田潤蘭

摘 要：本文針對社保工作檔案管理工作中存在各地檔案信息化層次不同、參保對象迅猛增長和城鄉(xiāng)間頻繁流動等問題進行分析和探討，找到最佳的解決措施。因此社保檔案管理部門應(yīng)該提高對自身工作的重視度，合理安排工作，積極探討出提高我國社保檔案管理工作的有效方法。

關(guān)鍵詞：問題；策略；社保檔案管理；信息化

隨著科技的不斷進步，我國社保工作也在不斷規(guī)范化、系統(tǒng)化。提高社保檔案信息化管理就是提高工作效率和質(zhì)量的標準，也是實現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理的必備條件，也是完善和諧社會建設(shè)體系中社會保障的重要環(huán)節(jié)，而且對信息化市場經(jīng)濟的發(fā)展起著良好的促進作用。因此，在進入信息化時代的今天，檔案管理工作也要積極探索出完善、有效的方法才能保障社保工作的可持續(xù)發(fā)展。

一、社保檔案的特點和重要性

（一）社保檔案的特點

（1）檔案數(shù)量多。受到多方面因素的影響我國社保檔案的數(shù)量很多，主要集中在以下三個方面：第一，由于我國現(xiàn)階段的社保體系尚有待完善，社保業(yè)務(wù)又比較繁重，像常見的養(yǎng)老、醫(yī)療、生育、工傷和失業(yè)險等，而且在辦理過程中都有很多步驟，例如保障申請、保障等級的確定以及繳費的環(huán)節(jié)等等，這些都是讓社保檔案數(shù)量不斷增加的主要原因；第二，人們在辦理相關(guān)業(yè)務(wù)時也出示各種證件及證明材料等也是在逐年增加社保工作的管理量；第三，隨著社會的不斷發(fā)展，人們的社保意識也越來越高，參保量也保持上升的趨勢，這也是社保檔案數(shù)量不斷上漲的因素。

（2）具有極強的社會性。由于社保工作關(guān)系整個社會的利益，因此社保檔案的管理工作具有極高的社會性，社保的建立就是為人們提供更好的社會服務(wù)和生活保障。

（二）社保檔案管理的重要性

隨著社會的不斷發(fā)展，社保涵蓋的范圍也越來越廣、參保人員也越來越多，加上社保檔案管理與參保人的切身利益緊密相連，而檔案內(nèi)容中又包含了大量參保人員的個人信息，因此，加強社保檔案管理工作不僅有利整個社會的穩(wěn)定，而且還能防止因為個人信息的泄露，給參保單位或個人造成不利的影響，如果社保管理工作一旦出現(xiàn)什么問題，就會直接影響到退休人員的正式離職，甚至還會威脅到社會保險基金的安全，檔案管理人員要時刻查找信息管理系統(tǒng)是否存在漏洞并及時排除安全隱患，因為一旦出現(xiàn)任何問題都將直接損害到參保人員的合法權(quán)益。

二、社保檔案管理工作中存在的問題

（一）各地檔案信息化層次不同

在信息化快速發(fā)展的今天，先進的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)成為了業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理發(fā)展的核心，由于受到區(qū)域發(fā)展速度的限制，各地區(qū)的檔案信息化管理建設(shè)在層次上也存在一定的差異。社保檔案信息化主要分為四個層次：（1）有獨立的檔案目錄檢索管理系統(tǒng)，與業(yè)務(wù)系統(tǒng)沒有連接。（2）業(yè)務(wù)系統(tǒng)可以調(diào)用檔案目錄檢索管理系統(tǒng)，與業(yè)務(wù)系統(tǒng)有連接，但各自獨立。（3）是一種融入式的結(jié)合。檔案信息管理是在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中隨經(jīng)辦業(yè)務(wù)完成，是業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)功能之一。（4）就是網(wǎng)絡(luò)管理和應(yīng)用?；跇I(yè)務(wù)經(jīng)辦數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一、信息系統(tǒng)的統(tǒng)一以及網(wǎng)絡(luò)平臺的搭建、業(yè)務(wù)資料在經(jīng)辦窗口掃描、數(shù)字化信息上傳到集中數(shù)據(jù)庫。

（二）參保對象迅猛增長和城鄉(xiāng)間頻繁流動，增加檔案管理難度

由于社會保險覆蓋面的迅速擴大和參保人員身份的不斷變化，承載個人權(quán)益記錄的檔案將大量增加并不斷復(fù)雜化，如果不快速實現(xiàn)業(yè)務(wù)和檔案的信息化管理一體化就無法建立內(nèi)控和稽核機制，因為平時都會查閱業(yè)務(wù)經(jīng)辦是否符合規(guī)定、申報材料是否準確且完整，還要審核業(yè)務(wù)流程是否規(guī)范等，如果不強化檔案的信息化管理體系不僅影響隨時檢驗的效率，還會降低內(nèi)控和稽核的工作效能。

（三）缺乏業(yè)務(wù)檔案信息化管理人才

隨著投保意識的不斷提高，檔案管理工作者也要不斷提高工作技能和專業(yè)技能。從窗口服務(wù)的需求來看，業(yè)務(wù)經(jīng)辦將從“專管員制” 嬗變?yōu)椤肮駟T制”，這對經(jīng)辦人員的能力、效率和業(yè)務(wù)系統(tǒng)流程再造都提出了新要求，管理人員需要通過關(guān)鍵字查閱業(yè)務(wù)社保檔案申報材料是否正確、完整，經(jīng)辦、審核等是否規(guī)范、準確等，并對數(shù)據(jù)進行逐一對比，以確定業(yè)務(wù)經(jīng)辦是否符合政策規(guī)定，最大限度的提高“人機合一”的工作效率。

三、改進社保檔案信息化管理工作的策略

（一）實行業(yè)務(wù)和檔案的一體化信息化管理模式

由于社會保險業(yè)務(wù)涉及的范圍越來越廣、參保人材料越來越多，而經(jīng)辦系統(tǒng)與檔案信息系統(tǒng)一體化是建立在邊經(jīng)辦、邊收集、邊歸納的操作規(guī)程的基礎(chǔ)上，共組過程中也是采用相互嵌入的非接口模式將系統(tǒng)進行互聯(lián)，這種與業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)的相互嵌入的信息化管理模式被稱為一體化。同時在對社保檔案進行信息化處理過程中，首先業(yè)務(wù)部門與檔案部門之間建立可以互相嵌入的數(shù)據(jù)接口，保證檔案資料的共享和傳遞可以順利進行，同時也為日后的查詢提供了途徑，減少因為數(shù)據(jù)的重復(fù)而產(chǎn)生不必要的資源浪費。

（二）提高社保檔案管理工作的信息化水平

社保檔案管理最大的特點就是數(shù)據(jù)量大、工作量大，隨著辦公信息化水平的普及，社保管理工作也在向信息化管理轉(zhuǎn)變，將計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等運用到目前的檔案管理工作中，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，提高檔案管理工作的信息化水平，讓工作人員隨時補充新知識、新技能，這樣不僅可以節(jié)約檔案管理的成本，還能將管理工作更科學(xué)、有效的進行下去，確保社保檔案的利用率為社會保障工作提供更好的支持。

（三）注重培養(yǎng)專業(yè)的社保檔案管理人才

人才的培養(yǎng)是完善檔案管理體系的基本前提，實現(xiàn)檔案信息化管理則是提高工作質(zhì)量和效率最有效的手段，因為要實現(xiàn)檔案資料的信息化處理就必須先培養(yǎng)出業(yè)務(wù)辦理和檔案信息化管理的創(chuàng)新型人才，最終實現(xiàn)業(yè)務(wù)辦理的檔案材料與經(jīng)辦數(shù)據(jù)無縫對接。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著社保體系的不斷完善，對社保檔案進行信息化處理過程中，為了保證檔案的共享和傳遞順利進行，就必須先建立起業(yè)務(wù)和檔案一體化的信息化管理模式，只有這樣才能從根本上解決檔案數(shù)量龐大及難管理的問題，有效的促成社會和諧的快速發(fā)展。

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