馮靜

【摘 要】隨著我國信息技術(shù)快速發(fā)展，在信息化發(fā)展背景下，電子檔案在檔案管理工作中占據(jù)著重要位置。社會發(fā)展新時期檔案管理部門需要轉(zhuǎn)變工作觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立能夠適應(yīng)檔案管理的計算機信息系統(tǒng)，確保檔案管理工作能夠適應(yīng)信息時代發(fā)展要求，為社會經(jīng)濟建設(shè)所服務(wù)。過去傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件逐步為電子化文件取代，需要通過信息技術(shù)強化檔案信息化管理，在做好電子檢索基礎(chǔ)上，強化電子文檔應(yīng)用，在完成歸檔工作基礎(chǔ)上需要將紙質(zhì)文件進(jìn)行轉(zhuǎn)化，作為電子圖片形式進(jìn)行存儲。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；電子信息；開發(fā)利用

在計算機技術(shù)快速發(fā)展背景下，目前無紙化辦公與遠(yuǎn)程協(xié)作方式的應(yīng)用使得傳統(tǒng)書面?zhèn)鬟f信息的方式逐步被取代，進(jìn)一步加快了信息的有效傳遞，對檔案管理工作效率的提升也具有重要促進(jìn)作用。電子信息通過信息類別進(jìn)行劃分管理，滿足保密性與完整性要求。本文主要對檔案管理工作中電子信息的開發(fā)利用進(jìn)行分析，探究電子信息在當(dāng)前檔案管理中需要注意的各項問題。

一、檔案電子信息特點概述

目前在開展檔案管理工作時，電子信息自身具有諸多明顯特征，比如傳播速度較快，信息具有較強的開放性，信息來源廣泛，種類較多等。在現(xiàn)階段檔案管理工作全面開展過程中，需要通過對電子信息基本特點進(jìn)行分析來完善各項管理工作，這樣能夠確保電子信息得到有效開發(fā)應(yīng)用。此外，在檔案管理工作中，電子信息真實性與穩(wěn)定性需要進(jìn)行驗證，在具體開發(fā)過程中需要提高關(guān)注，對各項管理工作內(nèi)容進(jìn)行適度調(diào)整，這樣能夠提升多項信息內(nèi)容的真實性。

隨著現(xiàn)階段我國科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，在檔案管理工作中對電子信息資源合理開發(fā)與應(yīng)用具有重要作用，是當(dāng)前檔案管理工作探究的重點內(nèi)容。目前需要對檔案信息資源合理開發(fā)，并且對電子信息特點進(jìn)行分析，這樣能夠確保各項管理建設(shè)工作穩(wěn)定開展。在社會發(fā)展新形勢下，需要保障檔案管理工作穩(wěn)定開展，突出檔案信息價值。結(jié)合內(nèi)外部環(huán)境的有效推動，對電子信息資源合理開發(fā)應(yīng)用，是目前檔案管理工作需要探究的重點內(nèi)容。

二、電子信息在檔案管理中的基本工作程序分析

在各類檔案資料中電子信息是重要來源，能夠定期通過對海量的網(wǎng)站信息進(jìn)行檢索，對有用的信息進(jìn)行整合，這是檔案工作的重要信息來源。對于非專業(yè)通道網(wǎng)絡(luò)中的電子信息，由于各項信息內(nèi)容較為復(fù)雜，所以在收集與利用過程中需要對信息可靠性進(jìn)行探究。在電子信息保存過程中，需要全面提升檔案資料的完整度，通過應(yīng)用各項技術(shù)，提高資料完整性。但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，計算機故障問題或是各類病毒會對計算機安全性構(gòu)成較大的影響。有部分檔案資料自身具有較大實效性，如果超出了相應(yīng)時間，會導(dǎo)致其保存價值降低，所以需要對沒有保存價值的資料進(jìn)行刪選。但是這樣會導(dǎo)致管理人員工作量增加，所以目前需要建立完善的計算機對比系統(tǒng)，通過應(yīng)用篩選程度對各類電子文檔進(jìn)行處理。最后需要建立電子信息資料檢索與關(guān)聯(lián)索引，對電子信息進(jìn)行有效分類，這樣能夠保障管理過程更加有序，不容易產(chǎn)生較多問題。在電子資料檢索與關(guān)聯(lián)索引建立過程中，需要結(jié)合用戶基本要求，對特定資料進(jìn)行關(guān)聯(lián)，這樣能夠確保檢索系統(tǒng)應(yīng)用價值有效提升[1]。

三、檔案管理工作中電子信息的開發(fā)利用措施探析

（一）提高檔案信息資料的安全性與完整性

目前各類檔案信息資料自身的真實性在具體驗證過程中具有較大難度，所以當(dāng)前需要進(jìn)一步完善安全保障工作。在目前計算機技術(shù)快速發(fā)展下，廣大群眾以及相關(guān)部門對電子信息保密性與安全性關(guān)注度更高，也是現(xiàn)階段檔案管理工作需要探究的重點內(nèi)容。在現(xiàn)階段檔案電子信息有效開發(fā)過程中，需要對安全問題進(jìn)行探究，做好各項安全管理工作，從安全密碼管理、安全權(quán)限設(shè)置等方面進(jìn)行，對防火墻技術(shù)、安全備份技術(shù)、加密技術(shù)等進(jìn)行研究，全面提升電子信息安全性。在各項電子信息錄入和管理中，有部分信息會發(fā)生泄漏，這樣會對信息整體性造成較大影響。針對此類問題，在電子信息管理中，需要根據(jù)管理基本現(xiàn)狀擬定規(guī)范化管理措施，對各項應(yīng)對策略進(jìn)行分類。通過科學(xué)規(guī)范的整理措施尋找遺漏信息，提高檔案資料完整度。在檔案信息開發(fā)應(yīng)用過程中，對電子信息真實性進(jìn)行探究至關(guān)重要。但是各類電子信息來源較為廣泛，有部分信息存在重復(fù)性、矛盾性，所以目前檔案管理人員需要逐步提升自身素質(zhì)來完成檔案整理收集工作，對各項工作進(jìn)行合理評價，能夠確保檔案信息真實性全面提升[2]。

（二）強化電子信息資源開發(fā)與利用水平

在檔案管理工作中，需要逐步提升電子信息資源開發(fā)利用水平，這也能對檔案管理工作有序開展進(jìn)行全面衡量。目前在檔案信息資源獲取中，需要對電子資源基本特點進(jìn)行分析，然后逐步拓寬信息資源收集渠道。對現(xiàn)有的信息資源收集方式進(jìn)行完善，對資料合理控制。在檔案電子信息管理中，涉及的工作內(nèi)容較多，各項工作管理環(huán)節(jié)相對復(fù)雜，所以需要結(jié)合管理工作研發(fā)完整的軟件體系才能確保各項工作穩(wěn)定開展。在對軟件管理系統(tǒng)全面開發(fā)時，需要做好各項分析調(diào)查工作，對檔案管理主要程序進(jìn)行分析，然后建立信息化管理平臺，設(shè)定相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。通過對現(xiàn)有的管理服務(wù)渠道進(jìn)行拓展，提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量。目前相關(guān)檔案管理人員需要逐步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作服務(wù)理念，在具體工作中宣傳檔案信息資源管理的重要性與應(yīng)用價值，從具體工作各個細(xì)節(jié)出發(fā)提升服務(wù)質(zhì)量。檔案管理人員除了需要完善基本檔案信息之外，還需要向多個部門的檔案目錄管理輸送資源，確保其管理服務(wù)面能夠全面拓寬[3]。

（三）全面提升檔案管理業(yè)務(wù)能力

在目前檔案電子信息開發(fā)中，對各類軟件合理開發(fā)應(yīng)用加上信息技術(shù)快速發(fā)展具有重要作用，能夠促進(jìn)檔案電子信息開發(fā)應(yīng)用。目前需要全面提升檔案管理人員自身素質(zhì)，這樣才能確保檔案利用工作效果全面提升。檔案管理人員自身需要具備良好的職業(yè)素質(zhì)，樹立責(zé)任意識，能夠確保日常檔案管理工作效率全面提升。檔案管理工作勞動強度較大，專業(yè)性較強，具有服務(wù)屬性，所以當(dāng)前在檔案管理工作中，需要完善工作態(tài)度，確保各項工作能夠穩(wěn)定進(jìn)行。當(dāng)前檔案管理人員在開展各項工作時，需要對電子檔案信息進(jìn)行全面保護(hù)與分類管理。相關(guān)人員需要掌握計算機等設(shè)備的應(yīng)用，能夠及時對電子信息資源合理分類與管理，通過檢索系統(tǒng)提升管理質(zhì)量。相關(guān)管理部門需要定期對電子檔案管理人員進(jìn)行知識與技能培訓(xùn)，確保其自身專業(yè)技能能夠全面提升，適應(yīng)信息時代發(fā)展的各項要求。

四、結(jié)語

總而言之，當(dāng)前對檔案電子信息進(jìn)行合理開發(fā)應(yīng)用，能夠滿足檔案管理工作基本要求，提升檔案管理工作質(zhì)量，全面突出檔案信息資源自身價值。在開展各項工作時，需要對多項電子信息有效開發(fā)應(yīng)用，擬訂完善的發(fā)展措施，讓電子信息能夠成為應(yīng)用價值較高的檔案資源。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張艷丹.檔案管理工作中電子信息的開發(fā)利用[J].黑龍江科技信息，2017（17）：296.

[2] 張廣澤.檔案管理工作中電子信息的開發(fā)利用[J].計算機光盤軟件與應(yīng)用，2012（6）：24-24，23.

[3]莫秋萍.檔案管理工作中電子信息的開發(fā)利用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（8）：169，186.