摘 要：隨著社會(huì)的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，也無法滿足檔案工作的實(shí)際需求。因此，數(shù)字化檔案的建設(shè)逐漸被提上日程。在信息化時(shí)代的背景下，數(shù)字化、規(guī)范化的檔案建設(shè)已經(jīng)成為現(xiàn)代化檔案建設(shè)管理的重要組成部分，不僅可以提升檔案信息的存儲(chǔ)量，還能提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量。因此，數(shù)字化檔案的建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)下干部人事檔案管理相關(guān)工作者的首要工作內(nèi)容?；诖?，本文針對(duì)加強(qiáng)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的策略進(jìn)行探究，望具有參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；數(shù)字化建設(shè)；策略；重要性

在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的前提下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已經(jīng)朝著數(shù)字化檔案的方向不斷建設(shè)，讓檔案工作迎來了全新的升華，擁有更好的發(fā)展前景。數(shù)字化檔案的建設(shè)已經(jīng)是當(dāng)下社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是時(shí)代發(fā)展的必然走向。數(shù)字化檔案的建設(shè)對(duì)人事檔案管理人員而言，不僅為干部人事檔案的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，還能提升檔案工作的有效性，進(jìn)而提升企事業(yè)單位整體工作質(zhì)量與效率。而干部人事檔案是國家檔案存儲(chǔ)中占有至關(guān)重要的位置，它記錄著干部的個(gè)人經(jīng)歷、能力、工作業(yè)績以及政治思想等內(nèi)容，對(duì)國家選用、提拔干部有著至關(guān)重要的影響，對(duì)國家的進(jìn)步與發(fā)展發(fā)揮著不可替代的作用。所以，干部人事檔案的數(shù)字化建設(shè)迫在眉睫。

1 干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

在傳統(tǒng)的檔案工作中，干部人事檔案基本存儲(chǔ)于當(dāng)?shù)氐臋n案館以及相關(guān)的政府部門之中。其中保存的檔案資料有著巨大的價(jià)值和意義。但是隨著時(shí)間的推移，存儲(chǔ)在檔案館以及相關(guān)部門中的干部人事檔案數(shù)量逐漸增多，隨著而來的就是檔案管理員面臨著越來越多的工作量，并且因干部人事檔案有著非常大的作用，所以在相關(guān)管理人員在管理過程中需要小心翼翼，這使得管理人員的管理效率逐漸降低，對(duì)相關(guān)工作的開展產(chǎn)生嚴(yán)重阻礙，進(jìn)而產(chǎn)生較大的影響。但是隨著信息化時(shí)代的到來，科學(xué)技術(shù)的成熟驅(qū)使著干部人事檔案朝著數(shù)字化的方向不斷建設(shè)，通過計(jì)算機(jī)的操作來取代傳統(tǒng)的檔案的紙質(zhì)管理。雖然我國現(xiàn)階段干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)取得了一定的成效，但是目前仍處于數(shù)字化建設(shè)的初級(jí)階段，還無法完全支撐起相關(guān)的檔案工作。因此，加快干部人事檔案數(shù)字化的建設(shè)已經(jīng)成為國家發(fā)展進(jìn)步的首要工作[1]。

隨著時(shí)代的發(fā)展，快捷性與便利性已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的新風(fēng)向，就像領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的相關(guān)決策，需要各個(gè)部門在團(tuán)結(jié)合作的基礎(chǔ)上，高效、快捷的完成任務(wù)，并具有較高的質(zhì)量。而干部人事檔案工作的低效率會(huì)對(duì)相關(guān)工作產(chǎn)生一定的影響。干部人事檔案是檔案管理工作的重要組成部分，而干部人事檔案工作效率的低下會(huì)直接影響到整個(gè)檔案管理工作的效率和進(jìn)度。因此，需要加快干部人事檔案的數(shù)字化建設(shè)，使得檔案工作提升其工作效率，適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，滿足時(shí)代進(jìn)步所需要的必然要求。

2 數(shù)字化干部人事檔案建設(shè)過程中存在的問題

盡管當(dāng)下數(shù)字化干部人事檔案正在如火如荼的開展，但是受到諸多因素的影響，仍然存在一些問題對(duì)數(shù)字化干部人事檔案建設(shè)速度產(chǎn)生影響。其主要問題有，部分檔案管理人員受到傳統(tǒng)管理體制的影響，在當(dāng)下管理建設(shè)過程中仍然沿用傳統(tǒng)的管理方式，沒有新型管理人才去管理相關(guān)的數(shù)字檔案系統(tǒng)和軟件。部分地區(qū)的檔案館甚至是采用自行研發(fā)的管理軟件，使得管理建設(shè)工作效率低下[2]。并且因?yàn)橄嚓P(guān)數(shù)字化管理的配置相對(duì)落后，導(dǎo)致在進(jìn)行數(shù)字化干部人事檔案錄入時(shí)發(fā)生錄入錯(cuò)誤的情況，而且在管理建設(shè)過程中還會(huì)出現(xiàn)不及時(shí)更新的現(xiàn)象出現(xiàn)，造成相關(guān)數(shù)字化檔案工作效率與質(zhì)量不盡人意。這些問題最終導(dǎo)致干部人事檔案工作無法滿足數(shù)字化管理的需求，致使干部人數(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)效率、質(zhì)量與速度產(chǎn)生影響。形成紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案并存的局面，給相關(guān)人員的閱讀利用工作產(chǎn)生一定的影響。另外，干部人事檔案管理過程中存在問題，部分?jǐn)?shù)字化檔案館缺少復(fù)合型檔案管理人員，使得某些地區(qū)及時(shí)完成干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，但是其管理質(zhì)量與管理效率也沒有明顯提升，對(duì)數(shù)字化檔案建設(shè)產(chǎn)生誤解，最終導(dǎo)致對(duì)干部人事檔案建設(shè)產(chǎn)生一定的影響。除此之外，檔案資源的利用與開發(fā)只停留在表面層次，部分?jǐn)?shù)字化檔案館利用率較低，并且針對(duì)于檔案查詢功能只停留在檢索查詢階段，在進(jìn)行服務(wù)時(shí)經(jīng)常會(huì)形成較為封閉和被動(dòng)的局面。因此，需要轉(zhuǎn)變當(dāng)下數(shù)字檔案工作現(xiàn)狀，以此來推動(dòng)數(shù)字化干部人事檔案的建設(shè)?？梢酝ㄟ^開發(fā)網(wǎng)上查詢功能，可以清楚掌握干部人事檔案的情況，避免檔案字在存儲(chǔ)、查閱的過程中出現(xiàn)損壞丟失的情況。干部人事檔案的數(shù)字化建設(shè)不僅可以提升相關(guān)工作人員的效率與質(zhì)量，還能實(shí)現(xiàn)資源共享，極大提升了干部人事檔案的利用率。所以，需要在保證建設(shè)質(zhì)量的情況拿下，加快干部人事檔案建設(shè)的速度與效率，以此來提升干部人事檔案的利用率，并為社會(huì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。

3 加快干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的有效策略

3.1 制定標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)制度

要想有效的加快干部人事檔案數(shù)字化的建設(shè)，就必須要規(guī)范化其建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，以此來實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案建設(shè)的統(tǒng)一化。在當(dāng)下，我國干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)正處于初級(jí)的階段，而在這個(gè)階段中我國數(shù)字化檔案管理水平還不足以支撐數(shù)字化檔案的整體工作，并且缺乏統(tǒng)一性的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，在數(shù)字化檔案管理軟件方面有較大的差異性，對(duì)數(shù)字化檔案建設(shè)的有效性產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的影響。因此，要想在整個(gè)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)過程中運(yùn)籌帷幄，需要針對(duì)各個(gè)不同地區(qū)的不同情況，制定一個(gè)統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，使得數(shù)字化檔案建設(shè)更加標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化，以極大提升數(shù)字檔案建設(shè)的效率與質(zhì)量。當(dāng)然，在制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的過程中，無法做到瞬間形成全國統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，所以需要一步一步進(jìn)行統(tǒng)一，從各個(gè)地區(qū)的統(tǒng)一逐漸上升到全國統(tǒng)一，進(jìn)而讓我國的數(shù)字檔案工作更加穩(wěn)定和成熟[3]。

3.2 進(jìn)行有效的推廣和研發(fā)

在干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化之后，可以使其從一個(gè)地區(qū)的運(yùn)用轉(zhuǎn)變成整個(gè)國家的資源共享。例如某些地區(qū)的一些相關(guān)文件都是針對(duì)一個(gè)地區(qū)所制定的發(fā)展策略，而我們要想實(shí)行先讓一部分人富裕起來，然后再帶動(dòng)其他人共同富裕。主要方式就是通過全國性質(zhì)的檔案信息平臺(tái)，讓經(jīng)濟(jì)較為落后的地區(qū)對(duì)我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行分析，然后在帶領(lǐng)其進(jìn)行有效性的發(fā)展。而干部人事檔案數(shù)字化的建設(shè)能間接的體現(xiàn)出地區(qū)發(fā)展的現(xiàn)狀，進(jìn)而選擇出相對(duì)落后的地區(qū)進(jìn)行帶動(dòng)式發(fā)展。由此可以看出，干部人事檔案數(shù)字化的建設(shè)有著重要的價(jià)值和作用，然后對(duì)其進(jìn)行不斷的推廣與研發(fā)，進(jìn)而讓干部人事方案數(shù)字化建設(shè)發(fā)揮出更多的效用，為我國的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

3.3 落實(shí)檔案的準(zhǔn)確性

在干部人事檔案建設(shè)過程中，其中最重要的工作就是對(duì)龐大的檔案資料進(jìn)行篩選、落實(shí)，需要將不準(zhǔn)確、沒有及時(shí)更新的檔案進(jìn)行篩選和落實(shí)，并結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行檔案清理。當(dāng)然，相關(guān)的工作人員切記需要定時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)庫，否則數(shù)字化干部人事檔案只是有數(shù)量，卻沒有質(zhì)量。另外，在面對(duì)數(shù)量多、無序列、范圍較廣的信息資源時(shí)，相關(guān)人員不僅需要運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與計(jì)算機(jī)來進(jìn)行信息更新，還需要以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為基礎(chǔ)，對(duì)相關(guān)管理軟件進(jìn)行更新與開發(fā)，以此來將檔案數(shù)字信息整理、更新與檢閱、搜索功能結(jié)合在一起，在提升數(shù)字檔案利用率的同時(shí)，提升工作人員整體更新檔案的效率。因干部人事檔案的重要性，所以在干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，需要仔細(xì)認(rèn)真，切不可出現(xiàn)半點(diǎn)的馬虎紕漏。并需要從干部人事檔案的源頭之處開始進(jìn)行核查，以此來確保數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性以及質(zhì)量。另外，還需對(duì)相關(guān)工作人員、查閱者、接受者實(shí)施責(zé)任到個(gè)人的制度，以此來確保干部人事檔案的安全性與質(zhì)量。

3.4 做好紙質(zhì)檔案分類工作

當(dāng)下，干部人事檔案數(shù)字化的建設(shè)其主要目的就是為了能夠提升檔案的利用率，提升檔案工作的質(zhì)量與效率，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，將數(shù)字化檔案的價(jià)值與效用發(fā)揮到最大化。而在加快干部人事檔案建設(shè)的過程中，需要認(rèn)清一個(gè)事實(shí)，那就是我國的紙質(zhì)檔案每天都在以一個(gè)驚人的速度在不斷增長著，而針對(duì)這個(gè)問題，需要檔案館管理工作者做好紙質(zhì)檔案的分類，只有這樣才能提升紙質(zhì)檔案數(shù)字化的質(zhì)量與效率，進(jìn)一步加快干部人事檔案的數(shù)字化建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)我國紙質(zhì)檔案館信息化的轉(zhuǎn)變。

3.5 注重?cái)?shù)字檔案信息的安全性

在干部人事檔案數(shù)字建設(shè)的過程中，還有一個(gè)至關(guān)重要的問題，那就是信息檔案的安全性。為了確保數(shù)字干部人事信息檔案不丟失、不損壞、不被犯罪分子獲取，進(jìn)而從中獲利，需要從檔案管理工作角度確保干部人事數(shù)字化檔案的安全性。需要針對(duì)數(shù)字化檔案管理的實(shí)際情況制定相應(yīng)的管理制度與法律制度。然后通過定期檢查，針對(duì)管理層進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，以此來提升檔案的安全性。另外，相關(guān)人員應(yīng)注意對(duì)管理軟件的開發(fā)與維護(hù)，防止管理軟件因自身系統(tǒng)崩潰導(dǎo)致文件損壞和丟失，并且針對(duì)管理軟件設(shè)置相應(yīng)的防火墻，以此確保管理軟件不受病毒以及黑客的侵?jǐn)_，同時(shí)做好相關(guān)的備份還原工作。通過這種方式來最大化確保數(shù)字檔案的安全性，為干部人事檔案的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，并提升其數(shù)字化建設(shè)的效率與質(zhì)量。

4 結(jié)束語

綜上所述，加強(qiáng)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)我國社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步有著至關(guān)重要的影響和作用，并對(duì)我國機(jī)密信息的良好保障提供巨大的幫助。因此，需要認(rèn)清當(dāng)下發(fā)展趨勢(shì)，總結(jié)出干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題，及時(shí)制定解決策略并加以實(shí)施，然后再結(jié)合有效的措施來提升干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量和效率，從而為實(shí)現(xiàn)我國紙質(zhì)檔案館完全信息化這一目標(biāo)奠定良好的基礎(chǔ)，并提供強(qiáng)有力的支撐。

參考文獻(xiàn)

[1]遲菲菲，顏曉燕.無錫市級(jí)醫(yī)院干部人事檔案數(shù)字化管理平臺(tái)改進(jìn)設(shè)想[J].經(jīng)營管理者，2017（24）.

[2]丁麗榮.關(guān)于干部人事檔案整理中存在的問題分析和建議探討[J].科技展望，2017，27（18）.

[3]劉英，陳潔.對(duì)推進(jìn)干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的幾點(diǎn)思考[J].教育現(xiàn)代化，2016（8）.

作者簡介

黃莉雯（1982-），女，廣西南寧人，館員，碩士研究生，研究方向：檔案管理。