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江蘇省靖江中等專業(yè)學(xué)校

一、前言

現(xiàn)代多數(shù)職校都是包分配的，因此在學(xué)生畢業(yè)后會(huì)出現(xiàn)企業(yè)與學(xué)生雙向選擇的局面，但因高校學(xué)生不斷擴(kuò)招，使得越來(lái)越多大學(xué)生開(kāi)始進(jìn)入社會(huì)，使得職校畢業(yè)生的就業(yè)受到了巨大沖擊，對(duì)此，如何在激烈的社會(huì)環(huán)境下尋求到發(fā)展自身才能的一席之地，成為了職校發(fā)展與管理的當(dāng)務(wù)之急。做好學(xué)生檔案管理，對(duì)于提高學(xué)生就業(yè)率具有一定的幫助，對(duì)此，職校必須要加強(qiáng)自身學(xué)生電子檔案的管理質(zhì)量，為學(xué)生提供良好的競(jìng)爭(zhēng)條件。

二、職校學(xué)生電子檔案管理中存在的問(wèn)題

(一)職校缺乏對(duì)檔案管理的重視

現(xiàn)階段，大多數(shù)職校中，領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有對(duì)學(xué)生電子檔案管理表示出應(yīng)有的重要性，僅是在統(tǒng)一進(jìn)行調(diào)整，或者是在查閱學(xué)生電子檔案時(shí)，才會(huì)過(guò)問(wèn)一下檔案管理工作，平時(shí)根本不會(huì)針對(duì)學(xué)生電子檔案的管理提出任何有效的建議[1]。這便導(dǎo)致校內(nèi)專門(mén)進(jìn)行學(xué)生電子檔案管理的人員無(wú)法正確認(rèn)識(shí)其工作的重要性，對(duì)檔案管理工作比較懈怠。再加上部分職校學(xué)生電子檔案管理人員并非專業(yè)人士，也沒(méi)有進(jìn)行過(guò)任何專業(yè)性的培訓(xùn)便直接負(fù)責(zé)檔案管理工作，使得學(xué)生電子檔案管理工作的質(zhì)量無(wú)法得到保障。

(二)電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善

在一部分的職校中，因其對(duì)于教育投資力度較小，導(dǎo)致其可應(yīng)用的教育資金無(wú)法為學(xué)生電子檔案管理提供足夠的基礎(chǔ)設(shè)備。與此同時(shí)，還缺乏大量的紙制檔案管理的空間，使其可能會(huì)出現(xiàn)學(xué)生檔案材料亂置，使學(xué)生隱私性以及檔案管理安全均存在隱患。

(三)職校學(xué)生電子檔案管理信息化程度低

職校學(xué)校的檔案管理工作的信息化程度較低，多數(shù)還是應(yīng)用傳統(tǒng)的手工方式處理檔案，大量重復(fù)性，使得職校學(xué)生電子檔案管理人員的工作量大、時(shí)間長(zhǎng)、效率低、速度慢，大大降低了檔案管理的效率，在這種情況下，檔案管理人員不能進(jìn)行有效的檔案資料的整理與開(kāi)發(fā)利用。

三、改進(jìn)中職校檔案管理的對(duì)策建議

(一)提高對(duì)檔案管理工作的重視

在學(xué)校方面，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案管理的宣傳力度，促使檔案工作引起師生的共同關(guān)注，并對(duì)學(xué)生檔案工作提供支持與幫助。通過(guò)宣傳了解，確保師生得知檔案管理的重要性，并且將其重要作用在選校內(nèi)普及與宣傳。學(xué)生檔案質(zhì)量的高低對(duì)用人單位的選擇具有重要的影響作用，學(xué)生檔案質(zhì)量越高越能引起用人單位的注意力，從而保證學(xué)生具備較多的就業(yè)選擇。因此，學(xué)生應(yīng)該認(rèn)真對(duì)待檔案的填寫(xiě)，并且注意格式的規(guī)范以及字跡清楚，按照檔案制定的要求如實(shí)填寫(xiě)。此外，還應(yīng)該積極提升自身專業(yè)技能，努力創(chuàng)造創(chuàng)造優(yōu)秀成績(jī)，使之能夠加入到檔案資料當(dāng)中。

(二)設(shè)置專職人員對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理

在對(duì)職校學(xué)生檔案進(jìn)行管理時(shí)，需要制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，并且安排專職人員對(duì)其進(jìn)行管理，并且明確工作人員的工作職責(zé)。將組織結(jié)構(gòu)、人員機(jī)構(gòu)以及庫(kù)房機(jī)構(gòu)落實(shí)到實(shí)際工作當(dāng)中。最好技工學(xué)習(xí)學(xué)生檔案管理工作的首要前提是制定完善的檔案管理制度。因此，不管在現(xiàn)階段職校采用何種方式對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理，都需要根據(jù)學(xué)校的實(shí)際工作進(jìn)行制度的制定。以此確保學(xué)生檔案管理工作能夠具備健全完善的組織機(jī)構(gòu)。此外，當(dāng)畢業(yè)生檔案由學(xué)校保管時(shí)，同樣需要設(shè)置專職人員對(duì)其進(jìn)行保管。由于學(xué)生檔案數(shù)量較多，應(yīng)采用集中式方式對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理。對(duì)于管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置，應(yīng)該設(shè)置于學(xué)生工作處下，以此能夠方便對(duì)檔案工作的管理。針對(duì)校內(nèi)已設(shè)有的學(xué)生檔案館，同樣應(yīng)該編制專職人員對(duì)其進(jìn)行管理。如果在職校內(nèi)，對(duì)學(xué)生檔案采用分散方式進(jìn)行管理，需要對(duì)其中管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以此提升學(xué)生檔案管理的工作效率。

(三)加強(qiáng)職校學(xué)生檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

職校應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)學(xué)校的檔案管理設(shè)施進(jìn)行更新，對(duì)學(xué)校檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施條件進(jìn)行升級(jí)。做好學(xué)生電子檔案文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)，也是直接反映學(xué)校工作實(shí)績(jī)的有力證明。與此同時(shí)，根據(jù)位檔案管理的要求，定期對(duì)學(xué)生電子檔案文件材料進(jìn)行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強(qiáng)化職校學(xué)生電子檔案管理，提高管理質(zhì)量與水平。

(四)加速學(xué)生檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理

由于目前信息化社會(huì)的發(fā)展非常迅速，因此使得職校學(xué)生的數(shù)量以及檔案的內(nèi)容與數(shù)量都在逐漸提升?，F(xiàn)在，原始的手工操作已經(jīng)滿足不了現(xiàn)在檔案管理的需要。職校的學(xué)生檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)的調(diào)整觀念、逐漸提升管理的意識(shí)。同時(shí)，全面的運(yùn)用新技術(shù)和新設(shè)備，切合實(shí)際的完成學(xué)生檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化以及規(guī)范化。管理員要想全部將學(xué)生的檔案歸納到互聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)當(dāng)中，就應(yīng)該主動(dòng)的開(kāi)發(fā)優(yōu)質(zhì)的學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng),從而提升檔案管理的現(xiàn)代化步伐。

四、結(jié)語(yǔ)

職校的學(xué)生檔案管理工作屬于學(xué)?；竟ぷ鞯闹饕獦?gòu)成要素。相關(guān)工作人員不但要做好檔案的收集工作、整理工作以及歸檔工作，而且還要積極的提供服務(wù)。進(jìn)而全面的表現(xiàn)出檔案的價(jià)值。身為檔案人員，除了要熟悉檔案資料之外，還要重視檔案收集的質(zhì)量，充分增加檔案的利用效率。同時(shí)，要快速的對(duì)反饋信息進(jìn)行研究和分析。運(yùn)用良好的態(tài)度，將學(xué)校檔案工作做得更好。