張宏

摘 要：隨著社會(huì)不斷發(fā)展，企業(yè)的檔案管理也在發(fā)生著改變。檔案是寶貴的信息資源，檔案管理是企業(yè)對(duì)其核心資源的管理，企業(yè)檔案管理科學(xué)化是必然趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：新常態(tài)下；企業(yè)檔案管理；科學(xué)化

1 檔案工作的新常態(tài)

創(chuàng)新是引領(lǐng)發(fā)展的第一動(dòng)力，是建設(shè)現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)體系的戰(zhàn)略支撐。要瞄準(zhǔn)世界科技前沿，強(qiáng)化基礎(chǔ)研究，實(shí)現(xiàn)前瞻性基礎(chǔ)研究、引領(lǐng)性原創(chuàng)成果重大突破。企業(yè)在砥礪前行的道路上取得了不小的成就，同時(shí)也為檔案工作開(kāi)啟了一條明確的創(chuàng)新之路。在黨的先進(jìn)的科學(xué)發(fā)展觀和社會(huì)主義價(jià)值觀的正確指導(dǎo)下，積極響應(yīng)十九大創(chuàng)新的戰(zhàn)略要求，企業(yè)的檔案工作在創(chuàng)新思路、方法、理念等方面都有了正確的方向。企業(yè)的檔案資料作為記錄企業(yè)發(fā)展?fàn)顟B(tài)數(shù)據(jù)信息，其內(nèi)容會(huì)隨著企業(yè)的不斷迅速發(fā)展壯大而越來(lái)越豐富，所涉及的范圍會(huì)越來(lái)越廣泛，因此，其管理難度也會(huì)相應(yīng)增加，如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式和方法，檔案管理的效率和成效一定會(huì)大打折扣。所以必須響應(yīng)十九大“創(chuàng)新是引領(lǐng)發(fā)展的第一動(dòng)力”的創(chuàng)新發(fā)展觀，創(chuàng)新檔案管理工作的模式和方法，使其更好地服務(wù)于企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展。

2 當(dāng)前檔案管理中現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

2.1 企業(yè)對(duì)檔案管理的重視程度不夠高

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的沖擊下，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，這給各個(gè)企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了更大的生存和發(fā)展的壓力。于是在企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展的過(guò)程中高度重視生產(chǎn)效率和經(jīng)濟(jì)效益的提升，從而忽視了檔案工作的重要性。這就造成了檔案工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)、數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)漏洞等不良現(xiàn)象的發(fā)生，從而影響了檔案工作在企業(yè)中重要作用的發(fā)揮。

2.2 創(chuàng)新意識(shí)缺失

目前階段，仍存在諸多企業(yè)未正確認(rèn)知企業(yè)發(fā)展和檔案管理工作間存在的緊密聯(lián)系，致使檔案管理資源配置嚴(yán)重不足，一味強(qiáng)調(diào)經(jīng)濟(jì)效益的提升，而忽視了為檔案管理工作提供必要的設(shè)備支持，致使管理工作的條件不理想且環(huán)境質(zhì)量不高。長(zhǎng)此以往，企業(yè)檔案管理與其發(fā)展的不協(xié)調(diào)問(wèn)題也逐漸突顯出來(lái)。這樣一來(lái)，檔案管理就無(wú)法在這一環(huán)境當(dāng)中實(shí)現(xiàn)全面創(chuàng)新，嚴(yán)重制約了信息化管理的發(fā)展。

2.3 檔案信息無(wú)法有效利用，過(guò)于被動(dòng)

在檔案信息的應(yīng)用中，只是被動(dòng)地完成信息利用，以及被動(dòng)地接受信息化變革，并沒(méi)有根據(jù)企業(yè)的實(shí)際開(kāi)展相應(yīng)工作。部分開(kāi)展檔案管理工作的工作人員，雖然對(duì)當(dāng)前的檔案管理工作有一定的認(rèn)知，但是在實(shí)際工作往往力不從心，過(guò)于被動(dòng)。檔案管理工作的開(kāi)展相對(duì)較為封閉，且管理工作人員的服務(wù)管理認(rèn)知也較為薄弱，無(wú)法有效利用整體的檔案信息，同時(shí)在檔案信息管理中查詢信息及相關(guān)信息的利用方式過(guò)于單一，在很大程度制約了檔案管理工作的開(kāi)展，影響信息的有效利用率。再加上基層的檔案信息管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)化的管理技術(shù)，無(wú)法有效利用檔案管理系統(tǒng)完成信息實(shí)時(shí)錄入以及共享相關(guān)信息資源，導(dǎo)致企業(yè)檔案工作者每天都在利用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，被動(dòng)地接收相關(guān)信息，但是仍無(wú)法有效滿足企業(yè)的信息需求，也無(wú)法改變企業(yè)檔案管理的困窘局面。

3 實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案化的科學(xué)化策略

3.1 提高對(duì)檔案管理科學(xué)化的重視程度

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及各級(jí)管理人員在企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展的過(guò)程中要對(duì)檔案工作科學(xué)化引起高度的重視。在檔案工作的人員的選配上要嚴(yán)格要求，要有較高的專(zhuān)業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力，還要有較強(qiáng)的責(zé)任心和執(zhí)行力，更要有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)力。同時(shí)還要定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)水平、業(yè)務(wù)能力以及綜合素質(zhì)方面的培訓(xùn)。另外，還要加強(qiáng)硬件設(shè)施和資金的投入力度，積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理理念和管理方法，提高檔案管理的質(zhì)量和水平，使其更好地為企業(yè)的穩(wěn)定、持續(xù)、健康發(fā)展發(fā)揮更大的作用。

3.2 提升檔案管理的信息化水平

企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，有效的使用信息技術(shù)十分重要。在檔案管理工作規(guī)程中，有效的融入信息技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的管理模式，在一定程度上避免發(fā)生人為的錯(cuò)誤，進(jìn)而提高工作效率。所以，企業(yè)要充分利用信息技術(shù)，檔案管理工作要跟隨時(shí)代發(fā)展的潮流，逐步取代紙質(zhì)檔案。具體來(lái)說(shuō)就是企業(yè)要加強(qiáng)檔案管理中“軟件”和“硬件”的信息化水平。從軟件層面上來(lái)說(shuō)，企業(yè)要不斷加強(qiáng)管理人員的信息化水平，使其掌握一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，能夠熟練的應(yīng)用計(jì)算機(jī)；從硬件層面上來(lái)說(shuō)，企業(yè)要購(gòu)置一些電子設(shè)施，如，高速掃描儀、電腦刻錄機(jī)、大容量計(jì)算機(jī)硬盤(pán)等，這樣可以有效的減少紙質(zhì)的使用量，使檔案資料存入電腦之中，便于更好的查詢、整理、記錄資料等。

3.3 統(tǒng)一檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)

創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)管理，使檔案管理變?yōu)橐粋€(gè)信息傳輸中心，對(duì)每一份檔案的管理不再是傳統(tǒng)的以案卷為單位進(jìn)行管理，而是以每份為單位進(jìn)行管理。所以企業(yè)有必要利用信息技術(shù)創(chuàng)建科學(xué)、合理的電子檔案管理制度，并且統(tǒng)一檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，使檔案保管的價(jià)值最大化，使查找檔案及閱讀檔案更加方便、快捷、完整。第一，統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)格式結(jié)構(gòu)、檔案著錄格式。創(chuàng)建檔案管理信息系統(tǒng)，使所有檔案的運(yùn)作都根據(jù)此系統(tǒng)進(jìn)行運(yùn)作，每一份檔案都要經(jīng)過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行控制、查閱、傳遞和歸檔，對(duì)檔案進(jìn)行全程跟蹤。第二，運(yùn)用信息技術(shù)創(chuàng)建統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。檔案管理工作人員可以利用信息技術(shù)將檔案信息輸入系統(tǒng)中，每產(chǎn)生一份文件，都要經(jīng)過(guò)一系列的過(guò)程對(duì)其進(jìn)行著錄，使每個(gè)環(huán)節(jié)都可以根據(jù)流程正常開(kāi)展，從而創(chuàng)建一個(gè)統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。

3.4 檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展

首先，推進(jìn)管理工作的規(guī)范化發(fā)展。在實(shí)踐過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)與檔案數(shù)字化的具體需求相結(jié)合，對(duì)檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)、流程以及工作規(guī)范予以合理制定，以免數(shù)據(jù)信息在檔案數(shù)字化中流失亦或是被泄露。其次，組建電子檔案接收應(yīng)用系統(tǒng)，始終將具體的規(guī)范作為參考依據(jù)，完成電子文件收集與整理等方面的工作。再次，對(duì)各項(xiàng)檔案信息化管理機(jī)制予以補(bǔ)充和完善，對(duì)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)職責(zé)與義務(wù)加以規(guī)范與明確，為檔案管理信息化工作的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。最后，高度重視物力與財(cái)力的投入作用。應(yīng)積極配備計(jì)算機(jī)、光盤(pán)以及掃描儀等先進(jìn)的設(shè)備，并且對(duì)檔案管理軟件以及系統(tǒng)進(jìn)一步開(kāi)發(fā)，確保檔案能夠自動(dòng)化地立卷并排列，以更好地落實(shí)檔案業(yè)務(wù)與管理工作。

3.5 企業(yè)檔案利用和服務(wù)模式的健全

在企業(yè)檔案工作開(kāi)展的過(guò)程中，檔案的利用與服務(wù)發(fā)揮著重要的作用。而積極開(kāi)展檔案利用和服務(wù)工作，也是企業(yè)檔案管理部門(mén)以及相關(guān)工作人員的基本責(zé)任。其中，檔案利用所指的就是利用人員通過(guò)查閱或者是借閱等途徑對(duì)檔案進(jìn)行使用的活動(dòng)。對(duì)企業(yè)檔案利用制度進(jìn)行制定的過(guò)程中，應(yīng)結(jié)合文件密級(jí)確定出檔案審批工作的具體流程，進(jìn)而達(dá)到利用人員的實(shí)際需求。而檔案服務(wù)則是檔案管理部門(mén)借助不同于傳統(tǒng)檔案利用的全新理念，積極開(kāi)展不同類(lèi)型的檔案服務(wù)，確保企業(yè)文化與知名度的提高，不斷增強(qiáng)工作人員對(duì)于企業(yè)的認(rèn)同感。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著各行各業(yè)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理觀念和模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需求，檔案管理成為企業(yè)管理中的重要組成部分。所以，企業(yè)要重視檔案管理工作，認(rèn)識(shí)到其重要性，并且在檔案管理工作中不斷的創(chuàng)新管理觀念和方式，建立完善的管理制度，采用現(xiàn)代化手段提高檔案管理工作的效率，進(jìn)而使企業(yè)健康持續(xù)的發(fā)展。

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