王耀輝

（吉林省四平地質(zhì)工程勘察院，吉林 四平136000）

1 文檔一體化管理概述

就文檔一體化管理來說，其是借助計(jì)算機(jī)及其技術(shù)的功能，以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，進(jìn)行文件制作、使用、暫存、永存四個(gè)階段的管理，從而實(shí)現(xiàn)文件的全過程管理，進(jìn)而達(dá)到文件與檔案管理的最佳效果[1]。對(duì)于企業(yè)來說，文檔一體化管理不僅是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，而且是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要，更是電子檔案文件發(fā)展的必然要求。為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，做到與時(shí)俱進(jìn)，則需要加強(qiáng)企業(yè)檔案的管理工作，將文件與檔案的一體化管理落實(shí)到位，提高文檔管理工作的效率，節(jié)約企業(yè)發(fā)展過程中人力、物力的消耗，從而為企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展提供保障。

2 文檔一體化管理思路

2.1 文檔應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路

為了實(shí)現(xiàn)文檔一體化的管理，則需先進(jìn)行管理應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，即借助網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、數(shù)據(jù)管理平臺(tái)等方式對(duì)文件和檔案進(jìn)行有效管理。就應(yīng)用系統(tǒng)來說，工作人員可以對(duì)文件進(jìn)行瀏覽、修改，在進(jìn)行檔案歸檔時(shí)，可對(duì)電子文件和檔案進(jìn)行篩選和整理，從而對(duì)文件和檔案進(jìn)行相應(yīng)的處理，即需保存的文檔進(jìn)行保存，需傳送的文檔進(jìn)行傳送。電子文檔已成為現(xiàn)代辦公常用的一種文檔方式，通過使用管理應(yīng)用系統(tǒng)，可以幫助文檔管理工作人員進(jìn)行相應(yīng)的工作，減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，同時(shí)能夠保障文檔的完整性、可靠性，從而降低文件傳輸、保存等過程中錯(cuò)誤發(fā)生的概率。

2.2 文檔一體化管理的互動(dòng)性

文書工作是企業(yè)文件管理工作中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，其與檔案工作存在一定的聯(lián)系，為了進(jìn)一步提高文檔的管理水平，則需要加強(qiáng)兩者間的關(guān)聯(lián)性，將兩者有效地結(jié)合在一起，從而提升企業(yè)文檔管理的質(zhì)量和服務(wù)水平。在實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的過程中，檔案工作與業(yè)務(wù)系統(tǒng)存在相互作用，即業(yè)務(wù)系統(tǒng)的工作可以為檔案工作人員提供幫助，在一定程度上強(qiáng)化了社會(huì)積累財(cái)富的執(zhí)行力。同時(shí)檔案工作可以完成業(yè)務(wù)工作的信息積累和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，為企業(yè)開展業(yè)務(wù)工作奠定基礎(chǔ)。除了業(yè)務(wù)部門外，其與財(cái)務(wù)部門、人力部門等都有一定的聯(lián)系。總之，在文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)過程中，應(yīng)加強(qiáng)文檔管理與其他部門的互動(dòng)性，從而促進(jìn)各部門的共同發(fā)展，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

2.3 工作流程的集成化

就傳統(tǒng)文件管理來說，無論是文件的形式、歸檔，還是檔案管理的提供利用、保管等，都將文件生命周期劃分為現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期、非現(xiàn)行期三個(gè)過程，且三者間存在相互獨(dú)立的關(guān)系，通過對(duì)應(yīng)的三個(gè)部門（現(xiàn)行業(yè)務(wù)工作部門、機(jī)構(gòu)檔案室、檔案館）進(jìn)行工作[2]。而文檔一體化管理，則是將文件、檔案的管理流程進(jìn)行了集成化處理，即保障系統(tǒng)、控制中心、工作制度、工作程序等方面的統(tǒng)一性，將檔案的著錄、鑒定、保存和管理等工作貫穿到文件的形成、流轉(zhuǎn)、移交、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)，從而保障工作流程的集成化、信息的共享化。另外，還應(yīng)優(yōu)化工作流程，使其能夠?qū)Σ煌奈募M(jìn)行針對(duì)性的處理，從而簡(jiǎn)化文檔管理的流程，提高文檔管理工作的效率，保障文檔信息的有效性、完整性。

2.4 業(yè)務(wù)處理的自動(dòng)化

安全網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息系統(tǒng)等方面是文檔一體化管理實(shí)現(xiàn)的重要基礎(chǔ)，先進(jìn)的管理理念是發(fā)揮文檔一體化管理職能的重要前提，在先進(jìn)的理念、技術(shù)等方面的條件下，能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化的信息系統(tǒng)構(gòu)建，從而提高文檔一體化管理的效率和質(zhì)量。另外，業(yè)務(wù)工作是企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益增加的重要途徑，為了保障業(yè)務(wù)工作的高效率、高質(zhì)量，則需要增加業(yè)務(wù)處理相關(guān)的系統(tǒng)自動(dòng)處理技術(shù)，比如，電子文件處理的責(zé)任鏈信息記錄、電子文件版本信息的自動(dòng)跟蹤等，這些文件自動(dòng)處理技術(shù)的應(yīng)用使得業(yè)務(wù)處理工作的自動(dòng)化程度大大提高，同時(shí)降低了人工操作的復(fù)雜程度[3]。此外，在業(yè)務(wù)的自動(dòng)化處理過程中，會(huì)在系統(tǒng)身份認(rèn)證后有相關(guān)記錄的生成和保存，極大程度上保障了電子文件生命周期內(nèi)活動(dòng)信息記載的有效性、真實(shí)性。

3 結(jié)語

總而言之，文檔一體化的管理是現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的必然選擇，通過對(duì)文件和檔案的有效管理，在促進(jìn)其與各個(gè)部門工作效率的同時(shí)，使得各部門間的溝通交流增多，減少錯(cuò)誤操作，促進(jìn)部門之間的共同發(fā)展。在進(jìn)行文檔一體化管理建設(shè)的過程中，應(yīng)加強(qiáng)文檔應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計(jì)質(zhì)量，強(qiáng)化部門間的互動(dòng)性、提升工作流程的集成化和業(yè)務(wù)處理的自動(dòng)化，從而真正落實(shí)文檔一體化管理，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。