閆潔

摘要：油氣田勘探開發(fā)檔案是油氣勘探開發(fā)工作的重要成果之一，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的管理對(duì)指導(dǎo)石油天然氣勘探開發(fā)科研生產(chǎn)工作具有重要的意義。本文探討了在油氣田勘探開發(fā)檔案前端控制的含義，闡述了在油氣田勘探開發(fā)檔案工作中實(shí)施前端控制的意義，并分析了具體的前端控制措施。

關(guān)鍵詞：石油天然氣勘探開發(fā)檔案管理前端控制

一、引言

油氣田勘探開發(fā)檔案是指在油氣田勘探開發(fā)過程中形成的具有保存和查考利用價(jià)值的各種載體形式的文件材料，既包括石油天然氣勘探與開發(fā)工作中形成的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像、不同載體的科技文件材料，也包括巖心、巖屑、測試樣品、各類標(biāo)本等各種實(shí)物資料。20世紀(jì)末和21世紀(jì)初，信息技術(shù)的飛速發(fā)展帶來了電子文件數(shù)量的“井噴”，電子文件的系統(tǒng)依賴性、信息與載體可分離性、易變性等特點(diǎn)給傳統(tǒng)的檔案管理理論帶來了巨大挑戰(zhàn)。為應(yīng)對(duì)這種挑戰(zhàn)，檔案學(xué)界提出了前端控制的思想，該思想要求對(duì)電子文件的管理，要從文件形成之時(shí)甚至形成之前就對(duì)文件從形成一直到歸檔整個(gè)過程進(jìn)行通盤規(guī)劃，把可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行監(jiān)督，它要求檔案工作者由只關(guān)注“后端”轉(zhuǎn)而將注意力放到“前端”。油氣田勘探開發(fā)檔案的前端控制，就是將檔案管理工作介入節(jié)點(diǎn)前置到油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)科研活動(dòng)開始之前，對(duì)某一油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)科研活動(dòng)各階段形成的文件進(jìn)行全生命周期的全面規(guī)劃與預(yù)先規(guī)范，對(duì)文件形成、積累、立卷、歸檔等過程進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤監(jiān)督和節(jié)點(diǎn)把控，確保檔案質(zhì)量。

二、在油氣田勘探開發(fā)檔案工作中實(shí)施前端控制的意義

（一）有利于保障油氣田勘探開發(fā)檔案的齊全完整

油氣田勘探開發(fā)檔案一般是以石油天然氣勘探與開發(fā)地質(zhì)科研課題或子課題、生產(chǎn)任務(wù)或工程等某一項(xiàng)具有特定內(nèi)容的工作過程中形成的全部科技文件材料為建檔單位進(jìn)行歸檔和管理的。在實(shí)際油氣田勘探開發(fā)工作中，資金投入大、周期長、專業(yè)多、參建單位多，形成的油氣田勘探開發(fā)檔案數(shù)量很多。以鉆探一口探井為例，涉及綜合研究、井位論證、地質(zhì)設(shè)計(jì)、工程設(shè)計(jì)、鉆井工程、測井、錄井、分析化驗(yàn)、試采、地面工程等一系列工序和專業(yè)，分別由多個(gè)參建單位負(fù)責(zé)，形成的檔案少則幾百件多則幾千件。如果在工作之初不從源頭對(duì)檔案工作進(jìn)行要求，則難以將各個(gè)工序、各個(gè)專業(yè)以及各參建單位在工作中形成的系列科技文件材料齊全完整的歸檔。

（二）有利于保障電子油氣田勘探開發(fā)檔案的科學(xué)管理

隨著信息技術(shù)在油氣勘探開發(fā)工作中的應(yīng)用越來越深化，傳統(tǒng)工作時(shí)形成的很多紙質(zhì)檔案逐漸以電子文件的形式在各種管理信息系統(tǒng)中生成，電子油氣田勘探開發(fā)檔案占館藏的比重越來越大并呈不斷增加趨勢，隨著國家檔案行政管理部門電子檔案單套制歸檔試點(diǎn)工作的不斷推進(jìn)，電子檔案最終將取代紙質(zhì)檔案成為檔案管理工作的主要對(duì)象。在油氣田勘探開發(fā)檔案工作中實(shí)施前端控制，在各種管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初，即將檔案管理的系列要求封裝入系統(tǒng)之中，確保系統(tǒng)形成的電子文件，無論是從內(nèi)容規(guī)范、編制格式，還是文件存儲(chǔ)格式、元數(shù)據(jù)、背景信息等方面，都符合長期乃至永久保管的要求，既可避免雙套制模式下的人力、物力和財(cái)力的重復(fù)投入，也有利于保障電子油氣田勘探開發(fā)檔案的科學(xué)規(guī)范管理。

（三）有利于促進(jìn)油氣田勘探開發(fā)檔案的共享利用

信息時(shí)代，以互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)和管理信息系統(tǒng)為依托，提供檔案的跨時(shí)空利用服務(wù)是大勢所趨。要實(shí)現(xiàn)這種提供利用服務(wù)方式，齊全完整、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的館藏檔案資源是基本保障。在油氣田勘探開發(fā)檔案工作中實(shí)施前端控制，制定明確的油氣勘探開發(fā)科技文件材料歸檔范圍，確定各專業(yè)科技文件材料的編制內(nèi)容和格式要求，細(xì)化各類電子文件的存儲(chǔ)格式、命名規(guī)范以及在存儲(chǔ)載體內(nèi)的組織方式，建設(shè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口與數(shù)據(jù)交換機(jī)制，可建立一套統(tǒng)一規(guī)范的，符合檔案管理要求的檔案資源，為提供油氣田勘探開發(fā)檔案的跨時(shí)空利用服務(wù)提供資源保障。

三、在油氣田勘探開發(fā)檔案工作中實(shí)施前端控制的具體措施

（一）強(qiáng)化前端控制思想，建立油氣田勘探開發(fā)檔案管理網(wǎng)絡(luò)

首先，油氣田勘探開發(fā)企業(yè)檔案部門可結(jié)合“6·9國際檔案日”、礦業(yè)權(quán)變動(dòng)日等特殊時(shí)期，加強(qiáng)對(duì)《檔案法》及其實(shí)施辦法、《地質(zhì)資料管理?xiàng)l例》及其實(shí)施辦法的宣傳，不斷提升勘探開發(fā)科研生產(chǎn)業(yè)務(wù)主管部門、相關(guān)文件材料形成部門領(lǐng)導(dǎo)及工作人員的檔案意識(shí)。其次，油氣田勘探開發(fā)企業(yè)檔案主管部門，應(yīng)加強(qiáng)與勘探、開發(fā)、科研等業(yè)務(wù)主管部門，以及企管、財(cái)務(wù)、法律、信息等職能部門的溝通和協(xié)調(diào)，建立檔案工作聯(lián)席會(huì)議制度，通過明確相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門的歸檔責(zé)任、約定文件歸檔的合同條款、建立檔案工作考核體系、參與有關(guān)重要業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)會(huì)議、建立專兼職檔案工作人員隊(duì)伍、參與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與研發(fā)等措施，建立并不斷完善公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將檔案工作的相關(guān)要求前置到各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)開始之前，在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)前端控制思想的落地實(shí)施。再次，油氣田勘探開發(fā)企業(yè)檔案主管部門要與相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門合作，落實(shí)油氣勘探開發(fā)科研生產(chǎn)活動(dòng)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的檔案工作“四同步”要求，即下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科技文件材料立卷歸檔要求同步，檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科技文件材料的形成積累情況同步，評(píng)審、鑒定、驗(yàn)收項(xiàng)目成果與驗(yàn)收歸檔科技文件材料同步，上報(bào)登記、評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)項(xiàng)目成果以及生產(chǎn)、科研人員考核與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。

（二）建立并完善油氣田勘探開發(fā)檔案管理制度體系。

制度是管理的行為過程準(zhǔn)則，它規(guī)定了人們?cè)诟鞣N活動(dòng)中應(yīng)遵循的原則和方法。油氣田勘探開發(fā)檔案管理制度體系建設(shè)應(yīng)包括兩個(gè)方面：一是檔案管理組織體系方面的制度，包括管理體制、管理機(jī)構(gòu)、管理職責(zé)、管理界面、管理措施等方面的制度建設(shè)，在這些制度中融入前端控制的相關(guān)要求，不斷完善油氣田勘探開發(fā)檔案管理組織體系；二是檔案管理工作環(huán)節(jié)方面的制度，包括油氣田勘探開發(fā)檔案的立卷歸檔、整理編目、著錄標(biāo)引、信息化管理、日常保管、利用服務(wù)、上交匯交等各工作環(huán)節(jié)的具體要求，通過這些制度，不斷規(guī)范油氣田勘探開發(fā)檔案的管理。

（三）建立并完善油氣田勘探開發(fā)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系。

標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)大量重復(fù)的現(xiàn)象做出統(tǒng)一規(guī)定，是行為成果的重復(fù)。油氣田勘探開發(fā)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)應(yīng)包括三個(gè)方面，一是關(guān)于文件立卷歸檔方面的標(biāo)準(zhǔn)，包括歸檔范圍、分類、編號(hào)與編目、立卷歸檔要求、保管期限等方面的要求，通過這些標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行，將油氣田勘探開發(fā)檔案管理的具體要求固化在文件材料形成之時(shí)；二是關(guān)于油氣田勘探開發(fā)科技文件材料編制方面的標(biāo)準(zhǔn)，包括科技文件材料的相關(guān)責(zé)任項(xiàng)規(guī)范、報(bào)告編制的內(nèi)容與格式規(guī)范、繪圖規(guī)范、印制規(guī)范，電子文件的命名規(guī)范、存儲(chǔ)格式優(yōu)選、在載體中的組織方式等方面的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，通過這些規(guī)范的執(zhí)行，可以實(shí)現(xiàn)油氣田勘探開發(fā)紙質(zhì)文件和電子文件的統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)，以滿足檔案管理的要求；三是油氣田勘探開發(fā)檔案驗(yàn)收技術(shù)規(guī)程，通過規(guī)范驗(yàn)收流程、驗(yàn)收方法、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，以確保上述相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的貫徹執(zhí)行，確保前端控制的相關(guān)要求得以真正實(shí)現(xiàn)。

（四）推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的融合

隨著信息技術(shù)的發(fā)展與深化應(yīng)用，油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)科研活動(dòng)中形成的科技文件材料，很多以電子文件的形式在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成。在此情況下，實(shí)施油氣田勘探開發(fā)檔案管理的前端控制，必須加速推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的融合，一方面，檔案部門要參與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與研發(fā)，將油氣勘探開發(fā)工作各專業(yè)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理系列標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)條款，以及檔案管理的相關(guān)要求，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)研發(fā)之初封裝到系統(tǒng)中去，以確保業(yè)務(wù)系統(tǒng)按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范生成電子文件。另一方面，要建立檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，通過數(shù)據(jù)接口對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的電子文件進(jìn)行在線歸檔和相關(guān)著錄數(shù)據(jù)的共享與服用。

（五）加強(qiáng)檔案工作者的素質(zhì)培養(yǎng)

首先，要轉(zhuǎn)變檔案工作者“重后端輕前端”的傳統(tǒng)管理理念，將檔案工作介入節(jié)點(diǎn)前移，突破檔案工作置于后端被動(dòng)接收、給什么收什么的傳統(tǒng)模式，深入油氣田勘探開發(fā)生產(chǎn)科研一線，主動(dòng)掌握油氣勘探開發(fā)科研生產(chǎn)活動(dòng)中科技文件材料的形成與運(yùn)轉(zhuǎn)控制權(quán)，將工作重點(diǎn)由相關(guān)文件材料歸檔后的整理、保管等，向前期主動(dòng)參與重要會(huì)議和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)工作，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查科技文件材料的形成、積累等方面轉(zhuǎn)移。其次，要加強(qiáng)對(duì)檔案工作者油氣勘探開發(fā)知識(shí)的培訓(xùn)，油氣田勘探開發(fā)檔案的形成，涉及地質(zhì)、測繪、地球物理勘探、地球化學(xué)勘探、鉆井、測錄井、油氣田開發(fā)、集輸、儲(chǔ)運(yùn)等各個(gè)專業(yè)，要加強(qiáng)對(duì)檔案工作者上述相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，才能在指導(dǎo)相關(guān)科技文件材料的形成、積累、整理、接收驗(yàn)收、移交歸檔等工作時(shí)，有的放矢，科學(xué)準(zhǔn)確。再次，要提升檔案工作者組織、溝通與協(xié)調(diào)能力。實(shí)施前端控制，檔案工作者從后端走到前期參與其中，組織制定歸檔工作計(jì)劃，明確文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)與要求，參加重要會(huì)議與節(jié)點(diǎn)工作，對(duì)參建單位文件形成、積累和預(yù)立卷工作進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查等工作，都需要檔案工作者具備出色的組織、溝通與協(xié)調(diào)能力。

四、結(jié)語

將前端控制思想引入油氣田勘探開發(fā)檔案管理工作，從油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)科研活動(dòng)開始前就對(duì)相關(guān)科技文件實(shí)施節(jié)點(diǎn)把控與全程跟蹤管理，有利于規(guī)避管理風(fēng)險(xiǎn)，保證油氣田勘探開發(fā)檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，最大限度地發(fā)揮油氣田勘探開發(fā)檔案的作用。

注釋和參考文獻(xiàn)：

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作者單位：中國石油化工股份有限公司上海海洋油氣分公司