張健

摘 要：事業(yè)單位在發(fā)展過程中，檔案管理工作人員也應(yīng)該重視管理的規(guī)范化，通過合理運用有效措施，提高事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化，能夠助力事業(yè)單位發(fā)展，同時也利于事業(yè)單位更好地開展各項服務(wù)，本文首先分析了事業(yè)單位檔案管理過程中存在的不足，隨后闡述了事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化工作策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化

事業(yè)單位檔案管理需要結(jié)合實際，不斷進行改革創(chuàng)新，也要充分分析現(xiàn)階段檔案管理不足，從而才能不斷總結(jié)經(jīng)驗，為日后檔案管理規(guī)范化做充足準(zhǔn)備，希望本文分析能夠進一步助力事業(yè)單位工作人員提高認(rèn)識，從而進一步提高檔案管理水平，以迎合時代發(fā)展需求。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

檔案管理的規(guī)范化主要就是指在符合管理標(biāo)準(zhǔn)的前提下，制定一套科學(xué)合理、完善可行的檔案管理理論，其規(guī)范化的中心目標(biāo)就是構(gòu)建一個完整的管理體系。事業(yè)單位中的檔案管理工作主要內(nèi)容是將單位內(nèi)相關(guān)工作人員的檔案和工作資料進行整合與保存，通過檔案的歸集管理努力提升對于單位工作人員和工作事物的綜合管理水平。當(dāng)前大多數(shù)事業(yè)單位在此方面的管理中還存在一定的問題和缺陷，對于檔案的規(guī)范化管理還需繼續(xù)加強。

首先，很多事業(yè)單位中負(fù)責(zé)檔案歸集整理的人員不能充分意識到該工作的重要意義，工作資料及人事檔案的整合與保管事關(guān)事業(yè)單位的整體運行，但因此種工作具備特殊的職業(yè)屬性，工作人員的工作成果不會在短時間內(nèi)就體現(xiàn)出來，為單位帶來較為明顯的收益改善，使得檔案管理的工作人員逐漸喪失了工作的積極性。且該工作耗費的人力物力較多，很多單位為了節(jié)約這方面的運營成本，直接忽視單位的檔案管理工作。從事檔案管理的員工大多沒有經(jīng)過系統(tǒng)化的培訓(xùn)，工作經(jīng)驗與專業(yè)知識都嚴(yán)重缺乏，這也是導(dǎo)致檔案管理工作效率低下的直接原因，以上種種阻礙的因素使得檔案的相關(guān)管理工作遲遲得不到改善。

2 提升事業(yè)單位檔案規(guī)范化的具體辦法

2.1 提升對于檔案規(guī)范化工作的重視程度

首先，要在單位中宣傳檔案管理工作的重要性，令全體工作人員提高此方面的認(rèn)識，對于該工作給予充分的重視。各單位的領(lǐng)導(dǎo)層工作人員應(yīng)起到模范作用，端正自身工作態(tài)度，及時響應(yīng)上級領(lǐng)導(dǎo)的的工作指示，為檔案管理工作的建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

其次，雖然單位的檔案規(guī)范化工作周期較為漫長，不能在短期內(nèi)展現(xiàn)出可觀的工作效率，給單位的整體收益帶來顯著改善，但是作為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員，發(fā)展眼光不能過于局限，要本著長遠發(fā)展的目標(biāo)，逐漸完善單位的管理結(jié)構(gòu)。單位的管理人員要大量投入經(jīng)費及人力物力，定期培訓(xùn)檔案管理員工，更新檔案管理部門的工作硬件和軟件設(shè)施，引進信息現(xiàn)代化檔案管理理念。

2.2 完善檔案管理人員的職業(yè)道德建設(shè)

參與單位內(nèi)檔案規(guī)范化的各項工作的都是檔案管理部門的工作人員，其所具備的檔案歸集能力與工作的態(tài)度直接關(guān)系著檔案規(guī)范工作的成敗。首先，在進行檔案管理工作人員的篩選時，要結(jié)合人格品德、個人能力、職業(yè)操守及責(zé)任感等多方面進行考核，此外，該工作還要求工作人員具備足夠的耐心和較強的邏輯條理性。其次，該部門的工作人員要熟練掌握檔案管理的所有步驟流程，積極參加組織培訓(xùn)完善自我職業(yè)技能。最后，單位檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)人員要對員工工作給予重視和支持，制定合理的工作獎懲制度，與員工及時溝通工作事宜，營造和諧的工作環(huán)境，保證檔案規(guī)范化工作順利進行。

2.3 完善檔案管理規(guī)范化制度

事業(yè)單位想要對員工進行合理化統(tǒng)一管理，必須制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，在單位的檔案規(guī)范化工作中也是如此，相關(guān)部門必須制定完善的檔案規(guī)范化工作管理制度，制度的制定要注重細(xì)節(jié)，在對于檔案管理設(shè)備的使用、檔案紙張的選擇、檔案歸集方法等方面都要有特定的要求，以保證面面俱到，制定出一個足夠權(quán)威的指導(dǎo)性規(guī)章條例。

制定管理制度條例時務(wù)必要注重該工作的管理重點，強調(diào)其管理工作中的安全性。因為檔案材料具備可復(fù)制的屬性，因此管理人員務(wù)必要做好相關(guān)保密工作，保證單位的檔案材料不會遭到外泄。此外，工作人員要注意檔案的存放問題，對于存放檔案的濕度溫度環(huán)境控制、檔案存放位置、檔案的借閱和歸還等方面都要有嚴(yán)格的制度規(guī)定。

2.4 檔案管理各環(huán)節(jié)的規(guī)范化

2.4.1 檔案的初始收集

在檔案管理規(guī)范化的初始階段，其工作的流程與具體執(zhí)行情況直接關(guān)系到后續(xù)工作是否能夠順利實施。在進行檔案資料的收集整理時，要明確檔案的數(shù)量以及信息收集的準(zhǔn)確性，檔案與其對應(yīng)的聯(lián)系人員不得出現(xiàn)錯位的情況，嚴(yán)禁代交代寫檔案的現(xiàn)象，此種情況會對檔案的歸集和審查工作造成負(fù)面影響。資料收集整理工作必須交由專業(yè)工作人員完成，非工作人員不得進入檔案管理部門。

2.4.2 檔案的再次整理

在完成了檔案歸集的初級階段的工作之后，相關(guān)的工作人員要進入檔案室進行檔案的細(xì)化整合。在該階段的工作中工作人員要將檔案清晰的劃分為不同的類別，將歸檔數(shù)據(jù)錄入檔案數(shù)據(jù)庫，便于后續(xù)查找使用。此階段分類整合的工作要求工作人員精力高度集中，一旦造成疏忽則會導(dǎo)致檔案類別錯誤，嚴(yán)重破壞檔案信息的準(zhǔn)確性。

2.4.3 檔案的合理價值鑒定

事業(yè)單位中各類檔案的具體存放時間要根據(jù)其檔案的自身價值來設(shè)定，因此，檔案的價值鑒定工作是非常重要的。由于事業(yè)單位中工作人員數(shù)量大，信息繁雜，在對檔案進行劃分時必須要確定其價值的等級，來進行存放時間的排序，這樣才能是檔案的管理工作更具備價值化。

2.4.4 檔案的最終保管階段

在檔案進行整合歸類之后，重要的工作步驟就是將其進行妥善的保管。如若在此階段出現(xiàn)紕漏，則會造成檔案中信息的丟失或損壞，給單位的后續(xù)使用帶來不良影響。因此，相關(guān)工作人員在進行檔案的保管工作時不能疏忽大意，要相互配合，保證檔案的管理工作一直順利進行。

2.5 建立科學(xué)現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)

信息智能化逐漸深入到社會的各個企業(yè)當(dāng)中，近年來也逐漸在事業(yè)單位中出現(xiàn)并普及。事業(yè)單位中的檔案管理部門也應(yīng)與時俱進，及時更新引進新的檔案管理技術(shù)和理念，科技智能化系統(tǒng)不僅能夠節(jié)省單位的人力資源成本，還能夠規(guī)避人工管理檔案過程中出現(xiàn)的數(shù)據(jù)錯誤，大幅度提高工作效率。例如，單位可開發(fā)一個相關(guān)的檔案借閱系統(tǒng)，想要借閱檔案的人員可使用此系統(tǒng)進行檔案的查找和閱讀，通過該系統(tǒng)還可以規(guī)避人為登記造成的錯誤。針對檔案的安全管理問題，可在檔案的智能化管理系統(tǒng)中設(shè)定密保程序，只有掌握密保的工作人員才能解除相關(guān)的秘密檔案。事業(yè)單位要定期培訓(xùn)檔案管理人員，加深其保密意識，令其明確檔案保密的重要性和相關(guān)的保密條款。

3 結(jié)束語

事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化過程還需要有更多的思考創(chuàng)新和實踐，因為事業(yè)單位特殊性的原因，完善制度，提升管理檔案管理規(guī)范化尤為重要，也符合事業(yè)單位隨時代發(fā)展的本身需求。相關(guān)工作的開展，需要結(jié)合社會發(fā)展潮流進行可持續(xù)性改革，保證檔案管理各階段工作認(rèn)真有效地進行，為事業(yè)單位的長遠發(fā)展帶來深遠的影響。

參考文獻

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