夏丹丹 吉林省四平市伊通滿族自治縣檔案館

近年來(lái)，信息化建設(shè)在我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域都有了長(zhǎng)足的突破。對(duì)于各縣級(jí)綜合檔案館來(lái)說(shuō)，包括檔案的生成、管理、開發(fā)利用等方面加快信息化的步伐也成了勢(shì)在必行的事情。但是就目前情況來(lái)看，一些經(jīng)濟(jì)實(shí)力不夠的縣級(jí)地區(qū)，綜合檔案館在信息化建設(shè)和人員技能的水平上還相對(duì)落后，和我國(guó)目前的經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度越來(lái)越不適應(yīng)，所以加快縣級(jí)綜合檔案館的信息化建設(shè)是非常有必要的。

一、縣級(jí)綜合檔案館信息化建設(shè)的問題

(一)缺乏足夠的重視和經(jīng)費(fèi)

綜合檔案館的信息化建設(shè)在部分縣級(jí)政府的重視程度不夠。政府關(guān)注規(guī)劃、城建、衛(wèi)生等部門的發(fā)展情況卻忽視了檔案館的建設(shè)，在財(cái)政支持上遠(yuǎn)達(dá)不到發(fā)展需求，最終阻礙了縣級(jí)綜合檔案館的信息化建設(shè)。這其中的原因是多方面的，首先就是檔案館無(wú)法給各縣經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來(lái)明顯的效益增長(zhǎng)，其次就是建立檔案館需要大量的資金注入，館藏二十萬(wàn)卷左右就需要千萬(wàn)左右的投資，這是很多縣級(jí)政府無(wú)法負(fù)擔(dān)的[1]。

(二)工作復(fù)雜見效慢

檔案館的信息化建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的工程，首先就是各種硬件設(shè)施的建設(shè)，其次就是各種軟件的配套，還有處理海量的數(shù)據(jù)。雖然縣級(jí)檔案館的館藏?cái)?shù)量不如省市級(jí)檔案館那么大，但是數(shù)據(jù)量也非常龐大。數(shù)以十萬(wàn)的文書、材料、檔案和影像資料，需要按照規(guī)范經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理，之后還要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份、加密、架設(shè)防火墻等安全措施。短時(shí)間內(nèi)無(wú)法將工程量巨大的檔案館建設(shè)好，這也在一定程度上影響了信息化的進(jìn)程。

(三)缺乏信息化建設(shè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

上文提到檔案館的信息化建設(shè)有很多環(huán)節(jié)、內(nèi)容龐雜，所以在實(shí)際操作的過(guò)程當(dāng)中就需要統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，包括數(shù)字化內(nèi)容錄入的統(tǒng)一格式、資料的歸檔分類、索引條目等。如果每一個(gè)縣級(jí)檔案館都按照各自的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行信息化建設(shè)，那么在取用的過(guò)程當(dāng)中就會(huì)產(chǎn)生巨大的麻煩，所以政府部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行統(tǒng)一的指導(dǎo)，給出統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，讓各地縣級(jí)綜合檔案館之間相互聯(lián)系、相互協(xié)調(diào)、互通有無(wú)、這樣也能夠避免內(nèi)容的重復(fù)，節(jié)約人力和時(shí)間成本。

(四)缺乏專業(yè)性人才

信息化檔案館和傳統(tǒng)檔案館不同，對(duì)管理人員的要求很高，除了具備檔案管理技能以外，還需要能夠熟練的操作計(jì)算機(jī)，精通檔案管理的相應(yīng)軟件，掌握信息化檔案館的相應(yīng)流程，還能夠?qū)ζ渌{(diào)用、閱讀者基于指導(dǎo)和幫助。以往的傳統(tǒng)檔案管理人員大多數(shù)都是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，計(jì)算機(jī)專業(yè)的人才很少有機(jī)會(huì)進(jìn)入檔案館工作，這也限制縣級(jí)綜合檔案館信息化建設(shè)的進(jìn)程。

二、加快縣級(jí)綜合檔案館信息化建設(shè)的方法

(一)館藏的數(shù)字化建設(shè)

縣級(jí)檔案館首先要完成館藏的數(shù)字化建設(shè)，紙質(zhì)檔案會(huì)有老舊、破損甚至遺失等情況的發(fā)生，但是數(shù)字化存儲(chǔ)只要做好備份就不會(huì)丟失。但是由于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化需要投入相當(dāng)?shù)呢?cái)力、物力、人力，所以如果當(dāng)?shù)卣慕?jīng)費(fèi)不足，還可以選擇優(yōu)先將重要程度高的館藏部分優(yōu)先儲(chǔ)存。如果缺乏相應(yīng)的人才，還可以將部分業(yè)務(wù)進(jìn)行外包，以加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。同時(shí)在館藏?cái)?shù)字化的前提下，還應(yīng)該建立起數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檔案館館藏的管理、分類和取用[2]。

(二)檔案館自動(dòng)化辦公

在檔案館數(shù)字化建設(shè)的前提下，檔案館也應(yīng)該匹配自動(dòng)化辦公的設(shè)備。在檔案館內(nèi)部，應(yīng)該利用掃描儀等設(shè)備完成文件的錄入、編輯和分類歸檔等任務(wù)，一臺(tái)設(shè)備的輸入速度要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于十幾個(gè)人的人工速度，而且不會(huì)疲憊，只需要安排一個(gè)科室人員進(jìn)行操作就可以極大的加快檔案的數(shù)字化進(jìn)程，同時(shí)還可以減少大量的人工成本，提高效率。在各檔案館之間，應(yīng)該建立局域網(wǎng)或內(nèi)網(wǎng)，不但能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)上收發(fā)文件，還可以對(duì)相互之間的館藏進(jìn)行資源共享，避免重復(fù)錄入，造成資源浪費(fèi)。

(三)建立數(shù)據(jù)庫(kù)與社會(huì)共享

縣級(jí)綜合檔案館的館藏是一種社會(huì)資源，傳統(tǒng)檔案館查閱相對(duì)繁瑣，破損和遺失還會(huì)造成很大影響。所以檔案館的資料應(yīng)該在數(shù)字化館藏的基礎(chǔ)上建立網(wǎng)站，設(shè)立檔案館簡(jiǎn)介、檔案分類、文件法規(guī)等多個(gè)索引分類，并開通與社會(huì)公眾溝通互動(dòng)的通道，為百姓答疑解惑，了解國(guó)家政策和館藏內(nèi)容。如果不具備相應(yīng)條件的地區(qū)可以借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)公司的技術(shù)，將當(dāng)?shù)仞^藏的信息內(nèi)容嫁接在對(duì)方的服務(wù)器上，這樣管理和維護(hù)的工作由網(wǎng)絡(luò)技術(shù)公司負(fù)責(zé)，也可以節(jié)省檔案館的人力資源[3]。

(四)引進(jìn)信息化技術(shù)人才

專業(yè)化的人才，是推進(jìn)縣級(jí)檔案館信息化建設(shè)的重要條件。對(duì)于計(jì)算機(jī)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等方面的專業(yè)化內(nèi)容是檔案管理專業(yè)的人員無(wú)法完成的。所以引進(jìn)適用檔案管理軟件和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理的技術(shù)人才對(duì)加快檔案館信息化建設(shè)進(jìn)程非常重要。同時(shí)，對(duì)于一些有關(guān)計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)管理、軟件應(yīng)用等方面，也應(yīng)該對(duì)館內(nèi)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。對(duì)于簡(jiǎn)單的錄入、索引、上傳、修改等方面，需要具備熟練的操作能力。

(五)確保信息安全

檔案館的館藏都是非常珍貴的資料和數(shù)據(jù)，所以保證信息安全也是信息化建設(shè)的重中之重。檔案館需要嚴(yán)格遵守檔案法規(guī)和保密法規(guī)，結(jié)合各管的實(shí)際情況，增強(qiáng)保密意識(shí)，確保秘鑰管理和信息鑒定。專人負(fù)責(zé)，建立防火墻和防入侵警報(bào)，確保設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的安全。建立備份數(shù)據(jù)庫(kù)，遇到意外事故或者自然災(zāi)害的情況下，也可以保證數(shù)據(jù)安全和數(shù)據(jù)恢復(fù)能力。

三、總結(jié)

我國(guó)各縣級(jí)綜合檔案館的館藏具有莫大價(jià)值，但是這些珍稀的館藏卻沒有發(fā)揮出應(yīng)有的作用，究其根本原因，就是紙質(zhì)館藏取用不便，想要閱覽還必須到檔案館尋找。利用現(xiàn)代化手段，將這些館藏進(jìn)行數(shù)字化、信息化、數(shù)據(jù)庫(kù)化的處理，方便各科室和社會(huì)各界取用，即節(jié)省了取閱的時(shí)間、增加了效率，同時(shí)還提升了人們對(duì)館藏使用的興趣，對(duì)于我國(guó)社會(huì)化建設(shè)的進(jìn)程有莫大助益。