曹 蓓, 禤智東

(南方醫(yī)科大學(xué) 設(shè)備與實驗室管理處, 廣東 廣州 510515)

隨著國家“雙一流”建設(shè)和各省市“高水平大學(xué)”建設(shè)的持續(xù)投入,高校建設(shè)經(jīng)費投入力度不斷加大,各類科技創(chuàng)新資源不斷豐富。在加強科技創(chuàng)新研究工作的同時,如何有效提升試劑耗材管理水平是各高校亟待解決的問題。本文以南方醫(yī)科大學(xué)為例,梳理了工作中存在的難點,深入分析了學(xué)校試劑耗材管理的工作模式,并就加強試劑耗材管理工作開展了一些探索。

1 試劑耗材管理工作的重要性

作為一所國家重點醫(yī)科大學(xué),我校正在積極融入創(chuàng)新發(fā)展的建設(shè)行列,自2015年入選廣東省高水平大學(xué)重點建設(shè)高校以來,研究經(jīng)費規(guī)模不斷擴大,試劑耗材采購量大幅提高,因此在試劑耗材使用和管理方面需要進一步優(yōu)化服務(wù)功能,促進形成科技創(chuàng)新活力的管理機制,科學(xué)高效地監(jiān)管試劑耗材經(jīng)費使用情況,引導(dǎo)廣大科技人員在遵循科技活動規(guī)律和財政預(yù)算管理要求的前提下合理合規(guī)地使用經(jīng)費[1]。

2 試劑耗材管理的改進需求

2.1 監(jiān)管的總體要求

政府部門不斷加強經(jīng)費監(jiān)管力度,在對我校的高水平大學(xué)建設(shè)專項資金審計時提出,應(yīng)高度重視科研耗材等低值易耗品的管理和監(jiān)督,嚴格按照國家和省的有關(guān)規(guī)定修訂完善低值易耗品管理制度,設(shè)立切實可行的進銷存管理流程、內(nèi)部控制機制,充分利用信息化手段推動學(xué)?？蒲泻牟墓芾淼默F(xiàn)代化,實現(xiàn)全過程留痕的實時管理和監(jiān)控,安全高效地為科研工作者提供服務(wù),確保順利安全有效地實現(xiàn)高水平大學(xué)建設(shè)目標。

2.2 監(jiān)管的總體方案

按照審計部門提出的要求,試劑耗材管理實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、責任到人”的試劑耗材采購管理機制,實行學(xué)校、學(xué)院、采購組三級管理。通過搭建試劑耗材采購平臺,進一步規(guī)范試劑耗材采購流程、加強內(nèi)控機制、防范風(fēng)險,加強供應(yīng)商管理,在試劑耗材管理中實現(xiàn)全過程留痕的實時監(jiān)控和信息化管理,實現(xiàn)陽光采購[2]。

2.3 科技人員反映的問題

在不斷探索試劑耗材管理工作的進程中,廣大科技人員在認真遵守關(guān)于經(jīng)費管理的各項規(guī)章制度的同時,也反映了實際運行期間出現(xiàn)的問題。主要包括：部分商品價格偏高、優(yōu)惠減少,導(dǎo)致科研成本增加；商品信息不完善,商品種類少,選購不方便；平臺的供應(yīng)商進駐率不高,搜索功能需要改進；毒麻藥品、易制毒化學(xué)品等管控物品的采購保障問題；商品發(fā)貨周期長、售后保障不到位等[3]。

3 探索試劑耗材管理模式

我校從2017年7月探索啟動新的試劑耗材管理模式,本著“規(guī)范運行、服務(wù)保障、提高效率、服務(wù)師生”的試劑耗材用品管理理念,進一步加強對實驗試劑耗材用品的管理服務(wù)工作；主要從完善規(guī)章制度、組建管理機構(gòu)、加強宣講培訓(xùn)、規(guī)范采購流程等多方面探索管理模式[4-6]。

3.1 組建管理機構(gòu),創(chuàng)新管理機制

學(xué)校成立試劑耗材管理中心,負責試劑耗材管理規(guī)章制度和管理信息平臺建設(shè),實施試劑耗材采購、出入庫、結(jié)算等全過程監(jiān)管,毒麻藥品、易制毒化學(xué)品和氣體等危險品的供應(yīng)保障和監(jiān)管處置。學(xué)校實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、責任到人”的試劑耗材采購管理機制,實行學(xué)校、學(xué)院、采購組三級管理。學(xué)校明確各部門在試劑耗材管理與監(jiān)督方面的職責和權(quán)限,建立健全試劑耗材協(xié)同管理監(jiān)督機制；學(xué)院是試劑耗材采購和使用的基層管理單位,落實本單位試劑耗材采購和使用的各項管理工作；采購組負責人是試劑耗材管理的直接責任人,對使用試劑耗材經(jīng)費的合法性、合規(guī)性、真實性和有效性承擔責任[7-8]。

3.2 建立和完善各項規(guī)章制度

為規(guī)范學(xué)校的教學(xué)科研試劑耗材管理,提高采購?fù)该鞫?根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國招標投標法》等相關(guān)法律法規(guī),結(jié)合風(fēng)險防控要求,我校制定了有關(guān)試劑耗材管理的各項規(guī)章制度,如實驗室安全建設(shè)與管理規(guī)定、教學(xué)科研試劑耗材采購管理實施細則、教學(xué)科研用特殊藥品管理規(guī)定、危險化學(xué)品安全管理辦法、實驗室廢物管理辦法等。建立和健全了相應(yīng)的規(guī)章制度,確保學(xué)校教學(xué)科研試劑耗材在制訂計劃、執(zhí)行采購、驗收入庫、保管存放、實驗使用、廢棄物處置等方面做到有章可循,保障學(xué)校教學(xué)和科研工作的順利進行。

3.3 加強政策宣講,組織專題培訓(xùn)

舉辦面向全校師生的專題培訓(xùn),宣講試劑耗材采購管理的上級有關(guān)要求和學(xué)校實行的政策。從集中物品采購、規(guī)范經(jīng)費管理、提高商品質(zhì)量、簡化報賬流程等環(huán)節(jié)詳細介紹實施試劑耗材采購管理的各項具體措施。加強試劑耗材采購平臺使用的培訓(xùn),從注冊賬號、簽字授權(quán)、商品搜索、下單采購、貨物驗收、經(jīng)費結(jié)算等流程進行專題培訓(xùn)。印發(fā)操作手冊,確保廣大科技人員熟悉試劑耗材采購流程,提高采購效率。

3.4 加強安全教育,做好宣傳工作

為了提高師生的安全意識和技能,我校定于每年的10月為“安全教育宣傳月”。在“安全教育宣傳月”里,學(xué)校每周舉辦一場安全知識講座,邀請校內(nèi)外專家講授,提高師生的業(yè)務(wù)知識和水平；利用廣播、宣傳欄以及自媒體軟文推送等形式向師生進行科普宣傳教育；結(jié)合實際案例,進行安全演習(xí),理論聯(lián)合實際,讓師生對安全事件在潛意識中作出最快的處理反應(yīng)；開通實驗室安全學(xué)習(xí)考試系統(tǒng),組織師生在安全學(xué)習(xí)網(wǎng)站上進行學(xué)習(xí),通過安全考試后頒發(fā)安全證書,以此作為實驗室準入的一個標準。通過多種形式開展培訓(xùn)教育和宣傳工作,提高師生安全防范意識和能力,改變師生的安全觀念,使廣大師生的思想意識從“要我安全”轉(zhuǎn)變?yōu)椤拔乙踩笔前踩芾砉ぷ鞯年P(guān)鍵[7]。

3.5 推進過程監(jiān)督,加強試劑耗材平臺管理

由試劑耗材管理中心負責試劑耗材采購平臺的監(jiān)管,定期評估試劑耗材采購平臺的運行情況,逐步完善校級試劑耗材的管理信息系統(tǒng)；督促試劑耗材采購平臺與供應(yīng)商建立價格與服務(wù)的信息反饋機制,保障學(xué)校廣大用戶的權(quán)益。為提高試劑耗材采購平臺的服務(wù)質(zhì)量,持續(xù)引入新的采購平臺，實現(xiàn)競爭發(fā)展、相互補充,保障學(xué)校教學(xué)科研工作的順利開展。

3.6 管控物品的保障管理

為方便各單位實驗使用毒麻藥品、易制毒化學(xué)品等特殊物品,解決各單位向公安系統(tǒng)備案手續(xù)繁瑣的問題,危險化學(xué)品全部通過學(xué)校試劑耗材采購平臺采購。建立全校危險化學(xué)品信息數(shù)據(jù)庫,危險化學(xué)品的采購執(zhí)行嚴審批、嚴把關(guān)、嚴準入的準則,購買、使用等環(huán)節(jié)嚴格履行報批手續(xù)。

4 管理模式創(chuàng)新點

4.1 實施專家管理委員會監(jiān)督指導(dǎo)下的運行模式

發(fā)揮專家咨詢監(jiān)督作用,成立學(xué)校試劑耗材管理專家委員會,成員由各單位開展實驗工作較多、了解試劑耗材的專家及實驗技術(shù)人員和相關(guān)職能部門的工作人員組成。審議試劑耗材管理的年度計劃與重大任務(wù),組織相關(guān)技術(shù)咨詢論證工作；審議試劑耗材管理的規(guī)章制度及辦事流程；負責監(jiān)督與評價試劑耗材管理采購平臺運行情況；負責指導(dǎo)與監(jiān)督試劑耗材管理部門,審核年度運行評價結(jié)果,審議年度績效獎懲方案。

4.2 建立試劑耗材管理信息系統(tǒng)

建立統(tǒng)一的試劑耗材采購平臺,引入多家采購商城,競爭發(fā)展,提高服務(wù)質(zhì)量。試劑耗材管理信息系統(tǒng)包含以下模塊：(1)采購平臺采購訂單管理模塊：與學(xué)校現(xiàn)有的采購平臺信息對接,直接在學(xué)校信息系統(tǒng)管理采購訂單,完成訂單的跟蹤、簽收、拍照驗貨、報銷結(jié)賬等功能；(2)非指定采購平臺申請審批模塊；(3)庫存管理模塊：包括采購信息數(shù)據(jù)導(dǎo)入、入庫管理、庫存查詢、出庫管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等；(4)危險化學(xué)品管理模塊：領(lǐng)用線上申請、領(lǐng)用登記、領(lǐng)用審批、領(lǐng)用出庫,對危險化學(xué)品的根源進行全過程的管理監(jiān)控,提升?；饭芾戆踩庾R,預(yù)防實驗室事故發(fā)生；(5)廢棄物管理模塊：廢棄物處理申請、審批、處理記錄。通過試劑耗材管理信息系統(tǒng)的統(tǒng)一化管理,對試劑耗材的采購源頭、到貨驗收、庫存入庫、廢棄物處理的生命周期實施全流程留痕管理[9-10]。

4.3 完善試劑耗材管理流程

出臺試劑耗材采購管理實施細則,規(guī)范試劑采購流程。加強經(jīng)費預(yù)算管理,經(jīng)費主管部門負責審核所管理經(jīng)費中用于試劑耗材采購的大額訂單的合理性與可行性,負責試劑耗材經(jīng)費的財務(wù)管理和會計核算；完善驗收管理方式[11],采用掃描、拍照上傳的方式進行驗收；加強出入庫管理,建立試劑耗材出入庫登記制度,建立庫存臺賬,詳細記錄所領(lǐng)取的各項試劑耗材,作為單位內(nèi)部管理及接受檢查監(jiān)督的依據(jù)[12]。

5 結(jié)語

當前,我校試劑耗材管理工作還在不斷完善,需要定期評估試劑耗材管理信息系統(tǒng)的運行情況,加強對采購平臺的采購行為、商城的銷售行為、平臺的管理方式的監(jiān)管；不斷完善試劑耗材管理制度體系,建立健全試劑耗材信息公開和回訪機制[13],形成良好的監(jiān)督管理長效機制。