張晨輝

摘要：現(xiàn)階段大多數(shù)企業(yè)為了更好地適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，在各項(xiàng)活動開展過程中不斷改革。在現(xiàn)代企業(yè)管理要求下，企業(yè)需要創(chuàng)新管理機(jī)制，結(jié)合企業(yè)制度改革要求不斷轉(zhuǎn)變自身發(fā)展職能?，F(xiàn)代化企業(yè)管理中，文秘管理工作效率對促進(jìn)企業(yè)部門管理工作的開展具有重要促進(jìn)作用，所以當(dāng)前要想全面提升文秘管理工作效率，需要從思想觀念、個(gè)人道德修養(yǎng)、文化知識等方面強(qiáng)化發(fā)展，更好地提升管理工作整體質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：文秘 管理工作 策略

引言：隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和生產(chǎn)力水平的進(jìn)一步提升，辦公室文秘管理工作的重要性日漸凸顯。不斷提升辦公室文秘綜合管理工作的質(zhì)量和水平，能夠?yàn)槠髽I(yè)的穩(wěn)定運(yùn)營提供良好的前提條件。因此，探究做好辦公室文秘的綜合管理工作的有效對策，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、文秘管理工作的重要作用概述

當(dāng)前在企業(yè)以及相關(guān)事業(yè)單位中，文秘管理工作都占有重要位置。目前文秘不僅僅是進(jìn)行各類抄寫收發(fā)的基本工作，隨著新時(shí)期社會各個(gè)行業(yè)的綜合發(fā)展實(shí)力不斷提升，當(dāng)前文秘還需要對一類事務(wù)性工作進(jìn)行處理，是企業(yè)相關(guān)管理人員與決策人員的工作參謀與助手。在部分事業(yè)單位中，文秘還主要對文書以及各類檔案進(jìn)行管理，文字秘書個(gè)人專業(yè)素質(zhì)與工作能力，對文書檔案管理工作質(zhì)量的提升具有重要作用。所以當(dāng)前文書管理人員需要不斷提升自身工作能力，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理，對各項(xiàng)工作進(jìn)行分類，提高個(gè)人綜合素養(yǎng)，更好地適應(yīng)企業(yè)崗位要求，將自身工作效能最大化。

二、提高文秘管理工作效率策略探析

（一）充實(shí)人才隊(duì)伍，建立信息化人才激勵機(jī)制

知識更新速度的不斷加快，人才隊(duì)伍中存在的知識結(jié)構(gòu)不合理和知識老化現(xiàn)象也日益突出。對各類人才必須要大力拓展學(xué)習(xí)的空間，培訓(xùn)的渠道，要通過參觀考察、引進(jìn)高層次講座等辦法等激勵措施，培育高層次人才隊(duì)伍。首先，對于文秘和檔案管理工作者可以實(shí)施例如與相關(guān)檔案部門或者院校構(gòu)建短期培訓(xùn)工作，促使相應(yīng)的工作人員具備優(yōu)質(zhì)的基礎(chǔ)知識、工作水平以及工作能力等，從而滿足實(shí)際發(fā)展的需求。通過培訓(xùn)，使之永遠(yuǎn)成為技術(shù)發(fā)展的尖兵，前沿技術(shù)的窗口，才能永遠(yuǎn)保持人才知識的地位，才能真正為企業(yè)服務(wù)。其次，科學(xué)、合理的安排各項(xiàng)信息化知識培訓(xùn)，適度加大培訓(xùn)力度，不斷提高培訓(xùn)時(shí)間的效率。有計(jì)劃、合理的安排培訓(xùn)的內(nèi)容，分層次，分人員，分時(shí)間的安排各種培訓(xùn)活動。另外，在上級工作者的引導(dǎo)下，對相關(guān)文秘、文檔管理工作者以及兩者結(jié)合的工作者進(jìn)行定期的檢測和考察工作，合格者依據(jù)上級領(lǐng)導(dǎo)者頒發(fā)職業(yè)證明書，并且享有獨(dú)立的待遇，對其工作者提供一定的支持和鼓勵，促使工作人員在實(shí)際發(fā)展中在自身的崗位中做更多的貢獻(xiàn)。第三，在選擇員工方面，要結(jié)合文秘和檔案管理工作實(shí)際工作基本素質(zhì)需求和崗位責(zé)任需求為基礎(chǔ)信息，結(jié)合競爭，選擇那些專業(yè)性較強(qiáng)的應(yīng)聘者，不斷充實(shí)工作隊(duì)伍。

（二）建立完善的規(guī)章制度

建立完善的規(guī)章制度是提升辦公室管理效率的有力保障，能夠?qū)崿F(xiàn)對辦公室文秘行為的有效約束，有利于規(guī)范辦公室的工作流程，促使辦公室文秘樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，為企業(yè)發(fā)展保駕護(hù)航。因此，企業(yè)應(yīng)將完善辦公室規(guī)章制度建設(shè)作為著眼點(diǎn)，在深入了解企業(yè)發(fā)展運(yùn)營特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，制定切實(shí)可行的辦公室制度，充分征求各部門意見，提升辦公室制度制定的科學(xué)性和合理性。同時(shí)，在制定辦公室制度過程中，應(yīng)采用簡明扼要的語言，防止產(chǎn)生詞不達(dá)意的現(xiàn)象。

（三）轉(zhuǎn)變工作思想，更新發(fā)展理念

在現(xiàn)代化企業(yè)全面建設(shè)過程中，文秘需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢積極轉(zhuǎn)變自身原有的服務(wù)理念，在各項(xiàng)管理事務(wù)中需要全面提升責(zé)任意識，在創(chuàng)新與務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上需要完成自身本職工作，為企業(yè)各個(gè)部門發(fā)展提供相應(yīng)服務(wù)。目前大多數(shù)企業(yè)發(fā)展制度都是隨著市場經(jīng)濟(jì)變化進(jìn)行更新，所以當(dāng)前文秘需要掌握社會發(fā)展最新的資料信息，努力學(xué)習(xí)，結(jié)合企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，再結(jié)合市場發(fā)展基本動態(tài)，在確保信息暢通傳遞的基礎(chǔ)上為企業(yè)發(fā)展建言獻(xiàn)策。目前各個(gè)企業(yè)自身發(fā)展水平較高，文秘在各項(xiàng)工作開展過程中全面實(shí)踐奉獻(xiàn)和服務(wù)的基本理念至關(guān)重要。在執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)決策過程中需要具有創(chuàng)造性，但是不能隨意改變領(lǐng)導(dǎo)決策內(nèi)容。目前要想全面提升文秘管理工作效率，還需要在掌握辦公程序以及企業(yè)各項(xiàng)發(fā)展制度的基礎(chǔ)上，以及積極履行自身崗位職責(zé)的過程中創(chuàng)新發(fā)展理念。結(jié)合企業(yè)各個(gè)階段不同發(fā)展現(xiàn)狀深入探析，在實(shí)際工作中提升工作敏感度，探究新知識時(shí)樹立新思維，為企業(yè)全面建設(shè)發(fā)展提供更高效的服務(wù)。

（四）做好細(xì)節(jié)管理工作

細(xì)節(jié)決定成敗，做好細(xì)節(jié)管理工作能夠?yàn)樘嵘k公室文秘綜合管理工作的效率奠定良好的前提條件。文件、文字和服務(wù)是辦公室文秘工作的基礎(chǔ)和核心，對文字的細(xì)節(jié)進(jìn)行敲定，避免出現(xiàn)語法上的低級錯誤，對遣詞造句進(jìn)行精細(xì)謀劃，確保能夠用簡明扼要的文字對領(lǐng)導(dǎo)指示進(jìn)行精準(zhǔn)傳達(dá)。同時(shí)，應(yīng)做好文件傳閱工作的細(xì)節(jié)管理，從接收文件到傳閱文件再到回收文件都要做到閉環(huán)處理，做好文件編號編制和進(jìn)度跟蹤工作。辦公室文秘應(yīng)樹立精細(xì)化的服務(wù)理念，將繁重的事物簡單化，理清雜亂的事物，精益求精，不斷提升辦公室工作效率和整體質(zhì)量。

三、結(jié)束語

綜上所述，在現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展過程中，強(qiáng)化文秘管理工作效率具有重要作用。當(dāng)前文秘需要結(jié)合企業(yè)發(fā)展新形勢下各項(xiàng)要求，不斷學(xué)習(xí)創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變自身發(fā)展職能，適應(yīng)企業(yè)管理機(jī)制要求。掌握社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展方向，將各項(xiàng)管理任務(wù)與企業(yè)發(fā)展總體目標(biāo)緊密聯(lián)系，在企業(yè)內(nèi)部突出橋梁作用，強(qiáng)化內(nèi)部聯(lián)系，做好外部拓展工作。此外，加強(qiáng)與各部門的溝通，提升自身綜合素質(zhì)，能夠促進(jìn)辦公室文秘綜合管理水平的提高。因此，在完善辦公室文秘綜合管理工作過程中，可以應(yīng)用上述方法。