龔彩云

(泉州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院, 福建 泉州 362000)

高職院校的檔案管理工作無(wú)論在教學(xué)層面還是科研層面都發(fā)揮著極其重要的作用。傳統(tǒng)的以“你來(lái)我查”為代表的被動(dòng)式的檔案服務(wù)已經(jīng)不適應(yīng)高職院校發(fā)展的需要。因此，要結(jié)合檔案管理實(shí)際特點(diǎn)，對(duì)傳統(tǒng)檔案服務(wù)模式進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，全面提高高職院校檔案管理信息化水平以進(jìn)一步提升檔案服務(wù)管理水平，這已經(jīng)成為高職院校管理者以及檔案工作人員關(guān)注的重要課題。

一、信息化背景下高職院校檔案管理創(chuàng)新的意義

(一)提高工作效率

在傳統(tǒng)的檔案圖文管理中，管理方法相對(duì)落后，不能充分發(fā)揮其信息優(yōu)勢(shì)，難以充分實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的收集和利用。在傳統(tǒng)的人工管理中，檔案越多，管理質(zhì)量就越低。在信息化背景下對(duì)傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行改革，可以提高檔案管理的質(zhì)量和效率，還可以提高文件信息的利用率，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

(二)促進(jìn)資源共享

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，利用信息技術(shù)不僅可以收集和整理檔案，而且可以實(shí)現(xiàn)信息共享。這給相關(guān)用戶帶來(lái)了更方便、快捷的體驗(yàn)。檔案管理不再需要通過(guò)傳統(tǒng)的方法來(lái)檢查和收集信息，大大提高了相關(guān)服務(wù)的質(zhì)量和效率。需要注意的是，在進(jìn)行資源信息共享的同時(shí)，必須加強(qiáng)私密信息安全保障管理。

二、信息化背景下高職院校的檔案管理措施

(一)加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)

檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)人員要基于現(xiàn)有檔案管理功能集中開(kāi)發(fā)預(yù)卷功能，并能夠與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接。這樣能夠有效打破跨部門間溝通的壁壘，使信息資源能夠在各個(gè)業(yè)務(wù)部門實(shí)現(xiàn)高速傳播。高職院校檔案管理系統(tǒng)可被視為一種高度集成化的信息平臺(tái)。檔案管理系統(tǒng)要注重搭建檔案管理的功能模塊：第一，支持檔案采集的網(wǎng)絡(luò)化。該系統(tǒng)能夠在線上處理常見(jiàn)檔案管理事務(wù)，如立卷移交以及審核歸檔等，并能夠與OA共同完成收文以及簽報(bào)事宜。另外，還能根據(jù)平臺(tái)性質(zhì)，對(duì)目標(biāo)文檔進(jìn)行歸檔處理。第二，支持檔案保管的網(wǎng)絡(luò)化。要能實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程管理庫(kù)房及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，要能實(shí)時(shí)監(jiān)控庫(kù)房溫度以及濕度變化。此外，還需精準(zhǔn)識(shí)別用戶身份并進(jìn)行授權(quán)管理等。第三，支持檔案利用網(wǎng)絡(luò)化。該系統(tǒng)要能支持用戶實(shí)現(xiàn)線上查借閱以及流程審批等。第四，支持協(xié)同管理的網(wǎng)絡(luò)化。協(xié)同管理主要包括待辦事項(xiàng)提醒和跟進(jìn)，檔案流量情況監(jiān)測(cè)以及歸檔質(zhì)量分析等。

(二)提高檔案管理人員的能力

檔案管理部門要充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員學(xué)習(xí)研究的積極性，鼓勵(lì)他們學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，包括文件數(shù)據(jù)錄入、網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部鏈接、圖像處理、網(wǎng)頁(yè)制作等。通過(guò)繼續(xù)教育和開(kāi)展講座等方式，對(duì)檔案管理人員定期進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步充實(shí)與檔案管理相關(guān)的知識(shí)，提升檔案管理的能力。

(三)完善檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)

在檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)中，學(xué)校的所有部門都可以根據(jù)自己的權(quán)限在應(yīng)用系統(tǒng)中傳輸相關(guān)文件，并標(biāo)注處理意見(jiàn)，在年終時(shí)做一份清單歸檔，這樣可減少圖文信息中心歸檔數(shù)據(jù)的輸入工作。要確保電子文檔的真實(shí)性、安全性和完整性。建立學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，全面升級(jí)檔案部門網(wǎng)站，在網(wǎng)站中介紹學(xué)校檔案管理發(fā)展?fàn)顩r，讓訪問(wèn)者能夠通過(guò)網(wǎng)站及時(shí)了解檔案管理的最新動(dòng)態(tài)。

(四)加快制定檔案信息化建設(shè)的規(guī)章制度

根據(jù)檔案信息工作的要求，制定具體措施和方法，明確檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)和任務(wù)，做好高職院校檔案管理的指導(dǎo)、運(yùn)行、管理和維護(hù)。高職院校檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循系統(tǒng)化、規(guī)范化的原則，確保檔案信息向系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。檔案信息化建設(shè)的制度一般包括保密制度、使用制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、運(yùn)營(yíng)管理制度和檔案管理人員的工作目標(biāo)、責(zé)任制度等，要在工作實(shí)踐中不斷完善制度。

(五)創(chuàng)新檔案管理手段

為適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展，高職院校應(yīng)將信息技術(shù)建設(shè)作為檔案管理工作的重中之重。隨著檔案資料的增加，可以建立信息化檔案中心。信息化檔案中心的優(yōu)勢(shì)在于它可以長(zhǎng)時(shí)間存儲(chǔ)海量信息，一定程度上提高了檔案資源的利用率。

三、結(jié)語(yǔ)

信息化背景下，檔案管理的信息化程度越來(lái)越高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，使檔案管理呈現(xiàn)出高度集中化及網(wǎng)絡(luò)化特征。高職院校的檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，使檔案管理更加便捷、有效。