安宗強

[摘 要]隨著科學(xué)技術(shù)的進步，網(wǎng)絡(luò)信息化漸趨成熟，電子檔案在高職學(xué)校的應(yīng)用也更加普遍。在信息管理方面電子檔案憑借便捷、高效的優(yōu)勢，幫助高職院校實現(xiàn)了全面化、規(guī)范化管理。本文從高職學(xué)校檔案管理中電子檔案的應(yīng)用現(xiàn)狀出發(fā)，對電子檔案的應(yīng)用管理進行探討研究。

[關(guān)鍵詞]高職學(xué)校；電子檔案管理；應(yīng)用管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.22.066

[中圖分類號]G717.24 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）22-0-02

進入21世紀以來，我國全面進入信息化時代，作為一種新型的管理工具，電子檔案以其獨特的優(yōu)勢廣泛應(yīng)用于日常管理和辦公，在企業(yè)、學(xué)校等領(lǐng)域中應(yīng)用普遍。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式相比，電子檔案更易于保存和查閱，不僅節(jié)約了檔案管理成本，而且極大地提高了工作效率。對于高職院校來說，選擇電子檔案對廣大學(xué)生的信息進行管理，不僅便于檔案管理人員進行學(xué)籍的整理、獎學(xué)金的評定等日常工作，減輕了工作人員的工作壓力，而且大大節(jié)省了檔案錄入、閱讀、查找的時間，在需要時能夠快速完成檔案查詢工作，確保整個學(xué)校的運行井然有序。因此，在高職學(xué)校實施電子檔案管理十分必要。

1 高職院校檔案管理中電子檔案的應(yīng)用優(yōu)勢

1.1 提高效率，資源配置合理化

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有方便、快捷、高效的優(yōu)勢。對于高職學(xué)校來說，校內(nèi)學(xué)生多達數(shù)萬名，同時還包括眾多教師及職工，如果采用紙質(zhì)檔案的管理方法，不僅占據(jù)較大的空間進行檔案安放和儲存，耗費大量的人力完成檔案整理工作，而且易出現(xiàn)查找不方便和檔案丟失的情況。電子檔案則完全解決了這一弊端，充分保證了學(xué)生及教職工檔案的完整性并且更利于保存，當(dāng)有查找檔案的需要時，可以使用電子設(shè)備快速進行查找，從而有效提升了辦公效率。同時，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不同，電子檔案充分借助了網(wǎng)絡(luò)的力量，在電腦上即可查詢，不受時間和地點的限制，有效節(jié)約了時間和空間，具有很大的靈活性，而且僅需要部分工作人員即可完成管理工作，不需要動用大量的人力進行重復(fù)的信息錄入和枯燥的查閱工作，避免出現(xiàn)消極懈怠的工作情緒從而影響工作效率。一方面，采用電子檔案管理減少了這方面的人員投入，使得人才資源重新分配，各型人才在高職院校其他部門發(fā)揮自身作用，使高職學(xué)校的資源配置趨于合理，避免出現(xiàn)崗位分布不均的情況。另一方面，有利于高職學(xué)校各部門獲得均衡發(fā)展，共同推進整體進步。

1.2 降低強度，院校管理高效化

采用電子檔案的管理模式，對高職院校的學(xué)生和職工的信息進行統(tǒng)一整理，能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，學(xué)生與學(xué)生之間可以進行直觀地對比，教職工之間的工作效績也可通過電子檔案呈現(xiàn)出來，在加強學(xué)校人才管理的同時，極大地促進學(xué)校的長遠發(fā)展。例如，在對學(xué)生進行評優(yōu)時，就可以通過電子檔案搜索學(xué)生的平時成績、課堂表現(xiàn)等，通過各個方面進行評定。電子檔案不僅包含個人信息等內(nèi)容，還以圖片、音頻、視頻等形式，便于對學(xué)生的個人情況進行詳細評估。檔案管理人員還可以進行排列比較，從而選擇合適的人選。電子檔案的內(nèi)容客觀真實，檢索迅速準確，充分保證了評優(yōu)的公平公正，并且在極短的時間內(nèi)就可完成，為學(xué)校開展評優(yōu)工作提供了極大的便利。同時，學(xué)生及教職工的檔案均是按照一定規(guī)則進行整理，檔案文本一體化，在查找過程中減輕了工作人員的負擔(dān)，降低工作強度，節(jié)省大量時間，檔案管理人員輕松就能完成工作，避免產(chǎn)生疲憊心態(tài)，有效地保證了工作的準確性，有利于多項工作正常開展，豐富了校園活動，有利于進行校園管理，對提升學(xué)校的綜合實力大有裨益。

1.3 減少風(fēng)險，檔案傳遞快速化

電子檔案具有安全、低廉、快速等特點，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。第一，電子檔案通過電腦錄入的方式，極大地縮短了錄入時間，減少了錄入過程所花費的人力和財力。在高職學(xué)校中，數(shù)萬名學(xué)生的檔案信息和千名職工信息的歸納整理就是一項龐大的工作，采取電子檔案管理模式則能夠快速地完成整理工作，有效地提高了檔案管理效率，為高職院校其他工作開展奠定了堅實的基礎(chǔ)。第二，電子檔案采取電子信息的方式完善個人信息，最大程度保證了學(xué)生信息的安全，有效地降低了信息泄露的風(fēng)險，避免被有心之人利用，進而產(chǎn)生嚴重的后果。第三，電子檔案沒有時間和空間限制，無須大量的紙質(zhì)資源和特定的空間進行檔案儲存，極大地削減了高職學(xué)校檔案管理的開支，有利于高職學(xué)校合理利用資金。第四，電子檔案管理依賴于電子設(shè)備，在穩(wěn)定的校園網(wǎng)覆蓋下即可完成快速的檔案傳遞。通過電子檔案，可以將巨大的檔案信息儲存在一個較小的儲存卡里，正常的校園網(wǎng)下信息錄入和閱讀在幾秒內(nèi)就可以完成。例如，需要對全校學(xué)生進行排列名次，在錄入成績幾秒后便可以得到結(jié)果。同時，在高職學(xué)校利用電子檔案進行檔案傳輸，既可以將檔案快速返還給每一位學(xué)生，又節(jié)約了檔案郵寄所花費的成本，還減少了檔案郵寄過程中出現(xiàn)的檔案丟失、未準確寄到學(xué)生家中等情況。電子檔案以其快捷、高效的特點，減少了各種潛在的風(fēng)險，提高了檔案傳遞速度，充分發(fā)揮了巨大的社會價值。

2 高職學(xué)校檔案管理中電子檔案的應(yīng)用管理方略

2.1 加大電子檔案在高職學(xué)校的管理力度

高職學(xué)校對學(xué)生和教職工進行信息錄入后，對其個人信息應(yīng)該加密保存，避免個人信息泄露。電子檔案信息通常儲存在較小的儲存卡中，易出現(xiàn)損壞、信息丟失等問題，在電腦上操作不當(dāng)時也會出現(xiàn)信息泄露等問題，高職學(xué)校相關(guān)部門應(yīng)高度注意。一方面，學(xué)校相關(guān)管理人員應(yīng)制定相應(yīng)的規(guī)章制度，嚴格規(guī)范管理人員工作，加大處罰力度，防止管理過程中出現(xiàn)的一系列問題；另一方面，工作人員應(yīng)定期對電子檔案進行更新修正，刪除錯誤信息，添加遺漏信息，確保檔案信息與真實情況相符。當(dāng)檔案出現(xiàn)問題時，工作人員要及時上報處理，不應(yīng)私自進行修復(fù)，避免造成信息丟失、泄露或更加嚴重的后果。同時，檔案管理人員要對工作認真負責(zé)，熟悉信息錄入和查詢檔案等基本流程，對不同專業(yè)、不同班級的學(xué)生進行分類整理，對學(xué)生的校園表現(xiàn)、獎罰情況也要如實記錄。例如：管理人員通過不同的記號對學(xué)生進行整理歸檔，在每個編號建立相應(yīng)的文件夾，用于記錄該學(xué)生的表現(xiàn)。如此一來，管理人員查找時更加方便快捷，學(xué)校舉辦與學(xué)生有關(guān)的活動時，可通過電子檔案對學(xué)生進行初步了解，營造公平公正的校園氛圍。當(dāng)需要檔案查詢時，嚴格遵守學(xué)校相關(guān)管理制度，不私自將檔案信息泄露給他人，不擅自更改檔案信息，確保檔案的真實性，保證在各項工作中電子檔案能夠發(fā)揮真正的作用。

2.2 重視電子檔案管理

電子檔案不僅在社會中應(yīng)用更加廣泛，在高職學(xué)校也占據(jù)著越來越重要的地位。在高職學(xué)校中，電子檔案對于學(xué)生事務(wù)和人事管理都起到至關(guān)重要的作用。因此，從管理階層到工作人員都要提高對電子檔案管理的重視程度。首先，管理階層應(yīng)樹立正確的觀念，充分認識電子檔案的巨大潛力，采取不同方式大力宣傳電子檔案的重要作用，積極呼吁全體檔案管理人員認真負責(zé)，確保學(xué)生檔案整齊有序，避免出現(xiàn)信息不匹配等問題。例如，管理階層可以針對相關(guān)檔案管理人員開展講座，宣傳電子檔案的優(yōu)勢，引起檔案管理人員對自身工作的高度重視。高職學(xué)校也可以通過廣播等渠道加大宣傳力度，在整個校園營造相應(yīng)的氛圍。其次，相關(guān)工作人員應(yīng)逐漸摒棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，在觀念上認可電子檔案推廣，逐步了解電子檔案的優(yōu)勢，熟悉電子檔案的工作流程，在每一次錄入時認真對待，保證信息的準確性，避免出現(xiàn)任何差錯。工作人員也要及時更新學(xué)生和教職工信息，例如學(xué)生學(xué)籍變動或者職工有崗位變動時，工作人員應(yīng)及時更新，保證電子檔案的時效性。

2.3 提高高職學(xué)校電子檔案工作人員的專業(yè)水平

電子檔案在高職學(xué)校的廣泛應(yīng)用，需要相關(guān)工作人員具有較高的電腦操作能力，熟悉相應(yīng)的專業(yè)知識，抱有嚴謹認真的工作態(tài)度。例如在信息錄入時，需要工作人員將大量的信息輸入電腦里，這不僅考驗工作人員的動手能力，工作人員認真嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度同樣至關(guān)重要。就像圖書館管理人員一樣，電子檔案工作人員需要熟悉不同檔案的編號規(guī)則，可以在第一時間準確找到相應(yīng)檔案；工作人員也應(yīng)掌握電子檔案的整理方法，便于統(tǒng)一歸檔，資源共享。電子檔案涉及的領(lǐng)域廣且雜，需要相關(guān)工作人員進行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)。因此，高職學(xué)?？梢詾殡娮訖n案管理人員提供相應(yīng)的培訓(xùn)機會，定期進行相互經(jīng)驗探討和交流；邀請外校專業(yè)的講師傳授專業(yè)知識，講解不同意外的處理方法，培養(yǎng)工作人員的隨機應(yīng)變能力，提高對電子檔案管理的重視程度，進而高效率地完成本職工作；提供外出學(xué)習(xí)交流的機會，借鑒不同的管理模式，讓每一位管理人員提升自身能力，遵守相關(guān)要求，嚴謹高效地完成本職工作并進一步優(yōu)化創(chuàng)新，使高職學(xué)校的電子檔案管理更加完善。

2.4 優(yōu)化高職學(xué)校電子檔案管理設(shè)施

隨著電子檔案在高職院校應(yīng)用的日益廣泛，高職院校應(yīng)更注重對電子檔案設(shè)施的及時升級和逐步優(yōu)化，使電子檔案設(shè)施充分服務(wù)于日常工作，便于檔案管理人員熟練、流暢地操作，避免使用時出現(xiàn)各種故障，進而嚴重影響工作效率。因此，對高職學(xué)校來說，應(yīng)定期對電子檔案設(shè)備設(shè)施進行檢查，排除已存在的故障，避免潛在的隱患。高職學(xué)校也要加強電子檔案設(shè)施安全管理，建立堅固的防火墻，升級和研發(fā)新型的殺毒軟件，避免出現(xiàn)不相關(guān)人員入侵檔案管理系統(tǒng)造成的信息泄露問題，使全校檔案管理工作在安全的環(huán)境下有序地開展。對技術(shù)人員來說，應(yīng)更加注重完善電子檔案管理系統(tǒng)的漏洞，修復(fù)電子檔案管理系統(tǒng)的缺陷，降低電子檔案管理系統(tǒng)的風(fēng)險，升級電子檔案管理軟件，使軟件應(yīng)用與學(xué)校需求緊密結(jié)合。同時，高職學(xué)校要及時更新電子檔案設(shè)備設(shè)施，淘汰落后老化的設(shè)備，更換完整、齊全的設(shè)施，使得電子檔案管理系統(tǒng)與所需的相應(yīng)設(shè)備相配合，進一步促進電子檔案管理工作高效開展。

3 結(jié) 語

科技在飛速發(fā)展，電子檔案也正在逐步取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的地位。電子檔案以高效、便捷、省時等諸多優(yōu)勢，有效提升了檔案管理效率，有力推動了高職學(xué)校的發(fā)展。現(xiàn)如今，電子檔案仍具有無限的發(fā)展空間，需要高職學(xué)校管理階層和相關(guān)工作人員一起努力，共同挖掘電子檔案的巨大潛能。

主要參考文獻

[1]趙俊玲.高職院校檔案管理工作中電子檔案的應(yīng)用[J].經(jīng)營管理者，2016（10）.

[2]張紅.電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用[J].蘭臺世界，2016（12）.

[3]錢坤.高職院校檔案管理工作中電子檔案的應(yīng)用研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（16）.

[4]趙長莉.計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高職院校檔案管理工作中的應(yīng)用[J].新教育時代電子雜志：教師版，2017（41）.

[5]吉順霞.電子檔案管理在高職院校的應(yīng)用分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（7）.