于麗萍 魯艷麗

摘 要：本文論述了財務(wù)檔案管理的重要作用，揭示了當(dāng)前財務(wù)檔案管理和人才隊伍建設(shè)中存在的問題，研究提出了一些對策和措施。

關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案；管理；人才；問題與對策

中圖分類號：G726 文獻標(biāo)識碼：A

財務(wù)檔案是各級財務(wù)部門在工作中直接形成的具有保存價值的原始記錄，是反映和記錄單位經(jīng)濟活動情況的歷史證據(jù)，它具有史料作用、依據(jù)作用、查證作用。管理好部隊財務(wù)檔案，對保守秘密，總結(jié)經(jīng)驗，防止違法違紀(jì)，指導(dǎo)財務(wù)工作具有重要的意義。近幾年，各級體制機制改革邁出了歷史性步伐，各方面建設(shè)也最得了巨大成績。單位管理工作必須要與之相適應(yīng)，財務(wù)檔案管理作為管理工作的組成部分，必須要有新作為，絕不能成為一塊短板。

一、當(dāng)前財務(wù)檔案管理存在問題

近年來，各級財務(wù)檔案管理的正規(guī)化水平有了長足提高，普遍設(shè)置了財務(wù)檔案室，安裝了防盜和消防系統(tǒng)，使用了檔案管理系統(tǒng)軟件，指定有專人（兼職）管理，制定了完善的檔案管理規(guī)章，能夠嚴(yán)格落實歸檔、借閱、移交、銷毀等有關(guān)要求。但是，各單位之間、各層級之間仍然不同程度存在發(fā)展不夠平衡的問題。主要表現(xiàn)：

（一）檔案歸集整理不及時

在一項專項任務(wù)完成或一個會計年度結(jié)束后，有的沒有及時收集、整理、裝訂應(yīng)歸檔的財務(wù)資料，財務(wù)檔案資料分散存放在個人手中，甚至有的財務(wù)人員工作調(diào)動，崗位輪換時，忽視了手中財務(wù)檔案資料的移交，有些資料被隨意銷毀或被個人帶走，以致查閱使用歷史資料時無處可找，給工作造成被動。

（二）檔案立卷歸檔不統(tǒng)一

目前，各級對檔案立卷內(nèi)容不明確、范圍標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，有些資料該歸檔的沒歸檔，不該歸檔的卻納入了檔案管理。有的單位只將會計檔案作為財務(wù)檔案進行管理，對預(yù)算、工薪、保險、工程等其他財務(wù)專業(yè)的檔案資料，以及反映財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)變更、財務(wù)人員輪崗、檔案移交銷毀清單等資料，沒有作為檔案進行管理。檔案歸檔也沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在分類形式、裝訂格式、保存樣式上都不統(tǒng)一，以致檔案存放雜亂無章。

（三）檔案移交工作不嚴(yán)格

有的單位在年終檔案歸檔或財務(wù)人員離開工作崗位時，檔案移交隨意，無交接手續(xù)，無移交清冊，造成日后產(chǎn)生問題時，責(zé)任無據(jù)可查。在單位撤銷、合并、分立，辦理交接時，重經(jīng)費資金，輕檔案資料。有的被撤銷單位，檔案資料接收滯后，有的仍存放在被撤銷單位，加上辦公地點重新規(guī)劃搬遷，原檔案管理人員工作變動，造成有些財務(wù)檔案無人問津。

（四）檔案銷毀工作不規(guī)范

由于現(xiàn)行檔案鑒定銷毀規(guī)章制度不易操作，再加上工作人員對檔案銷毀制度不熟悉，致使不知道檔案應(yīng)該何時該銷，由誰來銷。也有的單位擔(dān)心有些債權(quán)債務(wù)、基建項目等完成或未完成事宜有反復(fù)，怕?lián)?zé)任，怕麻煩，寧可過期保存也不敢銷毀，造成財務(wù)檔案保管期過長，無人來銷，無人敢銷，過期保存檔案越來越多，以致于該歸檔的檔案無處存放。

（五）檔案管理設(shè)備設(shè)施不完善

一些基層單位檔案管理存放場所簡陋，數(shù)字化程度低，缺乏規(guī)范管理?！八姆馈痹O(shè)備設(shè)施不達(dá)標(biāo)。個別單位沒按財務(wù)檔案管理和保密要求，設(shè)置專門檔案室，也沒有安裝檔案架，甚至將財務(wù)檔案裝在紙箱子里隨意堆放在某些倉庫里，或與其他物品混用一個庫房。

（六）檔案管理人才隊伍較弱

由于受編制員額等因素限制，各級財務(wù)部門都是人少事多，絕大多數(shù)單位的財務(wù)檔案管理工作都采取財務(wù)人員兼職的辦法來解決。因此，不同程度存在思想上不重視、業(yè)務(wù)上不懂不會、工作上不得力等現(xiàn)象。

二、加強財務(wù)檔案管理的對策措施

（一）要高度重視制度的約束作用

要想做好管理工作必須要有法可依、有章可循。目前，財務(wù)檔案管理規(guī)定不夠全面，現(xiàn)有財務(wù)檔案管理要求都分散在各專業(yè)的管理法規(guī)文件之中，而且表述內(nèi)容簡略，系統(tǒng)性、強制性和操作性不強。要想徹底解決當(dāng)前財務(wù)檔案管理中存在的問題，必須從建章立制入手。第一，明確財務(wù)檔案管理密級劃分標(biāo)準(zhǔn)。要根據(jù)單位級別和檔案內(nèi)容科學(xué)確定密級。例如：財務(wù)檔案中工薪、住房、保險工作檔案涉及人員實力信息，作為一個密級等級；財務(wù)檔案中各類報表有經(jīng)費的投向投量信息，作為一個密級等級；大項工程、科研項目預(yù)決算，作為一個密級等級；還有大量的經(jīng)費文件資料可以根據(jù)情況定密級，也可以不定密級。在現(xiàn)行的檔案管理制度中，財務(wù)檔案資料按哪個密級等級保存，沒有一個科學(xué)的劃分標(biāo)準(zhǔn)，這是造成對財務(wù)檔案管理不重視，管理不嚴(yán)格、不正規(guī)的一個重要原因。第二，出臺財務(wù)檔案管理辦法。借鑒各行業(yè)檔案管理工作中的成功經(jīng)驗，健全完善能夠滿足信息化條件下財務(wù)檔案管理的制度、標(biāo)準(zhǔn)和措施，盡快出臺財務(wù)檔案管理辦法，對財務(wù)檔案管理職責(zé)權(quán)限、管理方式、內(nèi)容界定、移交銷毀、檔案信息化管理、檢查制度做出明確規(guī)范。第三，出臺財務(wù)檔案管理考評細(xì)則。根據(jù)財務(wù)檔案管理辦法，對財務(wù)檔案的形成歸檔、內(nèi)容界定、移交程序、銷毀鑒定、保管方式、設(shè)備設(shè)施等方面做出具體的、易操作的評價標(biāo)準(zhǔn)，使財務(wù)檔案管理有法可依，徹底改變目前財務(wù)檔案日常管理工作缺乏制度約束的問題。

（二）要切實加大檔案管理力度

做好檔案管理工作必須堅持高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求。第一，切實加強檔案資料的收集整理、立卷、歸檔、借閱、銷毀等管理工作。各級財務(wù)部門在年度終了和重大專項工作結(jié)束后，要把財務(wù)資料的收集整理作為一項重要任務(wù)，有布置，有督促，有成果。要嚴(yán)格落實檔案資料的鑒定、歸檔、保管等規(guī)定，杜絕任何單位和個人擅自把檔案資料據(jù)為己有。要嚴(yán)格履行檔案借閱、銷毀審批手續(xù)，杜絕擅自借閱和銷毀處理檔案。第二，切實重視設(shè)備設(shè)施的配置和管理。要設(shè)立專用財務(wù)檔案室，杜絕辦公室用房與檔案室混用，杜絕因無專用檔案室造成檔案資料分散在個人手里存放。隨著紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，各種介質(zhì)的檔案資料增多，檔案室不僅配齊傳統(tǒng)的“防火、防潮、防盜、防蟲”設(shè)備，還要配齊適應(yīng)新技術(shù)的“防塵、防光、防霉”設(shè)備，并且要加強條件維護，確保各類設(shè)備的使用性能。還要給予必要的經(jīng)費保障，確保軟、硬件始終保持一個較高水平。第三，切實加強檔案管理工作的督促檢查。各級財務(wù)部門要將下級財務(wù)檔案管理作為財務(wù)檢查考評的重要內(nèi)容，堅持以查促管，以考促管，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在問題，推動財務(wù)檔案管理正規(guī)化水平不斷提高。

（三）要大力加強人才隊伍建設(shè)

加強和改進財務(wù)檔案管理工作，關(guān)鍵是檔案管理人才隊伍要有強烈的責(zé)任感和勝任本職的能力。為此，第一，切實把好檔案管理人員的入口關(guān)。要切實把有檔案管理知識、懂得信息化技能，以及政治過硬、忠于職守、愛檔敬業(yè)、任勞任怨的人才安排到檔案管理崗位上來。

第二，加強檔案管理人員的技能培訓(xùn)。目前，多數(shù)檔案管理人員是由財務(wù)人員兼職，檔案管理的相關(guān)知識懂得不多，再加上檔案兼管人員變動頻繁，要想管好財務(wù)檔案，就要定期組織檔案管理人員對檔案管理、財經(jīng)知識、保密規(guī)定、信息技術(shù)等多方面知識的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高檔案管理的實際能力。作為上級財務(wù)機關(guān)，對所屬財務(wù)檔案管理人員的培訓(xùn)，要切實負(fù)起主體責(zé)任，建立合理的培訓(xùn)機制，精心設(shè)計培訓(xùn)內(nèi)容，定期組織本單位或本系統(tǒng)財務(wù)檔案管理人員培訓(xùn)。要鼓勵和支持相關(guān)人員參加社會上的檔案管理人才培訓(xùn)班，開闊視野，學(xué)習(xí)經(jīng)驗，提高本領(lǐng)。

第三，著力提高檔案管理人員的創(chuàng)新能力。近幾年，財務(wù)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)變化越來頻繁，各項經(jīng)費標(biāo)準(zhǔn)年年有調(diào)整，各種報表內(nèi)容每年都有更新，而且標(biāo)準(zhǔn)越來越細(xì)，項目越來越多，當(dāng)前傳統(tǒng)檔案管理手段和方法已不能滿足當(dāng)前財務(wù)管理工作的需求。檔案管理必須與時俱進，提升管理層次，向信息化程度中要效益。

檔案管理人員要切實增強創(chuàng)新意識，提高創(chuàng)新能力。首先，要創(chuàng)造性地加強財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。利用技術(shù)手段將傳統(tǒng)的紙質(zhì)財務(wù)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案，并分門別類建立數(shù)據(jù)庫，使傳統(tǒng)的檔案室變成財務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集中心。其次，要創(chuàng)造性地加強財務(wù)檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)?？梢允关攧?wù)人員及時將電子財務(wù)檔案導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫，也可使檔案使用部門實現(xiàn)聯(lián)機查詢、遠(yuǎn)程檢索等功能操作，從而實現(xiàn)財務(wù)檔案管理由單機管理向網(wǎng)絡(luò)管理的跨越。再次，還要積極開發(fā)財務(wù)檔案信息分析系統(tǒng)。為各級領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、財務(wù)人員決策提供數(shù)據(jù)支撐，切實把檔案室變成財務(wù)檔案信息控制中心。