張靜

摘 要：在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中，檔案管理已經(jīng)成為企業(yè)的重要管理內(nèi)容。檔案如何建立、保管、運(yùn)行成為現(xiàn)在企業(yè)管理的一個(gè)重要焦點(diǎn)。檔案文件管理是文秘崗位的主要職責(zé)，檔案信息已經(jīng)成為社會(huì)信息的主要組成部分。由于檔案的建立、保管以及相關(guān)信息的利用過程繁瑣，一旦沒有處理好，不僅會(huì)影響檔案資料的正常使用，還會(huì)影響企業(yè)的管理效率。信息化是時(shí)代的特點(diǎn)如何讓檔案管理搭上信息化發(fā)展的高速列車，已成為所有企業(yè)在檔案管理工作中研究的方向。

關(guān)鍵詞：檔案資料管理;現(xiàn)狀;處理措施

二十一世紀(jì)就是信息化的時(shí)代，伴隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，給我國(guó)的發(fā)展也帶了極大的便利。在飛速發(fā)展的時(shí)代中，盡管信息技術(shù)帶了許多的便利，但是也要認(rèn)識(shí)到，信息技術(shù)的使用使得社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，如果相關(guān)的企業(yè)要想有更好的發(fā)展，就必須進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新。企業(yè)不僅需要有健全的管理體系和經(jīng)營(yíng)制度，還需要不斷完善企業(yè)檔案的精細(xì)化管理，使其更好地為企業(yè)服務(wù)。以往的傳統(tǒng)的檔案管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足事業(yè)單位日常工作的需要，常常找到一份檔案需要花費(fèi)很長(zhǎng)的實(shí)踐，所以就必須進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新，來進(jìn)行工作效率的提高，更好的去服務(wù)相關(guān)的人員，加強(qiáng)信息化的檔案管理建設(shè)。

1 現(xiàn)階段檔案資料管理工作中存在的問題

1）管理分組混亂。任何事情都會(huì)有一個(gè)十分明顯的界限，有的時(shí)候一件事情并不難，只要你找到了一個(gè)正確的方式方法。而在人事檔案的現(xiàn)存問題上，最主要的就是管理的分組不清，也就是所有權(quán)并沒有劃清一個(gè)明確完整的界限。我們都知道，個(gè)人的所有權(quán)就是我們所擁有的最為基本的，最主要的所屬權(quán)利，讓我們可以合法的對(duì)自己所擁有的事物進(jìn)行占有，和隨意使用的權(quán)利。現(xiàn)在在檔案管理上面，有幾種所有權(quán)的表現(xiàn)方式：國(guó)家擁有、團(tuán)體（單位公司）擁有、以及個(gè)人占有。但是，現(xiàn)在很多單位和個(gè)人都沒有把這三種界限進(jìn)行明確的分清楚，而是故意或無意的把界限模糊化了。比如說，在個(gè)人想要辭職的時(shí)候，人事檔案就在個(gè)人和企業(yè)的分配上面產(chǎn)生了分歧，讓勞動(dòng)合同的解除變得復(fù)雜，為員工的工作帶來了困難。

2）干部人事檔案的管理工作缺乏重要的執(zhí)行力。人事檔案，從字面上來看就是把你本身的經(jīng)歷以及所獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)都記錄上去，所以就一定要寫的十分完整和真實(shí)，不能進(jìn)行夸大或者是虛構(gòu)。但是，因?yàn)楝F(xiàn)在人事檔案管理工作的一些缺陷，而許多的三線城市的高質(zhì)量人才流動(dòng)性強(qiáng)，他們都想到北上廣這種一線城市進(jìn)行工作，為了更好的找到心儀的工作，許多人就會(huì)開始在自己的檔案上做一些小的手腳，所以檔案管理的能力急需提高。此外還有一個(gè)原因，就是在進(jìn)行檔案的交接時(shí)，常常會(huì)由于交接的時(shí)間過長(zhǎng)、距離的地點(diǎn)過遠(yuǎn)，就會(huì)產(chǎn)生許許多多的問題。

3）沒有重視檔案管理工作。在許多人看來，檔案管理僅僅是需要把一些信息進(jìn)行輸入就可以了，也不用把信息分類、整合、歸檔等步驟，并沒有將檔案管理放在心上，也不能一心做檔案管理工作，但是，這些都是十分狹隘的看法，嚴(yán)重將檔案管理工作進(jìn)行低估。同時(shí)，多數(shù)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)自己也認(rèn)為檔案工作無關(guān)緊要，對(duì)于企業(yè)發(fā)展沒有什么作用，也不能給企業(yè)帶來實(shí)際經(jīng)濟(jì)效益，沒有發(fā)展的必要。但檔案管理往往是企業(yè)進(jìn)行工作中最重要的一環(huán)，缺了檔案管理工作就難以進(jìn)行，缺少了檔案管理工作，企業(yè)的人員編制就會(huì)有很大的缺失。比如說一位檔案管理人員不重視自己的工作，造成了疏忽，很有可能會(huì)將企業(yè)一些員工的資料丟失，從而造成了信息的泄露，嚴(yán)重影響自身企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，甚至?xí)绊懙狡髽I(yè)的日常工作，這樣的現(xiàn)象如果不即使進(jìn)行糾正，企業(yè)的未來發(fā)展十分堪憂。

4）觀念過于陳舊，沒有創(chuàng)新意識(shí)。許多企業(yè)的檔案管理者并沒有一個(gè)具體的培訓(xùn)機(jī)制，因此檔案管理者的認(rèn)知相對(duì)較少，并不知道檔案管理是需要一個(gè)往信息化和科學(xué)化以及簡(jiǎn)化方面去發(fā)展的。而且管理者思維稍微落后，享受著坐等代收的工作方法，進(jìn)而出現(xiàn)了真正遇到了困難，無法快速解決的尷尬局面。

5）企業(yè)檔案管理人員缺乏科學(xué)的管理體系。檔案管理的重要性，就要求我們要有一個(gè)科學(xué)高效的管理體系。但是，在現(xiàn)在的生活中，大部分企業(yè)的人事人員都是公司的老員工，沒有創(chuàng)新性只會(huì)效法過去;活著就是剛剛畢業(yè)的新生，沒有足夠的技術(shù)支持他們創(chuàng)新，不專業(yè)，壓根跟不上現(xiàn)在社會(huì)要求他們做到的人事管理方法。在這個(gè)與生涯有關(guān)的檔案管理上，管理人員的技術(shù)水平以及他們自己的能力是非常重要的，所以就需要一個(gè)十分科學(xué)的管理體系來規(guī)范企業(yè)檔案管理人員，使他們變得更加的高效、有序。

2 現(xiàn)代檔案信息化管理的解決措施探討

檔案管理工作要解決的問題，是把企業(yè)有價(jià)值的文件收歸企業(yè)公有，提供給企業(yè)不同時(shí)期的所有人員共享信息資源，檔案的憑證作用和法律作用尤為重要，在企業(yè)里檔案發(fā)揮最多的作用是參考作用，別人是怎么做事情的，你不用自己親自做一遍，拿來結(jié)果直接用即可，節(jié)省下來的時(shí)間、人力、物力是無法估量的，為企業(yè)做出的貢獻(xiàn)是不能用具體數(shù)字所能體現(xiàn)的。

1）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)并統(tǒng)一管理。每個(gè)企業(yè)都是由若干個(gè)部門組成的，但由于部門太多，企業(yè)就并沒有一個(gè)完整的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)而導(dǎo)致了企業(yè)在信息化建設(shè)中的腳步放慢，因此企業(yè)需要把現(xiàn)代檔案信息化管理放在企業(yè)管理中的一個(gè)重要位置上，并實(shí)地進(jìn)行操作。并且企業(yè)還要優(yōu)化部門的組成，讓企業(yè)檔案管理工作專員、主管、企業(yè)政策改革部門人員、會(huì)計(jì)部門人員、資產(chǎn)管理部門人員等組成一個(gè)公司檔案管理部門的改良小組，做到行動(dòng)上統(tǒng)一部署，各部門之間相互配合，監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題立刻處理，每個(gè)部門取長(zhǎng)補(bǔ)短，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行信息化有序的管理。

2）加強(qiáng)建立符合信息化內(nèi)容的檔案管理體系。大中型企業(yè)檔案信息化管理的首要條件就是建立和企業(yè)有關(guān)管理體系相連接的檔案管理體系。檔案文件的格式與處理方法要朝著多樣化的發(fā)展趨勢(shì)去發(fā)展，還要完全保留紙質(zhì)檔案的所有功能，實(shí)現(xiàn)檔案的一體化發(fā)展。

3）加強(qiáng)培養(yǎng)現(xiàn)代檔案信息化管理的人才?，F(xiàn)代檔案信息化進(jìn)程是由管理人才的基本素質(zhì)決定的，因此，企業(yè)要經(jīng)常進(jìn)行內(nèi)部培訓(xùn)，培養(yǎng)高水平的檔案管理人才。不到要對(duì)理論知識(shí)理解透徹，企業(yè)也要積極組織員工進(jìn)行模擬實(shí)驗(yàn)，加強(qiáng)員工理論和實(shí)踐雙發(fā)展的良好趨勢(shì)。

4）加強(qiáng)防護(hù)現(xiàn)代檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)。為保證網(wǎng)絡(luò)的安全，在現(xiàn)代檔案的信息化管理中推薦使用封閉式網(wǎng)絡(luò)，必要的聯(lián)網(wǎng)時(shí)，要啟用網(wǎng)絡(luò)安全防火墻。同時(shí)，為了能夠從源頭上組織病毒侵入，企業(yè)要對(duì)現(xiàn)代檔案的信息化網(wǎng)絡(luò)制定相應(yīng)的規(guī)章制度。另外，為了加強(qiáng)記錄檔案計(jì)算機(jī)的防病毒能力，需要安裝殺毒軟件，在開機(jī)時(shí)自啟，也可以有效的抵御病毒侵害。

5）加強(qiáng)實(shí)現(xiàn)信息資源共享。發(fā)展“信息資源共享”是檔案信息化管理的發(fā)展趨勢(shì)，現(xiàn)代檔案信息化管理要樹立更高更強(qiáng)的奮斗目標(biāo)，不斷向前發(fā)展，企業(yè)要對(duì)檔案的整理進(jìn)行結(jié)構(gòu)優(yōu)化，優(yōu)化檔案信息資源的布局，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)資源共享。

3 總結(jié)

檔案信息化建設(shè)是企業(yè)加快信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，需要進(jìn)行合理的規(guī)劃，并建立起一個(gè)完善的檔案管理機(jī)制，提高檔案信息化的管理質(zhì)量。檔案信息化管理是在檔案管理中不可缺少的一個(gè)環(huán)節(jié)，我國(guó)在檔案信息的管理中，雖然取得了一些成就，但仍然有一些問題需要解決，將這些問題順利解決才能更快的發(fā)展檔案信息化。綜上所述，要把檔案信息化管理作為企業(yè)長(zhǎng)期需要重視和發(fā)展的內(nèi)容，努力培養(yǎng)人才，來適應(yīng)復(fù)雜多變的信息化發(fā)展趨勢(shì)。

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