賈坤濤

[摘要]隨著我國(guó)人口老齡化現(xiàn)象的不斷加強(qiáng)，企業(yè)的離退休職工日益增多。離退休人員的人事檔案的應(yīng)用范圍逐漸廣泛，而人事檔案管理直接影響了離退休人員的合法利益。但是離退休職工人事檔案管理工作在開展的過程中存在較多問題，這就需要企業(yè)應(yīng)用有效措施不斷完善人事檔案管理工作。本文分析了人事檔案管理在離退休服務(wù)工作中的重要意義，并淺談了人事檔案管理工作的現(xiàn)狀，針對(duì)現(xiàn)現(xiàn)狀提出了相應(yīng)的有效措施。

[關(guān)鍵詞]人事檔案管理；離退休服務(wù)工作；重要作用

我國(guó)企業(yè)日益壯大，其中企業(yè)的管理工作也逐漸增強(qiáng)，人事檔案管理也隨之不斷改進(jìn)和發(fā)展。離退休職工的人事檔案的管理對(duì)離退休職工至關(guān)重要，它是退休后享受各項(xiàng)國(guó)家政策的基本材料。因此，在現(xiàn)階段的企業(yè)管理中，要提高企業(yè)離退休職工的人事檔案管理工作，創(chuàng)新和完善管理工作制度可以確保企業(yè)離退休職工人事檔案管理工作的有效開展。

一、人事檔案管理在離退休服務(wù)工作的重要意義

檔案是通過物質(zhì)形式進(jìn)行永久性存儲(chǔ)，為后人提供寶貴經(jīng)驗(yàn)。隨著社會(huì)的進(jìn)步企業(yè)的發(fā)展，檔案數(shù)量?jī)?nèi)容也不斷增加，它在社會(huì)中地位也逐漸提升，它記錄了一個(gè)人從學(xué)校到社會(huì)崗位的不同內(nèi)容，可以說是記錄了人的一生。在進(jìn)行一些社會(huì)活動(dòng)或領(lǐng)取國(guó)家福利時(shí)都需要與人事檔案有關(guān)的材料，它的重要性不言而喻。

（一）確保個(gè)人合法利益

離退休職工在企業(yè)中的各種貢獻(xiàn)和個(gè)人信息都存在于離退休人事檔案之中，離退休人事檔案具有特殊性，其中檔案的內(nèi)容具有真實(shí)性，它通過物質(zhì)的形式全面的記錄了人一生的各種事跡和貢獻(xiàn)，并被保存了下來。開展人事檔案管理工作可以保證個(gè)人信息的保密性、完整性和可用性，為離退休職工的合法利益提供強(qiáng)有效的保障。離退休職工是特殊群體，他們?yōu)槠髽I(yè)、社會(huì)和國(guó)家的發(fā)展貢獻(xiàn)了畢生心血，因此，人事檔案管理部門要做好離退休職工的服務(wù)工作，保證他們離退休后檔案的完整性，在日后使用時(shí)不會(huì)出現(xiàn)各種問題。

（二）應(yīng)用范圍廣泛

隨著時(shí)間的推移，我國(guó)人口老齡化逐漸增強(qiáng)，人事檔案對(duì)離退休職工越來越重要，可應(yīng)用的范圍也逐漸擴(kuò)大。在實(shí)際生活中應(yīng)用廣泛，如辦理社會(huì)保障、醫(yī)療保險(xiǎn)、戶籍登記等各種手續(xù)都需要人事檔案，進(jìn)行一些社會(huì)活動(dòng)時(shí)也需要出示檔案證明，它是辦理這些事情的根本依據(jù)。如一些對(duì)國(guó)家與社會(huì)有杰出貢獻(xiàn)的退離休職工，在為他們寫人物傳的時(shí)候，人事檔案就是一份具有寶貴價(jià)值的材料。在人事檔案管理工作過程中，要將離退休職工的人事檔案進(jìn)行合理有效的管理。

二、人事檔案管理在離退休服務(wù)工作中的現(xiàn)狀

社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制的改革，促進(jìn)了我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，使人民生活水平逐步提高，并且幸福指數(shù)直線上升。在現(xiàn)今社會(huì)發(fā)展的背景下，人事檔案的管理工作已經(jīng)不能滿足社會(huì)的發(fā)展和市場(chǎng)的需求，較多問題逐漸突顯，影響了社會(huì)、企業(yè)以及個(gè)人的利益，具體問題包括以下幾點(diǎn)。

（一）管理工作不嚴(yán)謹(jǐn)

企業(yè)中離退休職工的人事檔案管理工作不嚴(yán)謹(jǐn)，需要改進(jìn)和完善相應(yīng)的管理制度。人事檔案管理部門雖然對(duì)離退休職工的人事檔案管理工作進(jìn)行了改善和提高，但是管理制度存有一定缺點(diǎn)，致使管理工作缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性。人事檔案管理的缺點(diǎn)主要是檔案材料不完整，檔案保密工作、交接工作以及應(yīng)用工作缺少規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，致使檔案管理雜亂，這就降低了離退休人事檔案管理工作的效率。

（二）企業(yè)缺乏重視程度

企業(yè)中的經(jīng)濟(jì)利益被放置到重要位置，因?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展離不開經(jīng)濟(jì)利益的支持。所以，大部分企業(yè)都比較重視與經(jīng)濟(jì)利益有關(guān)的工作，在這些工作上花費(fèi)較多的精力與時(shí)間制定相應(yīng)的計(jì)劃，避免出現(xiàn)各種問題而影響經(jīng)濟(jì)效益。卻忽視了人事檔案管理工作，認(rèn)為人事檔案管理是微不足道的，只要保存完好不被泄露就可以，沒有認(rèn)識(shí)到人事管理工作的重要性。

（三）人事檔案管理工作人員專業(yè)能力低

企業(yè)中人事檔案管理是較為嚴(yán)肅的工作，但管理工作并沒有受到各大企業(yè)的重視。招聘到人事檔案管理工作人員后，并沒有開展培訓(xùn)活動(dòng)而是直接上崗，由于工作人員缺乏工作中經(jīng)驗(yàn)或?qū)I(yè)能力不足，對(duì)企業(yè)中的人事檔案管理工作又缺少了解，致使在日常工作過程中缺乏規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性。這就降低了人事管理工作的效率，不利于離退休職工的人事檔案服務(wù)工作。

三、增強(qiáng)離退休職工人事檔案管理的有效策略

（一）改進(jìn)和完善離退休職工的人事檔案管理工作和規(guī)范交接工作

人事檔案管理工作的特征是嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)肅，管理制度的提高是企業(yè)離退休服務(wù)工作有效開展的基礎(chǔ)。要構(gòu)建科學(xué)、合理的人事檔案管理制度。比如制定企業(yè)離退休職工人事檔案管理制度、檔案管理責(zé)任、檔案保密職責(zé)、檔案的分類歸檔制度等，確保退離休人事檔案管理服務(wù)工作的開展。離退休職工的人事檔案進(jìn)行交接時(shí)，必須要規(guī)范交接工作確保理離退休手續(xù)的齊全性和完整性，才可將手續(xù)放置本人的檔案中，移交企業(yè)要正確填寫離退休職工的基本信息，登記移交檔案內(nèi)容。整合立卷檔案時(shí)，在進(jìn)行移交檔案材料的收集與造冊(cè)時(shí)要遵守《公司人事檔案整理規(guī)定》，每一卷的檔案目錄要和內(nèi)容相符合，保證檔案質(zhì)量的同時(shí)，也要確保裝訂成冊(cè)的檔案擁有整潔的外觀。在接受檔案過程中，檔案管理工作人員要細(xì)心核對(duì)移交的檔案與名單，檢查每一卷檔案是否達(dá)到相應(yīng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，如遇到不符合相關(guān)規(guī)定的檔案則把檔案退還移交企業(yè)，讓移交單位按規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)整理后再次移交。在移交時(shí)的檔案詳細(xì)表要移交方和接收方各執(zhí)一份，檔案檢驗(yàn)合格后，雙方簽字。

（二）宣傳人事檔案知識(shí)

人事檔案對(duì)于個(gè)人來說極為重要，然而，在實(shí)際生活中，大部分人未能了解到它的重要性，遇到問題需要人事檔案時(shí)，才知道它的重要作用。因此，要對(duì)人事檔案的重要性進(jìn)行宣傳。首先，要宣傳與檔案相關(guān)的法律。其次，通過宣傳法律提高員工對(duì)社會(huì)的認(rèn)知，提高檔案利用率。

（三）提高人事檔案管理人員的專業(yè)能力

隨著社會(huì)和時(shí)代的進(jìn)步，為了企業(yè)的更好發(fā)展就必須要提高人事檔案管理人員的專業(yè)能力。因此，人事檔案管理工作人員必須要努力學(xué)習(xí)、精通技能、積累工作經(jīng)驗(yàn)，為提高專業(yè)能力奠下基礎(chǔ)。隨著科技的發(fā)展，信息技術(shù)也被廣泛應(yīng)用，人事檔案管理的科技性也逐漸增強(qiáng)，所以人事檔案管理人員必須要?jiǎng)?chuàng)建終生學(xué)習(xí)觀念，熟悉并掌握檔案管理工作的基本知識(shí)，多參加一些相關(guān)工作的培訓(xùn)，提高自身的管理能力。在日常學(xué)習(xí)中可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)多搜集和學(xué)習(xí)一些與工作相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，拓寬自身的視野，構(gòu)建完整的知識(shí)體系，近而創(chuàng)建科學(xué)的、合理的、便捷的管理系統(tǒng)，使人事檔案分類更明確，查詢工作更便捷，降低人事檔案管理的出現(xiàn)的錯(cuò)誤率，為離退休職工人事檔案管理做好服務(wù)工作。

四、結(jié)束語

離退休職工的人事檔案具有較高的價(jià)值，它不僅是企業(yè)的精神財(cái)富，也是社會(huì)和國(guó)家的精神財(cái)富，建立和保存人事檔案的主要目的是為了保存經(jīng)驗(yàn)、智慧和成就，可以讓后人參考、欣賞和借鑒，必須要保證檔案的完整性與安全性。因此，要根據(jù)人事檔案管理工作現(xiàn)存的問題不斷改進(jìn)和完善管理制度，要重視人事檔案的重要性、不斷規(guī)范交接工作、增強(qiáng)管理人員的專業(yè)能力，近而提高離退休職工人事檔案管理工作，為離退休職工利益提供保障。