摘 要：以核電文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)《核電電子文件元數(shù)據(jù)》在中國廣核集團(tuán)的應(yīng)用為例，分析了文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)在應(yīng)用中存在的問題，提出建立適用于本單位的應(yīng)用框架和方案的解決思路。

關(guān)鍵詞：文件管理元數(shù)據(jù)；核電文件管理；元數(shù)據(jù)應(yīng)用框架；元數(shù)據(jù)方案；

1 前言

元數(shù)據(jù)在文檔管理中占有重要的地位，尤其在電子文件和電子檔案領(lǐng)域，元數(shù)據(jù)是解決文檔管理問題的不可或缺的關(guān)鍵之一。元數(shù)據(jù)精確描述了電子文件和電子檔案的內(nèi)容、屬性、特征、背景和結(jié)構(gòu)等信息，比較全面地反映描述對象的全貌，便于電子文件和電子檔案的檢索、定位、存取、利用、智能管理與控制，以及信息的交互和共享等。元數(shù)據(jù)應(yīng)用于電子文件和電子檔案的管理，能夠較好地解決電子文件的真實(shí)性、完整性和長期可用性，能改善和規(guī)范文檔管理模式和方法，降低文檔管理的風(fēng)險(xiǎn)，提升文檔管理和文檔開發(fā)利用的效率，是實(shí)現(xiàn)電子文件檔案憑證價(jià)值和參考價(jià)值的重要工具[1]。在數(shù)字時(shí)代，元數(shù)據(jù)成為電子文件管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案館系統(tǒng)等文檔信息管理系統(tǒng)的命脈。

2 核電文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的出臺

在堅(jiān)持安全第一、質(zhì)量第一，一切活動必須按照程序文件辦事的核電站，元數(shù)據(jù)在核電文檔管理中的地位和作用更加凸顯。受核電行業(yè)特殊性的影響，核電文檔管理具有文檔內(nèi)容的復(fù)雜性、文檔類型和載體的廣泛性、文檔信息需求響應(yīng)的及時(shí)性、文檔信息利用的深入性、文檔生命周期的長期性、文檔利用的準(zhǔn)確性等特點(diǎn)，因而對元數(shù)據(jù)提出了更高的要求。

核電行業(yè)非常重視文檔管理元數(shù)據(jù)，為了滿足核電企業(yè)在文檔管理元數(shù)據(jù)的迫切需求，2008年，在國內(nèi)還沒有出臺文檔領(lǐng)域元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的情況下，國內(nèi)兩大核電行業(yè)巨頭中國核工業(yè)集團(tuán)和中國廣核集團(tuán)（以下簡稱“中廣核”）聯(lián)合編制發(fā)布了我國核行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《核電電子文件元數(shù)據(jù)》（EJ/T 1224-2008）。該標(biāo)準(zhǔn)的編制參照依據(jù)包括都柏林核心（Dublin Core）元數(shù)據(jù)元素集V1.1等元數(shù)據(jù)理論知識，ISO 15489-1：2001《信息和文檔 文件管理 第1部分：一般要求》和GB/T 18894-2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以及國內(nèi)有關(guān)電子文件元數(shù)據(jù)研究的相關(guān)資料，我國主要核電廠文檔信息管理系統(tǒng)中在用的元數(shù)據(jù)項(xiàng)等。該標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了核電電子文件元數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)、定義和編碼體系，適用于核電業(yè)主和（或）營運(yùn)單位、核電項(xiàng)目總包商（工程公司）以及專業(yè)分包商等單位[2]；描述了核電相關(guān)電子文件從形成、處理、歸檔、保存、管理到處置和利用全過程的元數(shù)據(jù)需求；包含的元數(shù)據(jù)對象主要是文件管理過程類元數(shù)據(jù)和文件自身屬性類元數(shù)據(jù)，核電站標(biāo)識、相關(guān)設(shè)備等部分與核電站相關(guān)的元數(shù)據(jù)，有少量檔案相關(guān)屬性元數(shù)據(jù)。

該標(biāo)準(zhǔn)覆蓋了電子文件全過程管理需要的元數(shù)據(jù)，兼顧檔案管理相關(guān)元數(shù)據(jù)，體現(xiàn)了核電行業(yè)特色，并具有一定的前瞻性和靈活性，能夠較好地應(yīng)用到核電文檔管理中，滿足核電企業(yè)對電子文件管理元數(shù)據(jù)的需求。

3 核電文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展

3.1 文檔管理元數(shù)據(jù)國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的陸續(xù)發(fā)布

文檔元數(shù)據(jù)是在文檔業(yè)務(wù)開展中持續(xù)形成和不斷積累的，文檔元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)也在持續(xù)發(fā)展之中。隨著對元數(shù)據(jù)研究的深入，國內(nèi)關(guān)于文檔管理的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)越來越多，標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容和形式也不斷與國際標(biāo)準(zhǔn)接軌。在《核電電子文件元數(shù)據(jù)》之后，我國在文檔管理領(lǐng)域陸續(xù)發(fā)布了多個(gè)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，包括《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46-2009）、《信息與文獻(xiàn) 文件元數(shù)據(jù) 第一部分：原則》（GB/T 26163.1-2010）、《建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》（CJJ/T 187-2012）、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 54-2014）等，國家檔案局承擔(dān)的國家標(biāo)準(zhǔn)《通用電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范》研究項(xiàng)目正在推進(jìn)過程中，石油等行業(yè)的電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)正在醞釀出臺。我國的文件和檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系正在逐步建立和完善，為元數(shù)據(jù)應(yīng)用的提供了標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)[3]。

3.2 文檔管理元數(shù)據(jù)框架的標(biāo)準(zhǔn)化

在《核電電子文件元數(shù)據(jù)》之后的文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的元素框架結(jié)構(gòu)基本遵循了ISO 23081-1關(guān)于元數(shù)據(jù)類型、構(gòu)成及其相互關(guān)系的描述。等同采用ISO 23081-1的國家標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻(xiàn) 文件管理過程 文件元數(shù)據(jù) 第1部分：原則》（GB/T 26163.1-2010），明確了文件元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)遵循的元數(shù)據(jù)框架以及元數(shù)據(jù)的基本原則和概念、元數(shù)據(jù)元素定義框架、元數(shù)據(jù)使用的原理、元數(shù)據(jù)的主要實(shí)體分類、元數(shù)據(jù)實(shí)體的級次等，對檔案行業(yè)具有普遍指導(dǎo)意義。其元素集定義、元素的編碼方案應(yīng)具備一定的通用性。

3.3 《核電電子文件元數(shù)據(jù)》標(biāo)準(zhǔn)的修訂

2008年發(fā)布的《核電電子文件元數(shù)據(jù)》采用了電子文件全生命周期的業(yè)務(wù)流程順序結(jié)構(gòu)，按照文檔的特征、屬性和內(nèi)容來組織和排列元數(shù)據(jù)，與ISO 23081-1按五大實(shí)體分類和組織元數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有較大差異。另外，經(jīng)過幾年的應(yīng)用實(shí)踐，也積累了一些元數(shù)據(jù)需要增補(bǔ)到元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)中。對標(biāo)準(zhǔn)的修訂勢在必行。

2014年，中國核工業(yè)集團(tuán)聯(lián)合中廣核對《核電電子文件元數(shù)據(jù)》標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了修訂，參考ISO 23081中的有關(guān)要求，對元數(shù)據(jù)從概念層次上進(jìn)行分類，在定義方法上增加元素類型、數(shù)據(jù)類型、信息來源等內(nèi)容，部分定義方法名稱做適當(dāng)修改，與國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)保持一致；在元數(shù)據(jù)項(xiàng)方面，結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用情況，增補(bǔ)核電特色的文檔元數(shù)據(jù)，以滿足核電電子文件管理的要求；增加元數(shù)據(jù)擴(kuò)展應(yīng)用、元數(shù)據(jù)管理以及元數(shù)據(jù)元素匯總表等。修訂后的標(biāo)準(zhǔn)已在2017年發(fā)布，標(biāo)準(zhǔn)號變更為NB/T 20418-2017。

4 核電文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)在中廣核的應(yīng)用實(shí)踐

貫徹實(shí)施文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，需要將標(biāo)準(zhǔn)的要求應(yīng)用到文檔管理工作和文檔管理信息系統(tǒng)建設(shè)與運(yùn)營中，在文檔管理信息系統(tǒng)中捕獲、管理和利用元數(shù)據(jù)，這是關(guān)系到系統(tǒng)建設(shè)質(zhì)量乃至文檔管理水平高低的關(guān)鍵之一。

4.1 應(yīng)用實(shí)踐中的問題

作為《核電電子文件元數(shù)據(jù)》標(biāo)準(zhǔn)的主要編制單位之一，中廣核在標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布之后就積極將標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用到集團(tuán)內(nèi)的文檔信息管理系統(tǒng)中。在實(shí)施應(yīng)用中，遇到了標(biāo)準(zhǔn)無法完全滿足文檔管理需求的問題。

（1）由于核電文檔管理的資源類型比較復(fù)雜，載體種類繁多，以電子文件為主的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)無法涵蓋各種類型載體文檔的元數(shù)據(jù)需求。

（2）作為核電行業(yè)的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，該標(biāo)準(zhǔn)中與核電相關(guān)的元數(shù)據(jù)只涉及到了核電站標(biāo)識和相關(guān)設(shè)備等少量的元素和子元素，并未涉及到核電工程建設(shè)、調(diào)試接產(chǎn)、生產(chǎn)運(yùn)營、維修、改造等各個(gè)環(huán)節(jié)，無法滿足文檔涉及的核電業(yè)務(wù)相關(guān)元數(shù)據(jù)的需求。

（3）一些已經(jīng)在文檔信息管理系統(tǒng)中使用或積累待補(bǔ)充的元數(shù)據(jù)沒有包含在標(biāo)準(zhǔn)中。

（4）部分在用的元數(shù)據(jù)與標(biāo)準(zhǔn)中表述和要求不一致。

4.2 解決方案

針對電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)在應(yīng)用實(shí)踐中遇到的上述問題，中廣核經(jīng)過仔細(xì)分析和研究，采取了以下解決措施。

4.2.1 構(gòu)建中廣核的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用框架

以《核電電子文件元數(shù)據(jù)》標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，廣泛結(jié)合了其他文檔相關(guān)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，構(gòu)建適用于中廣核的文檔管理元數(shù)據(jù)應(yīng)用框架。由于當(dāng)時(shí)國內(nèi)正式發(fā)布實(shí)施的文件檔案類元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)很少，除了《檔案目錄通用數(shù)據(jù)元規(guī)范》、《中國檔案機(jī)讀目錄格式》等早期的檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，中廣核收集整理了《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（草案）、深圳市檔案館編制的《電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》（征求意見稿）、《青島市電子檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》等一些尚未正式發(fā)布但已經(jīng)編制成型的電子文件和檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，構(gòu)建了自己的文檔元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用框架（見圖1）。

4.2.2 編制中廣核的文檔元數(shù)據(jù)方案

在此元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用框架內(nèi)，根據(jù)中廣核的文檔管理特點(diǎn)和業(yè)務(wù)需求，仔細(xì)分析了核電文檔管理從文件生成、流轉(zhuǎn)、收集、整理到歸檔、保存、利用、處置的全生命周期中數(shù)據(jù)信息及對元數(shù)據(jù)的要求，結(jié)合核電工程建設(shè)和生產(chǎn)運(yùn)營活動的具體情況，同時(shí)考慮了紙質(zhì)、電子、縮微膠片、照片、巖芯等不同類型文檔管理的需要，從標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用框架的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中選取、修訂所需要的元數(shù)據(jù)，按照《核電電子文件元數(shù)據(jù)》標(biāo)準(zhǔn)的編制體例、結(jié)構(gòu)和方法編制了中廣核的文檔元數(shù)據(jù)方案。

中廣核的文檔管理元數(shù)據(jù)方案承接了《核電電子文件元數(shù)據(jù)》的元數(shù)據(jù)層次結(jié)構(gòu)、元數(shù)據(jù)定義方法和描述方法以及元數(shù)據(jù)元素的定義及描述，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行拓展元數(shù)據(jù)元素和子元素，增加了音視頻屬性、射線膠片、照片檔案、縮微品、巖芯檔案等特殊載體形態(tài)檔案的元數(shù)據(jù)以及諸如系統(tǒng)、廠房、區(qū)域、設(shè)備、機(jī)構(gòu)等核電業(yè)務(wù)相關(guān)的元數(shù)據(jù)。相比標(biāo)準(zhǔn)，元素和子元素?cái)?shù)量從31個(gè)元素、148個(gè)子元素，增加到41個(gè)元素、281個(gè)子元素，基本滿足了中廣核核電文檔管理工作對元數(shù)據(jù)的需求。

4.2.3 在中廣核內(nèi)部發(fā)布實(shí)施元數(shù)據(jù)方案

將該元數(shù)據(jù)方案作為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)在全集團(tuán)內(nèi)發(fā)布實(shí)施，要求應(yīng)用在集團(tuán)的文檔信息管理系統(tǒng)和日常文檔管理業(yè)務(wù)工作中，并對執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，讓標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用能夠落地。

4.3 元數(shù)據(jù)應(yīng)用框架和方案的持續(xù)更新

隨著新的文檔元數(shù)據(jù)國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的不斷發(fā)布和更新，中廣核對已經(jīng)發(fā)布的文檔元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用框架和元數(shù)據(jù)方案也進(jìn)行持續(xù)的修訂更新，以保證其符合新的管理和技術(shù)要求。尤其是在應(yīng)用框架的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)《核電電子文件元數(shù)據(jù)》標(biāo)準(zhǔn)在2017年修訂發(fā)布之后，中廣核對其應(yīng)用框架和元數(shù)據(jù)方案進(jìn)行了較大的修訂，引入了新的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和元數(shù)據(jù)對象，包括GB/T 26163.1-2010《信息與文獻(xiàn) 文件管理過程 文件元數(shù)據(jù) 第1部分：原則》、DA/T 46-2009《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》、DA/T 54-2014《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》等文檔元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，子元素從281個(gè)增加至340個(gè)。

5 文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用思路

中廣核在文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用實(shí)踐，為解決文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用問題提供了一條思路，包括選擇標(biāo)準(zhǔn)、建立應(yīng)用框架、編制元數(shù)據(jù)方案和持續(xù)更新等幾個(gè)方面。

5.1 選擇適用的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

元數(shù)據(jù)管理貫穿了電子文件從形成、運(yùn)行、歸檔、保管、利用、銷毀等電子文件全生命周期，在文檔管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開發(fā)、運(yùn)行和維護(hù)的各個(gè)階段都要貫徹落實(shí)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的要求，因此選擇合適的文檔元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)是文檔元數(shù)據(jù)管理的重中之重。

5.2 建立個(gè)性化的應(yīng)用框架

在文檔管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用實(shí)踐中，無論選取哪一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，都不能完全滿足管理的需要。這是由文檔管理工作的復(fù)雜性決定的，不同的管理對象、管理階段、行業(yè)和用戶，對元數(shù)據(jù)都有著個(gè)性化的需求。張正強(qiáng)教授認(rèn)為，“要真正發(fā)揮電子文件管理元數(shù)據(jù)的作用，并不是簡單地靠一、兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)就行的，而是必須建立起電子文件管理元數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)體系，只有這樣才能發(fā)揮電子文件管理元數(shù)據(jù)在電子文件管理中的系統(tǒng)效應(yīng)[4]?！睒?biāo)準(zhǔn)體系就是由多個(gè)標(biāo)準(zhǔn)組成的標(biāo)準(zhǔn)集合，標(biāo)準(zhǔn)體系內(nèi)各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)之間具有內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系。如按管理對象劃分，就存在綜合類、文書類、科技類和專門類等文檔元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。因此，在單一標(biāo)準(zhǔn)適用性不夠的情況下，就應(yīng)當(dāng)從標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)整體考慮標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用問題，建立適用于本單位的個(gè)性化的應(yīng)用框架。通過仔細(xì)分析本單位的文檔管理對象、管理方式和流程、行業(yè)特點(diǎn)、管理要求等，在現(xiàn)有的國際、國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)，選擇一個(gè)或多個(gè)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，通常應(yīng)選擇行業(yè)內(nèi)通用的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，組成適用于本單位的應(yīng)用框架。

5.3 編制個(gè)性化的元數(shù)據(jù)方案

在應(yīng)用框架的基礎(chǔ)上編制個(gè)性化的元數(shù)據(jù)方案。元數(shù)據(jù)方案應(yīng)以應(yīng)用框架內(nèi)主要標(biāo)準(zhǔn)的元素為主，可以對個(gè)別元素進(jìn)行修訂或增刪，可以從其他元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)中選取并修訂，也可以增加本單位特有的元素，以滿足在特定應(yīng)用環(huán)境下的功能需求。

5.4 應(yīng)用框架和方案的持續(xù)更新

元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用是持續(xù)發(fā)展的，應(yīng)建立標(biāo)準(zhǔn)更新發(fā)布跟蹤和元數(shù)據(jù)對象需求反饋機(jī)制，及時(shí)更新元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用框架和元數(shù)據(jù)方案。在更新元數(shù)據(jù)方案時(shí)要注意保持方案的延續(xù)性，對方案的編制體例、結(jié)構(gòu)和方法不宜做大的調(diào)整，避免對文檔管理工作和文檔信息管理系統(tǒng)管理帶來過多的影響。

參考文獻(xiàn)

[1]劉家真.電子文件管理理論與實(shí)踐[M].北京：科學(xué)出版社，2003.

[2]EJ/T 1224-2008，核電電子文件元數(shù)據(jù)[S].

[3]劉越男，梁凱，顧偉.電子文件管理系統(tǒng)實(shí)施過程中元數(shù)據(jù)方案的設(shè)計(jì)[J].檔案學(xué)研究，2012（2）.

[4]張正強(qiáng).論電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建[J].浙江檔案，2011（11）.

作者簡介

游海，中廣核核電運(yùn)營有限公司館員，圖書館學(xué)學(xué)士，研究方向?yàn)閿?shù)字圖書館、電子文件管理。