張晶

（齊魯師范學(xué)院后勤管理處，山東濟(jì)南 250013）

1 高校會(huì)計(jì)檔案信息化管理的必要性

1.1 有利于促進(jìn)高校內(nèi)部管理改革

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息的處理方式是相對比較落后的，由于科學(xué)技術(shù)不發(fā)達(dá)，在進(jìn)行信息的傳播和發(fā)展的過程之中信息的流動(dòng)速度較慢。而進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案信息化管理則可以使得整個(gè)的會(huì)計(jì)信息流程更加順暢，使工作效率得到較大的提高，同時(shí)也可以完善機(jī)構(gòu)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，建立起完整的制度，從一定程度上保證高校內(nèi)會(huì)計(jì)檔案信息化的發(fā)展和進(jìn)步，同時(shí)也為高校今后的內(nèi)部管理改革改革打下了基礎(chǔ)做好了準(zhǔn)備。

1.2 有利于提高高校內(nèi)部管理水平

一是會(huì)計(jì)檔案信息化使得整個(gè)學(xué)校內(nèi)部的信息網(wǎng)絡(luò)成為一體，各個(gè)部門之間實(shí)現(xiàn)了資源共享，信息傳遞的速度也在不斷提升； 二是高速傳遞的信息平臺(tái)也為校內(nèi)信息的流轉(zhuǎn)提供了強(qiáng)有力的技術(shù)保障； 三是檔案信息化的建立也為高校的發(fā)展提供了更加準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，學(xué)校決策部門可以根據(jù)全面具體的數(shù)據(jù)來進(jìn)行分析和研究，從而得出適合與本校發(fā)展的路徑，對今后高校的管理具有重要的促進(jìn)作用； 四是也增強(qiáng)了學(xué)校檔案管理的水平，通過信息化檔案進(jìn)行提取和審核，可以從學(xué)校的實(shí)際出發(fā)，制定出更加適合于學(xué)校發(fā)展的決策和制度，從而保證學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展和不斷進(jìn)步。

1.3 有利于提升校內(nèi)財(cái)務(wù)的準(zhǔn)確性

檔案的信息化在使用的過程中依靠電子技術(shù)來進(jìn)行信息的傳播，而科技具有強(qiáng)大的精確性和準(zhǔn)確性，相比較以往的會(huì)計(jì)人工檔案管理，科技的使用提升了工作效率，同時(shí)也更加保證了工作的高效率。而對于相關(guān)的工作人員來講，利用信息技術(shù)來完成工作也在一定程度上減輕了工作的負(fù)擔(dān)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確可靠性，且可以用時(shí)較短時(shí)間促進(jìn)檔案管理的實(shí)效性，提升檔案管理的質(zhì)量。

1.4 有利于提升員工的素質(zhì)

會(huì)計(jì)檔案管理需要極強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，需要具有會(huì)計(jì)的基本技能，而在信息化管理的過程之中會(huì)計(jì)檔案工作者就需要根據(jù)自身的工作來進(jìn)行技能的學(xué)習(xí)和掌握。由于信息化管理不同于傳統(tǒng)理念上的會(huì)計(jì)工作，需要技術(shù)方面的支撐，掌握計(jì)算機(jī)和相關(guān)設(shè)備軟件的使用，所以對于會(huì)計(jì)檔案工作者來講是一項(xiàng)新的挑戰(zhàn)，需要不斷根據(jù)工作的需求來完善自身的知識(shí)和技術(shù)能力，需要不斷學(xué)習(xí)和進(jìn)步。這樣既提升了員工的整體素質(zhì)，同時(shí)也增強(qiáng)了員工的辦事效率。

2 高校會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

2.1 缺乏相對應(yīng)的制度保障

維系高校的日常運(yùn)轉(zhuǎn)，制度是基本的保障。對于會(huì)計(jì)檔案管理來講，則需要更加全面和明確的制度來掌制。由于會(huì)計(jì)信息化速度加快，產(chǎn)生的文件、數(shù)據(jù)具有極強(qiáng)的不穩(wěn)定性，這就需要更加全面的管理來保障資料的保存，而電子數(shù)據(jù)容易丟失和損壞，所以在工作的過程之中需要處處按照規(guī)定和制度來進(jìn)行。但是在部分高校內(nèi)由于會(huì)計(jì)檔案信息化管理開展得還不是很全面，所以沒有及時(shí)出臺(tái)相關(guān)的制度來對工作方式和行為進(jìn)行約束和管制，在工作中也僅僅是出于自身的認(rèn)識(shí)和原有的專業(yè)技能，這樣一來，就無法保證信息化會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性，甚至還會(huì)造成檔案的混亂乃至丟失，以至影響高校今后的檔案完整。這是由于沒有制度來規(guī)范相關(guān)人員的工作所帶來的不良影響，同時(shí)也給不良現(xiàn)象的發(fā)生提供了空間和載體，對于檔案信息化管理具有消極作用。

2.2 技術(shù)設(shè)備還不夠完善健全

在信息化管理模式下，需要更加先進(jìn)的設(shè)備來保障管理的運(yùn)行，而在這個(gè)過程之中，需要不斷突破自身的局限性，提高技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)更高效的辦公和管理。目前，有些高校內(nèi)部尚未建立起網(wǎng)絡(luò)安全保障防護(hù)平臺(tái)，在日常的辦公中很容易遭到數(shù)據(jù)的外泄，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不安全，同時(shí)也造成檔案信息化不健全，這會(huì)在進(jìn)行后期的管理中出現(xiàn)問題，影響信息化管理的進(jìn)程。在一些高校內(nèi)部的信息化管理過程之中由于技術(shù)不完善，管理的水平還停留在最初的階段，就會(huì)造成信息傳遞過程緩慢，同時(shí)也增加了工作的難度，在更新技術(shù)設(shè)備的同時(shí)，還需要更加全面的技術(shù)來指導(dǎo)檔案的信息化管理。

2.3 管理人員信息技術(shù)水平較低

對于信息化管理者來講，需要不斷進(jìn)行技術(shù)方面的學(xué)習(xí)，專業(yè)知識(shí)+信息技術(shù)是決定管理人員工作效率和質(zhì)量的重要條件，只有掌握信息技術(shù)才可以在信息化管理的過程中各司其職。部分高校會(huì)計(jì)人員沒有充分認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案信息化管理的重要性，對于日常工作抱有懈怠的心態(tài)，在工作中沒有充分發(fā)揮自身的能動(dòng)性，導(dǎo)致工作效率降低，同時(shí)也影響了管理的進(jìn)程。而部分管理人員由于自身的技術(shù)能力有限，在工作中無法調(diào)配相關(guān)的信息化輔助工具，導(dǎo)致相關(guān)數(shù)據(jù)的丟失和遺漏，會(huì)造成檔案信息化的數(shù)據(jù)不精準(zhǔn)，無法提供更加準(zhǔn)確的信息，造成信息失真或者檔案的外泄，這些都會(huì)給高校內(nèi)部管理帶來消極的影響。在某高校的會(huì)計(jì)信息化管理過程中，對于學(xué)生信息的管理需要通過數(shù)據(jù)和報(bào)表的形式來進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和匯總，由于相關(guān)人員的專業(yè)技術(shù)素養(yǎng)較低，在數(shù)據(jù)輸入的過程之中造成了數(shù)據(jù)的紊亂，不僅影響了學(xué)生今后在校內(nèi)的學(xué)習(xí)，同時(shí)在后期的修改和排查中也增加了難度，導(dǎo)致學(xué)生資料的不符，給學(xué)生的學(xué)習(xí)生活以及學(xué)校的正常管理帶來困難。

2.4 基礎(chǔ)管理工作力度不夠

高校的檔案管理，需要相對比較安全而優(yōu)良的環(huán)境，這不僅可以保證檔案信息的安全，同時(shí)也為檔案的留存提供了良好的空間。但是，部分高校會(huì)計(jì)檔案管理部門，檔案的放置沒有專門、固定的場所，而只是簡單存放在書柜中，這會(huì)導(dǎo)致檔案出現(xiàn)潮濕、損壞、遺失的可能，也增加了檔案的不穩(wěn)定性，對于今后檔案的留存具有消極影響。有的高校由于沒有相關(guān)的規(guī)定和要求，對于檔案的裝訂和保存也沒有固定的模式，處于隨意的狀態(tài)，在后期的查詢和尋找中增加了工作的難度，再加上沒有對會(huì)計(jì)檔案經(jīng)過編碼和標(biāo)記，造成檔案秩序的混亂，影響了檔案的查詢使用。而相關(guān)的工作人員由于沒有受到過統(tǒng)一的專業(yè)培訓(xùn)，所以在進(jìn)行整理的過程之中個(gè)人之間裝訂方式不夠統(tǒng)一，這就造成了檔案管理方式的混亂，影響檔案的統(tǒng)一性，對后期的管理造成不良影響。

2.5 缺乏應(yīng)有的監(jiān)督機(jī)制

會(huì)計(jì)檔案信息化，需要進(jìn)行統(tǒng)一的管理，需要根據(jù)制度來嚴(yán)格要求和規(guī)定檔案管理者的行為，并且需要有效的監(jiān)督。而有的高校內(nèi)部對于檔案管理缺乏相對應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，就導(dǎo)致在日常的工作中出現(xiàn)檔案的保存、查閱、尋找沒有固定的流程和順序，檔案管理處于混亂的狀態(tài)；還有的高校由于缺乏檔案監(jiān)督機(jī)制，所以在后期的管理過程之中只是單單依靠檔案管理者自身的能動(dòng)性，沒有明確的規(guī)定和固定的模板來規(guī)范管理工作，很容易出現(xiàn)檔案內(nèi)數(shù)據(jù)和信息的失誤以及遺漏；甚至在部分學(xué)校的檔案管理中需要按照國家規(guī)定來銷毀，但是由于沒有監(jiān)管機(jī)制的安排無法實(shí)現(xiàn)定期銷毀，這就占據(jù)了其他檔案的保管空間，給檔案管理帶來了多重的困擾，同時(shí)也影響了檔案的查閱和保存，不利于高校檔案管理工作的順利開展和實(shí)施。

3 加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案信息化管理的方法創(chuàng)新

3.1 建立健全財(cái)會(huì)檔案信息化管理制度創(chuàng)新

制度是保證一切工作順利實(shí)施的前提，也正是由于制度的確立才可以更加健全管理人員對于工作的認(rèn)知，提升管理工作水平，指導(dǎo)會(huì)計(jì)工作人員進(jìn)步和完善自身的行為。這就要求高校內(nèi)部要建立起會(huì)計(jì)人員信息化工作守則，以明確的制度條例來約束工作者的行為，將其在工作中遇到的問題以及相對應(yīng)的解決措施進(jìn)行匯總和分析，以明確的規(guī)定來正確地指導(dǎo)會(huì)計(jì)人員工作。另外，還要對檔案的信息化管理方式提出更加全面和具體的要求，對信息化會(huì)計(jì)檔案前期的收集準(zhǔn)備、 財(cái)會(huì)工作中的如實(shí)準(zhǔn)確記載以及定期立卷歸檔等都要作出具體的規(guī)定； 會(huì)計(jì)人員在進(jìn)行檔案的整理過程中也要按照制度要求不斷地進(jìn)行完善。這是為了更好地將檔案管理工作持續(xù)高效地進(jìn)行下去所采取的必要措施，而制度的出臺(tái)也在一定程度上促進(jìn)了信息化管理工作的有效執(zhí)行，這也是從根本上對會(huì)計(jì)檔案信息化管理工作進(jìn)行規(guī)范的舉措，制度的建立和實(shí)施對于整個(gè)會(huì)計(jì)檔案信息化管理工作具有強(qiáng)大的促進(jìn)作用。

3.2 完善會(huì)計(jì)工作信息化技術(shù)設(shè)備的更新升級(jí)

會(huì)計(jì)檔案信息化管理，需要依靠更加先進(jìn)的技術(shù)和更加完善的信息化流程，技術(shù)的提升和進(jìn)步是推動(dòng)管理朝著更好方向發(fā)展的動(dòng)力。隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)水平不斷上升，技術(shù)的使用可以幫助各個(gè)領(lǐng)域內(nèi)工作效率的提升，對于會(huì)計(jì)檔案信息化管理來講，由于在工作中需要依靠信息的傳播和流轉(zhuǎn)來開展日常的工作，所以在進(jìn)行檔案信息化管理的過程中需要不斷提升技術(shù)設(shè)備的科技水平。通過引進(jìn)更加專業(yè)的設(shè)備來實(shí)現(xiàn)信息化管理，會(huì)計(jì)專業(yè)技術(shù)人員在檔案的管理過程中建立數(shù)據(jù)庫，完善網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)，在今后數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)過程之中形成一套完善的體系，這樣就可以在一定程度上完善網(wǎng)絡(luò)信息化傳播的方式，形成更加適合于高校本身的會(huì)計(jì)檔案信息化管理方式。高校通過建立校內(nèi)信息資源網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將校內(nèi)的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行充分的統(tǒng)計(jì)和融合，形成完整的數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫中將會(huì)計(jì)信息完整記錄和保存下來，這樣就自然提高了會(huì)計(jì)檔案信息化管理的效率，對于數(shù)據(jù)的使用也就更加輕松和便捷了。

3.3 提升會(huì)計(jì)檔案人員的信息化素養(yǎng)

會(huì)計(jì)和檔案人員的技術(shù)水平與專業(yè)技能也是影響管理水平的主要因素，在新的時(shí)代環(huán)境下，人才的質(zhì)量也從一定程度上標(biāo)志著相關(guān)行業(yè)的水平和發(fā)展情況。對于檔案信息化管理來講，從業(yè)人員需要具備著較高的專業(yè)素質(zhì)，由于工作性質(zhì)的要求，對信息技術(shù)的掌握需要極強(qiáng)的專業(yè)水準(zhǔn)來輔助工作的進(jìn)展。不少高校在檔案信息化管理過程中組織專業(yè)人員定期培訓(xùn)，組織相關(guān)人員到專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行學(xué)習(xí)，使專業(yè)人員在學(xué)習(xí)中更新專業(yè)知識(shí)，增長自身的技能，工作中將培訓(xùn)學(xué)習(xí)到的知識(shí)和技能進(jìn)行交流，并針對自身的工作崗位進(jìn)行反思，尋找出適合于自身進(jìn)步和發(fā)展的技術(shù)，專業(yè)素養(yǎng)不斷進(jìn)步。

3.4 加強(qiáng)基礎(chǔ)管理工作的投入

對于會(huì)計(jì)檔案信息化管理來講，需要更加強(qiáng)化管理模式和管理環(huán)境，通過管理環(huán)境的不斷提升和改善，從而保證檔案處于安全穩(wěn)定的環(huán)境之中。也正是由于信息化檔案的保存得到了優(yōu)化和改善，使得在今后的管理過程之中可以保證了檔案的完整性，也在一定程度上促進(jìn)了管理工作的后期開展，這對于加強(qiáng)檔案的管理是具有重要作用的。當(dāng)前，部分高校對于檔案的保存引進(jìn)了更高的配置，如在傳統(tǒng)的檔案柜保存下，檔案很容易受到外部條件的影響，會(huì)出現(xiàn)返潮、丟失、破壞等問題，而針對這一問題學(xué)校內(nèi)部檔案保存柜進(jìn)行了改造，購買了新型的設(shè)備，保證了檔案保存的內(nèi)部環(huán)境，同時(shí)對于相關(guān)檔案的整理和裝訂的過程之中也以更加明確的方式來進(jìn)行規(guī)定，員工需要對檔案管理方式進(jìn)行學(xué)習(xí)，并在今后的工作中以更加明確和統(tǒng)一的形式來進(jìn)行檔案的裝訂和管理，這也是為了提升會(huì)計(jì)檔案管理的工作效率，提升管理水平的一項(xiàng)基礎(chǔ)性措施。

3.5 建立健全相關(guān)的監(jiān)督機(jī)制創(chuàng)新

對于檔案的信息化管理來講，需要利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和科技手段來實(shí)現(xiàn)和數(shù)據(jù)的記錄信息的傳遞，在進(jìn)行管理的過程之中需要建立起相關(guān)的監(jiān)督機(jī)制，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。由于網(wǎng)絡(luò)具有虛擬性和不可控性，再加上檔案信息屬于學(xué)校內(nèi)部的資料信息，需要建立起安全保障監(jiān)督體系，通過對于不良病毒、木馬的及時(shí)檢查和整治提供出更加安全的管理環(huán)境。部分學(xué)校的檔案管理平臺(tái)上設(shè)置了訪客記錄，對于進(jìn)入到平臺(tái)上進(jìn)行查看檔案的人員進(jìn)行足跡的記錄，以免在不法人員進(jìn)入網(wǎng)站進(jìn)行非法操作。同時(shí)部分學(xué)校內(nèi)部還設(shè)置了數(shù)據(jù)備份管理，針對學(xué)校采集的數(shù)據(jù)，在進(jìn)行匯總的過程之中需要根據(jù)數(shù)據(jù)的情況進(jìn)行備份，這樣一來保證了檔案信息的安全性，在檔案一旦受到破壞之后依舊可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行使用，同時(shí)這樣也增加了檔案的流通性。

4 結(jié)語

會(huì)計(jì)檔案管理信息化是高校在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算過程中的一種工作方式，通過記錄和展現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，將具有保存價(jià)值的文字、數(shù)據(jù)、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料保存下來，它們是學(xué)校內(nèi)部重要的史料和證據(jù)，是對學(xué)校業(yè)務(wù)進(jìn)行分析、計(jì)劃、決策、監(jiān)督的重要依據(jù)和基本信息特征。隨著各個(gè)高校內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案信息化的發(fā)展及會(huì)計(jì)信息化的逐步推進(jìn)，高校通過運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段對會(huì)計(jì)檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)收集、整理、保管和利用，使會(huì)計(jì)檔案信息化更加方便后期的查閱和使用，同時(shí)也加快了推進(jìn)高校教育現(xiàn)代化的發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案信息化管理也將成為高校今后發(fā)展和進(jìn)步的必然要求。