文／曾 君

從2小時到10分鐘，非油商品盤點優(yōu)化流程是建立在分公司賬實相符、賬賬相符的基礎(chǔ)上。

優(yōu)化非油盤點流程之后，大大提升了工作效率，減輕了基層工作壓力。 攝影/尹貴芳

16時2分，中石油宜昌分公司茂源站便利店經(jīng)理趙燕打開大零管系統(tǒng)中的非油盤點項目。按照非油商品盤點優(yōu)化流程步驟，她快速將商品數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)，16時10分，趙燕順利完成站內(nèi)219種不同類別的商品盤點。“非油系統(tǒng)盤點花費的時間不超過10分鐘，我們站早已實現(xiàn)。”與茂源站一樣，分公司其他站點的非油系統(tǒng)盤點也在10分鐘內(nèi)全部完成，這種速度追溯到以前，想都不敢想。

這個不敢想的工作，又是如何在宜昌分公司實現(xiàn)的呢？

慢！盤點煎熬兩小時

“記得那會兒，非油盤點的那一天，是我一個月最緊張的日子?！贝蠊珮蛘揪C合管理崗尹貴芳回憶曾經(jīng)在綠蘿路站擔(dān)任便利店主管期間的盤點工作，繁忙、緊張的情景歷歷在目。綠蘿路站有430多種大小類商品，在每月盤點之前，她拿著8張打印內(nèi)容包含商品名稱、數(shù)量等內(nèi)容的A4紙張，一一與便利店內(nèi)實際存在的商品明細(xì)對照。“這項工作必須得做細(xì)做實，如果實物與系統(tǒng)數(shù)量對不上，必須一個個找出具體原因，不然下一步的系統(tǒng)盤點無法推進(jìn)，也會影響下一個月的期初?！币粋€有著7年便利店主管工作經(jīng)歷的員工尚且如此，非油盤點的工作強(qiáng)度可想而知。

實物盤點卻只是盤點工作中的一部分，真正令綜合管理崗、便利店經(jīng)理緊張的是系統(tǒng)導(dǎo)入數(shù)據(jù)。像綠蘿路、大公橋這樣的站點，商品種類均在400種以上，按照以前的操作方法，員工現(xiàn)場實物盤點完畢，核對賬實一致之后，再分商品種類一個個在系統(tǒng)中輸入數(shù)據(jù)，順利的情況下。至少需要兩個小時。如果系統(tǒng)中生成的合計數(shù)據(jù)與自己輸入系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)核對一致，一個月的非油盤點就可以完美結(jié)束了。如果發(fā)生錯誤，則需要重新核對，盤點的時間跨度將會拉得更長。

“盤點期間，站里是不能過機(jī)銷售的，否則盤點絕對會出現(xiàn)錯誤?！?港窯路站便利店經(jīng)理沈建梅介紹。原來，為了保持非油商品在系統(tǒng)和實物之間的數(shù)據(jù)一致性，每逢盤點時加油站都會停止過機(jī)銷售，這個時間段賣出的商品往往選擇集中過機(jī)，顧客不能第一時間拿到發(fā)票，且這樣的操作可能導(dǎo)致錯誤發(fā)生，影響員工現(xiàn)場主動推銷的積極性。

快！基層呼聲有回應(yīng)

能否在非油盤點方面探索出一個簡單且又符合實際的方法，壓縮盤點時間，提升工作效率，減輕基層工作壓力？

分公司領(lǐng)導(dǎo)到掛點加油站調(diào)研，了解各加油站非油經(jīng)營過程中存在的困難時，有近70%的站點提出“非油盤點數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度要求高，耗費時間長，建議優(yōu)化流程?！睓C(jī)關(guān)管理人員也抱怨：“如果有一座加油站非油盤點錯誤，將會影響整個工作進(jìn)度?！?/p>

員工有呼聲，公司必須有應(yīng)聲。分公司在周例會上專項安排非油盤點優(yōu)化流程探索工作。這項工作看似簡單，但對于分公司來說十分不易。幾經(jīng)探索，卻沒有找到合適的途徑。

能不能請非油品銷售分公司協(xié)助解決？分公司第一時間向非油品銷售分公司提出非油盤點流程優(yōu)化的想法。很快，非油品銷售分公司下發(fā)了非油商品盤點優(yōu)化流程。

為了確保優(yōu)化之后的流程在加油站順利推廣，分公司選取擁有400種以上商品類型的綠蘿路站和擁有300種商品的月光站作為試點站。

盤點時，兩座加油站便利店經(jīng)理按照流程中導(dǎo)出系統(tǒng)內(nèi)商品庫存明細(xì)表，刪除多余列……選擇“盤點設(shè)備導(dǎo)入”，點擊“導(dǎo)入”，彈出選擇窗口，點擊“是”……審核打印盤點表。不出所料，非油系統(tǒng)盤點工作10分鐘內(nèi)全部完成。隨后，分公司循序漸進(jìn)，將這種方法運用到其他站點?？焖?、簡單的操作方式贏得基層人員的陣陣叫好。

難道僅僅按照流程就能提高效率？“是，也不是！”東山開發(fā)區(qū)站綜合管理崗楊萍說，“之所以我們能夠成功運用這種操作方法，得益于站里非油商品賬實相符。”

準(zhǔn)！一鍵盤點增信心

大家都知道，系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與實物不一致，非油盤點無法繼續(xù)，更何況是流程優(yōu)化步驟中的系統(tǒng)自動導(dǎo)入？看似神秘的“一鍵盤點”，其實是建立在分公司賬實相符、賬賬相符的基礎(chǔ)上。

打開截至6月29日的相關(guān)數(shù)據(jù)，不難發(fā)現(xiàn)，分公司財務(wù)融合系統(tǒng)與業(yè)務(wù)HOS系統(tǒng)賬賬一致，業(yè)務(wù)HOS系統(tǒng)與加油站零管系統(tǒng)賬實相符，也就是說，分公司庫存金額零差異運行中。這些，分公司又是如何做到的？

每天堅持清點商品，且數(shù)據(jù)保持一致，一定占據(jù)了一名便利店經(jīng)理日常工作的大部分時間？其實不然，走進(jìn)位于縣域的玉陽站，踏入地處鄉(xiāng)村的聚漁坊站……交班期間，常見的是員工拿著商品清單現(xiàn)場點貨的情景。“準(zhǔn)確清點商品是我們員工的必修課。”加油站有了新進(jìn)員工，非油業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)被納入加油站級培訓(xùn)的主要內(nèi)容。員工掌握了方法，加之全員的努力，加油站賬實相符便自然而然。

6月29日晚11點至6月30日早上7點，8個小時，非油業(yè)務(wù)部和財務(wù)部燈火通明，兩個部門的崗位人員正在收集整理60多座在營站點的非油盤點表，一一核對數(shù)據(jù)是否正確。逢每月結(jié)賬時，兩個部門的崗位人員不放過系統(tǒng)中每一分差異，常常為查找差異原因耗用4-5個小時的時間?！拔覀円s在早上7點之前完成這項工作，確保加油站第一時間過機(jī)銷售。”分公司非油品賬實相符的另一個原因就是加油站銷售商品之后第一時間過機(jī)。為了做好這項工作，分公司利用綜合大檢查、稽查等方式每日抽查不同站點的商品過機(jī)情況，確保銷售與庫存數(shù)據(jù)一致。另外，非油業(yè)務(wù)部梁小靜介紹，每一批商品到站后，她都會第一時間審核入庫，這樣才能保證加油站正常過機(jī)銷售。

在整個加油站非油業(yè)務(wù)運作過程中，移庫環(huán)節(jié)影響非油賬實相符。分公司下發(fā)了規(guī)范加油站非油商品調(diào)撥業(yè)務(wù)流程的通知，明確了調(diào)撥商品的移動平均價調(diào)出、調(diào)入雙方站點保持一致等6大項標(biāo)準(zhǔn)，確保各項數(shù)據(jù)保持一致。

從至少需要2個小時，到不要10分鐘，非油系統(tǒng)盤點工作所花費的時間從長變短，折射出公司在提升基層工作效率、幫助加油站解決實際問題方面的典型做法。