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信息增效工具組合在志愿服務(wù)培訓(xùn)中的應(yīng)用探索

2018-12-28 10:52于博文
中國教育信息化·高教職教 2018年10期
關(guān)鍵詞:實(shí)踐

于博文

摘 要:近年來,提高志愿服務(wù)培訓(xùn)的信息化水平已漸成業(yè)內(nèi)共識(shí)。然而,在培訓(xùn)實(shí)務(wù)中至今缺乏成型、經(jīng)濟(jì)、易于上手的信息化解決方案。本文以青島市志愿服務(wù)學(xué)院探索自創(chuàng)的“信息增效工具組合”為例,通過一年來在培訓(xùn)實(shí)踐中的應(yīng)用與反思,嘗試探尋出一條相對合理的路徑。

關(guān)鍵詞:志愿服務(wù)培訓(xùn);信息增效工具;實(shí)踐

中圖分類號(hào):G434 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:B 文章編號(hào):1673-8454(2018)19-0027-04

志愿服務(wù)培訓(xùn),是使志愿服務(wù)的參與者和組織者明確使命、提升能力、開拓思維的重要手段。在培訓(xùn)過程中應(yīng)用信息技術(shù),提升信息化水平,不僅關(guān)乎到培訓(xùn)的效果,也直接影響著后續(xù)志愿服務(wù)活動(dòng)的開展水平。

一、志愿服務(wù)培訓(xùn)的主要形式及存在的“短板”

當(dāng)前,志愿服務(wù)培訓(xùn)的主要開展形式有三種:一是專家講座,聘請專家赴某地、某處進(jìn)行單次授課;二是線上培訓(xùn),通過網(wǎng)絡(luò)直播軟件進(jìn)行或播放預(yù)先錄制好的視頻課程;三是依托固定場所組織培訓(xùn)班,根據(jù)學(xué)員實(shí)際情況制定課程計(jì)劃,在某個(gè)時(shí)段內(nèi)開展集中培訓(xùn)。隨著參培者對知識(shí)深度、能力提升等需求的不斷增長,第三種培訓(xùn)方式因具有系統(tǒng)性強(qiáng)、內(nèi)容深入、過程完善等優(yōu)點(diǎn),逐漸成為志愿服務(wù)培訓(xùn)的首選形式。然而,在過程中也凸現(xiàn)出幾個(gè)較為普遍的問題:

(1)學(xué)員的學(xué)習(xí)主動(dòng)性、參與度不高。目前,我國的志愿服務(wù)培訓(xùn)仍帶有一定的行政命令色彩,學(xué)員們往往是“受命而來”“簽到便歸”。同時(shí),課程也常采用大課講授、案例分享等傳統(tǒng)形式,教師“滿堂灌”、學(xué)員“頭腦懵”的情況普遍存在。在加入了課前破冰、課間游戲、課后互動(dòng)等環(huán)節(jié)后,課堂氣氛雖在一定程度上得到了活躍,但并未從根本上解決問題,

(2)忽視“互聯(lián)互通”平臺(tái)的搭建。每期參培學(xué)員通常來自于某一系統(tǒng)或地區(qū),可以說是將“同行”匯聚一堂。以往,組織者通常將學(xué)員的電話、職務(wù)、地址等通聯(lián)方式附在培訓(xùn)材料中,便于學(xué)員在本行業(yè)或區(qū)域內(nèi)形成“合力”,交流經(jīng)驗(yàn),相互促進(jìn)。近年來出于隱私保護(hù)考慮,大多數(shù)培訓(xùn)班不再內(nèi)附通訊錄,或只留有學(xué)員姓名、單位、職務(wù)三項(xiàng)。這種“因噎廢食”之舉,影響了參培學(xué)員進(jìn)行資源共享平臺(tái)的搭建,坐失互相結(jié)識(shí)、借鑒互補(bǔ)、激發(fā)創(chuàng)意的良機(jī)。

(3)缺乏對培訓(xùn)數(shù)據(jù)的收集、統(tǒng)計(jì)、分析意識(shí)。一期培訓(xùn)班結(jié)束后,主辦方掌握的數(shù)據(jù)往往只有參培人數(shù)、聯(lián)絡(luò)信息、簽到表幾項(xiàng),無法對培訓(xùn)過程展開全面、立體的分析。因此,管理者只能通過感性決策,來進(jìn)行對下一班次的課程設(shè)計(jì)、師資調(diào)配等。這看似具有“靈活多變”“因地制宜”的特點(diǎn),實(shí)質(zhì)上反映出現(xiàn)有培訓(xùn)設(shè)計(jì)中的隨意性、主觀性傾向。

(4)培訓(xùn)后對學(xué)員的相關(guān)信息跟蹤疏離。大多數(shù)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)雖然已對培訓(xùn)過程中產(chǎn)生的文件、圖表、視頻等資料建檔保存。但尚未建立培訓(xùn)后的動(dòng)態(tài)跟蹤體系,難以了解培訓(xùn)后學(xué)員在志愿服務(wù)領(lǐng)域是如何“學(xué)以致用”的,更難掌握學(xué)員在實(shí)踐中的個(gè)性發(fā)展需求。一些機(jī)構(gòu)在培訓(xùn)后也曾采取過電話回訪、抽樣調(diào)研等方式進(jìn)行跟蹤,但因無法抽到典型的樣本,難以調(diào)研出示范性強(qiáng)的案例,耗時(shí)甚多,效果欠佳。

(5)人手不足,應(yīng)答不力。培訓(xùn)班開始后,現(xiàn)場情況千變?nèi)f化。對于50人以內(nèi)的培訓(xùn)班,4至5名全職工作人員尚可服務(wù)到位;如遇百人以上的班次,每名工作人員除要身兼數(shù)職外,還需臨時(shí)抽調(diào)學(xué)生志愿者服務(wù)。由于籌備時(shí)間緊迫,學(xué)生志愿者未經(jīng)充分培訓(xùn)便要上崗,對學(xué)員提出的問題難以進(jìn)行準(zhǔn)確解答。工作人員的忙亂和學(xué)員的困惑,常常同時(shí)存在。

二、提升志愿服務(wù)培訓(xùn)中信息化水平的必然性

近年來,學(xué)界亦出現(xiàn)了一些對提升志愿服務(wù)培訓(xùn)中信息化水平的論述。劉新玲、譚曉蘭展望了網(wǎng)絡(luò)的普及后,將在信息獲取、報(bào)名反饋等環(huán)節(jié)為志愿服務(wù)培訓(xùn)提供極大的便利(2010年)[1],李桂芳等人通過分析北京市西城區(qū)的“信息化互助行動(dòng)”,為志愿者培訓(xùn)中的信息化解決策略提出了初步構(gòu)想(2016年)[2],康琪從“互聯(lián)網(wǎng)+志愿服務(wù)”的視角,認(rèn)為通過郵箱、論壇、QQ群、微信、微博等方式的組合,可打造高職院校中實(shí)訓(xùn)課程的新模式(2016年)[3]。然而,這些論述大多是從宏觀角度強(qiáng)調(diào)了信息化建設(shè)的意義,缺乏微觀的、可操作性強(qiáng)的解決方案,無法應(yīng)對志愿服務(wù)培訓(xùn)實(shí)務(wù)中存在的諸多問題。

在政策方面,民政部于2015年頒發(fā)了《志愿服務(wù)信息系統(tǒng)基本規(guī)范》,為志愿服務(wù)培訓(xùn)信息化建設(shè)指明了方向。2017年1月頒布實(shí)施的《中央和國家機(jī)關(guān)培訓(xùn)費(fèi)管理辦法》明確要求:“培訓(xùn)舉辦單位應(yīng)當(dāng)注重運(yùn)用大數(shù)據(jù)、‘互聯(lián)網(wǎng)+等現(xiàn)代信息技術(shù)手段開展培訓(xùn)和管理?!盵4]2017年12月1日,《志愿服務(wù)條例》正式實(shí)施,其中要求“志愿服務(wù)組織安排志愿者參與志愿服務(wù)活動(dòng),應(yīng)當(dāng)如實(shí)記錄志愿者個(gè)人基本信息、志愿服務(wù)情況、培訓(xùn)情況、表彰獎(jiǎng)勵(lì)情況、評價(jià)情況等信息,按照統(tǒng)一的信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)錄入國務(wù)院民政部門指定的志愿服務(wù)信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通”。[5]顯然,“一個(gè)本子一支筆,一張證書一枚章”的傳統(tǒng)培訓(xùn)模式已落伍于新時(shí)代,難以適應(yīng)《條例》等一系列國家規(guī)范、文件中對培訓(xùn)信息化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的要求。因此,使用信息增效工具組合,提高授受雙方的信息化應(yīng)用、管理和風(fēng)險(xiǎn)防控能力,便成為新時(shí)代志愿服務(wù)培訓(xùn)的必然途徑。

三、“信息增效工具組合”在培訓(xùn)中的應(yīng)用實(shí)踐

當(dāng)前,雖然也出現(xiàn)了“培訓(xùn)寶”這種整合型培訓(xùn)管理軟件,但“將雞蛋裝于一籃”的信息安全風(fēng)險(xiǎn),卻要由培訓(xùn)主辦方來承擔(dān),一旦出現(xiàn)信息泄露,帶來的影響不可小覷。且該軟件主要面向企業(yè)群體,年費(fèi)較高昂,一般的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)或初創(chuàng)公益組織基本無力承擔(dān)。為此,青島市志愿服務(wù)學(xué)院(以下簡稱“學(xué)院”)通過對市面上流行工具軟件的篩選整合,形成了一套稍加練習(xí)便可上手、熟練后一人便可完成百人以上的培訓(xùn)信息管理,且成本近乎于零、極易復(fù)制推廣的“信息增效工具組合”?,F(xiàn)將其應(yīng)用場景分為培訓(xùn)的前、中、后三期來進(jìn)行介紹。

1.前期諸環(huán)節(jié)的應(yīng)用

培訓(xùn)前期需組合應(yīng)用的有微信、樂信短信平臺(tái)、靈析三款軟件,其中微信群是本“組合”得以實(shí)施的核心。據(jù)微信官方發(fā)布的用戶報(bào)告顯示,每天平均有9.02億的人登錄微信,日均發(fā)送微信次數(shù)達(dá)到380億次,日發(fā)送微信語音次數(shù)達(dá)到61億,音視頻日人均通話次數(shù)達(dá)到2.05億。[6]在培訓(xùn)時(shí),學(xué)院利用、發(fā)揮微信這種即時(shí)通訊工具的普及性與廣泛性,為每班級事先建立微信群,將群二維碼打印出張貼在報(bào)到處,引導(dǎo)學(xué)員掃碼加入。并將二維碼于課間時(shí)投影到屏幕上,提示晚到或漏加的學(xué)員入群。

樂信短信平臺(tái)支持通過聯(lián)系人模板導(dǎo)入,也可批量將手機(jī)號(hào)碼粘貼入發(fā)送框內(nèi),系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)篩選出重復(fù)號(hào)碼并發(fā)送。信息發(fā)出后,后臺(tái)會(huì)即時(shí)反饋到達(dá)信息和發(fā)送失敗信息,亦可一鍵導(dǎo)出結(jié)果,便于再次發(fā)送或進(jìn)行電話通知。與傳統(tǒng)的手機(jī)群發(fā)通知相比,該平臺(tái)單條費(fèi)率為0.05-0.07元,還可隨時(shí)跟蹤、調(diào)取所有的短信操作、發(fā)送情況。起初,短信平臺(tái)的目標(biāo)對象是那些年齡偏大、不擅使用即時(shí)通訊軟件的學(xué)員,但在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn),幾乎所有的學(xué)員在收到短信后都會(huì)產(chǎn)生被尊重、被認(rèn)同的心理感受。在此基礎(chǔ)上,學(xué)院根據(jù)培訓(xùn)前獲取的學(xué)員返程信息,預(yù)先將告別祝福短信錄入系統(tǒng),定時(shí)發(fā)送,精確到分,為學(xué)員帶來更為周到貼心的培訓(xùn)體驗(yàn)。

靈析是一款專注服務(wù)非營利機(jī)構(gòu)的聯(lián)系人管理工具,在培訓(xùn)中學(xué)院主要使用它的免費(fèi)報(bào)名表單收集功能。按照不同班次的情況,可自定義設(shè)計(jì)表單,既可嵌入到微信推送內(nèi)容,也可使用短鏈接分享,還可掃描二維碼進(jìn)行填寫。后臺(tái)可將聯(lián)系人增量趨勢予以動(dòng)態(tài)顯示,便于管理者隨時(shí)隨地掌握報(bào)名信息。相比傳統(tǒng)的郵件接收回執(zhí)、電話落實(shí)等程序,既滿足了學(xué)員多場景、便捷化的報(bào)名需求,也使管理方便于對報(bào)名信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤和導(dǎo)出。

前期環(huán)節(jié)的主導(dǎo)思想是“打牢地基”,操作流程為:首先,利用靈析表單收集學(xué)員的報(bào)名資料,并導(dǎo)出紙質(zhì)版?zhèn)浞荽鏅n。其次,將學(xué)員通訊方式復(fù)制到樂信短信平臺(tái)中,根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行分組,設(shè)置定時(shí)發(fā)送;最后,在培訓(xùn)現(xiàn)場的電腦上儲(chǔ)存班級微信群的二維碼圖片,并打印數(shù)張張貼至報(bào)到處;至此,培訓(xùn)前期的準(zhǔn)備工作基本完成。通過三款軟件的使用,基本解決了“萬事開頭難”的忙亂,彌補(bǔ)了人手的不足,提高了工作的效率,為后續(xù)環(huán)節(jié)打下了基礎(chǔ)。

2.中期諸環(huán)節(jié)的應(yīng)用

培訓(xùn)開始后,學(xué)院選用了百度網(wǎng)盤和問卷星兩款軟件。百度網(wǎng)盤具有訪問速度快、穩(wěn)定性高、加密性強(qiáng)、分享渠道多樣化等優(yōu)勢,在國內(nèi)已成首選。在實(shí)踐中,管理員于每堂課后將課程錄音、視頻、PPT等文件上傳到網(wǎng)盤生成永久鏈接,并通過微信群加密分享給學(xué)員。借助其客戶端內(nèi)置的在線預(yù)覽、播放功能,學(xué)員既可隨時(shí)對課程內(nèi)容進(jìn)行溫習(xí),也可進(jìn)行下載或二次分享。同時(shí),管理員還可隨時(shí)對上傳內(nèi)容進(jìn)行增減改動(dòng),學(xué)員刷新網(wǎng)盤文件夾頁面后即可看到,無需更換鏈接地址。

問卷星是業(yè)內(nèi)領(lǐng)先的一款問卷調(diào)查軟件,可滿足問卷調(diào)查、滿意度調(diào)查、考試測評、投票評選、學(xué)術(shù)調(diào)研等多種需求,其生成的頁面可與微信群完美適配。免費(fèi)版本支持單選、多選、矩陣、排序等多種題型,還可實(shí)現(xiàn)頻數(shù)分析、分類統(tǒng)計(jì)等,所有數(shù)據(jù)均支持以Word文檔的形式導(dǎo)出,已足可滿足志愿服務(wù)培訓(xùn)時(shí)的需求。

中期環(huán)節(jié)的主導(dǎo)思想是“貼合實(shí)際”,學(xué)院根據(jù)不同學(xué)員群體的心理特征安排題目順序,每個(gè)問卷通常使用五級評價(jià)量表,以設(shè)置8-10題為宜,并精心歸納題干,做好必答題目的限定,避免出現(xiàn)長難題和需要大量文字填寫的題,影響問卷獲取的真實(shí)性。在應(yīng)用中,有的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)只將問卷星用作終期評教,將百度網(wǎng)盤用作備份課件用,如此將“即時(shí)”變?yōu)椤皽蟆?,取效必然不佳。故?yīng)充分發(fā)揮出兩款軟件的即時(shí)性特質(zhì),在課程進(jìn)行期間至少安排兩次評教,根據(jù)學(xué)員反饋情況對課程內(nèi)容及時(shí)做出微調(diào),并將網(wǎng)盤定位為取得“課程隨身而行”的效果。通過上述兩款軟件的應(yīng)用,既激發(fā)了學(xué)員的參與意識(shí),又增強(qiáng)了教師的危機(jī)意識(shí),還節(jié)省了課程資料的印刷費(fèi)用,奠定了“隨身學(xué)習(xí)”的基礎(chǔ)。

3.后期諸環(huán)節(jié)的應(yīng)用

培訓(xùn)后期,學(xué)院選用的軟件為MAKA和千聊Live。MAKA是市面上基于H5技術(shù)里操作最簡易的軟件,支持在手機(jī)端直接編輯修改,其內(nèi)置的免費(fèi)模板即可滿足絕大多數(shù)場景的需要。在實(shí)踐中,管理者用手機(jī)拍下課堂互動(dòng)的精彩瞬間,套入模板,僅需15-20分鐘便可生成一本精美,圖文并茂的動(dòng)態(tài)相冊,學(xué)員可將其直接分享到朋友圈里,與親朋好友共享學(xué)習(xí)成果。同時(shí),管理者還可在軟件后臺(tái)獲取到達(dá)對象的圖文分析報(bào)告,為下一步?jīng)Q策提供參考依據(jù)。

千聊Live是一款流行的輕直播工具,使用時(shí)無需安裝客戶端,關(guān)注公眾號(hào)即可發(fā)起直播、收聽課程、提出問題、打賞等,內(nèi)容永久保存于服務(wù)器上,可隨時(shí)回看。它打破了微信群不能語音分享的限制,學(xué)員可將分組討論的過程回放、分享,既滿足了課堂教學(xué)的要求,又可引發(fā)新一輪的討論。學(xué)院利用該軟件在正課后開展小型沙龍和課堂答疑,使傳統(tǒng)授課方式得到了有力補(bǔ)充。

后期環(huán)節(jié)的主導(dǎo)思想是“增光添彩”。進(jìn)入尾聲時(shí),學(xué)院配合其他信息化手段,進(jìn)一步充實(shí)、完善培訓(xùn)內(nèi)容。如留意抓拍學(xué)員的精彩瞬間,以契合情境的詩句配文;不失時(shí)機(jī)地?cái)X取小組討論情景,讓不同領(lǐng)域的大咖跨界“開講”;把培訓(xùn)花絮通過微信群分享給學(xué)員等等。通過該兩款軟件的應(yīng)用,將學(xué)習(xí)過程社交化,使授課內(nèi)容和感想在生活里延續(xù),不斷擴(kuò)大培訓(xùn)對學(xué)員個(gè)體發(fā)展的影響。但尤需注意的是工作人員認(rèn)為培訓(xùn)即將結(jié)束,而對“增光添彩”的環(huán)節(jié)疏于顧及的心理惰性。做好這些工作既是回顧培訓(xùn)過程、分享成果的良機(jī),又是積累培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)和實(shí)力的需要。

四、實(shí)踐后的效果與反思

自2017年1月開始,學(xué)院在開展的志愿服務(wù)培訓(xùn)班中全面應(yīng)用本“信息增效工具組合”,至本文完稿時(shí)已舉辦10期,培訓(xùn)學(xué)員575人。使用問卷星軟件對開展的10個(gè)班次跟蹤調(diào)查顯示:“信息化建設(shè)滿意度”“課堂參與滿意度”“培訓(xùn)整體滿意度”三個(gè)指標(biāo)均有明顯的上升趨勢。其中“信息化建設(shè)滿意度”這一指標(biāo)增幅最為明顯,從73.1%增至98.9%,增長了25.8個(gè)百分點(diǎn)。

“信息增效工具組合”的使用,雖使志愿服務(wù)培訓(xùn)中信息化水平發(fā)展不充分、不配套的問題得以初步解決,但仍有如下幾點(diǎn)值得反思之處:

1.傳統(tǒng)手段和信息手段的取舍或兼施

盡管“信息增效工具組合”的施行可為授受雙方帶來極大的便利,但也應(yīng)對培訓(xùn)中的實(shí)際情況進(jìn)行通盤、細(xì)致的考慮。例如,學(xué)院曾抱著節(jié)省成本、便于傳播的目的,嘗試將學(xué)習(xí)資料全部上傳到網(wǎng)盤,取消紙質(zhì)版本,卻忽視了學(xué)員對學(xué)習(xí)資料的批注需求以及不同機(jī)型所帶來的顯示差異,最終未能達(dá)到理想的教學(xué)效果。在實(shí)踐中,需始終堅(jiān)持“技術(shù)以人為本”的原則,因人、事、地而異地在傳統(tǒng)手段和信息手段間做出取舍或兼施,而不被技術(shù)所束縛。

2.預(yù)備替代方案,保證運(yùn)行平穩(wěn)

據(jù)了解,多數(shù)培訓(xùn)組織的管理人員尚不具備信息工具的開發(fā)和調(diào)試能力,他們與學(xué)員的能力差別往往只是具有管理權(quán)限的“使用者”。本套“信息增效工具組合”涉及到的七款軟件并非獨(dú)一無二,在市面上均有同類替代產(chǎn)品。實(shí)踐中,當(dāng)某款軟件或某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)故障時(shí),管理員需即時(shí)、靈活地將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移進(jìn)替代產(chǎn)品,保持整個(gè)信息流通過程中的平滑、順暢,避免令授受雙方產(chǎn)生“不如使用老辦法”的心理感受。

3.強(qiáng)化硬件保障,增進(jìn)安全意識(shí)

信息增效工具的使用依賴于完善的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施,其中網(wǎng)絡(luò)傳輸速率是重中之重。學(xué)院內(nèi)鋪設(shè)有千兆級網(wǎng)絡(luò),令學(xué)員在手機(jī)端打開文件如同本地文件一樣順暢。同時(shí),若培訓(xùn)機(jī)構(gòu)擁有微信公眾號(hào),還可利用其中的“微信連Wi-Fi”插件,在接入網(wǎng)絡(luò)的同時(shí)引導(dǎo)學(xué)員關(guān)注微信公眾號(hào),更好地起到形象宣傳之效。管理員應(yīng)在培訓(xùn)現(xiàn)場備有接線板和不同接口的充電線,在外出現(xiàn)場教學(xué)時(shí),還應(yīng)攜帶2-3個(gè)大容量充電寶,始終保證學(xué)員移動(dòng)設(shè)備處于在線狀態(tài)。同時(shí),應(yīng)深入加強(qiáng)數(shù)據(jù)備份和保密意識(shí),對重要數(shù)據(jù)宜存有三處以上的備份,并將各平臺(tái)的登錄密碼妥善保管,如遇管理人員工作變動(dòng),應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù)并更換密碼,避免信息泄露。

4.充分重視數(shù)據(jù)分析對后續(xù)方案制定的指導(dǎo)作用

“推進(jìn)志愿服務(wù)培訓(xùn)信息化”絕非一句緊跟時(shí)髦的口號(hào),而是要將各環(huán)節(jié)產(chǎn)生、收集的數(shù)據(jù)切實(shí)作為指導(dǎo)后續(xù)培訓(xùn)工作的依據(jù)。我們發(fā)現(xiàn),有些單位釆用所謂的“一體化解決”方案,實(shí)則是將漏洞百出、欠缺維護(hù)的APP草率地推給參訓(xùn)學(xué)員使用,甚至修改后臺(tái)數(shù)據(jù)、虛報(bào)“業(yè)績”,這種做法不僅是對“信息化”的曲解,且有悖于志愿精神。提升志愿服務(wù)培訓(xùn)中的信息化水平是一項(xiàng)方興未艾的系統(tǒng)工程,更要求從業(yè)者具備誠信負(fù)責(zé)的基本品質(zhì)和科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。

參考文獻(xiàn):

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(編輯:王曉明)

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