韓中輝

摘 要：檔案文書編制工作與檔案管理工作是相互聯(lián)系、相互促進(jìn)的兩項(xiàng)工作，隨著現(xiàn)代技術(shù)特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，“文檔一體化”的管理模式悄然興起，越來越多的工作開始慢慢朝著信息自動化管理的方向發(fā)展，信息技術(shù)給編制工作與檔案管理工作帶來了重要的轉(zhuǎn)變。如何實(shí)現(xiàn)信息時(shí)代下二者的規(guī)范銜接，已成為當(dāng)下編制工作與檔案管理工作改革發(fā)展的重要議題。本文就強(qiáng)化“文檔一體化”的意識、強(qiáng)化“全過程管理”工作、完善電子檔案的組織和管理、提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)、做好編制部門的立卷工作、建立切實(shí)可行的應(yīng)對策略。結(jié)語部分總結(jié)了研究內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：編制；檔案；創(chuàng)新

1 檔案編制工作的發(fā)展現(xiàn)狀

隨著信息時(shí)代的快速發(fā)展，人們對文書工作與檔案管理工作的要求比以往更加嚴(yán)格規(guī)范，文書工作與檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，因此必須正確掌握它們的概念并熟悉其發(fā)展現(xiàn)狀。

因?yàn)樵獾轿覈臅c檔案分散辦理的古代模式的拘束，到現(xiàn)在為止，辦公自動化管理系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)檔案自動化管理系統(tǒng)是兩個彼此單獨(dú)的體系。如今，檔案編制與檔案的數(shù)量隨著各企事業(yè)單位的發(fā)展逐漸增長；信息時(shí)代的快速發(fā)展，使原本隱藏在文書工作與檔案管理工作深處的一些缺點(diǎn)漸漸顯現(xiàn)出來，嚴(yán)重阻礙了各企事業(yè)單位的健康發(fā)展。因此，需要正確地面對公文與檔案管理工作中出現(xiàn)的一些問題，實(shí)現(xiàn)各企事業(yè)單位部門之間的良好溝通。

2 檔案編制工作存在的主要問題

隨著社會經(jīng)濟(jì)的急速發(fā)展，信息時(shí)代下對檔案編制工作與檔案管理工作的要求更加嚴(yán)格了，然而在現(xiàn)實(shí)事務(wù)中，我國檔案編制工作與檔案管理工作還處在相互獨(dú)立的狀態(tài)，兩者之間相互脫節(jié)，存在一些不可忽視的問題。

2.1 檔案編制存在脫節(jié)問題

在當(dāng)下，企業(yè)的經(jīng)營和運(yùn)營會促使一批信息資料的出現(xiàn)，從而關(guān)聯(lián)到文書與檔案管理工作。其中，檔案編制的文書工作負(fù)責(zé)辦理企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中所產(chǎn)生的一系列文件，包括文件的制定、復(fù)印、發(fā)放、傳播、辦理和保存等等，而檔案管理工作主要負(fù)責(zé)文件的搜集、辦理、保存、檢索、存檔、判定、供給利用和調(diào)閱，可以說，文書編制工作負(fù)責(zé)文件的擬定、流傳和整理，而檔案管理工作負(fù)責(zé)文件的收集、總結(jié)和保管。然而，目前，我國許多企業(yè)將文書事務(wù)與檔案管理事務(wù)區(qū)別對待，忽略了檔案編制與檔案管理工作的關(guān)聯(lián)。

2.2 檔案編制管理缺乏規(guī)范

首先，很多企業(yè)檔案文書編制工作的操作不嚴(yán)謹(jǐn)，用紙和裝訂的使用不正規(guī)。依據(jù)國家對于文書工作的相關(guān)規(guī)定，我國文書工作的用紙及裝訂許多仍達(dá)不到國家的規(guī)定，阻礙了之后檔案的保管。其次，檔案編制與檔案管理工作的版記不周全，缺少嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母戒浀怯浺?guī)則。最后，檔案編制工作的類別不具體，易彼此混雜。目前，我國對于文書雖然有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膮^(qū)分，但是在實(shí)際工作中，易產(chǎn)生很多方面的問題，從而給檔案編制工作形成一些麻煩。除此之外，在公文格式、處理辦法、文件歸檔、立卷銜接、檔案管理等方面都存在一些不規(guī)范。

2.3 檔案編制職員的管理意識淡薄

一直以來，事業(yè)單位對檔案編制工作與檔案管理工作都缺乏重視，這也使文書人員與檔案管理人員整體水平不高、相關(guān)意識淡薄。文書檔案管理職員匱乏，留有很大的流動性，這不僅不助于文書檔案辦理水準(zhǔn)的提高，而且還會使文書職員與檔案辦理職員缺乏職業(yè)責(zé)任感和專業(yè)性。有的單位雖然有專門的文書檔案辦理職員，但其學(xué)識和專業(yè)素養(yǎng)并不能順應(yīng)檔案工作的需求。同時(shí)，當(dāng)前事業(yè)單位文書人員與檔案管理人員普遍含有年齡偏大的問題，這部分人員雖然在文書事務(wù)與檔案管理事務(wù)中有豐富的經(jīng)驗(yàn)，但對于信息化知識的掌握較少，這就使其無法與如今迅速發(fā)展的檔案管理工作要求相適應(yīng)，攔阻了文件檔案信息辦理工作更高的發(fā)展。在法院書記員大部分都是年輕人，但是檔案室的檔案管理人員以年長者為主，缺少新鮮的能量，缺少信息傳遞的渠道。有的檔案管理人員也并不熟悉法院卷宗的規(guī)定，只是一個勁的催收卷宗，未能考慮到材料收集的實(shí)際情況，收到卷宗也只是一味地歸檔，并不做相關(guān)的一系列專業(yè)的檢查。據(jù)相關(guān)文獻(xiàn)報(bào)道，目前，大部分企業(yè)例如建筑施工企業(yè)在檔案辦理中受到傳統(tǒng)思想的熏陶，只注重固定資產(chǎn)、債務(wù)和流動資產(chǎn)等有形資產(chǎn)的辦理，而忽略了文書檔案這一無形財(cái)產(chǎn)，嚴(yán)重阻礙了其在現(xiàn)階段為企業(yè)產(chǎn)生巨大金融效績。

3 創(chuàng)新檔案編制工作的策略

在信息時(shí)代這個大背景下，檔案編制工作與檔案管理工作面臨越來越多的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，如何正確處理二者關(guān)系，創(chuàng)新檔案編制工作，需要從以下三個方面做起。

3.1 強(qiáng)化“文檔一體化”的意識

當(dāng)前，我國電子文檔的技術(shù)特征和管理體制還未成熟，因而電子檔案的處理與編制比紙質(zhì)文件的處理有更多、更繁雜、更難辦的問題。每個檔案編制職員和檔案管理職員應(yīng)從自身做起，解放思想、勤于摸索、樂于面對新出現(xiàn)的事物，加強(qiáng)“文檔一體化”意識；必須認(rèn)識到，當(dāng)前的文件材料不再是僅為現(xiàn)階段的工作服務(wù)，從長遠(yuǎn)角度來說，現(xiàn)在的文檔就是未來的檔案，因而必須時(shí)刻謹(jǐn)記對歷史負(fù)責(zé)，依據(jù)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)定，勇于鉆研電子文檔辦理的規(guī)則、方式與體系，引導(dǎo)電子文檔的實(shí)際辦理。

3.2 強(qiáng)化“全過程管理”工作

在檔案編制的全部環(huán)節(jié)中，起初，應(yīng)該加強(qiáng)每個工作人員對文書工作與檔案管理工作崗位的職業(yè)思想，只有確保每個工作事務(wù)流程的質(zhì)量合格、責(zé)任優(yōu)先，才能為“全過程管理”提供質(zhì)量保障。其次，企業(yè)要擬定有關(guān)文件儲存規(guī)則，依據(jù)我國關(guān)于檔案管理、文檔體系和下發(fā)規(guī)則等相關(guān)規(guī)定，制定具體的文書處理辦公規(guī)定，并組織全體檔案管理職員和文書職員認(rèn)真學(xué)習(xí)我國相關(guān)法律規(guī)定，掌握文檔歸納和辦理等事務(wù)，提高文書與檔案管理事務(wù)的可行性和可操作性。最后，要理順辦理系統(tǒng)，不斷完善管理體制，建立安全科學(xué)的組織體系，創(chuàng)設(shè)一支優(yōu)秀、專業(yè)的事業(yè)隊(duì)伍，為檔案的全過程管理打下堅(jiān)定的基礎(chǔ)；不斷引進(jìn)信息時(shí)代先進(jìn)的裝備和技術(shù)，與單位的現(xiàn)代化同步發(fā)展，并配備性能優(yōu)良的設(shè)備，強(qiáng)化操作的熟練性，使檔案管理工作更加層次、科學(xué)、統(tǒng)一。

3.3 完善電子檔案的組織和管理

隨著信息時(shí)代的來臨，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)被普遍的運(yùn)用到文書工作與檔案管理工作之中，對文書事務(wù)與檔案辦理事務(wù)提出了更廣、更深的需求。實(shí)踐證實(shí)，在各事業(yè)單位內(nèi)部，制定一項(xiàng)科學(xué)有效的制度，有助于提高工作效率，況且，當(dāng)前我國各企業(yè)單位的檔案辦理工作中的弊端之處，有一部分原因便是電子檔案體制不健全，所以制定相應(yīng)的制度規(guī)范是非常有必要的。因此，各企事業(yè)單位需要根據(jù)自身的現(xiàn)狀和發(fā)展成效，建立一套成熟的管理體系，并具體落實(shí)。惟有如此，才能使各項(xiàng)政策有效地貫徹實(shí)施，從而提高工作的質(zhì)量和效率，推進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)健康發(fā)展。文書職員和檔案管理職員需要熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，并將現(xiàn)代科技大力投入到文檔信息資源的處理、保管和治理事務(wù)中，提高文檔辦理水平。所以，企業(yè)應(yīng)組織相關(guān)工作人員學(xué)習(xí)電子信息技術(shù)，健全電子檔案體系，加強(qiáng)其管理隊(duì)伍建設(shè)。

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