(潮州市人民醫(yī)院 廣東 潮州 521000)

一、引言

當(dāng)前，隨著國(guó)民健康意識(shí)的不斷提高，為提高醫(yī)療和服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療的現(xiàn)代化，購(gòu)置并管理好醫(yī)療器械和設(shè)備顯得尤為必要。型醫(yī)療器械的應(yīng)用是醫(yī)院現(xiàn)代化的標(biāo)志之一，其在各類醫(yī)療服務(wù)提供了重要的技術(shù)支持。醫(yī)療器械是代表醫(yī)院醫(yī)療水平的一項(xiàng)重要指標(biāo)，同時(shí)也是現(xiàn)代醫(yī)生進(jìn)行醫(yī)療診斷、治療的重要依據(jù)和數(shù)據(jù)來(lái)源。隨著相關(guān)醫(yī)療器械數(shù)量及使用頻次的不斷增加，種類、數(shù)量和范圍也在不斷增加，給醫(yī)療器械檔案管理工作帶來(lái)巨大的挑戰(zhàn)。醫(yī)療器械檔案資源是未被挖掘的、具有巨大潛力的科技、醫(yī)療資源作為重要的醫(yī)療技術(shù)資源，在人們對(duì)醫(yī)院醫(yī)療、服務(wù)質(zhì)量要求不斷提高的背景下，加強(qiáng)醫(yī)療器械檔案管理工作的重要性愈發(fā)凸顯。

基于此，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)、規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作，構(gòu)建科學(xué)、健全的檔案管理制度，為醫(yī)院的運(yùn)作提供更加優(yōu)質(zhì)的后勤支持和保障，以滿足社會(huì)日益增長(zhǎng)的需求。

二、醫(yī)療器械檔案管理內(nèi)容

(一)醫(yī)療器械的采購(gòu)檔案

采購(gòu)檔案主要應(yīng)包含各科室申購(gòu)、論證、醫(yī)院的審批以及后續(xù)招標(biāo)過(guò)程中所產(chǎn)生的一系列檔案，比方說(shuō)招標(biāo)書、購(gòu)買合同等，是醫(yī)療器械購(gòu)進(jìn)的前期工作所形成的相關(guān)檔案信息。首先由各科室提交申購(gòu)單，通過(guò)專家論證形成論證報(bào)告，再由醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)討論、審批，最后進(jìn)入招標(biāo)的各項(xiàng)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都形成文字信息進(jìn)行歸檔。購(gòu)買合同及其附屬條款規(guī)定了供應(yīng)商和醫(yī)院具體的權(quán)利和義務(wù)，涉及到后續(xù)醫(yī)療器械的安裝、培訓(xùn)、維護(hù)、檢修等，因此，相關(guān)合同、資料應(yīng)進(jìn)行歸檔。

(二)醫(yī)療器械基本情況

醫(yī)療器械的基本情況主要包括產(chǎn)品說(shuō)明書、工作圖、線路圖等，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況對(duì)醫(yī)療器械的場(chǎng)地圖、水、電、暖等線路圖錄入相關(guān)的檔案之中，在后續(xù)的使用過(guò)程中，可以對(duì)相關(guān)的檔案資料進(jìn)行備份處理，防止查閱過(guò)程中導(dǎo)致數(shù)據(jù)的損壞或丟失，并及時(shí)將查閱記錄錄入同一醫(yī)療器械檔案之中。

(三)醫(yī)療器械維修記錄

醫(yī)療器械在使用過(guò)程中，隨著使用次數(shù)、時(shí)間的增加，加上環(huán)境、認(rèn)為因素等方面的影響，發(fā)生故障的情況在所難免。而隨著使用壽命的不斷縮短，零件老化等因素的影響下，醫(yī)療器械發(fā)生故障的幾率和頻次也不斷提高，因此，為保證相關(guān)醫(yī)療器械的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，醫(yī)院的設(shè)備技術(shù)人員需對(duì)發(fā)生故障的設(shè)備進(jìn)行維修。維修記錄的歸檔處理，有利于查閱者了解醫(yī)療器械的“頑疾”，優(yōu)先排查，提高工作效率，同時(shí)掌握易損零件、易耗零件情況，并合理購(gòu)進(jìn)備用零件，提高維修效率，避免備用了零件的積壓、閑置。醫(yī)療器械維修記錄主要分為日常的維護(hù)、定期檢修、維修以及報(bào)廢等方面的分別進(jìn)行記錄和歸檔。具體的維修記錄應(yīng)包含以下幾個(gè)方面的內(nèi)容。

一是維護(hù)內(nèi)容，維護(hù)內(nèi)容主要包含對(duì)相關(guān)器械的檢查及低級(jí)故障、常見(jiàn)故障的維修。在進(jìn)行維修記錄時(shí)，應(yīng)將故障發(fā)生時(shí)間、部位、關(guān)鍵零件、故障原因、維修結(jié)果、維修人員和驗(yàn)收人員簽字等等。

二是醫(yī)療器械的定期檢修記錄，檢修工作由設(shè)備管理人員及產(chǎn)品售后服務(wù)人員負(fù)責(zé)，定期檢修的時(shí)間間隔應(yīng)根據(jù)設(shè)備的使用、維修頻率等方面的因素來(lái)進(jìn)行設(shè)定，旨在定期排查頻發(fā)故障、及時(shí)更換易損零件、發(fā)現(xiàn)潛在故障并及時(shí)作出有效的應(yīng)對(duì)措施，同時(shí)每次定期檢修都應(yīng)記錄和歸檔，記錄應(yīng)包含檢修時(shí)間、檢修結(jié)果、相關(guān)人員簽字等等。

三是醫(yī)療器械的維修記錄，一些醫(yī)療設(shè)備均有設(shè)備廠家提供的售后服務(wù)，以確保當(dāng)醫(yī)療設(shè)備出現(xiàn)較大的故障，且僅靠設(shè)備部門難以解決時(shí)，由設(shè)備廠家派遣技術(shù)人員進(jìn)行維修。在進(jìn)行維修記錄時(shí)，應(yīng)包含故障發(fā)生的時(shí)間、原因，售后人員姓名、問(wèn)題零件及其處理方式、故障解決時(shí)間、驗(yàn)收人員姓名、后續(xù)情況的跟蹤等方面。這有助于完善醫(yī)療器械的檔案管理工作，同時(shí)也為后續(xù)的維修工作提供參考，提高維修效率和質(zhì)量。

四是醫(yī)療器械的報(bào)廢記錄。醫(yī)療器械的報(bào)廢記錄是指對(duì)于一些損壞程度較大，無(wú)法維修或者維修成本過(guò)高而進(jìn)行報(bào)廢處置的設(shè)備的檔案管理工作。報(bào)廢流程應(yīng)嚴(yán)格按照流程進(jìn)行，包括提交報(bào)廢申請(qǐng)表、報(bào)廢鑒定報(bào)告等，防止醫(yī)院資產(chǎn)流失。

(四)醫(yī)療器械的監(jiān)測(cè)記錄

為延長(zhǎng)醫(yī)療器械的使用壽命，保障其性能和精度，定期的監(jiān)測(cè)與維護(hù)必不可少。隨著各類先進(jìn)的醫(yī)療器械的不斷引進(jìn)，我國(guó)對(duì)醫(yī)療器械的管理要求也不斷提高，相關(guān)的技術(shù)監(jiān)督部門及衛(wèi)生主管部門每年定期檢查意義醫(yī)院醫(yī)療器械的情況，確保其性能和精度符合要求，從前保證每項(xiàng)診治的可靠性。確保每次監(jiān)測(cè)都記錄在案，并進(jìn)行歸檔處理，有助于我們通過(guò)對(duì)比、分析醫(yī)療器械的各項(xiàng)指標(biāo)，及時(shí)了解醫(yī)療器械的工作狀態(tài)，為后續(xù)的使用、維護(hù)、檢修及更換提供可靠的指導(dǎo)性建議，保證相關(guān)設(shè)備的性能和精度符合使用要求，充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備再醫(yī)療診治中的重要作用，提高醫(yī)院的醫(yī)療水平和醫(yī)療質(zhì)量。

三、醫(yī)療企業(yè)檔案管理策略

(一)加強(qiáng)醫(yī)療器械檔案管理制度建設(shè)

完善的管理制度是開(kāi)展醫(yī)療器械管理的基礎(chǔ)與保障。但是，一些醫(yī)院在醫(yī)療器械檔案管理方面，存在一定的隨意性的現(xiàn)象，制度化管理弱化，這給醫(yī)療器械的檔案信息資源的安全性帶來(lái)一定的威脅。為此，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)器械管理的需求，構(gòu)建相應(yīng)的制度。

醫(yī)院可以建立檔案查詢借閱制度。在借閱查詢方面，醫(yī)院建立了檔案查詢、借閱制度，嚴(yán)格設(shè)置了借閱權(quán)限，規(guī)定借閱、歸還時(shí)間等。同時(shí)做好檔案資料的備份，需要帶離檔案室的檔案資料一般只提供復(fù)印件。檔案管理人員及時(shí)跟進(jìn)借閱資料的動(dòng)向，對(duì)即將達(dá)到歸還時(shí)間的資料及時(shí)催要，必要時(shí)讓借閱人辦理新一輪的借閱手續(xù)，以延長(zhǎng)借閱時(shí)間。同時(shí)，醫(yī)院還要建立醫(yī)療器械的歸檔制度。該制度應(yīng)該對(duì)醫(yī)療器械歸檔的內(nèi)容、要求、程序等方面進(jìn)行明確的規(guī)定，為醫(yī)療器械檔案信息的歸檔提供制度保障。

在建立相應(yīng)的制度之后，醫(yī)院還應(yīng)該及時(shí)完善醫(yī)療器械檔案管理制度，使其同醫(yī)療器械的使用與管理工作相適應(yīng)。醫(yī)院應(yīng)該及時(shí)總結(jié)在醫(yī)療設(shè)備企業(yè)管理中的經(jīng)驗(yàn)與不足，根據(jù)管理制度的實(shí)施情況，進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整與完善，從此形成完善的醫(yī)療器械檔案管理體系。

(二)提高醫(yī)療器械檔案管理的信息化水平

信息化技術(shù)發(fā)展為醫(yī)療器械檔案管理提供了重要技術(shù)支持。相較于傳統(tǒng)的檔案管理方式，信息化的檔案管理有助于檔案信息資源的歸檔與應(yīng)用。因此，醫(yī)院應(yīng)該在醫(yī)療器械檔案管理中，積極引入信息技術(shù)，提高檔案管理的成效。醫(yī)院可以建立信息化的醫(yī)療器械管理系統(tǒng)，對(duì)醫(yī)療器械的采購(gòu)檔案、基本情況、維修記錄以監(jiān)測(cè)記錄等相關(guān)檔案信息存儲(chǔ)到信息數(shù)據(jù)庫(kù)之中，通過(guò)信息化的手段，對(duì)醫(yī)療器械檔案資源進(jìn)行存在與梳理。這便于醫(yī)院與工作人員，根據(jù)工作需求，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的提取與應(yīng)用。

提供醫(yī)療器械檔案管理的信息化水平還需要提高檔案管理人員的信息技術(shù)的應(yīng)用能力。不少醫(yī)療器械檔案管理人員的信息技術(shù)水平較低，難以為檔案信息化管理提供充分的技術(shù)支持。為此，醫(yī)院要根據(jù)醫(yī)療器械信息化管理的需要，有針對(duì)性對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們掌握醫(yī)療器械檔案信息化管理的方法與技術(shù)，為醫(yī)療器械檔案管理提供人力資源保障。比方說(shuō)，醫(yī)院可以邀請(qǐng)醫(yī)療器械檔案資源管理的專家，向檔案人員開(kāi)展“互聯(lián)網(wǎng)背景下醫(yī)療器械檔案管理”等相關(guān)主題的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的檔案信息化管理的能力。

(三)利用醫(yī)療器械檔案信息資源

醫(yī)療器械檔案信息資源的整合與利用，能夠?yàn)獒t(yī)療器械的優(yōu)化管理提供數(shù)據(jù)參考與依據(jù)。為此，醫(yī)療要采取有效的措施，開(kāi)發(fā)相關(guān)的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化，提高醫(yī)院的檔案管理水平，推進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化進(jìn)程。醫(yī)院可以對(duì)醫(yī)療器械的采購(gòu)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，了解近年來(lái)醫(yī)院采購(gòu)醫(yī)療器械的情況，進(jìn)而了解醫(yī)院采購(gòu)醫(yī)療器械整體趨勢(shì)，為醫(yī)療器械購(gòu)置與經(jīng)費(fèi)預(yù)算提供決策依據(jù)。

另外，醫(yī)院可以通過(guò)大數(shù)據(jù)的分析技術(shù)，對(duì)近年來(lái)醫(yī)療器械的維修記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解醫(yī)療器械維修管理的現(xiàn)狀，進(jìn)而了解醫(yī)療器械出現(xiàn)故障的常見(jiàn)問(wèn)題，并根據(jù)相關(guān)的問(wèn)題，采取精準(zhǔn)的管理措施，提高醫(yī)療器械的管理效率。

(四)加強(qiáng)大型醫(yī)療設(shè)備器械檔案管理

大型醫(yī)療器械經(jīng)濟(jì)價(jià)值較高，在醫(yī)院的診斷與治療中發(fā)揮著的關(guān)鍵性的技術(shù)性作用。為此，在加強(qiáng)醫(yī)院醫(yī)療器械檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)該將大型醫(yī)療器械的檔案管理作為一項(xiàng)重要內(nèi)容，從而為大型醫(yī)療器械的使用與管理提供依據(jù)。

因此，要為大型醫(yī)療設(shè)備器械(萬(wàn)元以上)建立“專項(xiàng)檔案”，每項(xiàng)一宗，以月度為管理單位，每月定期整理上月度購(gòu)進(jìn)醫(yī)療設(shè)備檔案資料。檔案資料主要包括購(gòu)置醫(yī)療設(shè)備科室的申請(qǐng)報(bào)告，設(shè)備技術(shù)參數(shù)，專家論證，資金來(lái)源和招投標(biāo)書，醫(yī)療設(shè)備安裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，購(gòu)買合同和三證(產(chǎn)品合格證、注冊(cè)證、經(jīng)營(yíng)許可證)，發(fā)票復(fù)印件等。

醫(yī)院要對(duì)大型醫(yī)療器械檔案材料進(jìn)行及時(shí)的歸檔，以便保證檔案信息的安全。在檔案建立之后，檔案管理人員要對(duì)大型醫(yī)療器械檔案信息資源使用進(jìn)行監(jiān)督與管理，提高檔案信息資源管理的安全性。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)該在大型醫(yī)療器械維修與檢測(cè)之后，進(jìn)行將相關(guān)的信息進(jìn)行歸檔，豐富檔案信息資源，為大型醫(yī)療器械使用提供信息參考。