文/浙江中國科技五金城集團有限公司 胡美維

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，作為企業(yè)重要基礎工作的檔案管理工作，越來越受到人們的重視，如何發(fā)揮企業(yè)檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用，成為企業(yè)檔案管理工作者最關心的話題。

一、轉(zhuǎn)變對檔案工作地位的認知

（一）企業(yè)檔案作為企業(yè)可挖掘利用的資源。在企業(yè)發(fā)展中企業(yè)檔案作為企業(yè)的發(fā)展運用中產(chǎn)生的具備一定利用價值的文件材料，積累了企業(yè)發(fā)展中的多方面經(jīng)驗，能夠為企業(yè)的進一步發(fā)展，提供相應的決策型依據(jù)，更為企業(yè)的市場發(fā)展競爭提供一定支持。企業(yè)在實現(xiàn)深入變革、轉(zhuǎn)變發(fā)展機制決策實施過程中，都勢必需要以企業(yè)的發(fā)展歷史情況及現(xiàn)狀加以綜合分析，從而對未來作出全面性預測。而企業(yè)檔案在此種情況下，則能夠作為科學化研究、分析預測，同時作為不可缺失的最為真實關鍵的依據(jù)。由此企業(yè)檔案管理工作更應當服務于企業(yè)發(fā)展，作為企業(yè)發(fā)展變革的工作據(jù)點，提供更多可利用的資源。

（二）企業(yè)檔案作為企業(yè)獨有的無形資產(chǎn)。企業(yè)檔案本身具備了深層次的無形潛在性價值，尤其在企業(yè)的發(fā)展運營、技術創(chuàng)新、產(chǎn)品研發(fā)、技術改造、設備更換、經(jīng)營合同等層面，此種潛在化價值通常需要借助人們對其合理運用才能夠得以體現(xiàn)。檔案針對企業(yè)的運營過程中，主要在企業(yè)管理者使用企業(yè)檔案，能夠?qū)⑾嚓P信息運用至企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中。由此企業(yè)檔案更是企業(yè)的無形資產(chǎn)，而同時此種資產(chǎn)的價值也是獨有的，應當重視對其充分開發(fā)利用，實現(xiàn)企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展運營中的價值最大化。

二、適應時代發(fā)展，充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用

（一）加快企業(yè)檔案的信息化建設。企業(yè)檔案的歸檔質(zhì)量不高，很多是由于企業(yè)的基礎檔案建設不足，對此企業(yè)檔案管理工作者應當對原本的檔案管理理念加以轉(zhuǎn)變，適應新時代的發(fā)展，認識到傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理已經(jīng)無法滿足當下的需求。在信息化的今天，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作不僅繁瑣、工作量巨大，并且信息保存完整度以及便利程度都無法達到如今的需求，企業(yè)應盡快引進先進的信息技術，建設檔案管理信息化網(wǎng)絡，對傳統(tǒng)檔案進行數(shù)字化，對電子檔案及時歸檔，建立健全檔案信息數(shù)據(jù)庫，形成豐富的數(shù)字化信息資源及具有企業(yè)特色的知識儲備，使檔案信息資源得以充分開發(fā)和利用。

（二）提高企業(yè)檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)。企業(yè)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平高，直接對企業(yè)檔案管理工作開展質(zhì)量造成影響。特別是信息化技術應用于企業(yè)檔案管理的今天，對于先進技術是否足夠了解，作為開展企業(yè)檔案管理工作的關鍵。對此為了能夠確保企業(yè)檔案管理工作可以順利開展，企業(yè)檔案管理工作者需要具備良好的專業(yè)知識素養(yǎng)，從多個方面提高企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，應該加大對人才的培養(yǎng)工作，在企業(yè)檔案管理工作人員的日常工作中，建立良好的學習機制和培育機制，對人才的知識能力提出要求，讓企業(yè)檔案管理工作人員能在學習中進行工作，工作中進行學習。從而運用自己的專業(yè)知識來做好企業(yè)檔案管理工作。其次，應該讓企業(yè)檔案管理工作人員樹立良好的服務意識，提高企業(yè)檔案管理工作人員的入職要求，讓企業(yè)檔案管理工作人員的全面素養(yǎng)得到提高，以促進信息化背景下企業(yè)檔案管理的發(fā)展和進步。

（三）建立健全有效的信息化企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理工作是建立在健全的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)之上的，然而隨著時代的發(fā)展，網(wǎng)絡安全的問題開始引起我們的思考。例如病毒入侵、信息失竊、系統(tǒng)崩潰以及黑客入侵等情況的發(fā)生，將會對現(xiàn)代的企業(yè)檔案管理工作造成毀滅性的打擊。因此，提高信息化企業(yè)檔案管理的安全保證系統(tǒng)是十分必要的。首先在信息化企業(yè)檔案管理當中，應該建立健全的檔案信息儲存安全，在儲存信息上，盡可能地使用內(nèi)網(wǎng)，并且搭配相應的殺毒軟件和防護技術。同時為了保證信息化企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的使用安全，需要在計算機網(wǎng)絡中使用必要的殺毒軟件，并且對信息數(shù)據(jù)庫進行定時的備份和維護，加大用戶訪問的安全驗證，以此來保證信息化企業(yè)檔案管理的安全。

（四）加強對企業(yè)檔案管理的重視程度。企業(yè)檔案管理工作建立健全的機制需要一定的資金投入，如果企業(yè)檔案管理部門經(jīng)費緊缺，無法采購相應的檔案管理設備，對于檔案收集、整理和保管利用都會有一定程度的影響。為了企業(yè)檔案管理能夠更好地發(fā)展，需要企業(yè)對檔案管理工作有一定的重視程度。同時，企業(yè)上下各級都應該加強對企業(yè)檔案管理的認識，認識到企業(yè)檔案管理的重要性，做好宣傳工作，規(guī)范上下級責任感。