邵玉翠

摘 要：在信息技術(shù)的支持下，近年來基層文書檔案管理的工作模式發(fā)生了較大的變化，工作效率與工作質(zhì)量都有了很大的提升，這雖然為基層工作的開展提供了更為有效的幫助，但也同樣對(duì)基層檔案管理員提出了更高的要求。為此，本文從基層檔案管理員的角度出發(fā)，對(duì)做好基層文書檔案管理工作的策略進(jìn)行了分析，同時(shí)圍繞基層文書檔案管理工作中需要注意的問題展開了探討。

關(guān)鍵詞：基層檔案管理;文書檔案;檔案管理

對(duì)于新時(shí)期的企業(yè)、事業(yè)單位來說，基層文書檔案管理工作主要負(fù)責(zé)檔案資料收集、存放、保護(hù)管理及研究討論，其不僅為企事業(yè)單位工作人員提供相對(duì)完整的紀(jì)實(shí)憑證，提高相關(guān)經(jīng)營(yíng)管理決策的合理性，同時(shí)也是企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的關(guān)鍵所在。因此，基層文書檔案管理工作的重要性非常之高，而對(duì)于基層文書檔案管理工作方法策略的研究，也是十分具有現(xiàn)實(shí)意義的。

1 做好基層文書檔案管理工作的有效方法

1.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念

新時(shí)期的基層文書檔案管理對(duì)檔案資料的全面性與真實(shí)性有著非常高的要求，其工作內(nèi)容則具有著細(xì)致、繁雜的特點(diǎn)，因此對(duì)于基層檔案管理員來說，要想做好基層文書檔案管理工作，就必須要積極更新自身工作理念，轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，提升工作意識(shí)，以適應(yīng)新時(shí)期的全新工作要求。例如在對(duì)檔案文件的保護(hù)管理上，應(yīng)樹立良好的政治意識(shí)，從政治的角度正確看待各種檔案文件資料，認(rèn)真完成檔案文件整理、保存、處理等工作，以免因檔案文件內(nèi)容泄露而對(duì)本單位及單位員工的利益造成影響。而面對(duì)檔案管理信息化的整體趨勢(shì)，基層檔案管理員則要提高自身服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)展開對(duì)各種原始檔案的編研整理工作，同時(shí)積極利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)發(fā)布各種可以公開的信息資料，這樣就可以提高檔案信息的利用率，同時(shí)也能夠?yàn)闄n案文件的數(shù)字化做好充足準(zhǔn)備[1]。

1.2 完善檔案管理制度

面對(duì)繁雜的工作內(nèi)容，基層檔案文書管理工作的展開離不開相關(guān)檔案管理制度的支持，只有在檔案管理工作制度中將工作流程、工作標(biāo)準(zhǔn)要求、工作責(zé)任、工作范圍等方面的細(xì)節(jié)內(nèi)容明確下來，各項(xiàng)檔案管理工作才能夠順利、高效完成，并使工作質(zhì)量得到保證。而對(duì)于基層檔案管理員來說，實(shí)際工作中一方面需要認(rèn)知了解單位檔案管理制度的具體內(nèi)容，同時(shí)嚴(yán)格按照制度要求來執(zhí)行工作任務(wù)，保證檔案管理制度能夠得到全面有效落實(shí)，并將工作指導(dǎo)、規(guī)范的作用充分發(fā)揮出來[2]。而在另一方面，則要結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，從檔案文件收集、保存、歸檔等各環(huán)節(jié)工作中尋找問題，并在此基礎(chǔ)上對(duì)工作標(biāo)準(zhǔn)、工作范圍、工作規(guī)則等制度內(nèi)容進(jìn)行持續(xù)性的改進(jìn)，以提高檔案管理制度的合理性。

1.3 重視信息技術(shù)學(xué)習(xí)

現(xiàn)階段計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)在檔案管理領(lǐng)域有了十分廣泛的應(yīng)用，檔案管理信息系統(tǒng)、檔案資料數(shù)據(jù)庫等也隨之建立了起來，并使基層文書檔案管理工作的內(nèi)容、形式發(fā)生了較大的改變。因此，基層檔案管理員還需順應(yīng)行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，主動(dòng)參與單位組織的各種培訓(xùn)活動(dòng)，或是利用業(yè)余時(shí)間來對(duì)信息技術(shù)、信息系統(tǒng)操作規(guī)程等相關(guān)知識(shí)技能進(jìn)行學(xué)習(xí)，以盡快適應(yīng)信息化建設(shè)背景下的基層文書檔案管理工作。

1.4 強(qiáng)化與其他部門合作

在基層企業(yè)事業(yè)單位中，各種文書檔案主要來自于單位內(nèi)部各部門的相關(guān)文件資料，而基層檔案管理員則需要充分認(rèn)識(shí)到這一工作特點(diǎn)，主動(dòng)加強(qiáng)與單位其他部門工作人員間的溝通與合作，與其建立和諧、密切的關(guān)系，從而為檔案文件的收集整理工作創(chuàng)造良好基礎(chǔ)條件。例如在其他部門執(zhí)行新項(xiàng)目后，檔案管理員就需要主動(dòng)與該部門基層員工進(jìn)行溝通，了解項(xiàng)目詳情及現(xiàn)階段執(zhí)行情況，并將其中有價(jià)值的信息及時(shí)記錄到相關(guān)檔案資料中來，保證檔案文件的內(nèi)容完整性。另外從整體上來看，還需要結(jié)合單位實(shí)際情況制定針對(duì)性的檔案采集流程，明確各基層部門在檔案采集方面的工作責(zé)任，以提高整體工作效率，避免互相推諉、拒不配合等情況的出現(xiàn)。

1.5 規(guī)范檔案使用管理

基層文書檔案管理工作的核心目的是將各類檔案文件應(yīng)用到實(shí)際工作中來，為企事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理決策提供借鑒參考，因此基層檔案管理員必須要將工作中心放在檔案文件的使用管理上，保證各項(xiàng)工作細(xì)節(jié)的規(guī)范性。例如在對(duì)保密文件的管理上，要堅(jiān)持“誰使用、誰負(fù)責(zé)”的工作原則，對(duì)檔案文件的查閱、調(diào)取進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制，一方面應(yīng)僅根據(jù)保密等級(jí)確立相關(guān)權(quán)限等級(jí)，禁止其他無權(quán)限者接觸檔案，另一方面則要將檔案文件的查閱、調(diào)取情況及時(shí)準(zhǔn)確的記錄下來，以杜絕泄密事件的發(fā)生，對(duì)于涉密計(jì)算機(jī)保管還要安排專人進(jìn)行保管。而在檔案使用審理方面，則要簡(jiǎn)化相關(guān)審批手續(xù)與審批流程，取消一些不必要的文書檔案利用禁忌，使檔案文件能夠得到更多、更好的應(yīng)用。

2 基層檔案管理員工作中需要注意的問題

2.1 工作銜接問題

在絕大多數(shù)企業(yè)事業(yè)單位匯總，基層文書檔案管理工作都與文秘工作存在著密切的聯(lián)系，檔案管理工作需要對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理、保護(hù)、研究，為檔案文件的應(yīng)用創(chuàng)造良好基礎(chǔ)，而文秘工作則要負(fù)責(zé)文件起草與收發(fā)、分文批注、閱讀管理、擬辦核稿、綜合材料、會(huì)議記錄等一系列與文件相關(guān)的工作，二者雖然不僅工作內(nèi)容上有著一定的重疊，同時(shí)很多工作任務(wù)的完成還需共同協(xié)調(diào)配合。例如文秘在完成會(huì)議記錄后，就需要由基層檔案管理員對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行建檔整理與保護(hù)，而在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員需要回顧會(huì)議內(nèi)容時(shí)，文秘則需要從基層檔案管理員處調(diào)取會(huì)議記錄文件[3]。然而在實(shí)際工作中，由于文秘工作人員與基層檔案管理員接觸較少，對(duì)對(duì)方工作內(nèi)容的了解也比較少，因此在進(jìn)行工作銜接時(shí)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)協(xié)調(diào)配合問題。對(duì)此基層檔案管理員還需積極了解文秘工作的內(nèi)容，或是主動(dòng)與文秘工作人員進(jìn)行溝通，并在工作中積極配合其提出的各項(xiàng)工作要求，以保證工作銜接的有效性。

2.2 文件補(bǔ)記問題

文件補(bǔ)記是指因特殊原因影響，某項(xiàng)工作在進(jìn)行過程中未能形成完整的文字資料，因此在工作完成后需要以記事的形式進(jìn)行回顧記載，并在通過審定及時(shí)歸檔，以起到補(bǔ)充與參考的作用。在這一工作中，由于補(bǔ)記內(nèi)容很容易出現(xiàn)問題，因此基層檔案管理員必須要堅(jiān)持客觀性原則，對(duì)事件進(jìn)行真實(shí)回顧與記錄，保證文字內(nèi)容能夠與事件實(shí)際情況相符，記載內(nèi)容也要盡量保持簡(jiǎn)潔、明確，這樣才能夠避免補(bǔ)記檔案真實(shí)性不足等問題的出現(xiàn)。

3 結(jié)束語

在信息時(shí)代下，基層文書檔案管理工作能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位提供大量真實(shí)、客觀、全面的檔案信息，這對(duì)于企事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理與科學(xué)決策是非常關(guān)鍵的，因此基層檔案管理員必須要從檔案管理制度落實(shí)、工作觀念等方面入手，不斷提升自身工作質(zhì)量，并對(duì)工作銜接等問題加以注意，才能夠?qū)⒒鶎游臅鴻n案管理的作用充分發(fā)揮出來。

參考文獻(xiàn)

[1]楊紅.基層單位檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（16）：113.

[2]孫寶華.基層檔案管理中如何對(duì)資料進(jìn)行歸納和利用分析研究[J].農(nóng)家參謀，2019（14）：243.

[3]孔鴻雁.新形勢(shì)下基層檔案管理工作的思路[J].中外企業(yè)家，2019（19）：138.