張曉榮

[摘要]高校學籍檔案管理現(xiàn)代化是教學檔案管理部門的重要工作內(nèi)容。文章通過對高校的學籍檔案管理進行探究，分析目前高校在學籍檔案管理中存在的問題，并根據(jù)問題進行分析提出相關(guān)解決方案。

[關(guān)鍵詞]學籍檔案管理;管理現(xiàn)代化;管理制度

[DOI]1013939/jcnkizgsc201832115

高校學生學籍檔案反映了學生在學校期間的真實情況，學生的學分、成績單、學籍卡片、學籍材料更改（轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學、休學等）及學生在學校期間獲得的榮譽、處分等。提高高校學籍檔案管理現(xiàn)代化水平，可以促進高校檔案管理工作更現(xiàn)代化、規(guī)范化和標準化。[1]

1檔案管理現(xiàn)代化內(nèi)涵

社會現(xiàn)代化中的檔案管理現(xiàn)代化是最重要的組成部分，檔案管理部門采取檔案管理現(xiàn)代化，運用了信息化技術(shù)，科學的管理模式提高了檔案管理工作效率。檔案管理現(xiàn)代化內(nèi)涵主要有發(fā)展檔案管理現(xiàn)代化的技術(shù)水平、更新檔案管理觀念、完善升級檔案管理的相關(guān)設(shè)施以及提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

2高校學籍檔案管理現(xiàn)代化的意義

高校學籍檔案管理作用有：一是可以為高校的管理部門對各個教學環(huán)節(jié)進行監(jiān)督并熟悉掌握信息，給高校管理人員在對學校未來的發(fā)展決策提供了參考依據(jù)。二是為教學改革、提高教學效果、教育評估等提供了詳細的原始數(shù)據(jù)。三是可以給用人單位及社會對人才的選拔、聘任、確認學歷真假及學生辦理出國留學等提供重要的依據(jù)、借鑒、服務(wù)。[2]隨著社會呈現(xiàn)多元化的發(fā)展趨勢，高校學籍管理順應(yīng)時代發(fā)展浪潮，對高校的學籍檔案管理應(yīng)采取科學的、先進的信息管理技術(shù)。形成一套完整的高校學籍檔案管理體系，便于在管理工作中進行查詢、統(tǒng)計、對學生的學習效果和教學質(zhì)量進行及時了解，方便針對出現(xiàn)的問題進行及時調(diào)控。[3]

3高校學籍檔案管理現(xiàn)代化的主要特點

高校學籍檔案管理現(xiàn)代化可以提升檔案管理水平、提高檔案管理工作效率。學校學籍檔案是指學生在高校學習四年時間的全部信息，學籍檔案化的管理模式可以利用信息化檔案管理系統(tǒng)對學生的檔案進行歸納、分類，提高了檔案管理工作效率及提高整理檔案的工作質(zhì)量。學籍檔案管理現(xiàn)代化可以迅速查詢相關(guān)詳細信息，提供真實的原始數(shù)據(jù)、提供信息全面、強化對學籍檔案的有效管理，及時反映當前校內(nèi)學生情況。學籍檔案管理現(xiàn)代化提高了利用率，可以快速查詢學籍的相關(guān)信息給使用者，使用者可以很快查詢到相關(guān)信息，充分利用學籍檔案信息的內(nèi)在價值。

4高校學籍檔案管理現(xiàn)代化問題分析

41學籍管理制度不夠健全

當前我國部分高校制定的學分制學籍管理制度，存在著限制學生的個性發(fā)展需求情況。在學生選擇選修課問題上，許多熱門課程由于名額限制，好多學生都選不到自己喜歡的課程，降低了學生在課堂學習的積極性。關(guān)于學生休學年限制定的原則還存在著問題，高校制定的學生休學年限是以學年為期，比如學生休學了一個學期之后想繼續(xù)上學，卻無法進行跟班學習。[4]

42學籍檔案材料不完整且管理方式落后

當前我國各個高?？焖贁U招學員，使學生數(shù)量增長快速，學生的學籍信息管理工作量也隨之加大。由于一小部分的學校檔案管理方式落后，增添了工作人員多余的工作量，嚴重影響了學籍檔案管理的工作效率。由于管理模式的落后，例如高校輔導員在寫學生操行時，教師摻雜了一些人情成分出現(xiàn)了不公正現(xiàn)象，導致學籍檔案信息不能真實地反映學生的基本情況，影響了學籍檔案材料信息的真實性。

43學籍管理制度的宣傳力度不夠

學籍的管理可以給學生生活和學習提供明確的方向，但有一部分學校管理人員認為學生了解本學校的規(guī)章制度是一件很容易的事情。在入學時給每位學生一本《高校學生手冊》讓學生自己翻看，高校管理部門沒有組織新生對學校的規(guī)章制度進行詳細的學習與探討，導致很多學生在上學期間出現(xiàn)的問題不知如何解決，像重修、休學、轉(zhuǎn)專業(yè)等學生對這些規(guī)則制度還不夠清晰。[5]

5促進高校學籍檔案管理現(xiàn)代化的措施

51完善學籍管理制度，加大制度宣傳力度

各大高校應(yīng)完善學籍檔案管理制度，應(yīng)由學校主管部門進行監(jiān)管，設(shè)立專門學籍檔案管理人員及工作崗位，高校的招生部門、各個院系的管理部門都應(yīng)配備一名學籍檔案管理人員。學校管理人員應(yīng)制定適合本學校的學籍檔案管理相關(guān)制度，嚴格監(jiān)督管理、確保學生學籍檔案的完整性與真實性，全面推進高校檔案管理的規(guī)范性。應(yīng)完善學籍檔案管理的各項制度，如休學制度、轉(zhuǎn)專業(yè)細則、學籍管理內(nèi)容等;還要遵循學籍檔案形成的過程制定相關(guān)制度，如檔案收集、歸類、查詢、檔案信息安全保密等。要加強完善選課制度，熱門選修課應(yīng)放寬人數(shù)限制，激發(fā)學生學習積極性。關(guān)于休學制度，應(yīng)根據(jù)學生自身的學習能力，允許學習

能力較強的學生以一學期休學為限期，同時教師應(yīng)對休學落下的功課對學生進行指導和鼓勵。要加大制度宣傳力度，如轉(zhuǎn)專業(yè)、休學、重修等相關(guān)事項管理人員針對該事項制定清晰明了的流程表，讓同學一目了然。利用學校宣傳欄、校園廣播、校園網(wǎng)等方式對學籍管理制度進行宣傳，將曠課、作弊、替考等違反學校紀律等行為扼殺在萌芽時期。

52改進學籍檔案管理手段，提高管理質(zhì)量

實現(xiàn)學籍檔案管理現(xiàn)代化是提高檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵，全面提高檔案管理工作的有效性及科學性，方便校領(lǐng)導及時了解學校情況。當出現(xiàn)需要為學校的未來發(fā)展做重大決策時可以通過有效的監(jiān)督、協(xié)調(diào)控制提供真實詳細的信息數(shù)據(jù)作為參考。規(guī)范學籍檔案管理，對檔案信息的采集要具備真實性、完整性、準確性;要采取科學的方法對檔案信息進行有效分類、歸納。要實現(xiàn)教學的智能排課、信息化的教材管理等。要不斷完善校內(nèi)學籍檔案管理現(xiàn)代化水平，提高管理質(zhì)量。

53提高學籍與學籍檔案管理工作水平

構(gòu)建穩(wěn)定的具備高素質(zhì)的學籍檔案管理工作人員是提高學籍與學籍檔案管理工作水平的關(guān)鍵。因為學校學籍檔案是指學生在高校四年學習時的全部信息，形成學籍檔案實際時間較長，因此需要相對穩(wěn)定的檔案管理工作人員。學籍檔案管理是一項技術(shù)性及政策性較強的工作，這就要求檔案管理人員提高自身的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)政治素質(zhì)、具有為學生服務(wù)的思維意識及為自己的教學工作盡職盡責。同時管理人員要提高自身的法律意識，管理人員要做到學法、懂法、守法，要有維護學籍檔案真實性的法律意識。提高自身的業(yè)務(wù)能力，熟悉掌握檔案管理工作的流程，實際解決校園中工作中存在的問題。分布校內(nèi)年紀見長的檔案管理人員由于不熟悉信息化技術(shù)，因此要對檔案管理人員進行系統(tǒng)的信息化檔案管理培訓，提高信息化技術(shù)水平，充分利用信息化管理技術(shù)建立健全學生學籍檔案管理體系。[6]

6結(jié)論

綜上所述，高校學籍檔案管理真實地反映學生在校的各方面信息，對校內(nèi)教學管理起著重要的作用。當前部分高校學生學籍檔案管理工作還存在著一些不足，要不斷完善學籍管理制度、提高檔案管理工作水平、改進學籍檔案管理手段、提高檔案管理工作水平，高校學籍檔案管理步入更科學的、現(xiàn)代化的、規(guī)范化的管理模式。

參考文獻：

[1]楊濤淺談高校學生學籍檔案管理的問題及對策[J].黑龍江史志，2015（5）：160

[2]韓彬彬，張兆恩論高校檔案信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)的研究與應(yīng)用設(shè)想[J].世界華商經(jīng)濟年鑒·高校教育研究，2008（12）：103-104，106

[3]李瑞柯世紀金源學校學籍管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].成都：電子科技大學，2014

[4]曹卓瑜高校教學檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].廈門：廈門大學，2012

[5]李玲論高校畢業(yè)生人事檔案管理存在的問題及解決對策[D].合肥：安徽大學，2012

[6]董斐基于B/S模式的獨立學院學籍管理信息系統(tǒng)設(shè)計與開發(fā)[D].成都：電子科技大學，2010