摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，檔案資料的管理則出現(xiàn)了數(shù)字化、自動(dòng)化和一體化的趨勢(shì)。文件、資料和檔案自動(dòng)化管理在不斷地完善、規(guī)范，這種管理模式可以有效減少浪費(fèi)、提高效率。作為文檔管理人員，要不斷地提高自身的修養(yǎng)，不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。在資源共享模式下，文件、資料和檔案自動(dòng)化管理一定會(huì)更加科學(xué)有效，也一定會(huì)產(chǎn)生極大的社會(huì)效益。

關(guān)鍵詞：資源共享；文件；資料；檔案；自動(dòng)化管理

一、文件、資料和檔案自動(dòng)化管理的實(shí)質(zhì)

在資源共享模式下，文件、資料和檔案從產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)到利用，既遵循一定的程序和規(guī)則，又體現(xiàn)每一個(gè)環(huán)節(jié)的具體要求，規(guī)范性地將其納入信息管理與共享系統(tǒng)中，通過(guò)電子輔助手段，使文檔資料管理進(jìn)行自動(dòng)化整理歸檔。檔案管理部門(mén)在接收電子檔案時(shí)，必須要向有關(guān)部門(mén)提出具體的要求，以適應(yīng)歸檔的需要；另一方面，在利用文檔資料時(shí)，應(yīng)考慮檔案處理形式，統(tǒng)一規(guī)格和要求，以便節(jié)省大量人力和時(shí)間，而且提高工作效率。

二、文件、資料和檔案的自動(dòng)化管理工作流程圖

三、實(shí)現(xiàn)文件、資料和檔案自動(dòng)化管理的途徑

（一）健全完善文檔自動(dòng)化的管理體系

1.健全自動(dòng)化模式的安全體系

文件、資料和檔案自動(dòng)化模式下的管理工作必須以安全可靠為前提，要做好網(wǎng)絡(luò)電腦病毒的查殺，及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)重要檔案、數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以免意外發(fā)生造成數(shù)據(jù)的丟失。還要做好文件、資料和檔案的加密工作，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，降低文件、資料和檔案遭人為損壞或其他意外事件的發(fā)生。

2.健全規(guī)范操作體系

檔案管理單位或部門(mén)要建立、制定一個(gè)符合實(shí)際管理需求的檔案管理規(guī)章機(jī)制，如工作人員操作機(jī)制、檔案管理與使用機(jī)制、保密機(jī)制、網(wǎng)絡(luò)檔案使用安全機(jī)制等，確保檔案文件、資料和檔案自動(dòng)化工作能夠遵章辦事，確保各機(jī)制能夠相互聯(lián)系、熔于一爐，提高文件、資料和檔案一體化自動(dòng)化管理水平。

3.健全標(biāo)準(zhǔn)操作體系

文件、資料和檔案的管理要采用國(guó)家統(tǒng)一的檔案整體分類編號(hào)法、實(shí)行統(tǒng)一分類和統(tǒng)一編號(hào)，要設(shè)計(jì)完整條件的精確查詢和部分條件的模糊查詢，設(shè)計(jì)全模糊查詢，實(shí)現(xiàn)文件、資料和檔案的檢索與使用的一體化與自動(dòng)化。

4.健全靈活操作體系

文件、資料和檔案自動(dòng)化管理設(shè)備要設(shè)置較為完善和方便靈活的維護(hù)功能，便于管理者增添內(nèi)容，設(shè)置和修改系統(tǒng)使用單位用戶名及口令等綜合參數(shù)。操作系統(tǒng)要便于增加檔案分類中的一級(jí)類目、二級(jí)類目和三級(jí)類目，便于連接不同的操作設(shè)備，如打印機(jī)、掃描儀等。

5.健全自動(dòng)化操作體系

檔案管理單位或部門(mén)要善于運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件、資料和檔案的管理，實(shí)現(xiàn)文件、資料和檔案輸入、儲(chǔ)存、處理、檢索和輸出的數(shù)字化；利用自動(dòng)化軟件，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和控制檔案存儲(chǔ)環(huán)境，處理檔案行政管理數(shù)據(jù)；采用縮微和光盤(pán)技術(shù)，縮小存貯檔案的空間，延長(zhǎng)檔案的壽命；采用聲像技術(shù)和復(fù)印技術(shù)，增加檔案的種類，提高檔案?jìng)鞑ニ俣取?/p>

（二）強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)

1.文件、資料和檔案管理人員要重視對(duì)自動(dòng)化管理的認(rèn)識(shí)，以端正的心態(tài)主動(dòng)學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)與技術(shù)，學(xué)習(xí)電子檔案信息的分類和管理方法，發(fā)揮電子檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用價(jià)值。

2.文件、資料和檔案管理單位要以科學(xué)長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光制定人才培訓(xùn)的方案，盡可能地創(chuàng)造培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，有針對(duì)性地提高業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)新形勢(shì)下文件、資料和檔案自動(dòng)化管理的新需求。

3.文件、資料和檔案管理人員必須具備較高的政治思想覺(jué)悟，不斷加強(qiáng)政治思想和職業(yè)道德的學(xué)習(xí)。

4.文件、資料和檔案管理人員要不斷拓展知識(shí)面，提高綜合分析與運(yùn)用能力，努力成為善用信息化管理技術(shù)來(lái)完成文件、資料和檔案自動(dòng)化管理的復(fù)合型人才。

（三）開(kāi)發(fā)配套適用的軟、硬件設(shè)施

只有具備完善的軟、硬件設(shè)施，文件、資料和檔案的自動(dòng)化管理工作才能步入正軌，相關(guān)管理單位和部門(mén)要依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、一體化、規(guī)范化和靈活化的要求，完善并盤(pán)活自動(dòng)化管理所學(xué)的軟硬件設(shè)施，如信息高速公路和寬帶網(wǎng)的建設(shè)，大容量?jī)?chǔ)存設(shè)備、高性能服務(wù)器的選用，以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與運(yùn)用等，從而提高文件、資料和檔案自動(dòng)化管理的有效性。

（四）有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

建設(shè)動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)文件、資料和檔案處理向信息自動(dòng)化管理系統(tǒng)的過(guò)渡。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員要與文件、資料和檔案管理人員協(xié)同配合，重視實(shí)際應(yīng)用效果，突出重點(diǎn)，建立動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)，創(chuàng)建全面鏈接的系統(tǒng)庫(kù)，提高自動(dòng)化系統(tǒng)效率。

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注：本文系2017年度武威市“十三五”教育科學(xué)規(guī)劃課題論文，課題立項(xiàng)號(hào)：WW[2017]GH301。

作者簡(jiǎn)介：錢卓瑪（1973.6—），女，籍貫：甘肅天祝藏族自治縣，民族：藏，學(xué)歷：本科，職稱：中學(xué)一級(jí)教師，研究方向：文件、資料和檔案管理。