□吳昀霖

公文系統(tǒng)是電子政務(wù)管理的有效組成之一，電子政務(wù)發(fā)展背景下公文管理系統(tǒng)，需要促進(jìn)政府內(nèi)部和部門之間的公文擬稿和核發(fā)等，從而優(yōu)化電子政務(wù)的管理系統(tǒng)操作流程。政府部門之間的信息共享和公文互動(dòng)，有利提高政府辦公效率，將以往手工處理取締成電子化處理，例如地稅的稅務(wù)征管系統(tǒng)和公積金網(wǎng)上業(yè)務(wù)系統(tǒng)，通過(guò)電子文檔案的流動(dòng)完成數(shù)據(jù)整理和管理，推動(dòng)政府部門的體制創(chuàng)新與改革。

一、電子政務(wù)背景下實(shí)現(xiàn)公文管理系統(tǒng)的意義

隨著電子政務(wù)的發(fā)展，公文管理系統(tǒng)在日常政務(wù)工作的地位和效用逐步受到重視，電子公文管理系統(tǒng)、電子郵件管理系統(tǒng)和電子合同管理系統(tǒng)等都屬于公文管理系統(tǒng)，其目的是為了實(shí)現(xiàn)電子文檔的管理，為行政工作體系提供具有較強(qiáng)價(jià)值的電子文檔服務(wù)機(jī)制，用完整的文檔體系，實(shí)現(xiàn)文檔內(nèi)容，并對(duì)文檔形成來(lái)源信息進(jìn)行綜合性處理。目前，電子文檔管理成為行政業(yè)務(wù)工作的新潮流，90%以上的行政業(yè)務(wù)工作都是以電子文檔形式進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，電子文檔管理在實(shí)際應(yīng)用中需要契合行政部門要求，由于不同單位的工作內(nèi)容和模式不同，需要按照部門需求開發(fā)個(gè)性化的公文管理系統(tǒng)，有效挖掘和利用電子文檔中的信息價(jià)值。由于電子公文文檔具有較強(qiáng)的信息價(jià)值屬性，電子文檔中的過(guò)程信息可能來(lái)源于文檔外部和獨(dú)立于電子文檔內(nèi)容，若是信息與文檔內(nèi)容失去聯(lián)系，則信息也就失去了行政依據(jù)價(jià)值，所以電子文檔過(guò)程信息要通過(guò)“捕獲”才能留在電子文檔中。

因此系統(tǒng)功能設(shè)置，要將電子文檔的過(guò)程信息留在電子文檔中，保證信息與電子文檔內(nèi)容密切相關(guān)，避免電子文檔信息缺失，且信息內(nèi)容豐富符合業(yè)務(wù)處理和信息檢索要求，具有行政管理依據(jù)的數(shù)據(jù)能長(zhǎng)久保留在文檔信息中，電子文檔的內(nèi)容與電子文檔的管理、作用和價(jià)值具有較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，電子政務(wù)背景下公文管理能有效保存好電子文檔的過(guò)程信息和內(nèi)部信息，通過(guò)文檔之間的過(guò)程信息關(guān)聯(lián)性實(shí)現(xiàn)文檔分類管理，并將文檔過(guò)程信息整理成歸檔管理元數(shù)據(jù)，保證電子文檔和相應(yīng)紙質(zhì)文檔的價(jià)值。電子政務(wù)日益深化背景下無(wú)紙化辦公興起，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等實(shí)現(xiàn)公文的電子化管理，有利于提高電子公文管理的效率，在實(shí)際政務(wù)工作中電子公文管理的地位也越來(lái)越高，是實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)處理的有效平臺(tái)。

二、電子政務(wù)背景下實(shí)現(xiàn)公文管理系統(tǒng)功能

電子政務(wù)建設(shè)中現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)了公文制發(fā)和傳輸、辦檔和歸檔的電子化處理，電子政務(wù)也正在實(shí)現(xiàn)政務(wù)職能網(wǎng)絡(luò)化、信息網(wǎng)絡(luò)化和日?；顒?dòng)網(wǎng)絡(luò)化，并完成網(wǎng)上辦公系統(tǒng)和網(wǎng)上專業(yè)市場(chǎng)交易的發(fā)展，逐步將政府和各部門的職責(zé)和組織機(jī)構(gòu)、辦事程序和規(guī)章制度實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上發(fā)布，并網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)日常辦公，將網(wǎng)絡(luò)作為政務(wù)公開和辦公的新渠道，利用網(wǎng)上專業(yè)交易實(shí)現(xiàn)企業(yè)工作和電子商務(wù)的快速發(fā)展，為網(wǎng)絡(luò)辦公創(chuàng)建優(yōu)良的環(huán)境。電子公文本身具有數(shù)字化和信息化的特征，是由計(jì)算機(jī)生成和處理等文檔，能在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸，電子公文管理系統(tǒng)能有效提高公文的處理效率。電子文檔調(diào)用，是要便于政府內(nèi)部進(jìn)行文檔的調(diào)用和信息獲取，公文管理與以往的檔案管理相似，需要提供相應(yīng)的信息服務(wù)，為單位和部門工作提供文檔信息服務(wù)，保證文檔的管理價(jià)值，在政府辦公資源網(wǎng)上文檔信息進(jìn)行多項(xiàng)傳輸，且達(dá)到信息交互和共享的目的，便于各部門之間信息交流和共享。雖然，目前電子公文檔案存在較大問(wèn)題，但其實(shí)際應(yīng)用價(jià)值更高，電子政務(wù)產(chǎn)生的大量文件都需要實(shí)現(xiàn)公文管理，才能有條理、有規(guī)劃地實(shí)現(xiàn)電子公文的處理，利用好公文的信息價(jià)值，簡(jiǎn)化公文管理流程，保證電子政務(wù)文件的信息化處理。所以公文管理系統(tǒng)要具備以下功能。

(一)分類立項(xiàng)。自定義分類，類別屬性對(duì)應(yīng)分管領(lǐng)導(dǎo)，分管領(lǐng)導(dǎo)與責(zé)任人、具辦人同時(shí)提醒。任務(wù)可無(wú)關(guān)聯(lián)分解，參與人協(xié)作調(diào)整，立項(xiàng)發(fā)起簡(jiǎn)潔，流程辦理清晰。

(二)并發(fā)督辦。督查室可同時(shí)與交辦對(duì)像溝通工作，并行與督辦工作相關(guān)人進(jìn)行線上協(xié)作，多入口、多協(xié)作的工作開展方式，加快工作的推進(jìn)。辦公室領(lǐng)導(dǎo)實(shí)時(shí)可見全過(guò)程。智能化的提醒,超期辦理系統(tǒng)提前預(yù)警。

(三)匯報(bào)多樣化、跟蹤實(shí)時(shí)化。工作匯報(bào)定時(shí)提醒、超期自動(dòng)提醒,主動(dòng)匯報(bào)、定期匯報(bào)、任務(wù)完結(jié)匯報(bào),支持多媒體的匯報(bào)方式，匯報(bào)自動(dòng)推送到分管理領(lǐng)導(dǎo)、督查室。用戶可異地、實(shí)時(shí)、移動(dòng)查看，匯報(bào)、結(jié)案、續(xù)辦、跟蹤移動(dòng)化，“互聯(lián)網(wǎng)+”的方式開展督查督辦。

(四)信息關(guān)聯(lián)協(xié)同辦公。相關(guān)督辦工作的歷史立項(xiàng)信息、匯報(bào)信息自動(dòng)關(guān)聯(lián),相關(guān)匯報(bào)評(píng)價(jià)自動(dòng)引出、配合處室相關(guān)工作自動(dòng)帶出等特點(diǎn)，無(wú)需人工搜索查閱。

(五)可溯源、辦理靈活。自由關(guān)聯(lián)，即報(bào)即結(jié)，督查室移動(dòng)化、異地化跟蹤，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可向下級(jí)單位多層追溯，全面覽視督查督辦工作多級(jí)辦理情況。

(六)直觀公開、全局管理。各類別任務(wù)執(zhí)行進(jìn)度查看，定時(shí)自動(dòng)更新，自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，督辦任務(wù)可穿透跟蹤，直接反映進(jìn)度，強(qiáng)化評(píng)價(jià)考核，加強(qiáng)審計(jì)監(jiān)督。

三、電子政務(wù)背景下的公文管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

電子政務(wù)背景下，電子公文記錄了整個(gè)政務(wù)機(jī)關(guān)管理活動(dòng)的過(guò)程，作為政府部門做出的決策和管理職責(zé)履行的記錄和憑證，公文管理要促進(jìn)各部門之間的協(xié)作和信息交換，保證電子公文信息內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性，組建起優(yōu)良的文件組織實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)保護(hù)，并按照信息公開和保密要求，建立可靠性支持信息管理網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)立法保證電子公文歸檔質(zhì)量達(dá)標(biāo)。公文管理系統(tǒng)需要用政府政策和策略保障部門內(nèi)和部門間協(xié)調(diào)，解決信息政策問(wèn)題，鑒定公文信息實(shí)現(xiàn)隱私權(quán)和數(shù)據(jù)共享，為不同崗位人員設(shè)置不同的權(quán)限，將元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用到電子公文通用方法中，開發(fā)完整的資源發(fā)現(xiàn)和信息恢復(fù)系統(tǒng)，做好基礎(chǔ)設(shè)施為公文管理系統(tǒng)提供保證。

(一)要將電子公文管理納入到電子政務(wù)范疇中。打破以往的既定公共環(huán)境，從電子政府和今天的電子公文關(guān)系入手，注重對(duì)電子公文管理系統(tǒng)的建設(shè)，構(gòu)建起電子政務(wù)的綜合性戰(zhàn)略框架，修改和完善現(xiàn)有的法律和行政管理規(guī)劃，協(xié)調(diào)電子公文管理和電子政務(wù)需求步調(diào)，各個(gè)機(jī)構(gòu)電子政務(wù)建設(shè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和解決國(guó)家電子政務(wù)的信息管理問(wèn)題，從安全、隱私和公文信息采集、整理和發(fā)布等構(gòu)建一體化網(wǎng)絡(luò)機(jī)制。為解決安全問(wèn)題，我國(guó)在電子政務(wù)的公文管理系統(tǒng)建設(shè)中，應(yīng)該借鑒美國(guó)的立法體系，共同為管理系統(tǒng)建設(shè)建立完善的法律機(jī)制，按照美國(guó)《文書削減法》(Paperwork Reduction Act)，結(jié)合我國(guó)實(shí)際情況詳細(xì)地規(guī)劃我國(guó)的電子公文管理系統(tǒng)的框架、模型和工具、最佳方案等，并依據(jù)電子公文的采集、整理和儲(chǔ)存管理方案，用法律保護(hù)電子公文管理。

(二)要加強(qiáng)電子政務(wù)管理系統(tǒng)的人員培訓(xùn)。由于電子公文要負(fù)責(zé)政府對(duì)外文檔和內(nèi)部信息處理，需要管理人員具有較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，針對(duì)電子政務(wù)管理系統(tǒng)的文件管理功能，提高管理人員的信息素養(yǎng)和對(duì)電子文檔歸檔的重要性認(rèn)識(shí)，削弱對(duì)系統(tǒng)開發(fā)的依賴，針對(duì)系統(tǒng)需求引導(dǎo)整個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)構(gòu)建，從而保證業(yè)務(wù)系統(tǒng)滿足組織的業(yè)務(wù)需求。行政管理人員要求有較強(qiáng)的文檔管理業(yè)務(wù)能力和掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，樹立電子公文管理系統(tǒng)開發(fā)的主體意識(shí)和能力，以便于順利開發(fā)電子政務(wù)管理系統(tǒng)，應(yīng)對(duì)好信息社會(huì)對(duì)行政管理人員能力的要求，加強(qiáng)對(duì)管理人員文檔基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能培訓(xùn)。

(三)需完善電子政務(wù)管理系統(tǒng)的文件管理規(guī)范。將文檔關(guān)鍵數(shù)據(jù)的捕獲節(jié)點(diǎn)和文檔關(guān)鍵數(shù)據(jù)和IT控制要求等納入到電子文檔管理中，實(shí)現(xiàn)電子文檔的規(guī)范化管理，出臺(tái)完善的電子文檔管理功能設(shè)計(jì)規(guī)范，保證文檔管理和文檔管理價(jià)值關(guān)聯(lián)功能符合業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子文件完成獨(dú)立儲(chǔ)存。業(yè)務(wù)管理人員、文件管理人員與IT工作者是實(shí)現(xiàn)公文管理的基本人員，公文管理中，需要按照實(shí)際情況完善和簡(jiǎn)化政府信息化、自動(dòng)化和智能化辦公流程，利用對(duì)捕獲節(jié)點(diǎn)、文檔關(guān)鍵數(shù)據(jù)和IT控制要求的規(guī)范化處理，保證文件管理功能實(shí)現(xiàn)，并切實(shí)提高電子業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)水平。用規(guī)范的要求引進(jìn)人員，為公文管理工作提供技術(shù)依據(jù)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)支持，完善公文管理各個(gè)模塊的內(nèi)容，解決電子流程部門內(nèi)部的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)擬稿、核稿、審核、簽發(fā)、歸檔、查詢等功能的一體化，建立完整的公文管理平臺(tái)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，基于我國(guó)電子政務(wù)的發(fā)展，電子公文管理急需要遵從電子公文存儲(chǔ)原則與方法，還需要完善電子政務(wù)立法，將電子公文管理納入到實(shí)際法律保護(hù)中，實(shí)現(xiàn)電子公文文檔的協(xié)同管理，并進(jìn)一步做好電子公文歸檔管理工作，切實(shí)提高電子政務(wù)的公文管理效率和簡(jiǎn)化公文管理流程，促進(jìn)政府行政工作的體制創(chuàng)新。