龐吟萸

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們對檔案的使用已經(jīng)不僅限制于紙質(zhì)檔案，電子檔案由于其便攜性、易儲存等特點，越來越廣泛地應(yīng)用在我們的日常生活及工作中。對法院而言，電子檔案的信息化建設(shè)是非常重要，然而，在法院進行檔案的信息化的過程中存在很多難點，本文就法院進行檔案的信息化的過程中存在的難點進行分析，并提出相應(yīng)的建議。

關(guān)鍵詞：法院；檔案；信息化管理

隨著信息技術(shù)的提高，法院為了簡化工作，越來越重視檔案的信息化管理。然而由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，很多人尚且不能及時學(xué)習(xí)新的技能，而且在法院進行檔案的信息化的過程中存在電子檔案質(zhì)量低、電子檔案易丟失或泄密、法院電子檔案管理規(guī)章制度不夠完善、缺乏建設(shè)資金等很多難點，本文就法院進行檔案的信息化的過程中存在的難點進行分析，并提出相應(yīng)的建議。

1 檔案的內(nèi)涵

檔案是指為了記錄某些過去某些重要會議或決策等其他重要信息留做備案的各種形式的材料。在現(xiàn)實生活中，檔案的應(yīng)用十分廣泛，各行各業(yè)的信息儲存都離不開檔案的使用。在過去，由于科學(xué)技術(shù)的限制，檔案不僅有一般紙質(zhì)的檔案，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了電子版檔案，包括電子文檔、表格、視頻、音頻等各種類型。

2 檔案信息化的概念

檔案信息化是指利用現(xiàn)有的科學(xué)技術(shù)，設(shè)計一個檔案信息系統(tǒng)，不僅可以儲存收集到的電子檔案，對電子檔案進行記錄保存。而且可以對紙質(zhì)版檔案的信息進行錄入，一方面方便保存，防止丟失；另一方面，給檔案信息的提取調(diào)用帶來很大的便利，也有利于企業(yè)或個人對信息進行整理和宏觀對比[1]。

3 法院檔案信息化的重要性

法院由于其特殊性，經(jīng)常會用到檔案，各種形式檔案是法院工作的重要組成部分。由于法院的日常工作涉及大量的檔案信息，因此，法院檔案信息化建設(shè)對法院具有非常重要的意義。法院檔案信息化建設(shè)具有以下優(yōu)點：1）可以減少法院工作人員的工作量；2）方便隨時隨地調(diào)用提取檔案信息；3）檔案信息化之后的儲存量更大；4）方便各個法院單位信息共享；5）能提高法院工作人員的工作量。除此之外，法院檔案信息化還有很多的難點[2]。

4 法院檔案信息化建設(shè)中的難點

4.1 檔案管理人員綜合素質(zhì)較低

由于我國信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，法院檔案管理人員很多還處于過去那種使用紙質(zhì)檔案的階段，綜合素質(zhì)較低，缺乏相應(yīng)的技術(shù)能力。法院檔案管理是一個很穩(wěn)定且很少與單位外部人員接觸的工作，因此很多檔案管理人員滿足于現(xiàn)有工作狀態(tài)，只想混日子，而不想學(xué)習(xí)新的東西，認為學(xué)習(xí)新的工作方法會給自己帶來額外的工作量，因此對法院檔案信息化的接受度不高。

4.2 電子檔案質(zhì)量低

為了對法院訴訟過程進行電子留檔，很多法院已經(jīng)開始逐步把訴訟過程中的紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子版進行歸檔或上傳共享。由于很多法院工作人員尚未意識到電子檔案的重要性，因此很多時候搜集到的電子檔案的質(zhì)量很低。

4.3 電子檔案易丟失或泄密

法院檔案信息化有很多優(yōu)點，但是也存在易丟失或泄密的問題。一是由于機器設(shè)備的原因，如果機器設(shè)備發(fā)生故障，電子檔案容易丟失，而難以留下痕跡；二是如果操作不當(dāng)，電子檔案易被篡改或丟失；三是由于電子檔案不像紙質(zhì)版檔案有明顯的載體，容易被拷貝泄密；四是當(dāng)法院檔案進行信息化，很容易被不法人員攻擊信息系統(tǒng)，造成網(wǎng)絡(luò)泄密。

4.4 電子檔案管理規(guī)章制度不夠完善

由于我國法院檔案信息化建設(shè)處于初期階段，尚未形成完善的電子檔案管理制度。在電子檔案管理的某些方面尚未形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，管理人員往往根據(jù)自己對規(guī)章制度的理解，對電子信息進行整理，借閱等，缺乏統(tǒng)一、規(guī)范的管理。

4.5 缺乏建設(shè)資金

由于我國法院是非營利機構(gòu)，因此，在財政方面更多的依靠國家財政撥款。而進行法院檔案信息化建設(shè)不僅需要購買相應(yīng)的設(shè)備，而且需要投入大量資金聘請專業(yè)人員為法院涉及符合法院工作需求的信息系統(tǒng)，并且在后期信息系統(tǒng)的維護方面也需要很多資金。因此在資金方面，存在很大問題[3]。

5 法院檔案信息化建設(shè)的建議

5.1 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，加強技術(shù)能力培訓(xùn)

提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強技術(shù)能力培訓(xùn)非常重要。因為法院的工作需要很多基層人員協(xié)力合作才能完成。為了提高工作效率，要對檔案管理人員的技術(shù)能力定期進行培訓(xùn)，并且要對每次培訓(xùn)的內(nèi)容進行考核，將考核結(jié)果作為工作績效評判標(biāo)準(zhǔn)之一，與工作人員的薪酬掛鉤。

5.2 提高電子檔案質(zhì)量

法院應(yīng)當(dāng)加強對工作人員制作電子檔案的能力的培訓(xùn)，制定電子檔案質(zhì)量統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并在對電子檔案進行歸檔錄入時進行質(zhì)量辨別，將不符合要求的電子檔辨別出來，重新進行制作或收集。

5.3 提高電子檔案的保密和安全

法院應(yīng)當(dāng)注意電子檔案的保密和安全，將檔案按照重要程度進行加密保管，對調(diào)取和查閱檔案的人員根據(jù)職務(wù)和權(quán)力進行授權(quán)。防止網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊法院檔案信息系統(tǒng)，加強對信息系統(tǒng)的維護。

5.4 完善電子檔案管理規(guī)章制度

法院應(yīng)當(dāng)完善現(xiàn)有的電子檔案管理規(guī)章制度，對電子檔案從制作、錄入、統(tǒng)計、調(diào)取、借閱等各個方面，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，方便對電子檔案以及各個使用者和使用情況進行管理。

5.5 申請建設(shè)資金

由于基層法院沒有收入，而進行法院檔案信息化建設(shè)又需要大量資金的投入，因此，基層法院可以向上級管理部門遞交撥款申請，說明法院檔案信息化建設(shè)的重要性，以獲取上級部門的資金支持[4]。

6 結(jié)束語

根據(jù)以上情況分析，我們可以看到，我國法院現(xiàn)行檔案信息化建設(shè)還處于初級階段，在法院進行檔案的信息化的過程中存在電子檔案質(zhì)量低、電子檔案易丟失或泄密、法院缺乏電子檔案管理規(guī)章制度、缺乏建設(shè)資金等很多難點。而信息化建設(shè)對法院日常工作有著非常重要的意義。因此，各級法院應(yīng)當(dāng)重視起來，提高工作人員對檔案信息系統(tǒng)的操作能力，制定信息系統(tǒng)管理制度，提高電子檔案質(zhì)量和電子檔案的安全，并及時向上級部門申請資金，盡快推動法院檔案信息化建設(shè)進程。

參考文獻

[1]劉爽，李坤.基層人民法院檔案信息化的建設(shè)與完善.職工法律天地：下，2017（10）：266-266.

[2]李向紅.談法院系統(tǒng)檔案信息化改革的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（18）：102-102.

[3]楊進霞.法院檔案管理存在的問題與建議[J].經(jīng)營管理者，2017（29）.

[4]許小青.基層法院檔案管理工作的問題與對策分析[J].人力資源管理，2018（1）：215-216.