文/蘇州大學(xué)附屬兒童醫(yī)院 馬新星；蘇州市吳中區(qū)檔案局 孫夢丹

檔案管理工作作為醫(yī)院的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在信息化大背景下，亟須加快自身數(shù)字檔案室建設(shè)，提升醫(yī)院檔案工作水平，實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的有效開發(fā)和利用，促進(jìn)其價(jià)值的最大化，更好地服務(wù)于醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展。這是時(shí)代的要求，也是醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

一、數(shù)字檔案室概念與優(yōu)勢

對數(shù)字檔案室的定義，最為權(quán)威的是國家檔案局2014年發(fā)布的《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》中的定義：“本指南所稱的數(shù)字檔案室，是指機(jī)關(guān)在履行職能過程中，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲(chǔ)、管理，并通過不同類型網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺(tái)?！?/p>

在新形勢下，傳統(tǒng)的基層檔案工作已經(jīng)無法深入挖掘檔案信息資源的全部價(jià)值。與傳統(tǒng)檔案室相比，數(shù)字檔案室可以有多樣的存儲(chǔ)介質(zhì)，如磁盤、光盤，且可復(fù)制與備份。既可以減少占用物理空間，也可節(jié)省很多人力。數(shù)字檔案室?guī)?dòng)了信息資源的數(shù)字化，檔案利用者將可以使用電子文件，代替對紙質(zhì)檔案的利用，既延長檔案原件的使用壽命，又可以提升檔案的安全性。在檔案的利用方面，區(qū)別于傳統(tǒng)檔案室手工檢索和查詢處理，數(shù)字檔案室依托數(shù)字化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)目錄和檔案原件的對應(yīng)，支持全文內(nèi)容檢索。打破傳統(tǒng)檔案利用過程中在時(shí)間和空間上的局限性，比傳統(tǒng)檔案室更為靈活便捷，可以同時(shí)滿足多人的利用需求，大大提高信息的使用效率，實(shí)現(xiàn)了對檔案的高效利用服務(wù)。數(shù)字檔案室的建設(shè)正推動(dòng)著原有檔案管理模式的改變。

二、醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）領(lǐng)導(dǎo)檔案觀念、思維未跟進(jìn)轉(zhuǎn)變。當(dāng)前檔案工作中，我們可以看到在檔案教育與宣傳工作不斷開展的趨勢下，單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作也越來越關(guān)注。但因其非檔案從業(yè)人員，對檔案行業(yè)發(fā)展認(rèn)知有限，很多還停留在紙質(zhì)檔案的保管利用階段。數(shù)字檔案室建設(shè)的重要性、必要性，及其帶來的便利性尚未被完全認(rèn)清。另外，檔案工作在短時(shí)間內(nèi)難以看到經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)而單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作會(huì)形成一種錯(cuò)誤認(rèn)知：對檔案室的投入是個(gè)無底洞，并且沒有實(shí)質(zhì)性的回饋。因而在數(shù)字檔案室建設(shè)中難以成為推動(dòng)力量。在實(shí)際工作中，同時(shí)出于對數(shù)字檔案室安全性方面的擔(dān)憂，建設(shè)工作難以有效推進(jìn)。

（二）數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施配備不到位。良好的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是數(shù)字化工作開展的前提，設(shè)施的配備情況，決定著工作效率及水平的高低。大多醫(yī)院檔案室并非獨(dú)立部門，受這一客觀條件限制，擁有的經(jīng)費(fèi)有限，進(jìn)而數(shù)字化設(shè)備較少，或是較為陳舊，或是與所在部門共用。硬件基礎(chǔ)得不到保證，數(shù)字化工作基本處于較低的水平。在系統(tǒng)方面，檔案管理系統(tǒng)與醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)沒有有效對接。大部分醫(yī)院的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)之初基本未考慮與檔案系統(tǒng)的有效對接，數(shù)據(jù)交換受限。檔案室基本自成一體，后期檔案工作者申請?jiān)匍_發(fā)困難重重，加大了數(shù)字檔案室建設(shè)的難度。

（三）檔案隊(duì)伍專業(yè)水平有限，服務(wù)意識(shí)薄弱。檔案工作人員直接影響著數(shù)字檔案室建設(shè)與開發(fā)利用情況。大部分醫(yī)院檔案管理人員，都是由各科室的兼職檔案人員組成，真正檔案管理專業(yè)學(xué)科水平的工作人員較少，大多數(shù)沒有接受過正規(guī)專業(yè)學(xué)習(xí)，隊(duì)伍整體的素質(zhì)不高，且穩(wěn)定性較差。對檔案專業(yè)知識(shí)都較為欠缺，自身服務(wù)意識(shí)也較為薄弱，對檔案工作的推進(jìn)缺乏主觀能動(dòng)性。同時(shí)，因工作狀態(tài)較為安穩(wěn)，檔案管理人員容易缺失上進(jìn)心，放松對自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力的要求。進(jìn)而業(yè)務(wù)水平和思想觀念跟不上時(shí)代，無法適應(yīng)數(shù)字檔案建設(shè)工作，并產(chǎn)生一定的畏難情緒，無法積極有效地推動(dòng)和幫助數(shù)字檔案室建設(shè)。

（四）數(shù)字檔案自身存在安全風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)來源于多個(gè)方面，如信息可能因人為因素被非法篡改，使用存儲(chǔ)設(shè)備的老化、破損，導(dǎo)致檔案內(nèi)容無法被讀取，或是所依賴系統(tǒng)本身存在的漏洞，日常維護(hù)不到位，軟件更新不及時(shí)，造成數(shù)據(jù)的丟失。此外，受我國整體網(wǎng)絡(luò)安全問題的影響，醫(yī)院的整體信息安全形勢嚴(yán)峻，眾多信息系統(tǒng)可能被攻擊，從電腦的操作系統(tǒng)，到醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，都存在這一風(fēng)險(xiǎn)。如勒索病毒在很多國家和地區(qū)傳播，眾多安全性較高的內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)也被攻擊癱瘓，很多數(shù)據(jù)丟失。一旦出現(xiàn)問題，損失無法彌補(bǔ)。這些安全問題制約著數(shù)字檔案室的建設(shè)與發(fā)展。

三、推動(dòng)數(shù)字檔案室建設(shè)的優(yōu)化路徑

（一）做好檔案宣傳教育，完善檔案工作制度。在今后檔案宣傳教育工作中，要注重工作開展效果，宣傳內(nèi)容確?？勺x、可理解，做到對檔案新技術(shù)、理念及時(shí)推廣，促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部檔案文化建設(shè)，促進(jìn)單位良好檔案氛圍的形成。與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合國家和地方法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)完善醫(yī)院檔案工作制度，使醫(yī)院檔案工作的開展更為規(guī)范、有序。尤其是數(shù)字檔案室建設(shè)方面，更需結(jié)合各類規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)以及工作實(shí)際，推動(dòng)單位數(shù)字檔案室建設(shè)工作制度出臺(tái)，為數(shù)字檔案室提供制度保障。

（二）加大數(shù)字檔案室投入，完善數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施。結(jié)合檔案工作實(shí)際情況，與領(lǐng)導(dǎo)做好溝通科普工作，使其正確認(rèn)識(shí)檔案的重要性，以及數(shù)字檔案室建設(shè)工作的持久性，非一朝一夕可以完成，需要持續(xù)性的資金投入。促使檔案數(shù)字化經(jīng)費(fèi)的固定化，完善基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，促進(jìn)數(shù)字檔案室的持續(xù)發(fā)展。對于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，則可在現(xiàn)有基礎(chǔ)上充分開發(fā)辦公系統(tǒng)，同時(shí)選擇安全高效、功能齊全的檔案管理軟件，做到辦公系統(tǒng)與檔案管理軟件之間的有效對接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享利用。

（三）加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，提高從業(yè)人員專業(yè)水平與服務(wù)意識(shí)。根據(jù)醫(yī)院工作實(shí)際，配備足夠數(shù)量的專職檔案人員，并提供繼續(xù)學(xué)習(xí)與業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，不斷更新知識(shí)層面及專業(yè)水平，提升檔案工作者積極主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)，確保能夠適應(yīng)時(shí)代的需求。對于兼職檔案人員，則應(yīng)建立起相應(yīng)的入門及獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，兼職人員必須參加基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)，然后才能上崗，確保從業(yè)人員基礎(chǔ)的專業(yè)素養(yǎng)與服務(wù)意識(shí)。同時(shí)，結(jié)合實(shí)際工作情況，采取一定的激勵(lì)措施，提升檔案工作者的工作積極性。

（四）完善醫(yī)院信息系統(tǒng)，保障數(shù)字檔案的安全。安全保障方面，可分為確保數(shù)字檔案本身的安全，以及加強(qiáng)內(nèi)部信息系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全。對于數(shù)字檔案本身，我們可采取多次備份、多設(shè)備存儲(chǔ)、定期維護(hù)等措施，確保數(shù)據(jù)完整與安全。對于內(nèi)部信息系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全，注意軟硬件產(chǎn)品的選擇與配置，保障系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，并配備專業(yè)的安全防護(hù)軟件。同時(shí)做好工作人員的操作權(quán)限管理，規(guī)范訪問控制，減少人為破壞。制定相關(guān)應(yīng)急預(yù)案，通過日常的預(yù)防以及事后的及時(shí)處理，保障數(shù)字檔案的安全。

（五）開展檔案資源利用開發(fā)工作，服務(wù)醫(yī)院發(fā)展建設(shè)。數(shù)字檔案室建設(shè)的根本目的，是為了更好地服務(wù)于醫(yī)院實(shí)際工作，以滿足各科室和各類工作人員的不同需求。借助數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，推動(dòng)檔案的進(jìn)一步開發(fā)利用。在實(shí)際工作中，有經(jīng)費(fèi)保障的可以開展全盤數(shù)字化，各種資源不足的，則需要有針對性地開展，優(yōu)先考慮利用率較高的檔案，在方便了單位職工借閱利用的同時(shí)，也提高了檔案室的工作效率。加強(qiáng)對信息資源的重新整合，聚攏分散的檔案信息資源，達(dá)到檔案信息資源互聯(lián)互通，提供更為高效、便捷的利用服務(wù)。