王彥秀 吉林省長(zhǎng)春市農(nóng)安縣農(nóng)業(yè)機(jī)械化學(xué)校

檔案管理即文檔信息管理，屬于事業(yè)單位管理的一部分[1]?？v觀我國(guó)事業(yè)單位檔案管理發(fā)展由邊緣到重視、由人工為主到信息化能力、由松散到規(guī)范，逐步完善與規(guī)范化。在新一輪事業(yè)單位改革中，對(duì)于事業(yè)單位信息管理提出了更高要求，檔案管理地位日益提升，為事業(yè)單位政策制定提供客觀的檔案數(shù)據(jù)；人才選拔提供人事檔案信息；內(nèi)部改革提供歷次經(jīng)驗(yàn)總結(jié)文檔信息。

一、檔案的規(guī)范化管理落實(shí)現(xiàn)狀

(一)觀念滯后

檔案管理規(guī)范化建設(shè)是近年來(lái)檔案規(guī)范化管理中強(qiáng)調(diào)的工作重點(diǎn)，但實(shí)際落實(shí)中“口號(hào)大于實(shí)際”，事業(yè)單位工作人員也沒有真正意識(shí)到規(guī)范化管理的重要性。部分單位在實(shí)際管理過(guò)程中仍然將檔案管理邊緣化，各項(xiàng)政策制定與人員調(diào)動(dòng)也沒有參照檔案信息，管理效率有限?！吧闲凶匀幌滦А?，基層事業(yè)單位工作人員在實(shí)際工作中也輕視檔案管理規(guī)范化的落實(shí)，導(dǎo)致相關(guān)工作處處受阻。

(二)制度欠缺

我國(guó)事業(yè)單位檔案管理在規(guī)范化進(jìn)程中仍然采用“老舊”管理制度，新要求、新標(biāo)準(zhǔn)、新內(nèi)容與管理制度嚴(yán)重不相符。尤其在檔案規(guī)范化進(jìn)程管理中，對(duì)于檔案信息的采集、歸納、建檔、調(diào)檔、歸檔都有要求，但制度上卻缺乏細(xì)致的規(guī)定，導(dǎo)致規(guī)范化管理流于形式。制度滯后于檔案管理需求增加了規(guī)范管理難度，工作人員仍然按照“老辦法”進(jìn)行規(guī)范化管理工作，“半生不熟”式的管理模式會(huì)導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)混亂。

(三)高屋建瓴

在事業(yè)單位改革過(guò)程中事業(yè)單位出現(xiàn)了分化，一部分投入到市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中，而另一部分更加側(cè)重于為人民提供優(yōu)質(zhì)的社會(huì)服務(wù)。在新形勢(shì)下，事業(yè)單位意識(shí)到發(fā)展與管理需要建立在科學(xué)的基礎(chǔ)上，必須有依據(jù)、有事實(shí)、有效果，愈加重視單位檔案規(guī)范化管理[2]。但在規(guī)范化管理理解上存在著偏差，多是采購(gòu)電腦、檔案管理軟件、掃描設(shè)備，而忽視了系統(tǒng)化建設(shè)，沒有著手于實(shí)際建設(shè)工作，僅是將現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行電子化錄入，缺乏深入的規(guī)范化管理，高屋建瓴式的規(guī)范化管理并不能夠徹底推動(dòng)信息化管理，只能徒具其表。

二、檔案的規(guī)范化管理落實(shí)策略

(一)變革觀念，加強(qiáng)配合

在新的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，檔案管理必須提升至重要地位。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)識(shí)到檔案規(guī)范化管理重要性，在開展管理工作時(shí)多采用檔案信息，使其能夠發(fā)揮信息價(jià)值。日常管理中，單位領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)注規(guī)范化管理落實(shí)情況，組織專人攻克規(guī)范化管理中所出現(xiàn)的難點(diǎn)，工作人員在領(lǐng)導(dǎo)帶動(dòng)下也會(huì)提升工作效率，上下齊心配合做好規(guī)范化管理工作。同時(shí)，相關(guān)事業(yè)單位也應(yīng)該結(jié)合單位實(shí)際情況，逐步下?lián)苜Y金采購(gòu)檔案信息化管理設(shè)備，為規(guī)范化管理工作提供必要的設(shè)備基礎(chǔ)。在人員培養(yǎng)上，如果有條件可以吸納檔案管理人才進(jìn)入到隊(duì)伍中，提升檔案管理水平，對(duì)于現(xiàn)有工作人員要加強(qiáng)思想培訓(xùn)、專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)、現(xiàn)代電子設(shè)備操作培訓(xùn)、安全意識(shí)培訓(xùn)等，提升檔案管理人員的現(xiàn)代工作意識(shí)。

(二)完善制度，精益求精

管理制度有著模板管理作用，讓檔案管理工作人員在面對(duì)實(shí)際工作時(shí)能夠有章可循、詢證做事。因此在新形勢(shì)下，規(guī)范化管理應(yīng)該具有長(zhǎng)效化、穩(wěn)定性、細(xì)致化、規(guī)范化等特征。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該與檔案管理基層工作人員進(jìn)行商討，指出哪些條例需要?jiǎng)h除、哪些內(nèi)容不完善、哪些問(wèn)題需要添加。其次，要將檔案管理制度細(xì)致化，確定檔案管理的具體標(biāo)準(zhǔn)，如信息采集格式必須有時(shí)間、內(nèi)容簡(jiǎn)述、相關(guān)證據(jù)等信息，各個(gè)部門在提供檔案信息數(shù)據(jù)時(shí)也必須要按照規(guī)定明確內(nèi)容，確保檔案信息真實(shí)可靠。如人事檔案管理中對(duì)于工作人員的年齡、生日、黨齡、工齡上存在數(shù)據(jù)記錄偏差，主要是因?yàn)闀r(shí)間記錄方式不一致，有虛歲記錄，也有周歲記錄，導(dǎo)致檔案信息存在誤差。因此在完善制度過(guò)程中一定要對(duì)細(xì)節(jié)問(wèn)題給予明確，減少模糊管理的存在。檔案信息管理在事業(yè)單位的價(jià)值體現(xiàn)在信息數(shù)據(jù)上，在制度上一定要規(guī)范化管理，力求精益求精，發(fā)揮其信息價(jià)值。

(三)深化改革，系統(tǒng)建設(shè)

規(guī)范化管理的技術(shù)依托主要是電子化設(shè)備、數(shù)據(jù)處理技術(shù)、專業(yè)管理人才。僅是采購(gòu)電子化設(shè)備顯然無(wú)法滿足規(guī)范化管理需求。另外，規(guī)范化管理還需要事業(yè)單位各個(gè)部門的配合，不能夠僅是局限于檔案管理內(nèi)部。其他部門如果遞交的檔案信息源不真實(shí)、不可靠、不完整同樣會(huì)影響到檔案規(guī)范化管理工作的開展。此外，原有的檔案信息多為紙質(zhì)數(shù)據(jù)，規(guī)格、格式等內(nèi)容各異，在信息化錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中都需要各個(gè)部門的配合校正。

在深化改革過(guò)程中，需要對(duì)檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)化建設(shè)：①在電子設(shè)備上，根據(jù)事業(yè)單位實(shí)際財(cái)力分批采購(gòu)，避免相關(guān)軟件更新過(guò)快，滯后管理發(fā)展；②數(shù)據(jù)處理技術(shù)，檔案管理數(shù)據(jù)處理技術(shù)是指能夠按照軟件模板要求正確上傳檔案數(shù)據(jù)，并確保數(shù)據(jù)的安全性，能夠定期進(jìn)行更新、校對(duì)；③專業(yè)管理人才，在新形勢(shì)下檔案管理人員需要具備數(shù)據(jù)處理、電子設(shè)備使用及維護(hù)、檔案管理多項(xiàng)知識(shí)，多對(duì)其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，多開展規(guī)范化實(shí)踐管理工作，只有如此才能夠真正促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化開展。