■ /

機(jī)關(guān)單位正在不斷加快改革步伐，需要經(jīng)歷體制改革以及職能的轉(zhuǎn)化，而在這樣的情況下檔案管理作為單位日常工作當(dāng)中的基礎(chǔ)內(nèi)容更是要得到重視。機(jī)關(guān)單位文件材料的歸檔是開(kāi)展檔案管理的基礎(chǔ)與前提，更是對(duì)檔案信息進(jìn)行利用必不可少的工作環(huán)節(jié)。對(duì)此，機(jī)關(guān)單位必須明確文件材料歸檔的重要價(jià)值，同時(shí)要立足單位改革建設(shè)的實(shí)際情況提出優(yōu)化和改進(jìn)文件材料歸檔的措施，以便最大化的發(fā)揮文件材料的利用價(jià)值，推動(dòng)單位檔案管理工作的有序開(kāi)展。

一、加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位文件材料歸檔的意義

文件材料歸檔指的是機(jī)關(guān)單位的有關(guān)部門(mén)將工作實(shí)踐當(dāng)中獲得的各項(xiàng)文件材料進(jìn)行整理立卷，并將其定期移交檔案室，完成信息材料的集中保存。通過(guò)對(duì)歸檔工作內(nèi)涵的把握，能夠了解到歸檔是文件轉(zhuǎn)化成為檔案的標(biāo)志所在，同時(shí)也為檔案管理工作提供了新的起點(diǎn)?，F(xiàn)如今歸檔已經(jīng)成為了一項(xiàng)制度，成了機(jī)關(guān)單位文件材料歸檔當(dāng)中必須要遵循的制度。加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位文件材料歸檔的意義主要體現(xiàn)在：第一，有助于體現(xiàn)機(jī)關(guān)單位的歷史真實(shí)面貌。通過(guò)將文件材料進(jìn)行歸檔以及分類(lèi)，通過(guò)對(duì)問(wèn)題類(lèi)目的研究和分析就能夠掌握以往工作當(dāng)中的實(shí)際情況，讓單位的歷史面貌呈現(xiàn)更加直觀。第二，有助于推動(dòng)機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，同時(shí)確保檔案信息的完整性，為檔案的科學(xué)化利用打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。第三，有助于優(yōu)化機(jī)關(guān)單位的工作計(jì)劃與總結(jié)，為單位有關(guān)決策的制定提供重要依據(jù)，推動(dòng)單位的規(guī)范化和持續(xù)性發(fā)展。

二、加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位文件材料歸檔的措施

(一)科學(xué)設(shè)置歸檔范圍

明確規(guī)定范圍是開(kāi)展一系列文件材料歸檔工作的根本方向，為歸檔人員提供了工作指南，而在確定歸檔范圍方面必須要秉持以下幾項(xiàng)原則：第一，屬性原則。歸檔范圍的確定必須要考慮到機(jī)關(guān)單位的工作內(nèi)容，將機(jī)關(guān)單位實(shí)踐活動(dòng)當(dāng)中產(chǎn)生的文件資料以及與相關(guān)工作開(kāi)展有不可分割關(guān)聯(lián)的材料當(dāng)作是歸檔對(duì)象，確保歸檔的各項(xiàng)材料能夠全面體現(xiàn)出單位的工作過(guò)程。第二，價(jià)值性原則。要保證歸檔工作全面而又完整，并不是要做到有文必檔，需要選擇有價(jià)值的文件材料納入到歸檔體系當(dāng)中，為日后相關(guān)工作的處理提供依據(jù)。在具體的歸檔范圍確定當(dāng)中，還必須要注意立足實(shí)際，積極開(kāi)展綜合性的調(diào)查研究工作，掌握機(jī)關(guān)單位的職能任務(wù)，把握文件材料的形成與歸檔規(guī)律，初步確定歸檔范圍；根據(jù)機(jī)關(guān)單位明文規(guī)定給出的歸檔范圍進(jìn)行歸檔范圍的完善，同時(shí)還要積極吸納相關(guān)人員的意見(jiàn)與建議。

(二)抓住重點(diǎn)跟蹤歸檔

文件材料歸檔為機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作開(kāi)展提供了開(kāi)端，所以歸檔是檔案工作的重點(diǎn)和關(guān)鍵點(diǎn)。針對(duì)于機(jī)關(guān)單位當(dāng)中極其重要的文件材料，檔案人員必須對(duì)這些文件材料的運(yùn)轉(zhuǎn)狀況理解高度重視，并注重進(jìn)行歸檔的跟蹤，保障重大活動(dòng)在完成之后能夠隨時(shí)完成材料歸檔。針對(duì)于利用常規(guī)處理程序流轉(zhuǎn)的文件，承辦人員在辦理好相關(guān)事務(wù)之后必須立即移交歸檔人員。針對(duì)有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議記錄文件，應(yīng)該在秘書(shū)收集完全之后完成登記，并由歸檔人員對(duì)這些材料進(jìn)行歸檔處理。針對(duì)于保密級(jí)別較高的信息，必須要保證歸檔及時(shí)，同時(shí)還需要維護(hù)檔案的保密性，所以在歸檔完成之后要做好跟蹤工作，同時(shí)也要在這些信息的利用方面給出限制?？傊?，歸檔人員需要抓住歸檔工作的重點(diǎn)，完成歸檔的跟蹤工作。

(三)提升歸檔人員能力

歸檔人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力會(huì)對(duì)文件材料歸檔質(zhì)量起到?jīng)Q定性作用，所以機(jī)關(guān)單位要想充分發(fā)揮文件材料的歸檔意義，推動(dòng)歸檔工作的高效化開(kāi)展，就必須在規(guī)定的人員素質(zhì)能力建設(shè)方面進(jìn)行不懈努力。第一，引導(dǎo)歸檔人員樹(shù)立學(xué)習(xí)精神，使其能夠主動(dòng)投入到專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能的學(xué)習(xí)過(guò)程當(dāng)中，尤其是要熟悉文件材料的歸檔處理程序和工作方法，履行好自身的職能，提高歸檔工作的規(guī)范性與科學(xué)性。與此同時(shí)，要提高歸檔人員的職業(yè)道德修養(yǎng)，使得他們能夠全心全意提升服務(wù)質(zhì)量，秉持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。第二，對(duì)歸檔人員的素質(zhì)能力進(jìn)行定期的考核以及評(píng)估，并建立相關(guān)的獎(jiǎng)懲措施，提高他們的工作熱情，使其能夠更加主動(dòng)的投入歸檔工作。

機(jī)關(guān)單位的文件材料歸檔在單位的運(yùn)轉(zhuǎn)進(jìn)程當(dāng)中具有重大意義，通過(guò)歸檔工作的有效實(shí)施有助于展現(xiàn)單位歷史真實(shí)面貌，有利于推動(dòng)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作，同時(shí)還有助于單位做好工作總結(jié)與計(jì)劃。而文件材料歸檔應(yīng)該是動(dòng)態(tài)化管理的過(guò)程，需要對(duì)這些檔案材料進(jìn)行不斷的補(bǔ)充和完善，并通過(guò)科學(xué)設(shè)置歸檔范圍，抓住重點(diǎn)跟蹤歸檔，提升規(guī)定人員素質(zhì)能力等方法力求最大化的展現(xiàn)歸檔管理的價(jià)值。