摘 要：隨著我國科技的發(fā)展，數(shù)碼相機(jī)開始普遍使用，也使得企業(yè)的照片檔案大量的產(chǎn)生。要做好企業(yè)照片檔案規(guī)范的管理，從而為企業(yè)的發(fā)展以及建設(shè)作出貢獻(xiàn)。照片檔案有效的管理一直都是檔案工作者需要去解決的問題。本文將對企業(yè)照片檔案管理目前的開展情況進(jìn)行分析，并提出一些適當(dāng)?shù)慕ㄗh與措施。

關(guān)鍵詞：照片檔案；歸檔；整理

企業(yè)照片檔案是檔案管理中的一個(gè)重要類別，照片檔案主要是指社會組織、個(gè)人以及國家機(jī)關(guān)在社會活動中以圖像形成的文件，將靜止攝影影像作為主要表現(xiàn)形式的、有保持價(jià)值的歷史記錄。在企業(yè)檔案管理中照片管理起著很重要的作用，它主要體現(xiàn)出企業(yè)在發(fā)展經(jīng)營當(dāng)中的各項(xiàng)活動記錄。作為專項(xiàng)檔案，應(yīng)加強(qiáng)其收集、整理、保管以及提供利用等各環(huán)節(jié)工作。

1 企業(yè)照片檔案歸檔與整理的現(xiàn)狀

1.1 照片檔案歸檔的不及時(shí)

企業(yè)檔案管理部門總是只重視文檔以及科技相關(guān)的檔案管理，而忽略了企業(yè)照片檔案的管理。攝影人員在進(jìn)行照片檔案歸檔的時(shí)候，普遍都存在著一些誤區(qū)，其認(rèn)為企業(yè)的公務(wù)活動所形成的照片是不需要進(jìn)行歸檔的，同時(shí)還認(rèn)為誰拍的照片就歸誰管理，這種照片后期的保存與處理都屬于個(gè)人行為，并不清楚照片檔案也是檔案管理中重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，從而導(dǎo)致很多的照片檔案長期存留在部門內(nèi)部或者是個(gè)人當(dāng)中。但是由于照片檔案管理有著特殊的歸檔以及保存的要求，由于檔案管理人員照片歸檔的不及時(shí)，造成企業(yè)造成照片檔案的損壞或者流失。并且久而久之，就連攝影人員也難以記得當(dāng)時(shí)這些照片所反映的現(xiàn)實(shí)情況，最終使得部分重要的照片失去了保存利用的價(jià)值。

1.2 照片檔案收集有難度

以前，企業(yè)的重要活動所產(chǎn)生的照片，一般都是由宣傳部進(jìn)行拍照，照片收集的對象也是比較具體和集中的。但隨著數(shù)碼科技的發(fā)展，企業(yè)的員工都可以運(yùn)用數(shù)碼相機(jī)對企業(yè)的一些重要商務(wù)活動進(jìn)行拍照，從而造成了企業(yè)照片檔案的收集范圍有著很大的難度。此外，由于數(shù)碼照片是以數(shù)碼文件的形式保存在手機(jī)或者儲存卡內(nèi)，再由攝影人員轉(zhuǎn)存在計(jì)算機(jī)當(dāng)中，檔案管理人員在收集照片的時(shí)候，要對其質(zhì)量以及真實(shí)性進(jìn)行鑒定，這也無形中加大了管理人員照片檔案收集的難度。

1.3 照片檔案保管有困難

由于照片檔案對保存環(huán)境的要求是很高的，因此，企業(yè)需要專門的照片管理專業(yè)的儲物柜以及檔案管理工具。但是很多的企業(yè)對于照片檔案管理不是很重視，沒有配備專門的照片檔案管理庫房，而是將照片檔案與一般的文書檔案保存在一起，從而造成很多照片褪色、變黃等情況發(fā)生。嚴(yán)重影響了照片檔案的保存壽命。

2 加強(qiáng)企業(yè)照片檔案歸檔與整理的措施

2.1 加強(qiáng)宣傳，建立制度

企業(yè)需要根據(jù)自身的情況，建立完善照片檔案管理的相關(guān)制度，并且對照片的保管、收集、利用以及整理做出詳細(xì)的規(guī)定，并且將其放入檔案管理人員責(zé)任制度的考核當(dāng)中，使照片檔案管理工作有章可循、有法可依，為照片檔案管理提供有力的保障。同時(shí)，照片檔案管理是對企業(yè)各項(xiàng)發(fā)展歷史活動的記憶，檔案管理部門可以通過舉辦圖片展覽、制作宣傳畫冊等各種方法，宣全照片檔案管理工作的重要性，提高員工以及領(lǐng)導(dǎo)層對照片檔案的重視，并且爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持和幫助，營造良好的檔案管理工作氛圍。

2.2 規(guī)范管理，建立標(biāo)準(zhǔn)

首先，企業(yè)需要及時(shí)掌握各種重要活動的相關(guān)信息，對于企業(yè)重要的各類活動所形成的照片，需要及時(shí)跟相關(guān)管理部門進(jìn)行溝通，并且還要抓住重點(diǎn)進(jìn)行收集照片，積極做好照片收集的及時(shí)性工作。其次，照片檔案管理人員需要做好照片的識別與鑒定工作，去判斷照片是否需要修改或者添加等后期照片編輯的處理工作，還需要確保照片檔案符合當(dāng)時(shí)的情況。此外，還需要對照片檔案進(jìn)行篩選，將一些圖像不清晰或者角度不好的照片剔除掉，保留可以反映各種活動事件的全貌或者一些經(jīng)典細(xì)節(jié)的圖像，在保證照片質(zhì)量的同時(shí)還需要對照片的數(shù)量進(jìn)行有效控制。最后，要加強(qiáng)照片檔案管理的整理工作。傳統(tǒng)的紙質(zhì)照片，仍然需要按照《照片檔案管理規(guī)范》對照片檔案進(jìn)行管理，也就是按照保管的期限、年度、問題等進(jìn)行分類，并且跨年度并且不可以分開的一些照片，同樣也需要按照保管的期限、問題以及年度進(jìn)行分類；在分類方案的最開始的一級類別當(dāng)中，需要根據(jù)問題與時(shí)間以及重要程度對照片進(jìn)行排列；最后還需要編制照片的編號、底片的編號、并進(jìn)行文字說明以及填寫卷內(nèi)的目錄、備考表等。數(shù)碼照片的分類則主要是對照片進(jìn)行編號整理，同時(shí)也可以運(yùn)用傳統(tǒng)紙質(zhì)照片的管理方法，按照年度為基礎(chǔ)建立文件夾，并且在文件夾內(nèi)設(shè)立多個(gè)子文件夾。將同一年內(nèi)同一活動的數(shù)碼照片集中整理在一起，放入相應(yīng)的主題子文件夾中，并從數(shù)碼照片文件夾中重命名，阿拉伯?dāng)?shù)字系統(tǒng)序列號。數(shù)碼照片，根據(jù)所拍攝的照片，包括數(shù)碼照片，填寫相應(yīng)的文件號。

2.3 改善保管條件，強(qiáng)化檔案利用

首先，企業(yè)需要建立標(biāo)準(zhǔn)的照片檔案儲存庫房，并且還需要配置專門的照片檔案管理用具，檔案管理人員還需要對照片檔案進(jìn)行例行檢查或者不定期的檢查工作，一旦發(fā)現(xiàn)問題，需要及時(shí)進(jìn)行解決與處理，從而確保照片檔案的安全，并且使得照片檔案的壽命得到延長。其次，需要通過各種方法對照片檔案的最新目錄進(jìn)行公布，讓需要利用照片的人清楚了解到照片檔案的進(jìn)本內(nèi)容，還可以利用互聯(lián)網(wǎng)科技技術(shù)，使得檔案管理超越為了使檔案利用超越時(shí)空的限制，真正實(shí)現(xiàn)檔案利用的群體化和資源共享，最大限度地發(fā)揮檔案館的作用。最后，企業(yè)需要選擇一些具有代表性質(zhì)的照片檔案，進(jìn)行圖片組織展覽或者編輯專題的宣傳冊進(jìn)行宣傳企業(yè)的文化，并且樹立企業(yè)良好的形象，在社會和經(jīng)濟(jì)效益當(dāng)中謀求良好的效益。

2.4 運(yùn)用科學(xué)技術(shù)，滿足需求

為了滿足企業(yè)的需要，需要借助先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)作為檔案管理的輔助工具。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，為企業(yè)檔案管理事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)，照片檔案管理部門可以使用多媒體技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)對相關(guān)文件信息的自動存儲和檢索，以及地圖、文字、聲音、圖像和檔案的收集和利用的生動形式，使人們在處理和使用各種文件信息更方便；同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，遠(yuǎn)程電子檔案信息傳輸穿越時(shí)間和空間，可以使檔案信息資源得到充分共享，能夠滿足最大文件信息的需求使用創(chuàng)造了條件。

總而言之，隨著當(dāng)今社會全球信息化時(shí)代的演變，檔案管理工作人員必須以服務(wù)為主要線路，為實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)工作創(chuàng)造有利的價(jià)值，并且充分發(fā)揮照片檔案管理的服務(wù)功能，使檔案檔案為人們認(rèn)識、為人民服務(wù)，讓檔案工作得到認(rèn)可，為社會提供支持。

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作者簡介

曾群（1982-），女，漢族，湖南人，本科，研究方向：文書檔案、工程檔案、聲像檔案。