文/白城市水利勘測(cè)設(shè)計(jì)院 王妍

檔案是在各項(xiàng)工作中逐漸積累形成的，負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員在搜集資料、管理檔案以及服務(wù)的過(guò)程中，在滿足實(shí)際工作的基礎(chǔ)上，將公司發(fā)展與社會(huì)進(jìn)程結(jié)合起來(lái)，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，并在實(shí)際工作中不斷尋找規(guī)律、歸納經(jīng)驗(yàn)，完善管理體制和工作制度，以此來(lái)保證每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量與效率，能夠最大限度地為公司出現(xiàn)的重大或重要決策提供值得借鑒的參考資料。在我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)制度體系中，檔案管理工作對(duì)企業(yè)的蓬勃發(fā)展有著舉足輕重的影響。

一、檔案管理工作的重要性逐漸淡化

當(dāng)前仍然有相當(dāng)一部分人認(rèn)為檔案管理工作無(wú)足輕重、可有可無(wú)，對(duì)其重要性還缺乏一定程度的了解。對(duì)于一些檔案管理工作人員而言，他們并沒(méi)有扎實(shí)的檔案管理方面的科學(xué)知識(shí)與理論知識(shí)，在工作當(dāng)中缺乏應(yīng)有的工作熱情和崇高的使命感，缺少優(yōu)良的職業(yè)道德和樂(lè)于奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神，再加上部分企業(yè)管理人員也對(duì)這一部分業(yè)務(wù)中的戰(zhàn)略作用和現(xiàn)實(shí)意義認(rèn)識(shí)不足，未高度重視，直接導(dǎo)致檔案管理意識(shí)越來(lái)越淡化，管理過(guò)程中的失位與錯(cuò)位愈發(fā)明顯，而要改變這一現(xiàn)狀無(wú)疑要從企業(yè)內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)高層著手改進(jìn)，首先要重視企業(yè)檔案管理的一系列環(huán)節(jié)并對(duì)檔案管理工作重要性進(jìn)行大力宣傳，使檔案管理“無(wú)用論”的觀念在公司中徹底鏟除，將檔案管理意識(shí)逐漸強(qiáng)化，檔案管理工作的氛圍也能夠大大改善與提升，避免企業(yè)由于不重視檔案管理工作而造成企業(yè)在上升與發(fā)展這個(gè)新舊更替的過(guò)程中遇到新的問(wèn)題與障礙。

二、數(shù)字化時(shí)代檔案管理方式發(fā)生轉(zhuǎn)變

我們處在一個(gè)新型的數(shù)字化新媒體時(shí)代，許多事物包括檔案管理也不可避免受到了數(shù)字化的沖擊，如此一來(lái)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的存儲(chǔ)模式發(fā)生了一定程度的變化，其形式轉(zhuǎn)化成基于互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)磁盤存儲(chǔ)的機(jī)器識(shí)別代碼，也就是我們現(xiàn)在廣泛應(yīng)用的電子檔案；傳統(tǒng)的檔案管理的書(shū)寫操作模式從資料收集、整理到利用無(wú)不浪費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，也為重新修改與存檔帶來(lái)不小的困難。但是隨著數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案管理模式與手段發(fā)生了翻天覆地的變化，管理流程與環(huán)節(jié)得到了相應(yīng)的調(diào)整，減少了外界或人為原因?qū)n案造成的損壞，為檔案信息的安全“上了一把鎖”，也為檔案管理省去了不必要的成本。數(shù)字化檔案管理一方面使得信息檢索與查詢更便捷，另一方面也大大提升了檔案管理工作人員的工作效率和工作熱情。在20世紀(jì)，檔案生命周期理論是對(duì)檔案管理理論影響甚為深遠(yuǎn)的一個(gè)理論，這一理論將檔案的收集到形成完整檔案的過(guò)程視為一個(gè)整體，而由于檔案的價(jià)值形態(tài)可以分為幾個(gè)不同的層次與階段，不同階段的檔案與服務(wù)對(duì)象、管理模式和保管場(chǎng)所之間具有不可分割的相應(yīng)關(guān)系。檔案生命周期理論為檔案的管理奠定了理論基石，該理論深刻揭示了檔案運(yùn)動(dòng)階段的前后對(duì)應(yīng)關(guān)系和相互影響，成為實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化、操作高效化的重要理論依據(jù)。

三、傳統(tǒng)的檔案管理手段陳舊

現(xiàn)如今，科學(xué)技術(shù)更新?lián)Q代的過(guò)程越來(lái)越短，知識(shí)結(jié)構(gòu)與產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)也發(fā)生了翻天覆地的變化，但是由于企業(yè)在管理手段、設(shè)備更新與技術(shù)創(chuàng)新方面始終無(wú)法與時(shí)代潮流保持一致，使得企業(yè)無(wú)法跟隨著時(shí)代與科技的洪流“順勢(shì)而上”。在檔案管理過(guò)程中，往往會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案的數(shù)量龐大，收集與整理的周期也較長(zhǎng)。目前，為了滿足項(xiàng)目龐大的管理需求，一般情況下檔案管理都是采用一臺(tái)計(jì)算機(jī)使用一套軟件的管理辦法，檔案利用與管理的方式往往難以適應(yīng)檔案數(shù)字化進(jìn)程的要求。檔案管理方式的“默守成規(guī)”，給檔案管理工作帶來(lái)不小的障礙，其中最主要的原因在于當(dāng)前的檔案管理手段不能保持與時(shí)俱進(jìn)，無(wú)法應(yīng)對(duì)實(shí)際工作中存在的問(wèn)題。造成檔案管理技術(shù)缺陷的原因有兩點(diǎn)：一是一些企業(yè)盡管購(gòu)入了許多先進(jìn)的檔案管理設(shè)備與機(jī)器，但是企業(yè)檔案管理人員對(duì)設(shè)備的操作缺乏足夠的經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒(méi)有起到應(yīng)有的作用。二是部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作無(wú)足輕重，對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)不足，在資金投入方面沒(méi)有加大力度。三是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不能正視檔案管理工作，缺乏足夠的重視，雖然有電子和網(wǎng)絡(luò)檔案，但是檔案還沒(méi)有上傳至網(wǎng)絡(luò)，還必須運(yùn)用傳統(tǒng)的手工工作方式來(lái)進(jìn)行。為此，當(dāng)前的檔案管理系統(tǒng)需要為企業(yè)檔案管理提供歸檔模板、離線采集等多種功能，解決工程項(xiàng)目檔案管理的難題。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作的制度與模式還不夠成熟，科學(xué)化與規(guī)范化的檔案管理模式還需要進(jìn)行大力改進(jìn)。企業(yè)勢(shì)必要認(rèn)識(shí)自身發(fā)展中存在的不足與缺陷，進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整措施。因此企業(yè)需要從檔案管理工作制度與模式上來(lái)一個(gè)“大翻新”，在順應(yīng)時(shí)代潮流與需要的基礎(chǔ)之上，對(duì)不符合實(shí)際需要的制度與方式進(jìn)行剔除，而保留相對(duì)完善的部分模式，做到“取其精華，去其糟粕”，讓企業(yè)的檔案管理的效率與質(zhì)量并存。