梁秀梅

【摘要】我國(guó)內(nèi)地31個(gè)省級(jí)檔案館重視重大事件等檔案的數(shù)字化及利用網(wǎng)絡(luò)提供查閱，對(duì)其他檔案文件的該方面服務(wù)，目前有6個(gè)館能利用網(wǎng)絡(luò)查閱到其館藏檔案案卷或文件目錄，有3個(gè)館能在此基礎(chǔ)上提供查閱原文服務(wù)，其他館則不能。已提供的服務(wù)內(nèi)容以民國(guó)和清代檔案居多，建國(guó)后較少，不能滿足人們的查檔需求。檔案館要加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)度，提高網(wǎng)絡(luò)服務(wù)能力。

【關(guān)鍵詞】檔案；網(wǎng)絡(luò)；服務(wù)

如今網(wǎng)絡(luò)已成為人們獲得信息的一個(gè)重要渠道，檔案工作要想發(fā)揮好作用，就必須適應(yīng)這一形勢(shì)，重視使用網(wǎng)絡(luò)傳輸和發(fā)布檔案信息，便利人們的使用。為了解我國(guó)現(xiàn)階段檔案部門利用網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)狀況，筆者于2018年1月19日至2月13日通過查看網(wǎng)頁(yè)的形式，對(duì)我國(guó)內(nèi)地31個(gè)省級(jí)檔案館可利用網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程查閱檔案信息（不含現(xiàn)行文件利用平臺(tái)查閱文件）的情況進(jìn)行調(diào)查，結(jié)果表明，這些檔案館的該方面服務(wù)與現(xiàn)實(shí)需求還有很大差距，應(yīng)當(dāng)加快努力。

一、省級(jí)檔案館網(wǎng)絡(luò)查閱情況分析

筆者對(duì)全國(guó)內(nèi)地31個(gè)省（自治區(qū)、直轄市）的檔案館

（局）網(wǎng)頁(yè)一一進(jìn)行了查看，重點(diǎn)查看其查閱檔案方法（或叫查檔指南等），尤其是開放檔案的查閱方法，了解其是否可利用網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程查閱檔案內(nèi)容。對(duì)于說明可借助網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程查閱的，進(jìn)行查閱試驗(yàn)?？偨Y(jié)起來，有四種情況：

（一）各檔案館網(wǎng)頁(yè)上都發(fā)布了一些檔案圖片信息，可點(diǎn)擊打開查看。這些檔案信息多是在設(shè)置的“網(wǎng)上展廳”“館藏珍品”（或稱“珍檔薈萃”等）欄目?jī)?nèi)發(fā)布。各館發(fā)布的數(shù)量差異較大，但其有共同點(diǎn)，即具有宣傳目的，表明各館的特色和價(jià)值。如北京市檔案信息網(wǎng)的“網(wǎng)上展廳”欄內(nèi)發(fā)布有首鋼精神檔案展、通州往事、日軍侵華圖片展等共40個(gè)專題。其“珍品檔案”欄內(nèi)發(fā)布有“建國(guó)初期保護(hù)法海寺壁畫檔案”“設(shè)立總理衙門原奏章程十六條”“剿撫彭臺(tái)機(jī)宜”等7項(xiàng)；天津檔案網(wǎng)的“網(wǎng)上展廳”欄目?jī)?nèi)發(fā)布有“抗戰(zhàn)烽火·盤山魂”等專題檔案展、“城市記憶”等專題視頻和百件館藏珍品檔案圖片等；河南檔案信息網(wǎng)的“館藏珍品展廳”欄目?jī)?nèi)發(fā)布有“清代檔案”4個(gè)掃描件和“河南省局票證”5個(gè)掃描件。

（二）一些檔案館在網(wǎng)頁(yè)上發(fā)布館藏開放檔案案卷目錄或文件目錄。如江蘇檔案網(wǎng)設(shè)有“檔案目錄中心”欄目，發(fā)布已開放的檔案案卷目錄和文件目錄信息。網(wǎng)頁(yè)上顯示有案卷目錄56651條，文件目錄45735條。不過筆者看其文件目錄題名更像案卷目錄題名。但可貴的是，其顯示了很多是屬于1949年到1978年的文件目錄；浙江檔案網(wǎng)“電子檔案”欄目下分“清代檔案”“民國(guó)檔案”“革命歷史檔案”“建國(guó)后檔案”項(xiàng)目，現(xiàn)除“建國(guó)后檔案”項(xiàng)目點(diǎn)擊打開無(wú)內(nèi)容外，其他三項(xiàng)點(diǎn)擊打開均有收存的檔案文件目錄；寧夏檔案信息網(wǎng)發(fā)布有檔案文件目錄；黑龍江省檔案館網(wǎng)“檔案查詢”欄內(nèi)有1996年到2003年的檔案文件目錄；安徽省檔案局網(wǎng)開設(shè)有“檔案查詢”欄目，輸入檔號(hào)、題名、起始年份、終止年份，可檢索出相應(yīng)檔案的案卷標(biāo)題；四川檔案網(wǎng)設(shè)有“查檔服務(wù)”欄目，該欄目下位有“網(wǎng)上查檔”欄目，欄目?jī)?nèi)發(fā)布有其開放的清代檔案文件目錄，網(wǎng)頁(yè)上顯示有114872條。

（三）個(gè)別檔案館可使讀者遠(yuǎn)程檢索查閱部分檔案內(nèi)容。如天津檔案網(wǎng)開設(shè)有“檔案查詢”欄目，欄目注明：“提供目錄檢索和全文查閱。其中全部目錄數(shù)約為175萬(wàn)條，案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)為145萬(wàn)余條，全文目錄數(shù)為29萬(wàn)余條，檔案原文數(shù)約30萬(wàn)幅（逐漸添加中）。同時(shí)提供部分檔案（具有‘預(yù)約字樣）原文的預(yù)約和分類查詢功能”。在該欄目的下位欄目“在家看檔案”內(nèi)，顯示檔案文件標(biāo)題有29萬(wàn)余條，點(diǎn)擊“查看原文”大多能打開看到；陜西檔案信息網(wǎng)設(shè)有“館藏檔案查詢欄目”，點(diǎn)擊打開后可檢索“民國(guó)開放檔案”。輸入標(biāo)題

（關(guān)鍵詞），點(diǎn)擊查詢，會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)檔案文件的檔號(hào)、標(biāo)題、責(zé)任者等。點(diǎn)擊藍(lán)色字“原文”，會(huì)打開顯示文件原文；上海檔案信息網(wǎng)開設(shè)有“開放檔案一站式查閱”欄目，欄目使用中說明，輸入關(guān)鍵字，可檢索到符合條件的檔案目錄，點(diǎn)擊標(biāo)題可以看到檔案詳細(xì)內(nèi)容，點(diǎn)擊全文可在線查看檔案全文內(nèi)容。不過筆者在按網(wǎng)頁(yè)要求注冊(cè)賬號(hào)登錄后，能檢索出檔案文件目錄，點(diǎn)擊了幾個(gè)全文均打不開，估計(jì)是出現(xiàn)了技術(shù)問題。

（四）幾個(gè)檔案館開設(shè)委托代查檔案業(yè)務(wù)。如江西檔案信息網(wǎng)“查檔服務(wù)”欄目?jī)?nèi)的“查檔指南”中，有“查閱方式”項(xiàng)，分“直接查閱”（到館查閱）和“間接查閱”?！伴g接查閱”說“可以通過信函、電話、傳真、電子郵件等方式”，將需求告訴該館，由該館工作人員代查，有結(jié)果后以適當(dāng)方式聯(lián)系回復(fù)。這里的回復(fù)雖未說明，但筆者認(rèn)為應(yīng)包括電子郵件的方式，所以也算是利用網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案信息。黑龍江檔案信息網(wǎng)、河南檔案信息網(wǎng)、福建檔案信息網(wǎng)等的“查檔指南”欄目?jī)?nèi)均載明提供類似服務(wù)。

二、省級(jí)檔案館網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)存在的問題

通過以上陳述可以看出，我國(guó)內(nèi)地31個(gè)省級(jí)檔案館在利用網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)方面總體發(fā)展較慢，滿足不了人們的需求。現(xiàn)存的問題主要是：

（一）各館比較重視重大公共事件、政治宣傳和特殊人物檔案文件的網(wǎng)上查詢服務(wù)，對(duì)其他檔案文件的提供服務(wù)大多做得不夠。重視重大公共事件的檔案文件的宣傳肯定有意義，也能滿足人們的一些需求。但社會(huì)對(duì)檔案服務(wù)的需求是多樣的，只有對(duì)其他檔案文件也做相似的努力，才能算是檔案部門的工作適應(yīng)了社會(huì)需要。

（二）各館在利用網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)方面的工作進(jìn)展不平衡。從筆者查看試驗(yàn)的情況看，天津檔案館提供網(wǎng)上查閱的檔案文件數(shù)量相對(duì)較多，且查閱方便。陜西省檔案館提供網(wǎng)上查閱的民國(guó)檔案數(shù)量沒有數(shù)據(jù)顯示，但該館網(wǎng)頁(yè)上“民國(guó)檔案”介紹部分說館藏92142卷，表明數(shù)量也不少，對(duì)其查閱也比較方便；上海檔案館從其“開放檔案一站式查閱”的說明看，應(yīng)該也做得比較好，但不知為何筆者打不開原文。北京檔案館、河南檔案館、內(nèi)蒙古檔案館網(wǎng)頁(yè)上都顯示有數(shù)字檔案館可供查詢，但都打不開，因此不好評(píng)價(jià)其該方面工作。其他省級(jí)檔案館沒發(fā)現(xiàn)在網(wǎng)上提供大批檔案原文查閱服務(wù)。眾所周知，將原有紙質(zhì)檔案數(shù)字化，并進(jìn)行鑒定，提供網(wǎng)上查閱，需投入大量財(cái)力、人力、時(shí)間，是一項(xiàng)工程量比較大的工作。但從這里列舉的情況看，經(jīng)濟(jì)比較發(fā)達(dá)的天津做的比較好，經(jīng)濟(jì)相對(duì)不那么發(fā)達(dá)的的陜西也做的比較好。所以，決定這項(xiàng)工作做得好壞不是經(jīng)濟(jì)問題，因?yàn)樵擁?xiàng)工作需要的投入，對(duì)任何一個(gè)省級(jí)單位來說，都不是什么大問題。

（三）一些省級(jí)館在網(wǎng)頁(yè)上發(fā)布了開放檔案的案卷目錄，或提供網(wǎng)上查詢案卷目錄服務(wù)，這當(dāng)然比暫未提供該項(xiàng)服務(wù)的好，使人基本知道該館大概藏有哪些內(nèi)容的檔案。但是，人們查閱檔案文件，需要知道具體文件內(nèi)容，所以，目錄提供應(yīng)細(xì)化到文件級(jí)。再進(jìn)一步，像天津、陜西等館那樣，提供原文查閱服務(wù)，才算服務(wù)比較到位。在這里，有個(gè)認(rèn)識(shí)角度問題，作為檔案部門，了解案卷目錄，知道自己這里保管了哪些內(nèi)容類型的檔案已基本可以，但作為用戶，他需要知道具體的檔案文件內(nèi)容。檔案部門為用戶服務(wù)，就需要站在用戶的角度，才能滿足其需要，才算服務(wù)到位。

（四）一些館公布的已開放檔案文件多為清代、民國(guó)檔案，建國(guó)后的檔案文件很少，滿足不了用戶對(duì)這方面檔案的查閱需求?！稒n案法》規(guī)定，檔案“一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會(huì)開放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會(huì)開放的期限，可以少于三十年，涉及國(guó)家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會(huì)開放的期限，可以多于三十年”。這里的“向社會(huì)開放”，應(yīng)該意味是不受限制的查閱利用?！稒n案法實(shí)施辦法》規(guī)定，“檔案的公布”，是指“向社會(huì)公開檔案的全部或者部分原文”，其形式包括“通過公眾計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)傳播”。福建省人民政府2017年12月1日發(fā)布

《福建省數(shù)字檔案共享管理辦法》，該辦法將數(shù)字檔案分為無(wú)條件共享、有條件共享和暫不共享三類。“中華人民共和國(guó)成立以前形成的、可以公開的數(shù)字檔案；中華人民共和國(guó)成立以后形成的、已到法定公開期限可以公開的數(shù)字檔案；經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等數(shù)字檔案；屬于政府信息公開范圍的數(shù)字檔案；按照規(guī)定可以公開的重大活動(dòng)數(shù)字檔案，為無(wú)條件共享類。內(nèi)容敏感，按照保密法律法規(guī)的規(guī)定，只能提供給特定需求方利用的數(shù)字檔案，為有條件共享類。涉及國(guó)防、外交、國(guó)家安全和其他國(guó)家重大利益、商業(yè)機(jī)密、個(gè)人隱私以及按照國(guó)家規(guī)定不宜公開的數(shù)字檔案，為暫不共享類”。該辦法還規(guī)定，“屬于無(wú)條件共享類的數(shù)字檔案，可以直接從共享平臺(tái)獲取”。福建省的這個(gè)規(guī)定，可以說是對(duì)《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》關(guān)于檔案開放利用精神的一種制度落實(shí)。但在實(shí)際工作中，全國(guó)大部分省級(jí)館還未將其落到實(shí)處。這里邊既有工作量大，需要循序漸進(jìn)的推動(dòng)原因，也有一些人員顧慮鑒定不準(zhǔn)，怕開放某些文件產(chǎn)生不好影響的原因，所以解決思想問題也是推進(jìn)檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)工作應(yīng)該注意的方面。

上面所述四個(gè)問題主要是指利用網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)內(nèi)容方面需要注意的事項(xiàng)，在技術(shù)方面，也有些問題需要注意。有的問題雖然不大，但也可能影響服務(wù)效果。如有幾個(gè)館在網(wǎng)頁(yè)上設(shè)置的檢索格式，讓查檔者輸入題名、檔號(hào)、年份、責(zé)任者等，以檢索自己所需的檔案，這顯然是按檔案部門著錄和檢索檔案的習(xí)慣來設(shè)計(jì)的。試想一下，有幾個(gè)查檔者在查檔時(shí)知道自己需查的檔案這些方面準(zhǔn)確信息？是不是更多查檔者只是知道自己需查檔案的某方面大概信息，或者是想查一下有沒有自己估計(jì)的某方面檔案信息？而如果換成上海檔案信息網(wǎng)那樣讓輸入關(guān)鍵字（詞）是不是會(huì)更恰當(dāng)些？另外，既然本文是談利用網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)問題，就自然聯(lián)系到網(wǎng)絡(luò)維護(hù)問題。筆者自2018年1月19日開始正式查閱內(nèi)地31個(gè)省級(jí)檔案館網(wǎng)頁(yè)，到2月20日上午本文完稿前最后查證有關(guān)館網(wǎng)頁(yè)，一個(gè)月時(shí)間，先后有9個(gè)館出現(xiàn)最少兩三天，多則超一星期打不開網(wǎng)頁(yè)的情況，占總館數(shù)的比例近三分之一，這在其他行業(yè)是很少有的現(xiàn)象，無(wú)疑影響檔案館利用網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)。筆者在某省檔案館網(wǎng)頁(yè)上看到一份發(fā)布于2017年9月13日的開放檔案公告，稱該館完成了館藏民國(guó)檔案14萬(wàn)多件的數(shù)字化及開放鑒定，開始對(duì)外開放。但是其開放方式不是讓人通過網(wǎng)絡(luò)查閱，而是憑單位介紹信或身份證到該館的利用大廳開放利用平臺(tái)去進(jìn)行查閱。筆者估計(jì)不是因?yàn)闄n案內(nèi)容的敏感性問題，而是懷疑其擔(dān)心網(wǎng)絡(luò)不安全，數(shù)據(jù)受破壞，需要加強(qiáng)技術(shù)保護(hù)問題。

筆者這里選擇省級(jí)檔案館提供網(wǎng)絡(luò)檔案信息發(fā)布與傳輸服務(wù)作為調(diào)查對(duì)象，是因?yàn)橐粋€(gè)省域的面積很大，如離省城較遠(yuǎn)的查檔者到省館查閱，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且經(jīng)濟(jì)成本高。所以，省級(jí)館提供檔案信息的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)具有緊迫性，當(dāng)然國(guó)家館也不例外。另外，檔案部門要為科研服務(wù)，與一般因處理某事需查閱某一件或幾件檔案不同，科研有時(shí)需要的查檔，可能是一件，也可能是很多件，并且可能需查閱的檔案不是一下子全部明確，而是研究到哪一步產(chǎn)生了查閱某一個(gè)或幾個(gè)檔案的需求，再向下研究，又產(chǎn)生了查閱某一個(gè)或幾個(gè)檔案的需求，如果每遇到此，就到檔案館去查，不僅非常麻煩，而且影響科研進(jìn)度。而如果研究的課題是涉及全國(guó)某時(shí)期某方面的事項(xiàng)，需要查閱很多省該方面的檔案，能獲得網(wǎng)絡(luò)方面的服務(wù)與否，結(jié)果就可能不僅僅是影響科研進(jìn)度的問題，而是可能因?yàn)槌杀締栴}導(dǎo)致科研項(xiàng)目能否實(shí)施了。