童知翠

摘 要：隨著辦公自動(dòng)化的日益成熟，辦公室文書檔案也需要運(yùn)用科學(xué)的管理方式完善其輔助作用。本文通過對(duì)辦公室文書檔案管理的現(xiàn)狀研究，提出了幾種科學(xué)的管理方法，希望對(duì)辦公室文書檔案管理有所貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：科學(xué)管理;辦公室;文書檔案;策略

辦公室是當(dāng)前企事業(yè)單位以及各種組織機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞核心，辦公室作為這些企事業(yè)單位的信息管理、信息處理以及信息交流的中心，有著不可忽視的重要作用。隨著科技的不斷發(fā)展，電子信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)的普及，信息的收集處理更加的多元化，信息的來源和產(chǎn)生更加多變。作為新時(shí)代下的辦公室文檔管理工作，相較于傳統(tǒng)的辦公室文書檔案的收集與歸檔，需要面臨更多的挑戰(zhàn)。為了確保企事業(yè)單位各部門工作效率和質(zhì)量，辦公室文書檔案的收集與歸檔工作需要我們從各個(gè)新切入點(diǎn)入手，加強(qiáng)辦公室文書檔案的收集與歸檔工作的效率。

1 辦公室文書檔案收集與歸檔工作的重要性

從企事業(yè)單位發(fā)展的實(shí)際情況來看，辦公室文書檔案收集與歸檔工作有著不可替代的重要作用，是企業(yè)健康發(fā)展的關(guān)鍵。辦公室文書檔案收集與歸檔工作的重要性和不可替代性，主要包含了以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：第一，辦公室文書檔案相關(guān)工作是企事業(yè)單位開展后續(xù)工作的基礎(chǔ)。在企事業(yè)單位的實(shí)際工作開展中，都需要先進(jìn)行相關(guān)的文書檔案收集與歸檔工作，然后根據(jù)收集工作的結(jié)果才能開展后續(xù)的工作。因此，加強(qiáng)辦公室文書檔案的相關(guān)工作是十分重要且有必要的;第二，文書檔案收集與歸檔工作的實(shí)施是對(duì)當(dāng)前企事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程的記錄與總結(jié)。在企事業(yè)單位實(shí)際的發(fā)展中，一些重要的活動(dòng)以及發(fā)展的歷程都會(huì)被收錄在文書檔案中，這就有助于企業(yè)文化的建設(shè)，有利于推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展;第三，加強(qiáng)辦公室文書檔案管理的相關(guān)工作有助于提升企業(yè)的工作效率。文書檔案管理工作是眾多企業(yè)開展管理活動(dòng)的重要參考和基礎(chǔ)，有效地提升辦公室文書檔案管理的相關(guān)工作，可以有效降低信息、資料整理的難度，便于企業(yè)更加高效地開展相應(yīng)的管理活動(dòng)。

辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，是當(dāng)前企事業(yè)單位運(yùn)用與管理不可或缺的重要組成部分，辦公室檔案管理的相關(guān)工作在促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展中起到了十分關(guān)鍵的作用，它在一定程度上能夠有效提升企業(yè)管理的科學(xué)性及有效性。因此，在企事業(yè)單位實(shí)際的管理中，必須要重視辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，采取相應(yīng)的管理措施和辦法，從而科學(xué)、有效的提升當(dāng)前辦公室檔案管理工作的效率及質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

2 辦公室文書檔案管理和歸檔工作存在的問題

1）文書檔案管理意識(shí)差。在實(shí)際工作中，許多單位對(duì)于文書檔案管理意識(shí)差，對(duì)于工作的重視程度不夠。尤其是一些事業(yè)單位的工作人員，對(duì)文書檔案收集和歸檔管理滿不在乎，僅僅重視單位的紅頭文件，而對(duì)一般性文件則往往不夠重視，沒有對(duì)其認(rèn)真管理，甚至隨處亂扔，導(dǎo)致文書檔案管理出現(xiàn)檔案失真、缺損、不連續(xù)等多種問題。

2）檔案收集和歸檔力度小。目前，從企事業(yè)單位的辦公室檔案收集與歸檔管理上看，工作人員的收集和歸檔力度仍然不夠，其中存在的主要問題是：（1）收集和歸檔模式過于落后，文書檔案的資料形式已經(jīng)與過去發(fā)生了許多變化，如果采用傳統(tǒng)的管理模式，整理難度較大，無法做到科學(xué)歸檔。（2）文檔資料在收集和歸檔時(shí)完整性不夠，許多文檔資料在收集和歸檔時(shí)，工作人員沒有對(duì)文檔做完整性檢查，導(dǎo)致在收集過程中出現(xiàn)缺頁、缺損等現(xiàn)象。

3）文書檔案收集與歸檔管理人員的素質(zhì)不高。隨著文書檔案資料形式的復(fù)雜程度越來越大，管理人員的素質(zhì)已經(jīng)無法滿足管理工作的需要。管理人員素質(zhì)不高的主要表現(xiàn)是：（1）工作人員安于現(xiàn)狀，沒有工作目標(biāo)。在工作中，工作人員對(duì)待文書檔案收集和歸檔工作沒有責(zé)任心，聽之任之，對(duì)許多文件隨處擺放，沒有分門別類予以歸檔。（2）工作人員對(duì)文書檔案收集和歸檔工作存在偏見。許多工作人員對(duì)待檔案管理工作存在偏見，認(rèn)為檔案管理工作就是簡單的整理文件。這種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)導(dǎo)致其在工作中往往缺乏上進(jìn)心。

3 科學(xué)管理辦公室文書檔案的策略

1）重視文書檔案管理工作。要改變文書檔案管理的現(xiàn)狀，首先要有重視它的態(tài)度，而不能得過且過，怠于提升管理理念和技術(shù)。特別要注意管理工作不能拖延，不能忽略管理系統(tǒng)的更新，使其適應(yīng)自動(dòng)化辦公和時(shí)代的發(fā)展。同時(shí)還要保證文檔管理工作的資金充足和善于抓管理工作的重點(diǎn)等方面。

2）利用信息技術(shù)提高文書檔案效率。近年來，電子文檔管理系統(tǒng)越來越完善。文書檔案管理采用信息化的方式能夠?qū)⒚糠菸臋n精確地歸于系統(tǒng)，很大程度地節(jié)省人力物力，并且還能提高文書檔案的安全性和穩(wěn)定性。企業(yè)可以建立自己的內(nèi)部OA，配備現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)或設(shè)備，將文書檔案管理軟件與OA對(duì)接，使平時(shí)工作的數(shù)據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)化為文檔數(shù)據(jù)，既能減少工作人員的工作量，也能防止疏漏。并且還可以設(shè)置自動(dòng)刪除功能精簡收集到的數(shù)據(jù)。

3）創(chuàng)建科學(xué)的文書檔案管理制度。創(chuàng)建科學(xué)的文檔管理制度需要根據(jù)實(shí)際需要和發(fā)展規(guī)劃，找出原有制度的不足之處加以完善。也可以借鑒吸收最合適的國內(nèi)外的先進(jìn)管理制度。同時(shí)，還應(yīng)該建立科學(xué)高效的文書檔案管理流程。規(guī)范的管理流程能將文檔的參考價(jià)值準(zhǔn)確地提供給工作人員，還能有效避免工作中出現(xiàn)差錯(cuò)。

4）提高文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)?？茖W(xué)地管理文書檔案需要對(duì)管理人員的科學(xué)培養(yǎng)，使其具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和理念。首先，可以定期開展培訓(xùn)活動(dòng)，把最新的專業(yè)知識(shí)及時(shí)傳遞給員工。同時(shí)，培訓(xùn)之后再對(duì)員工進(jìn)行工作能力測(cè)試，測(cè)試其對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度。其次，單位必須不斷更新文書檔案管理思想和管理工作理念，并以先進(jìn)的思想和理念對(duì)文書檔案管理的相關(guān)工作人員進(jìn)行指導(dǎo)。不僅要對(duì)文檔管理工作人員的專業(yè)能力有所要求，還可以對(duì)其領(lǐng)導(dǎo)能力有所要求。這樣才能適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展，提高文書檔案管理工作水平。再次，要建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，比如晉升制度或物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等，激發(fā)集體成員的創(chuàng)新熱情和進(jìn)取精神。最后，應(yīng)該強(qiáng)化文書檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)。文檔管理工作往往具有一定的機(jī)密性，因此從業(yè)人員必須具有高度的保密意識(shí)和職業(yè)道德。

5）提升文書檔案管理的服務(wù)性。（1）服務(wù)個(gè)性化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介文檔管理只是處于被動(dòng)地分析和利用境況。在信息時(shí)代，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的利用效果明顯高出紙質(zhì)媒介文檔。在收集數(shù)據(jù)之時(shí)，就應(yīng)該伴隨對(duì)其的分析。各個(gè)部門協(xié)作創(chuàng)建數(shù)據(jù)篩選程序，對(duì)收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和利用價(jià)值分析。為決策者的決策提供全面的參考。（2）服務(wù)數(shù)據(jù)化。在信息時(shí)代，競爭力與信息掌握是否準(zhǔn)確及時(shí)息息相關(guān)。因?yàn)樾畔㈦[藏著消費(fèi)者消費(fèi)習(xí)慣心理、市場(chǎng)走向和供求關(guān)系等企業(yè)命脈。將文書檔案管理服務(wù)數(shù)據(jù)化，定時(shí)更新，就能為企業(yè)的運(yùn)營計(jì)劃提供有效的參考資料。（3）服務(wù)智能化。傳統(tǒng)信息檢索由于條目少而難度大，因此，文檔管理應(yīng)該擴(kuò)大模糊檢索條目。在信息紛繁復(fù)雜的今天，企業(yè)可以為自己量身定做文書檔案管理，這樣增強(qiáng)了管理的目的性，定位也更加準(zhǔn)確，能夠獲得更好的管理效果。

4 結(jié)語

總之，辦公室主要領(lǐng)導(dǎo)和具體工作人員應(yīng)該充分重視文書檔案管理工作的重要意義，加強(qiáng)文書檔案管理工作人員教育，加強(qiáng)與其他部門之間溝通，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理規(guī)范化、正規(guī)化，切實(shí)提升辦公室工作水平。

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