杜麗娥

【摘要】20世紀(jì)90年代，單位的辦公流程可以說(shuō)是“抄剪寫(xiě)貼，腿跑斷，累倒人”。而21世紀(jì)新科技時(shí)代的到來(lái)可以說(shuō)是為我們的高效、快速、減壓辦公提供了一個(gè)很好的契機(jī)，信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，已經(jīng)完全顛覆了我們過(guò)去的辦公狀況，在不斷摸索和嘗試中建立起適合單位運(yùn)行的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，才能更好地為單位服務(wù)，使我們的辦公更加高效化。

【關(guān)鍵詞】信息應(yīng)用;辦公;信息化

一、信息化辦公的必然性

21世紀(jì)是信息技術(shù)迅猛發(fā)展的新時(shí)代，而信息化的應(yīng)用范圍也越來(lái)越廣泛，其中我們要談到的就是單位機(jī)關(guān)的信息化管理，因此對(duì)信息的處理與智能化水平的提高也是對(duì)每個(gè)單位的最基本的要求。在“十三五規(guī)劃”的指導(dǎo)下，我國(guó)將有序地實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)型升級(jí)，構(gòu)建現(xiàn)代化產(chǎn)業(yè)體系，國(guó)有大型單位在加快轉(zhuǎn)型與產(chǎn)能升級(jí)的過(guò)程中需要辦公部門(mén)不斷調(diào)整其職能，使其能夠高效完成單位適應(yīng)環(huán)境發(fā)展變化中的新任務(wù)、新要求。

信息時(shí)代的到來(lái)使得每個(gè)單位在運(yùn)行過(guò)程中都需要面對(duì)巨量的信息，從單位內(nèi)部角度分析，隨著信息技術(shù)手段的進(jìn)步，單位內(nèi)部管理信息迅速實(shí)現(xiàn)多元化，需要單位通過(guò)一個(gè)中樞機(jī)構(gòu)對(duì)各種信息進(jìn)行高效管理，以提高信息在單位內(nèi)部的流轉(zhuǎn)速度并保障其準(zhǔn)確性，從單位外部環(huán)境角度分析，信息技術(shù)給予單位一個(gè)嶄新的環(huán)境感知手段，在單位的有效統(tǒng)籌下可以更精確地完成員工管理、策略制定等工作。

二、信息化辦公的建設(shè)目標(biāo)

（一）辦公減負(fù)，為信息化開(kāi)路。1.取消辦公中的冗余職能。在信息技術(shù)引入后，隨著各部門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，單位規(guī)范化的工作將逐漸整合到管理信息系統(tǒng)的建設(shè)中，原來(lái)由辦公承擔(dān)的規(guī)范化職能，可以隨著單位管理信息化、標(biāo)準(zhǔn)化程度的提高逐步取消。2.合并相似的辦公職能。從管理信息系統(tǒng)角度分析，應(yīng)急事務(wù)管理、后勤事務(wù)管理、協(xié)會(huì)事務(wù)管理在信息系統(tǒng)的輔助下具有相似職能性質(zhì)，在安排崗位的過(guò)程中可以考慮對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)合并，減少人員的投入，提高辦公運(yùn)行效率。3.調(diào)整辦公職能的優(yōu)先順序。隨著智能辦公系統(tǒng)的迭代，會(huì)議服務(wù)信息化逐漸完善，智能化水平的提高使得辦公職能中對(duì)上服務(wù)的部分難度與復(fù)雜程度得到一定程度的降低，同時(shí)，信息技術(shù)的發(fā)展使得部門(mén)的專(zhuān)業(yè)化水平提高，各部門(mén)工作的差異增大使得辦公的協(xié)調(diào)工作難度增加，需要適當(dāng)提高其優(yōu)先級(jí)，因此在四部分職能優(yōu)先級(jí)排序可以設(shè)置為溝通協(xié)調(diào)、決策輔助、執(zhí)行監(jiān)督、服務(wù)保障。4.簡(jiǎn)化某些辦公職能。具體工作行為角度分析，無(wú)紙化辦公使得文秘、機(jī)要、保密、印鑒管理以及會(huì)議記錄等工作得到簡(jiǎn)化，信息以非紙質(zhì)形式存儲(chǔ)于單位的信息系統(tǒng)當(dāng)中，在提高查詢(xún)速度的同時(shí)減輕了辦公人員工作的勞動(dòng)量，各單位的相關(guān)信息需求可以直接由信息系統(tǒng)提供，因此與之相關(guān)的辦公職能可以得到簡(jiǎn)化，使辦公管理服務(wù)更全面、精益。

（二）辦公創(chuàng)新，與信息化接合。1.加強(qiáng)協(xié)調(diào)服務(wù)職能。單位規(guī)模越大，各部門(mén)間的協(xié)調(diào)工作復(fù)雜程度就越高，特別是在業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型期，外部環(huán)境的變化給單位內(nèi)部間矛盾的產(chǎn)生造成了很大的隱患，而其產(chǎn)生的問(wèn)題是非標(biāo)準(zhǔn)化的，信息技術(shù)的發(fā)展不但不能減少其存在性，而且會(huì)增加部門(mén)協(xié)調(diào)的難度，因此在信息化背景下，辦公的協(xié)調(diào)輔助職能就顯得尤為重要，在安排人員與設(shè)置崗位職責(zé)的過(guò)程中要適當(dāng)對(duì)該職能進(jìn)行傾斜。2.必須簡(jiǎn)化日常事務(wù)性的工作管理職能。在信息技術(shù)快速迭代的現(xiàn)代單位管理中，要積極引入新技術(shù)，對(duì)原工作職能進(jìn)行技術(shù)簡(jiǎn)化，針對(duì)應(yīng)急管理、日常事務(wù)性工作進(jìn)行規(guī)范化并融入信息系統(tǒng)中，簡(jiǎn)化原辦公職能，在保障流程正常執(zhí)行的前提下，節(jié)省資源投入，提高運(yùn)營(yíng)效率。3.辦公人員結(jié)構(gòu)扁平化。為了適應(yīng)變化的職能與單位內(nèi)部環(huán)境，需要增強(qiáng)辦公的人員職責(zé)的彈性，在不增加人員的基礎(chǔ)上，通過(guò)縮短業(yè)務(wù)流程，采用扁平化的管理模式，使辦公能夠接入更多的部門(mén)中，提高處理綜合性業(yè)務(wù)的優(yōu)勢(shì)與效率，實(shí)現(xiàn)工作的精益化管理。

（三）辦公優(yōu)化，為信息化提效。1.統(tǒng)籌規(guī)劃。統(tǒng)籌規(guī)劃辦公流程，利用信息系統(tǒng)為單位爭(zhēng)取優(yōu)勢(shì)。2.辦公自動(dòng)化。需要實(shí)現(xiàn)辦公流程“無(wú)紙化”操作，提高單位日常的信息流轉(zhuǎn)水平，縮短處理時(shí)間，提高效率。3.處理高效化。辦公流程創(chuàng)建后，大家需要高效快速處理信息，以保證工作流程不中斷。4.問(wèn)題歸零化。信息化辦公肯定不會(huì)像人工那么智能，在出現(xiàn)問(wèn)題后及時(shí)反映，爭(zhēng)取每個(gè)部門(mén)都能處理一下簡(jiǎn)單問(wèn)題，不要讓小小問(wèn)題積壓，形成大的隱患，有問(wèn)題人人上，做到問(wèn)題歸零化。

三、信息化辦公的發(fā)展目標(biāo)

信息化辦公的發(fā)展建設(shè)應(yīng)用歷程可謂是經(jīng)歷了三次變革：1.業(yè)務(wù)處理數(shù)字化，這一階段只是簡(jiǎn)單處理單位或公司的生產(chǎn)、供應(yīng)、財(cái)務(wù)的數(shù)字信息。2.信息網(wǎng)絡(luò)化，這一階段已經(jīng)能實(shí)現(xiàn)信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸，達(dá)到了一定程度的信息共享功能。3.管理信息化，這一階段的信息系統(tǒng)已趨于完整，可以提供給單位使用和管理，用來(lái)幫助單位進(jìn)行信息化管理，提高單位管理精細(xì)化水平。而這個(gè)過(guò)程中，基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、信息系統(tǒng)都經(jīng)歷了創(chuàng)新性變革。

總而言之，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的現(xiàn)代單位中，信息流、知識(shí)流在人員之間快速產(chǎn)生、并行處理，單位辦公作為各部門(mén)間的樞紐與橋梁，是單位管理結(jié)構(gòu)穩(wěn)定、人員流動(dòng)可預(yù)期的重要保障。單位想要在社會(huì)經(jīng)濟(jì)劇烈變化的環(huán)境中，保持長(zhǎng)久的生命力與競(jìng)爭(zhēng)力，就需要在保持辦公核心管理服務(wù)目標(biāo)不變的前提下，根據(jù)信息化的要求逐漸改變單位辦公系統(tǒng)的運(yùn)行方式，提高辦公信息化的運(yùn)行效率。

【參考文獻(xiàn)】

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