查鳳華

【摘要】以田灣核電站一期工程檔案數(shù)字化現(xiàn)狀為例，提出數(shù)字化基本原則和數(shù)字化對(duì)象確立原則，梳理檔案數(shù)字化工作的流程，以圍繞核電十年定期審查專項(xiàng)，集中開(kāi)展檔案數(shù)字化并建立專題知識(shí)庫(kù)為例，用事例說(shuō)明開(kāi)展檔案數(shù)字化的必要性和促進(jìn)核電業(yè)務(wù)工作開(kāi)展的重要作用。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化;檔案;核電;工程

一、檔案數(shù)字化現(xiàn)狀

核電安全性對(duì)項(xiàng)目建設(shè)和運(yùn)行要求嚴(yán)格，文檔信息化建設(shè)要求支撐各項(xiàng)業(yè)務(wù)，以田灣核電站為例，一期工程已形成約12萬(wàn)卷檔案，保管期限30年及其以上且利用頻度較高檔案，已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，為創(chuàng)建數(shù)字檔案館，提供多方位文檔知識(shí)服務(wù)打下良好基礎(chǔ)。

二、檔案數(shù)字化基本原則

為使檔案信息資源準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開(kāi)的檔案信息資源得到共享，以滿足公司對(duì)檔案利用的需求。1.建立業(yè)務(wù)系統(tǒng)原生電子文件優(yōu)先利用原則。2.外包為主和內(nèi)包為輔相結(jié)合的數(shù)字化原則。3.檔案數(shù)字化副本與紙質(zhì)檔案同步歸檔原則。4.非涉密且利用頻度高優(yōu)先檔案數(shù)字化原則。5.國(guó)密和核心商密禁止檔案數(shù)字化外包原則。

三、數(shù)字化對(duì)象確定原則

（一）保密性原則。檔案數(shù)字化必須是內(nèi)部公開(kāi)、外部公開(kāi)、工作秘密、普通商密檔案，并符合公司保密管理規(guī)定。

（二）價(jià)值性原則。保管期限為永久或長(zhǎng)期，且利用頻度高的檔案，優(yōu)先列入公司檔案數(shù)字化范圍。為了方便利用，大部分歷史檔案已開(kāi)展數(shù)字化。運(yùn)行日志、水和油分析記錄、投標(biāo)文件、射線底片、巖芯、運(yùn)行記錄卷紙，利用頻度低或信息敏感未列入檔案數(shù)字化范圍。

四、數(shù)字化工作的流程管理

檔案數(shù)字化工作完成方式有內(nèi)包和外包兩種方式。國(guó)家秘密和核心商密檔案及其他包含敏感信息的檔案，需要嚴(yán)格控制知悉范圍，檔案數(shù)字化不得外包，由內(nèi)部專業(yè)人員負(fù)責(zé)完成。其他建議采取外包，與外包單位簽訂安全保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。文檔人員負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化前準(zhǔn)備、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、上傳至ECM系統(tǒng)。以紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例，主要包括數(shù)字化前準(zhǔn)備、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、掃描移交、驗(yàn)收入庫(kù)等環(huán)節(jié)。

（一）數(shù)字化前準(zhǔn)備。文檔人員應(yīng)對(duì)待掃描的檔案進(jìn)行整理，補(bǔ)充著錄缺少元數(shù)據(jù)信息。破損嚴(yán)重、紙張不平整的紙質(zhì)檔案，應(yīng)先進(jìn)行修復(fù)和壓平處理。記錄案卷級(jí)、文件級(jí)檔號(hào)和頁(yè)數(shù)，補(bǔ)充錄入缺少必填信息。剔除重復(fù)件和不宜上網(wǎng)發(fā)布的檔案，再移交掃描，以備后查。

（二）檔案掃描。掃描環(huán)節(jié)包括拆除裝訂、選擇合適掃描方式及分辨率、恢復(fù)裝訂。公司保存歷史檔案紙張質(zhì)量較好，采用高速掃描，少量過(guò)薄、過(guò)軟檔案采用平板掃描，拆除裝訂物時(shí)注意保護(hù)檔案不受損害。掃描完成后應(yīng)恢復(fù)裝訂，保持檔案的排列順序不變。分辨率不得低于300dpi，當(dāng)清晰度不夠時(shí)適當(dāng)提高分辨率。

（三）圖像處理。圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查。當(dāng)發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新對(duì)圖像進(jìn)行糾偏、去污、裁邊處理。發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。公司接收的超長(zhǎng)、超寬大型工程圖紙，分區(qū)掃描并合并成一副圖像。

（四）圖像存儲(chǔ)。存儲(chǔ)格式推薦采用JPEG、PDF格式，為了讀取方便一般以PDF格式保存，并以唯一對(duì)應(yīng)的檔號(hào)命名，以便電子文件命名和ECM系統(tǒng)內(nèi)錄入的文件編碼進(jìn)行匹配，批量上傳到系統(tǒng)中。

（五）掃描后登記。掃描人員在掃描完成后，登記掃描方式、頁(yè)數(shù)、掃描人。核對(duì)每份文件實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案整理時(shí)填寫(xiě)的頁(yè)數(shù)是否一致，檢查著錄信息和檔案掃描件是否有缺失錯(cuò)誤，再進(jìn)行數(shù)據(jù)驗(yàn)收。

（六）數(shù)據(jù)驗(yàn)收。檔案數(shù)字化工作量巨大，僅僅依靠人工難以全面完成，文檔人員以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件的總體質(zhì)量，抽檢率不得低于5%，若錯(cuò)誤較高，加大抽檢范圍，加強(qiáng)對(duì)外包單位信息反饋和考核管理。驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)檔案數(shù)字化登記表，將掃描文件及時(shí)導(dǎo)入到ECM系統(tǒng)中。

五、數(shù)字化成果應(yīng)用

以圍繞核電十年定期審查專項(xiàng)，集中開(kāi)展檔案數(shù)字化并建立專題知識(shí)庫(kù)為例，為了保障遠(yuǎn)離田灣現(xiàn)場(chǎng)200余人專家團(tuán)隊(duì)電子查閱文檔，在集中審查半年內(nèi)，對(duì)相關(guān)6萬(wàn)余件記錄報(bào)告，3000余卷檔案，約500萬(wàn)頁(yè)集中數(shù)字化，并對(duì)錄入錯(cuò)誤信息及時(shí)糾正，為十年定期審查節(jié)省工期，也減少了各路專家車(chē)馬勞頓。

針對(duì)核電十年定期審查項(xiàng)目，文檔人員聯(lián)合業(yè)務(wù)技術(shù)人員在ECM系統(tǒng)建立專題知識(shí)庫(kù)，將歷時(shí)三年，涉及多個(gè)外部單位和內(nèi)部處室協(xié)同工作的報(bào)告成果，包括技術(shù)規(guī)格書(shū)、經(jīng)驗(yàn)反饋、往來(lái)函件、審評(píng)問(wèn)題單、組織機(jī)構(gòu)、審查報(bào)告共280余份文件形成電子化匯編，其中對(duì)106份審查報(bào)告按照14個(gè)審查要素細(xì)化分類，形成樹(shù)狀知識(shí)庫(kù)，一鍵查找，既是本次項(xiàng)目成果展示，更為田灣核電下一個(gè)十年定期審查提供借鑒。

總之，開(kāi)展檔案數(shù)字化是核電企業(yè)開(kāi)發(fā)檔案信息資源、建立數(shù)字檔案館的重要環(huán)節(jié)，也是對(duì)歷史檔案進(jìn)行全面檢查、查漏補(bǔ)缺的有利時(shí)機(jī)，需注意檔案安全和保密。通過(guò)與業(yè)務(wù)人員合作開(kāi)展多樣化電子化檔案專題編研，并通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)原生電子文件向ECM系統(tǒng)自動(dòng)歸檔，將“存量檔案數(shù)字化，增量檔案電子化”落到實(shí)處，公司致力于為用戶提供更加便捷的文檔知識(shí)服務(wù)。

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