響，但卻會真正影響其功能的實現(xiàn)。文章從企業(yè)項目管理的角度對學(xué)生組織管理中存在的問題進(jìn)行剖析，并探索將一些簡單的項目管理工具運用到高校學(xué)生組織日常管理中，以提升學(xué)生組織的規(guī)范性、管理的科學(xué)性。

一、高校學(xué)生組織管理與企業(yè)項目管理之間的關(guān)聯(lián)

（一）目標(biāo)關(guān)聯(lián)

無論是企業(yè)還是學(xué)生組織，它建立與發(fā)展的基礎(chǔ)是有一個共同的組織目標(biāo)，絕大多數(shù)企業(yè)追求經(jīng)濟利益和社會效益的最大化，幾乎所有的學(xué)生組織以實現(xiàn)學(xué)生的自我管理、自我服務(wù)為目標(biāo)。每個企業(yè)都有具體的發(fā)展目標(biāo)，不同的學(xué)生組織具有不同的成立宗旨和服務(wù)內(nèi)容，如學(xué)生會以引導(dǎo)校園文化、服務(wù)學(xué)生生活、輔助高校教育為己任，各類學(xué)生社團(tuán)、興趣小組以豐富課余生活、互助學(xué)習(xí)、學(xué)以致用為目的。企業(yè)以銷售其產(chǎn)品或服務(wù)來獲取利潤，有一定的消費受眾和服務(wù)對象;各類學(xué)生組織也因功能和類別的不同為不同的學(xué)生群體或個人提供服務(wù)、鍛煉個人，以期實現(xiàn)組織價值。

（二）組織結(jié)構(gòu)關(guān)聯(lián)

高校學(xué)生組織的部門組成方式是現(xiàn)代企業(yè)的縮影，特別是與科技型企業(yè)、第三產(chǎn)業(yè)的企業(yè)組成尤為相似，如企業(yè)的人力資源部、市場部、財務(wù)部、后勤部、宣傳部、產(chǎn)品研發(fā)部等都與青年學(xué)生組織的組織部、外聯(lián)部、生活部、宣傳部、策劃部等相對應(yīng)。這一方面是由于這些組成部門確實為組織實現(xiàn)其功能所需，另一方面是為了讓學(xué)生在其中更真切地感受到企業(yè)的管理模式。但由于性質(zhì)和功能的不同，學(xué)生組織是非營利機構(gòu)，往往側(cè)重于文體、實踐活動和服務(wù)學(xué)生學(xué)習(xí)、生活，因此高校學(xué)生組織對各部門賦予的職責(zé)有所偏重和區(qū)別。

（三）功能關(guān)聯(lián)

企業(yè)與學(xué)生組織在某種意義上說都是一個組織群體，無論是企業(yè)內(nèi)部的員工還是學(xué)生組織內(nèi)的學(xué)生干部，他們在能力、職務(wù)、地位等方面都存在合作與競爭的關(guān)系：一方面成員間互相協(xié)作以完成一項工作任務(wù)，另一方面在完成統(tǒng)一任務(wù)時個體成員又渴望表現(xiàn)個人特點，發(fā)揮出其特長，在組織中被委以重任。從大的視角來看，企業(yè)職員不僅期望在企業(yè)內(nèi)部有所成就，獲得晉升的機會，也期望自身能力與素質(zhì)在工作中得以提高，從而積累自身的從業(yè)經(jīng)驗;而學(xué)生組織內(nèi)的成員渴望在組織內(nèi)獲得重要職務(wù)，也渴望自身在工作中不斷積累經(jīng)驗、鍛煉能力，為今后走向社會打下良好的基礎(chǔ)。

總之，有明確的組織目標(biāo)、有特定的產(chǎn)品和服務(wù)對象、有相似的組成部門和結(jié)構(gòu)、組織內(nèi)部存在競爭與合作這四點是文章提出的高校學(xué)生組織與企業(yè)的最大關(guān)聯(lián)點。需要注意的是，企業(yè)對員工的有效激勵手段包含薪酬、股權(quán)等途徑，而高校學(xué)生組織屬于非營利性組織，它不像企業(yè)將關(guān)注點集中于成本、質(zhì)量、利潤，青年學(xué)生組織更關(guān)注自身的服務(wù)功能、教育功能、文化建設(shè)功能等。因此，對于企業(yè)中項目管理理念、工具的應(yīng)用需要有所鑒別。

二、企業(yè)項目管理工具應(yīng)用于高校學(xué)生組織的意義

學(xué)生組織是在高校管理部門的許可下、在高校教師的指導(dǎo)下成立，它具有很多鮮明的特征，如：組成人員的廣泛性，活動的靈活性，群體目標(biāo)的統(tǒng)一性等等。但是同樣由于其管理具有較大的自主性，大多數(shù)學(xué)生組織還存在體制結(jié)構(gòu)松散、管理制度不完善、活動低水平重復(fù)等問題。一直以來，高校對學(xué)生組織的管理缺乏系統(tǒng)性、科學(xué)性，與不斷發(fā)展進(jìn)步的育人理念不適應(yīng)，也降低了學(xué)生組織服務(wù)的有效性。探索用企業(yè)管理理念和工具優(yōu)化高校學(xué)生組織的管理應(yīng)運而生，企業(yè)項目管理工具從管理理念和方法上有其可取之處，這對高校學(xué)生組織的管理工作也是一次嘗試和創(chuàng)新。

三、具體應(yīng)用

文章從學(xué)生組織在接到一項具體任務(wù)或組織活動時的流程為切入點，詳細(xì)介紹一些簡單的企業(yè)項目管理工具在其中的具體應(yīng)用。

（一）計劃管理——甘特圖

任何一項活動的開展或者任務(wù)的執(zhí)行首先離不開制定一份好的計劃。現(xiàn)實情況往往是沒有計劃或者計劃安排得不合理。甘特圖常常用于項目管理或者某項工作進(jìn)展，是一種理想的進(jìn)程控制工具。甘特圖又稱條狀圖，是由科學(xué)管理大師亨利·甘特（Henry Gantt）在1917年開發(fā)的。甘特圖內(nèi)在思想簡單，即以圖示的方式通過活動列表和時間刻度形象地表示出任何特定項目的活動順序與持續(xù)時間。圖的橫軸表示時間，縱軸表示活動（項目），線條表示在整個期間上計劃和實際的活動完成情況。它直觀地表明任務(wù)計劃在什么時候進(jìn)行，及實際進(jìn)展與計劃要求的對比。管理者由此可便利地弄清一項任務(wù)（項目）還剩下哪些工作要做，并可評估工作進(jìn)度。甘特圖的制作可以由專業(yè)繪制軟件（如Gantt Project）完成，也可以使用Excel完成，簡潔方便。

（二）分清主次——柏拉圖

學(xué)生組織在日常工作中會經(jīng)常遇到多個項目并行或一個任務(wù)中有多種情形出現(xiàn)的情況，大多數(shù)情況下會出現(xiàn)“眉毛胡子一把抓”的情況，分不出輕重緩急。根據(jù)帕累托“二八原則”，在紛繁復(fù)雜的特殊情況中，要找到“關(guān)鍵的少數(shù)”，然后集中精力去解決。其實質(zhì)是系統(tǒng)地加以層別分類，計算出各分類項目所占的比例，按照大小順序排列，確認(rèn)哪些是重點的項目，先對重點項目進(jìn)行分析解決。

（三）檢查效果——雷達(dá)圖

雷達(dá)圖原本在企業(yè)管理中主要應(yīng)用于企業(yè)經(jīng)營狀況——收益性、生產(chǎn)性、流動性、安全性和成長性的評價，上述指標(biāo)分布組合在一起像雷達(dá)的形狀，因此而得名。運用在高校學(xué)生組織管理中，當(dāng)需要對工作成效進(jìn)行檢查（包括自我檢查和他人檢查）時，亦可以使用雷達(dá)圖。具體的實施步驟為：在極坐標(biāo)紙上，根據(jù)要檢查的若干項目數(shù)，從坐標(biāo)原點引出若干條射線，同時確定三條圓弧線分別表示被檢查項目的理想水平、平均水平和不理想水平。以三條圓弧中相鄰的兩條中線為界，把圓內(nèi)分成三個區(qū)域。從圓心引出的射線上標(biāo)明指標(biāo)名稱，把實際情況（檢查結(jié)果）根據(jù)比例在圖中坐標(biāo)上點出相應(yīng)的點，連接各點形成一個閉環(huán)的折線。

（四）科學(xué)有效——PDCA循環(huán)（戴明環(huán)）

PDCA循環(huán)又叫戴明環(huán)，是管理學(xué)中的一個通用模型，最早由休哈特（Walter A.Shewhart）于1930年構(gòu)想，后來被美國質(zhì)量管理專家戴明（Edwards Deming）博士在1950年再度挖掘出來，并加以廣泛宣傳和運用于持續(xù)改善產(chǎn)品質(zhì)量的過程中。它是全面質(zhì)量管理所應(yīng)遵循的科學(xué)程序。而在高校學(xué)生組織日常工作活動中，PDCA循環(huán)同樣適用，它要求把各項工作按照作出計劃、計劃實施、檢查實施效果，最后將成功的納入標(biāo)準(zhǔn)，不成功的留待下一循環(huán)去解決。這一工作方法，這是企業(yè)質(zhì)量管理的基本方法，也是高校學(xué)生組織管理各項工作的一般規(guī)律。這個過程就是按照PDCA循環(huán)，不停頓地周而復(fù)始地運轉(zhuǎn)的。

PDCA是英語單詞Plan（計劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和Action（調(diào)整）的第一個字母，PDCA循環(huán)就是按照這樣的順序進(jìn)行工作管理，并且循環(huán)不止地進(jìn)行下去的科學(xué)程序。

學(xué)生組織在執(zhí)行任務(wù)或者策劃活動時，可利用甘特圖進(jìn)行事先的計劃制定及管理，在執(zhí)行階段可以使用柏拉圖分清各項環(huán)節(jié)的主次，在檢查效果階段，雷達(dá)圖可以幫助學(xué)生有效地發(fā)現(xiàn)活動中項目或自身的改善點，更好地改進(jìn)提升，最終實現(xiàn)PDCA閉環(huán)系統(tǒng)。

文章介紹了一些簡單的企業(yè)項目管理工具在高校學(xué)生組織管理中的應(yīng)用，對高校學(xué)生組織的管理工作可作為一次嘗試和創(chuàng)新。需要強調(diào)的是，學(xué)生組織管理的效果還受到組織成員的能力、個性特征、心理等多種因素影響，因此，進(jìn)一步的研究應(yīng)說明這些簡單的項目管理工具在實際操作中的效果以及如何具體應(yīng)用。

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