易志艷

摘 要：在企業(yè)的發(fā)展過程中，工程技術(shù)檔案是一項(xiàng)十分重要的第一手資料。每一個(gè)企業(yè)從提出項(xiàng)目、籌備項(xiàng)目，到購買設(shè)備和投入生產(chǎn)的整個(gè)過程中，都需要大量的檔案資料記錄。其中包括企業(yè)的征地、建設(shè)、設(shè)備和生產(chǎn)等。這些資料的記錄和存放，有利于企業(yè)在發(fā)展過程中進(jìn)行回顧思考，幫助企業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)的技術(shù)生產(chǎn)和創(chuàng)新服務(wù)。因此，要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)工程技術(shù)檔案的有效管理，延長檔案的存放時(shí)間，充分發(fā)揮工程技術(shù)檔案的作用。本文就將從工程技術(shù)檔案的資料收集、資料的整理和資料的管理安全等方面進(jìn)行探討，以幫助更多企業(yè)實(shí)現(xiàn)工程技術(shù)檔案資料的科學(xué)管理事項(xiàng)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；工程技術(shù)檔案；檔案管理

1 企業(yè)工程技術(shù)檔案的收集和整理的工作

任何企業(yè)中檔案管理的前提是資料的收集和整理也是企業(yè)工程技術(shù)檔案管理最基礎(chǔ)的工作。但是，由于檔案資料內(nèi)容復(fù)雜，工作繁重，許多檔案整理人員面對(duì)這些資料會(huì)不知所措。所以整齊、完備的做好檔案收集和整理的工作非常重要。

1.1 掌握企業(yè)工程技術(shù)相關(guān)信息

資料的收集是檔案整理的第一步。檔案工作人員要從檔案資料的源頭抓起，隨時(shí)跟蹤掌握工程項(xiàng)目的進(jìn)展情況，保持與工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目監(jiān)理的溝通，及時(shí)記錄工程不同時(shí)期的資料。在資料收集的過程中，要保證資料的質(zhì)量和工作的效率。

1.2 檔案收集和整理的相關(guān)要求

為了保證企業(yè)工程技術(shù)檔案管理的質(zhì)量，要從檔案的收集階段抓起。要做到以下這些注意事項(xiàng)：1）檔案管理員要加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì) 的培養(yǎng)和專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，熟悉《建設(shè)工程文件整理與規(guī)范》條例及相應(yīng)的規(guī)章制度，樹立高度的責(zé)任心和愛崗精神。2）資料收集時(shí)一定要保證原始資料的真實(shí)性、完整性，要做到簽字不缺不漏，紙張?jiān)谑占瘯r(shí)就沒有破損，字跡要足夠清晰，可以辨別。3）檔案整理時(shí)要做到按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，如施工前期的資料收集（決策立項(xiàng)文件、建設(shè)用地、土地征用、三同時(shí)批復(fù)文件等）、施工過程資料的收集（施工記錄、施工圖審查、工程量核定、、設(shè)備資料、監(jiān)理資料等）、竣工資料的收集（竣工報(bào)告、參建單位對(duì)工程的驗(yàn)收文件、工程參建的責(zé)任主體資料等。4）歸檔時(shí)的規(guī)范管理。資料收集齊全后要進(jìn)行整理歸檔，這就要求封面與檔號(hào)章、檔案盒與脊背都要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檔案盒統(tǒng)一采用無酸紙，按資料的薄厚不一采用規(guī)定的檔案盒整齊擺放，美觀整潔，便于查檔利用。

1.3 電子檔案的建立

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，工程技術(shù)檔案中電子檔案的存放和管理也越來越重要，它為企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新提供相應(yīng)的信息支持。目前電子檔案的載體很多，有紙質(zhì)檔案的掃描件，影像件、多媒體文件、圖像文件、聲音文件等。其存儲(chǔ)方式有磁盤和光盤、計(jì)算機(jī)。磁盤和光盤一般存放在專屬的防磁柜，計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)要與企業(yè)網(wǎng)絡(luò)管理人員定期檢查和清除計(jì)算機(jī)病毒，拒收含有病毒文件的數(shù)據(jù)文件。所收集的電子文件按機(jī)構(gòu)、年度、保管期限、問題進(jìn)行分類，填寫著錄和檢索目錄。

2 做好企業(yè)工程技術(shù)檔案安全保管工作

企業(yè)工程技術(shù)檔案中最重要的是底圖，所以底圖的管理便成為檔案管理中的重點(diǎn)工作。想要使底圖的保管科學(xué)、安全、高效，就要選擇使用最科學(xué)的管理方法。

2.1 平放法

這是一種最直接的存放方法。將底圖按照大小的不同進(jìn)行分類，并將同一類別的底圖疊放在一起，直接放在儲(chǔ)存檔案的柜子中，再將不同類別的底圖用鋼卡進(jìn)行隔離。這種直接平放的方法雖然可以使得紙張免除了被折疊和摩擦，增加了一定的使用壽命，但是按照紙張的大小進(jìn)行分類存放，會(huì)導(dǎo)致同一個(gè)工程的底圖不在同一個(gè)地方，不利于之后的翻閱。同時(shí)，由于底圖直接存放，使得其占據(jù)的空間較大，由此增加了相應(yīng)的成本。如果按照這種存放方法，表面上底圖沒有被折疊，看似壽命較長，但是如果有拿出底圖的需要時(shí)，就會(huì)對(duì)所有的底圖造成磨損，傷害反而更大。

2.2 折疊存放法

這種方法是將同一個(gè)項(xiàng)目的所有底圖按照一定的大小進(jìn)行折疊存放，同時(shí)用牛皮紙進(jìn)行包裝保管，再分類放置在底圖柜中。這種存放方法由于粘貼的有相應(yīng)的卡片，因此查閱方便，同時(shí)還可以充分的利用底圖柜的空間，節(jié)省資源。但是這種方法是直接將地圖進(jìn)行折疊，經(jīng)過長時(shí)間的存放之后，紙張容易破裂，壽命較短，不太利于地圖長期的存放。

2.3 簡(jiǎn)式存放法

這種方法就是將同一個(gè)項(xiàng)目或者工程的底圖按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行折疊，再統(tǒng)一卷成圓筒的形狀，之后放置在經(jīng)過防止生銹的圓通內(nèi)部，加蓋之后就可以成為一個(gè)獨(dú)立的保存單位。經(jīng)過這種方法處理的底圖可以有效避免光線、害蟲等外界因素的腐蝕和侵害，使得底圖得到高效的保存。但是由于紙張經(jīng)過卷曲之后非常容易發(fā)生卷曲，如果需要拿出查閱和進(jìn)行曬印藍(lán)圖，相關(guān)的工作的流程會(huì)增加，由此對(duì)底圖造成的二次操作也會(huì)影響其存放的壽命。

2.4 筒式平放法

這三種方法各有優(yōu)缺點(diǎn)，但是隨著經(jīng)驗(yàn)的增加，我們就企業(yè)工程技術(shù)檔案管理總結(jié)了新的方法：筒式平放法。這種方法就是將同一個(gè)工程中的圖紙按照一定的順序進(jìn)行排列，在卷成卷之后直接在外部包上牛皮紙，貼上底圖卡片之后就可以直接存放了。這種方法可以兼顧存放空間和使用年限的需求。

3 結(jié)論

企業(yè)的工程技術(shù)檔案是非常重要的資料，因此，對(duì)它的管理也發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。因此，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)工程技術(shù)檔案的管理，用科學(xué)有效的方法發(fā)揮其對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要作用。

參考文獻(xiàn)

[1]武晉梅.淺談工程技術(shù)檔案管理.《江西建材》，2015（11）：286-286