張海東

（北京農(nóng)業(yè)職業(yè)學(xué)院，北京 102442）

1 引言

我國高等職業(yè)教育主要目的是為社會(huì)培養(yǎng)專業(yè)技能型的人才，對于社會(huì)的發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有十分關(guān)鍵的作用和價(jià)值。高職院校檔案管理指的是對高職院校教育教學(xué)、后勤服務(wù)以及科研工作的各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各種資料進(jìn)行管理和應(yīng)用的一種重要方法，可以為高職院校的管理以及后續(xù)服務(wù)活動(dòng)的有序開展提供專業(yè)的參考，實(shí)現(xiàn)學(xué)院文書檔案管理工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化和科學(xué)化，這也是當(dāng)前高職院校文書檔案管理工作的重點(diǎn)。但是從實(shí)際情況來看，高職院校仍然存在檔案管理方面的各種不足，影響檔案價(jià)值的有效發(fā)揮。因此，高職院校逐漸強(qiáng)化檔案管理工作，探索科學(xué)合理的管理方法以及管理對策，檔案管理的優(yōu)勢也逐漸突顯。

2 高職院校檔案管理的必要性

檔案是對歷史工作的詳細(xì)記錄，是歷史見證的真實(shí)憑證，也是第一手的資料，加強(qiáng)高職院校的檔案管理對于推進(jìn)高職院校依法治校和依法教學(xué)具有十分重要的意義，能夠促進(jìn)學(xué)校教育質(zhì)量的進(jìn)一步提高，促進(jìn)學(xué)校的科學(xué)發(fā)展。在社會(huì)實(shí)踐過程中直接形成的各種各樣的文檔資料稱為檔案，檔案在一定程度上具有歷史性的特征，能夠客觀地對歷史情況進(jìn)行有效地記錄，而非后人所編造的，具有真實(shí)性的特點(diǎn)，是最可靠的憑證之一[1]。同時(shí)，檔案資料還保留了十分清晰的歷史痕跡，包括相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或有關(guān)人員的親筆批示以及簽署當(dāng)事人的手稿，很多文件會(huì)蓋有個(gè)人的印信或者制發(fā)機(jī)關(guān)的印章，有些材料以錄音帶、照片、錄像帶的形式存在，都給檔案帶來了憑據(jù)作用的特征。同時(shí)，各種各樣的文件材料包括契約合同等相關(guān)重要資料在文書檔案中的憑證作用就會(huì)更加的明顯，這些資料都是來源于社會(huì)活動(dòng)而且具有文獻(xiàn)所并不具備的法律效應(yīng)，對于高職院校的評估檢查以及教學(xué)工作總結(jié)可以帶來十分重要的數(shù)據(jù)支持。

3 當(dāng)前高職院校檔案管理過程中普遍存在的問題

3.1 缺乏系統(tǒng)完善的管理機(jī)制

學(xué)校的檔案管理工作直接反映出學(xué)校的教育教學(xué)水平，檔案管理也是院系管理的基礎(chǔ)工作，直接關(guān)系著高職院校的教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)水平。高職院校檔案管理種類很多，包括教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、教師檔案、學(xué)術(shù)檔案、科研檔案等檔案內(nèi)容。目前，因?yàn)楦鲗W(xué)校對檔案管理的認(rèn)識不同、內(nèi)容不統(tǒng)一，缺乏系統(tǒng)的管理機(jī)制，造成管理的不規(guī)范。從某種程度上來說，如果一個(gè)高等職業(yè)院校連學(xué)生教師的數(shù)量、學(xué)術(shù)上的成果的表現(xiàn)以及具體的形式、學(xué)生的就業(yè)統(tǒng)計(jì)等相關(guān)基本數(shù)據(jù)都?xì)埲辈蝗?，那么說明這個(gè)院校在管理方面存在很大的問題，因此，必須要重視檔案管理工作，采取科學(xué)有效的方法進(jìn)行檔案管理活動(dòng)，制定出系統(tǒng)完善的管理機(jī)制，為高等職業(yè)院校的管理活動(dòng)提供有效的參考依據(jù)。

3.2 缺乏專業(yè)高水平的檔案管理人才

長期以來對高職院校檔案管理活動(dòng)的不重視，導(dǎo)致檔案管理部門普遍缺乏專業(yè)高水平的檔案管理人才，難以真正有效地執(zhí)行檔案管理活動(dòng)，發(fā)揮檔案的角色價(jià)值以及數(shù)據(jù)支持價(jià)值。同時(shí)，我國高職院校檔案管理工作普遍起步較晚，仍然存在很多不完善的制度以及現(xiàn)象，而且有的院校的領(lǐng)導(dǎo)并沒有完全重視檔案管理活動(dòng)，存在著很多檔案管理方面的疏漏，檔案管理隊(duì)伍建設(shè)嚴(yán)重不足直接影響檔案管理活動(dòng)的作用和價(jià)值。目前，高職院校的檔案管理人員并沒有經(jīng)過專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，缺乏主動(dòng)服務(wù)的意識，無法保證檔案管理活動(dòng)的科學(xué)化和規(guī)范化，信息化檔案管理水平較低，影響檔案的使用效率和調(diào)取速度，難以實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)?；拈_發(fā)與利用[2]。

3.3 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足

相關(guān)調(diào)查研究表明，目前，絕大多數(shù)高職院校的檔案室?guī)旆考肮ぷ鲌龅叵鄬τ诖髮W(xué)來說偏小，檔案室配置也存在嚴(yán)重的不足，很多的檔案室并沒有配置必備的機(jī)械設(shè)備，在管理方面存在很大的弊端，目前高職院校最常用的檔案管理方法仍然是手工操作方法，這會(huì)極大地耗費(fèi)人力和物力，而且還導(dǎo)致檢測速度和檢測精度比較差。雖然某些院校已經(jīng)開始重視檔案管理工作，并在檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施方面加大了投入，但是這部分高校在逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檔案管理過程中仍然存在較大的問題，影響了檔案查詢的速度以及檔案價(jià)值的有效發(fā)揮，同時(shí)，也不利于檔案管理人員綜合處理技術(shù)的能力的提升，工作人員通常難以兼顧檔案管理技術(shù)的科研與開發(fā)工作，導(dǎo)致在具體的工作過程中無法主動(dòng)提供可以利用的檔案并積極地開發(fā)新的檔案，影響高職檔案管理工作的有序發(fā)展。

3.4 對檔案管理的重視程度不足

長久以來，高職院校領(lǐng)導(dǎo)在思想上缺乏對檔案管理工作的正確認(rèn)識，認(rèn)為檔案管理工作可有可無，只要有人管理就可以，沒有必要花費(fèi)太多的精力以及太多的資金。管理者采取原有的落后低效的管理模式以及管理觀念導(dǎo)致檔案難以發(fā)揮其應(yīng)有的作用，檔案資源嚴(yán)重浪費(fèi)，無法為高職院校的進(jìn)一步發(fā)展提供有效的數(shù)據(jù)支持。另外，高職院校的檔案管理部門普遍缺乏強(qiáng)烈的歸檔意識，沒有建立起專門的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)與監(jiān)督小組，檔案管理制度不健全、不合理，部門領(lǐng)導(dǎo)難以深入地解決檔案收集及檔案管理過程中普遍存在的具體問題，仍然依靠檔案管理部門主動(dòng)索取的方式進(jìn)行檔案資料的收集[3]。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，高職院校學(xué)生以及教師需要依法及時(shí)上交相應(yīng)的檔案資料，高職院校的檔案管理部門需要加強(qiáng)對相關(guān)檔案的保管以及處理。從實(shí)際情況來看，高職院校除了檔案管理部門之外，絕大多數(shù)的老師和學(xué)生并不認(rèn)識和了解檔案的法律責(zé)任，管理人員依法收集、自覺保護(hù)移交檔案管理的意識難以樹立起來。

3.5 信息化技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用不足

當(dāng)前高校的文書檔案管理工作使用的還是傳統(tǒng)的管理方法與技術(shù)，因此，信息化的程度就會(huì)出現(xiàn)影響，這屬于一種普遍的現(xiàn)象，歸結(jié)具體的情況主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：首先，工作人員對信息化技術(shù)的使用意識不高，很多的管理人員對信息化技術(shù)的了解不夠充分，覺得在高校的文書檔案管理中實(shí)施信息化技術(shù)的意義不大。其次，信息化技術(shù)的使用受到嚴(yán)重的限制，在一些高職院校中，信息化文書檔案管理只是在一些基本辦公軟件中使用，或者簡單的聊天軟件等，負(fù)責(zé)文件與資料的傳輸，而對一些辦公自動(dòng)化與高科技的技術(shù)使用比較少。最后，當(dāng)前我國信息化技術(shù)的使用沒有得到全面的推廣。信息化技術(shù)的發(fā)展不斷的創(chuàng)新，有很多現(xiàn)代化信息技術(shù)已逐漸被廣泛使用，如大數(shù)據(jù)技術(shù)與云計(jì)算等。這些技術(shù)的使用可以大大地提高高校文書檔案管理的工作效率?？墒窃趯?shí)際的應(yīng)用中，這些技術(shù)的使用較少，也受到了很多的限制，因此，導(dǎo)致信息化技術(shù)的使用得不到廣泛的應(yīng)用。

4 提高高職院校文書檔案管理價(jià)值的相關(guān)對策

4.1 加強(qiáng)對檔案管理工作的重視

高職院校的檔案管理活動(dòng)通常會(huì)涉及高職院校建設(shè)的各種各樣的內(nèi)容，對高職院校正常教育教學(xué)制度的有效維持以及各個(gè)部門之間的工作都有著密切的聯(lián)系，高校的領(lǐng)導(dǎo)必須要重視檔案管理活動(dòng)，并將檔案管理與學(xué)校的科研管理和教育教學(xué)相互協(xié)調(diào)起來[4]。在高職院校整體發(fā)展和規(guī)劃當(dāng)中納入檔案管理活動(dòng)，并加大對檔案管理工作的宣傳，使得廣大的師生都能夠充分了解到檔案管理的重要意義，從根本上樹立科學(xué)檔案管理的意識[5]。

4.2 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

當(dāng)前，高職院校檔案管理人才不足是影響檔案管理工作價(jià)值的最主要因素之一。因此，必須要加強(qiáng)檔案員工的工作能力以及業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，進(jìn)而提高檔案管理工作的信息化和規(guī)范化。同時(shí)，還需要加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，積極支持相關(guān)員工參加檔案部門舉辦的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，全面提高檔案人員的專業(yè)能力，并加強(qiáng)對新材料、新技術(shù)、新科技、新設(shè)備的使用。充分利用科學(xué)技術(shù)引領(lǐng)檔案管理工作，提高檔案管理工作水平以及檔案管理工作的價(jià)值。

4.3 提高檔案管理的現(xiàn)代化和信息化水平

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和信息時(shí)代的全面到來，對高職院校檔案管理工作帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)?，F(xiàn)代化的檔案管理工作具備自動(dòng)化的搜索功能，可以幫助人們快速地進(jìn)行檔案資料的查詢以及檔案資料的管理，能夠有效減輕工作人員的工作量和工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)也可以根據(jù)一些工作需要自動(dòng)生成分?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)，以減輕相關(guān)的工作量。在高職院校檔案管理工作當(dāng)中納入信息管理的相關(guān)技術(shù)，使得檔案管理更加趨于信息化、數(shù)字化以及智能化，實(shí)現(xiàn)檔案管理文檔一體化的工作，全面提升管理的質(zhì)量以及檔案管理的效率[6]。但與此同時(shí)，信息化的檔案管理也容易出現(xiàn)安全問題，包括黑客的攻擊、病毒的侵?jǐn)_以及檔案資料的流失等，因此，還需要加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)備份資料的建設(shè)，并不斷升級防火墻裝置和殺毒軟件系統(tǒng)，保證信息化管理系統(tǒng)的安全性和可靠性。

5 結(jié)語

綜上所述，論文對高職院校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策進(jìn)行了全面的剖析，希望能夠給予相關(guān)工作者一些啟發(fā)，充分發(fā)揮高職院校檔案的價(jià)值，促進(jìn)高校教育事業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。