吳旭

摘 要：我國檔案傳統(tǒng)遵循的是立案卷的歸檔方式，但隨著信息化管理的不斷發(fā)展，立案卷歸檔法弊端被不斷放大，應(yīng)該尋找新的符合信息化管理形勢的歸檔法，這就是按件歸檔法。

關(guān)鍵詞：信息化管理；立案卷歸檔法；按件歸檔法

本文指在探討在信息化管理不斷發(fā)展的形勢下，傳統(tǒng)歸檔方式的轉(zhuǎn)變，以滿足當前不斷發(fā)展的檔案工作的需要。

1 歸檔方式轉(zhuǎn)變

個人認為在目前信息化管理不斷發(fā)展的形勢下，傳統(tǒng)的立案卷歸檔法應(yīng)向新興的按件歸檔法轉(zhuǎn)變。

2 歸檔方式發(fā)展形勢分析

1）國家發(fā)展形勢：2000年2月16日，廣東省檔案局從遵循文件的自然形成規(guī)律、保持文件的原貌和完整、準確判定文件的保管期限、適合新技術(shù)應(yīng)用的需要及便于保管和利用的角度出發(fā)，出臺了《廣東省文件材料歸檔方法改革方案》，對沿用了近50年的檔案歸檔方法進行試點改革。在取得一定成效后，同年12月，國家檔案局發(fā)布了中華人民共和國檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》（DA-T22-2000，現(xiàn)已升至2015版）。它一舉突破了過去幾十年來一直沿用的立案卷歸檔法，提高了檔案工作效率，有力的維護了檔案實體的完整與原貌。

2）行業(yè)發(fā)展形勢，核電行業(yè)可以說是我國檔案行業(yè)的標桿之一，這里中廣核工程有限公司（后文簡稱工程公司）為例進行說明。

2.1 傳統(tǒng)做法

該公司大部分工程檔案傳統(tǒng)上遵循立案卷歸檔法，工程文檔主要根據(jù)其專業(yè)、工作內(nèi)容對不同領(lǐng)域的文件進行組卷。通常有以下幾類組卷方法：（1）施工類文件一般按照單項工程、單位工程進行組卷，也可以按照裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)進行組卷。例如，土建工程竣工文件按廠房、安裝工程竣工文件按系統(tǒng)進行分類整理。（2）竣工圖按照建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序進行組卷。（3）設(shè)備類文件按照設(shè)備、系統(tǒng)等進行組卷。（4）合同商務(wù)類文件按合同前期文件、合同文本及合同執(zhí)行文件進行組卷。（5）原材料試驗按照單項工程、單位工程進行組卷。

2.2 形勢發(fā)展

該公司先后投入大量資金開發(fā)了EUD及AED文檔管理系統(tǒng)，所有文檔業(yè)務(wù)幾乎都依托信息化系統(tǒng)開展，在此形勢下，歸檔方式也在逐漸向按件歸檔發(fā)展，如特種介質(zhì)（包括巖芯、照片、錄音、錄像、光盤等）以存址碼的形式實施按件歸檔，文書檔案按年度及問題實施按件歸檔等等，在此以工程照片檔案舉例：

（1）照片按件給予存址碼，并按存址碼規(guī)律存放，存址碼為J.1.P/L/S-XXXXX，其中J代表特種介質(zhì)，1代表照片，P/L/S代表保存期限（P為永久、L為長期、S為短期），XXXXX為以收到文件先后順序為準順序編制的流水號。（2）照片完全按件以存址碼方式存放，相冊背脊處標明存址碼、流水號起止及盒號即可，同時相關(guān)關(guān)鍵數(shù)據(jù)準確錄入信息化管理系統(tǒng)以便檢索利用。

3 兩種歸檔方式優(yōu)劣勢分析

3.1 立卷歸檔法

3.1.1 傳統(tǒng)優(yōu)勢及其變化

1）便于管理，不易散失。將同一內(nèi)容與同一問題的檔案裝訂在一起，不易被利用者拆卷或隨意抽取，即使是反復(fù)利用，也不會丟失，安全性較好。現(xiàn)實是，隨著信息化管理的不斷發(fā)展，依托強大的信息系統(tǒng)文件利用電子化趨勢已越來越明顯，以工程公司為例，大部分文件在形成之初就產(chǎn)生了紙質(zhì)及電子兩種介質(zhì)文件，而所有的用戶第一選擇幾乎都是通過文檔系統(tǒng)查詢利用電子文件。因此，傳統(tǒng)立卷歸檔法的此點優(yōu)勢在不斷喪失。

2）在手工檢索條件下，便于連鎖查找。傳統(tǒng)立卷法一般都是將同一問題或同一組織機構(gòu)的檔案按分類法裝訂在一起，這樣我們在查找一份文件時往往能將問題相關(guān)的其他檔案也查到。但是，在信息化管理系統(tǒng)發(fā)展明顯的今天，絕大多數(shù)用戶的第一選擇都是通過信息系統(tǒng)來查找文件，而不是手工檢索。以工程公司為例，文檔人員在接收文件時將文件的關(guān)鍵信息（如編碼、標題、版本、日期等等）均錄入文檔系統(tǒng)中，更重要的是可將已錄入系統(tǒng)的文件與后續(xù)歸檔的相關(guān)聯(lián)的文件在系統(tǒng)中建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，這樣用戶不但可通過各種關(guān)鍵信息在系統(tǒng)中進行智能檢索，而且可在系統(tǒng)中實現(xiàn)相關(guān)聯(lián)文件的查閱。因此，傳統(tǒng)立卷歸檔法的此點優(yōu)勢在不斷喪失。

3.1.2 劣勢

1）在實際操作中相對繁瑣，在分類、立卷、保管期限的劃定上隨意性較大，難以把握，從而案卷質(zhì)量難以保證。

2）此種立卷方法的許多環(huán)節(jié)，諸如打孔、裝訂等，完全是一種重復(fù)、枯燥的手工勞動，浪費大量人力物力資源，紙張大小不一的檔案在裝訂時，還要接邊或切邊，破壞了文件的原貌且易造成損壞。

3）不利于檔案的安全和保密，利用者如果只借閱某一份文件，檔案人員也要將整卷檔案借其查閱，容易造成其他文件泄密。

4）檔案錄入電腦的信息量與檔案實體量的比值較低，而且縮微、掃描不方便，不利于檔案數(shù)字化管理，嚴重制約了檔案信息資源的利用率。

5）不便于拾遺補漏時的插卷。裝訂后的案卷相對固定，遺漏的文件要插入，或裝錯、到期的文件要增刪，都需要拆卷裝訂，不利于檔案的保護。

6）歸檔方式與文件形成規(guī)律不一致，由此產(chǎn)生的大量整理組卷工作耗費大量人力物力。以工程公司為例，為了滿足工程建設(shè)需要，提高文件管理效率，同時遵循文件按件、分階段而不是整個單位、單項工程成套完整出版的規(guī)律，過程中設(shè)計施工文件均是按一定規(guī)律按件管理，但歸檔時卻要求按傳統(tǒng)的規(guī)律立卷歸檔，這就帶來大量的整理組卷工作，單單嶺澳二期兩臺機組產(chǎn)生接近20萬份此類文件，而將它們從不同的存址中歸集、組卷其投入的人力和物力可想而知。

7）立卷歸檔與檔案分類及分類法緊密不可分，由此產(chǎn)生的倒架工作耗費人力。

3.2 按件歸檔法

這里要說明的是，我們談按件歸檔法是在當前管理信息化高速發(fā)展的形勢下，也就是說管理信息化的高速發(fā)展是按件歸檔法的前提和基礎(chǔ)，而按件歸檔法是管理信息化高速發(fā)展的結(jié)果，如若把兩者分開來看，按件歸檔法也就成了無源之水、無本之木。因此，可以說，按件歸檔法相比傳統(tǒng)立卷歸檔法最大的優(yōu)勢就在于它與目前管理信息化的發(fā)展趨勢高度契合，能極大地提高工作效率。在此背景下，按件歸檔法依托信息化的優(yōu)勢就比較明顯：

（1）基本彌補了立卷歸檔法的上述諸多不足，減少了人力和物力的浪費，提升了工作效率。

（2）有力推進了檔案的信息化進程，適應(yīng)管理信息化的發(fā)展趨勢。檔案保存的最重要目的之一就是為了使相關(guān)用戶能快速的查閱和利用，從此點來看，按件歸檔在與管理信息化結(jié)合的基礎(chǔ)上能最大程度的滿足此目的。

（3）遵循了文件的自然形成規(guī)律，有利于保持文件的原貌和完整。

4 結(jié)論

由此可以看出，在信息化管理發(fā)展的大趨勢下，應(yīng)該采取新的、遵循文件產(chǎn)生規(guī)律的按件歸檔方式，以件號取代傳統(tǒng)分類號存儲文件，件號主要用于定位紙質(zhì)文件存儲位置，同時保證文件的完整性。但在實施按件歸檔的過程中，應(yīng)注意以下幾點問題：

1）必須注重信息化系統(tǒng)的建設(shè)，以方便用戶的查找及利用，這是按件歸檔的基礎(chǔ)與前提，文檔系統(tǒng)在建設(shè)過程中需充分考慮對文件全生命周期的記錄、對文件關(guān)聯(lián)性的功能實現(xiàn)、對文件智能化搜索的功能實現(xiàn)等等。

2）文件關(guān)鍵信息輸入信息化管理系統(tǒng)必須完整準確，以便用戶查找、利用的準確。

3）明確及拓展“件”的概念。在《歸檔文件整理規(guī)則》中已經(jīng)明確了“每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等）一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件?！钡珜萍紮n案而言，用單份文件法歸檔就有一個技術(shù)難題，由于科技檔案講究成套性，如果以單份文件法歸檔容易破壞科技檔案成套性特點，此時就需要對件的概念進行拓展，即將成套的材料當做一件歸檔。以工程公司竣工文件為例，完全可以將一個單位工程、單項工程或分部分項工程的竣工文件作為一件歸檔，按照其固有規(guī)律將文件材料在盒內(nèi)順序排放，各盒件號相連，各單位工程、單項或分部分項工程的竣工文件按接收先后順序件號相連。

4）考慮到系統(tǒng)因意外情況不可用的極端情況出現(xiàn)，為了防止無法查找利用檔案，可在系統(tǒng)中設(shè)立傳統(tǒng)分類號的關(guān)鍵信息，通過強大的管理信息系統(tǒng)將其與件號相關(guān)聯(lián)建立紙質(zhì)檔案目錄，以便手工檢索之用。

參考文獻

[1]國家檔案局檔案館（室）司.《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000、2015）

[2]中國廣東核電集團核電核電學(xué)院，工程公司工程有限公司工程培訓(xùn)中心.工程總承包與項目管理.中國電力出版社.2010