韓詠櫻

摘 要：本文主要闡述水務(wù)工程檔案的產(chǎn)生、歸檔，指出水務(wù)工程檔案在建筑工程建設(shè)中的重要作用體現(xiàn)，強(qiáng)調(diào)了重視該類檔案以便于日后的利用、借鑒和追溯。通過具體案例介紹應(yīng)用，發(fā)現(xiàn)其在管理中存在的問題，特別是在人的管理與物的管理上要做到并駕齊驅(qū)，探討提出具體的改進(jìn)措施，牢固掌握城建檔案特點(diǎn)，著力分析城建檔案管理不足，積極采取應(yīng)對(duì)措施，克服不足。為水務(wù)工程檔案管理完善奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：水務(wù)工程檔案；歸檔與利用；改進(jìn)措施

水務(wù)工程的檔案，是伴隨著水務(wù)工程的開工、施工、竣工而產(chǎn)生的。如管道的敷設(shè)、管理修復(fù)過程產(chǎn)生的有關(guān)管理文件、數(shù)據(jù)材料等。在這個(gè)生產(chǎn)過程中，一些重要的、具有關(guān)鍵性作用的檔案資料，對(duì)其進(jìn)行有效的保管工作就是檔案管理工作。

一、水務(wù)工程檔案的歸檔

在水務(wù)工程檔案形成的過程中，相關(guān)工作者應(yīng)該有積極主動(dòng)的意識(shí)，把這些資料加以保護(hù)和完善。在全部工程竣工結(jié)算后移交到專門的檔案管理部門，由專業(yè)的檔案工作人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行全面、系統(tǒng)和完整的管理、保存以便日后利用。更重要的是在建筑工程竣工之后需要對(duì)工程質(zhì)量進(jìn)行評(píng)定，在評(píng)定過程中需要工程建設(shè)過程中的參考資料，而完整規(guī)范的建筑工程檔案則可以為其提供需要的參考資料。

水務(wù)工程檔案在建筑工程建設(shè)中的重要作用主要體現(xiàn)：在城市規(guī)劃、 建設(shè)和管理過程中，建筑工程檔案能夠?yàn)槠涮峁┫鄳?yīng)的依據(jù)和參考。這樣，相關(guān)單位就可以根據(jù)以往的城市建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，利用工程檔案中的豐富資源，對(duì)城市進(jìn)行高效、合理的規(guī)劃和管理；竣工之后需要對(duì)工程進(jìn)行維修管理、擴(kuò)建和改建等工作，在此過程中相關(guān)人員可以依據(jù)規(guī)范而完善的建筑工程檔案提供的充分資料和信息數(shù)據(jù)，對(duì)后續(xù)工程進(jìn)行完善和管理；建筑工程質(zhì)量的高低以及施工質(zhì)量是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求，都需要參照建筑工程檔案，以工程檔案對(duì)實(shí)際工程質(zhì)量進(jìn)行分析，一方面可以促使建筑工程整體質(zhì)量的提升，另一個(gè)方面還可以在一定程度上提高工程項(xiàng)目建設(shè)的經(jīng)濟(jì)效益。因此，在整個(gè)建筑工程建設(shè)中加強(qiáng)和完善。

上海城建水務(wù)工程有限公司的工程項(xiàng)目都是關(guān)系到老百姓生計(jì)的重要事項(xiàng)，是有關(guān)人的生活必須的工程資料，是很重要的資料。所以，在工程竣工后就應(yīng)該進(jìn)行全面的移交和保存。在這個(gè)過程中所產(chǎn)生的有關(guān)資料，也應(yīng)該由相關(guān)檔案管理和工作人員對(duì)資料進(jìn)行最初的收集、保存，然后再根據(jù)實(shí)際工程情況進(jìn)行整理后移交到專業(yè)報(bào)關(guān)部門。除了工程資料外，公司管理層面上的人事資料也是很重要的一部分。因?yàn)楣镜难馗铮兓ü靖闹七^程中產(chǎn)生的重要資料都是公司的重要檔案資料。這些資料都記錄了公司人員變動(dòng)、人員流動(dòng)，公司變更、發(fā)展等。從宏觀的角度看就是，說明了公司的發(fā)展線，這些資料就像一串項(xiàng)鏈上的珠子。我們要用真實(shí)，有效的資料來串成公司的項(xiàng)鏈。這樣才是完美的。當(dāng)然，更重要的是為了以后的利用、借鑒和追溯。

二、檔案管理者的要求

檔案資料的產(chǎn)生是隨工程產(chǎn)生的，檔案的管理是公司上層領(lǐng)導(dǎo)工作必須具有專業(yè)的管理。管理的范疇涉及到專業(yè)，管理工作人員應(yīng)該對(duì)本公司的工程流程工作有大致的了解，對(duì)檔案資料的重要程度有個(gè)比較全面系統(tǒng)的了解。檔案是反應(yīng)一個(gè)工程項(xiàng)目的完整過程，過程中哪些部分重要，哪些并不存在保存的價(jià)值都是需要專業(yè)管理人員進(jìn)行鑒別的。這樣就要求檔案管理者有很好的專業(yè)素質(zhì)，也要對(duì)工作的過程有全面了解，才能在檔案管理工作中爭取不漏資料，不缺資料，保證檔案資料的完整性。

三、檔案管理過程中存在的問題

雖然檔案都是伴隨工作產(chǎn)生而產(chǎn)生的，但也是要人管理的。是人管理的東西就會(huì)有疏漏的地方，我們平時(shí)除了要求相關(guān)工作人員根據(jù)工作主線保存資料外，一些外界的相關(guān)聯(lián)系的資料都要進(jìn)行全面收集。還有就是檔案管理者的素質(zhì)，能力，專業(yè)知識(shí)面對(duì)檔案管理工作都有很高的要求。因?yàn)闄n案涉及到企業(yè)工程的專利或是技術(shù)關(guān)鍵等內(nèi)容，有些東西是絕對(duì)不能外傳的。還有就是檔案中的特殊檔案的保存和管理工作，要求檔案工作者有能力保存并修復(fù)能力。比如：電子檔案?，F(xiàn)在都是電子版的多，以前所產(chǎn)生的聲像類檔案剛不一樣，因?yàn)橹匾瑪嗪陀幸饬x的片斷的錄影保存都是難度大，專業(yè)性強(qiáng)的工作。這對(duì)檔案管理工作者的要求可想而知。但現(xiàn)在的領(lǐng)導(dǎo)們對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠全面，也不夠重視。多數(shù)只安排了一些學(xué)歷不高的年齡大的工作人員，這些工作人員可能在某個(gè)方面的工作能力是很強(qiáng)，但在專業(yè)工作能力和全面管理能力方面就欠缺，對(duì)現(xiàn)代化使用工具的使用上就不能完成和勝任。

水務(wù)工程檔案應(yīng)用案例分析。如：要對(duì)某大樓進(jìn)行罐裝燃?xì)飧鼡Q。因?yàn)橐惭b管道煤氣，就必須在進(jìn)行管道敷設(shè)。這樣，公司的基建檔案中的公司平面圖就派上用處了。我們公司的各類圖紙，設(shè)計(jì)平面圖都是全面的。所以，煤氣公司根據(jù)圖紙就能很快地找到其他管道的敷設(shè)，可以找到合適的開挖處而不破壞其他管道。這充分說明，這些檔案的作用。

四、水務(wù)工程檔案管理的提升措施

依據(jù)檔案管理工作的問題，可從以下三方面完善與提升檔案工作。

加快硬件設(shè)施的建設(shè)工作。就檔案的硬件設(shè)施建設(shè)工作而言。因?yàn)闄n案產(chǎn)生的頻率是跟隨公司工程的完成而完成的，公司工程的結(jié)束和完成情況都是不定時(shí)定期的，所以在這個(gè)方面的檔案不單單人員管理的責(zé)任要強(qiáng)，放置檔案的硬件，各方面條件都是必須的。我們公司的檔案庫房相比公司的發(fā)展規(guī)模是合適的。只是隨著公司的發(fā)展，規(guī)模要求會(huì)越來越大。但這也正是反映了公司的發(fā)展史，因?yàn)楣こ潭?，自然相關(guān)檔案資料就多了。所以，從一個(gè)公司的檔案管理和規(guī)模都能看出一個(gè)公司的發(fā)展興衰。

創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制。檔案是也是需要全面細(xì)致認(rèn)真的管理的工作內(nèi)容。所以，在管理上要建立全面系統(tǒng)規(guī)范的管理機(jī)制。不僅僅是我們理解意義上的管理對(duì)象的管理工作，還包括管理的組織機(jī)構(gòu)，管理職責(zé)，檔案人員管理，庫房，收集工作，保管工作，鑒定工作，管理工作，統(tǒng)計(jì)工作，現(xiàn)代化管理工作，檢索工作，提供利用工作，開發(fā)利用工作等各方面。檔案涉及的面很廣，包括公司在公司《檔案分類與編號(hào)實(shí)施細(xì)則》中檔案類目設(shè)置的內(nèi)容提到的黨群，行政，經(jīng)營，生產(chǎn)，產(chǎn)品，科學(xué)技術(shù)研究，基本建設(shè)，設(shè)備儀器，會(huì)計(jì)，職工檔案等。涉及到公司各個(gè)部門各個(gè)專業(yè)的內(nèi)容。各類檔案又有其他自身特征，根據(jù)各類檔案自身特點(diǎn)進(jìn)行分類，細(xì)分。所以，對(duì)檔案管理工作者而言，必須要對(duì)這些相關(guān)工作有比較全面的了解，熟悉。才能在檔案的整理和分類工作中進(jìn)行正確的分類，排序。

建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍。所有需要完成的檔案管理工作，都是需要人來完成的。所以，就檔案人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)的培養(yǎng)也是很重要的。不是人員的能力，包括管理的團(tuán)隊(duì)和集體都是很重要的。要?jiǎng)?chuàng)建一支獨(dú)立復(fù)合型的管理隊(duì)伍完成檔案管理工作。企業(yè)要求建設(shè)檔案工作體系，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。不僅是本部橫向工作體系網(wǎng)絡(luò)，還要有隸屬單位的縱向工作體系網(wǎng)絡(luò)。而且要求依據(jù)網(wǎng)絡(luò)體系的平臺(tái)，一年開展不少一次的活動(dòng)和檔案交流形成書面記錄的。檔案工作人員必須是中級(jí)職稱以上專職檔案人員（要求有崗位證書）而且要求檔案人員崗位責(zé)任制并定時(shí)考核。在人員的管理上應(yīng)該對(duì)檔案人員崗位責(zé)任制并定時(shí)考核的要求，達(dá)到要求也是能與其他專業(yè)技術(shù)管理人員享受同等待遇。培養(yǎng)高素質(zhì)復(fù)合型人才。新形勢下，檔案管理更需要人事、檔案、計(jì)算機(jī)三位一體復(fù)合型人才，用科學(xué)的思想、組織、方法和手段，對(duì)檔案工作進(jìn)行有效的管理，所以高素質(zhì)復(fù)合型人才必不可缺。為提高檔案人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力水平，一定要對(duì)現(xiàn)有的檔案員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。檔案管理工作中一定要有責(zé)任心。檔案管理是一項(xiàng)非常繁瑣的工作，隨著計(jì)算機(jī)普及，檔案信息資源從“紙質(zhì)版”邁進(jìn)了“數(shù)字化”，由“死資料”變成了“活信息”。作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，一定要正視這種轉(zhuǎn)變，加快跟上現(xiàn)代化的腳步，不斷提高自己的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，但也不能因?yàn)橛辛擞?jì)算機(jī)，就忽視人的作用，平時(shí)工作中一定要非常細(xì)心、謹(jǐn)慎，防止檔案資源泄露。這些都是對(duì)檔案人員的具體細(xì)致的要求，檔案人員在取得資質(zhì)證書的后續(xù)中，還要求接受繼續(xù)再教育工作，學(xué)習(xí)新的檔案法規(guī)和國家新的檔案動(dòng)向。在學(xué)習(xí)中不斷提高自身的工作專業(yè)水平，達(dá)到先進(jìn)檔案管理水平，為檔案管理工作更好地服務(wù)。

五、小結(jié)

本文通過對(duì)檔案的信息化分析，隨著社會(huì)科技的發(fā)展，檔案的管理工作和利用必須跟上趨勢。如何有效地利用和使用是電子化檔案的管理和利用的重點(diǎn)。牢固掌握城建檔案特點(diǎn)，著力分析城建檔案管理不足，積極采取應(yīng)對(duì)措施，克服不足。使城建檔案管理工作日益完善，發(fā)揮城建檔案應(yīng)有的作用。

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