向曼毓

摘 要：競爭性談判是指與符合資格條件的供應(yīng)商就采購貨物、工程和服務(wù)事宜進(jìn)行談判，供應(yīng)商按照談判文件的要求提交響應(yīng)報價和最后報價，并從談判小組提出的成交候選人中確定供應(yīng)商的采購方式。競爭性談判對技術(shù)復(fù)雜、性質(zhì)特殊、市場競爭不充分、時間緊迫的項目具有靈活性強(qiáng)、針對性強(qiáng)、采購標(biāo)的優(yōu)、交流充分的優(yōu)勢，但由于談判準(zhǔn)備時間相對較短、采購需求可實質(zhì)性調(diào)整、最終報價時間可另行規(guī)定等因素，從采購策劃開始就存在一定的風(fēng)險。某公司作為國有控股企業(yè)，在小型項目采購方式的選擇中，有針對性地對競爭性談判所涉風(fēng)險進(jìn)行了系統(tǒng)性辨識，并采取了相應(yīng)防控措施，在相關(guān)單位間進(jìn)行了推廣和應(yīng)用，提高了競爭性談判的采購效益。

關(guān)鍵詞：競爭性談判 采購 小型項目 風(fēng)險 防控

中圖分類號：F276.1 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-0298（2018）08（a）-164-02

某公司為國有控股企業(yè)，所采購的工程項目部分使用國有資金，該公司內(nèi)部根據(jù)單項合同估算價金額及重要性，將招標(biāo)及采購項目劃分為重大項目、大型項目、中型項目和小型項目進(jìn)行分類管理。中型及以上項目的單項合同估算價均超過了國家規(guī)定必須招標(biāo)的金額標(biāo)準(zhǔn)，按照國家招投標(biāo)相關(guān)法規(guī)進(jìn)行管理；小型項目采購管理由公司內(nèi)部管理制度進(jìn)行規(guī)范。本文重點論述競爭性談判在小型項目采購中的風(fēng)險及防控措施。

1 使用現(xiàn)狀

競爭性談判采購具有靈活性更強(qiáng)、針對性更強(qiáng)、采購標(biāo)的更優(yōu)、信息交流更充分的優(yōu)勢，故項目責(zé)任部門在推薦采購方式時對競爭性談判具有一定的傾向性；但同時存在談判準(zhǔn)備時間相對較短、采購需求可實質(zhì)性調(diào)整、最終報價時間可另行規(guī)定等因素，故采購審核機(jī)構(gòu)在審核采購方式時要求較為嚴(yán)格。雙方角度和立場的不同導(dǎo)致了在采購方式的最終選用上存在較大的不確定性，使得競爭性采購的使用范圍和采購效率受到了局限。

2 典型案例分析

為了保證采購的公開、公平、公正，該公司開發(fā)了一套電子采購系統(tǒng)，采購項目發(fā)布、供應(yīng)商報價、評審報告編審及成交公示發(fā)布等內(nèi)容均在該系統(tǒng)中進(jìn)行操作，通過電子密鑰保護(hù)供應(yīng)商的商業(yè)信息不被泄露。在管理制度和電子系統(tǒng)的雙重制約下，該公司2017年某一采用競爭性談判的小型項目仍在采購過程中出現(xiàn)了問題，現(xiàn)通過典型案例分析來辨識競爭性談判在國有控股企業(yè)小型項目采購中的風(fēng)險點。

2.1 具體案例

零星機(jī)械加工項目，采購內(nèi)容為設(shè)備零部件、金屬結(jié)構(gòu)加工定做，單項合同估算價40萬元，采購方式為競爭性談判，評審辦法為最低報價法，合同類型為固定單價，按加工件成果重量據(jù)實結(jié)算。加工的原材料主要包含普通碳鋼、普通不銹鋼、鋁合金、紫銅及黃銅，承包方依據(jù)采購方提供圖紙加工，按成品凈重計算成果。

本項目共邀請4家供應(yīng)商參與報價，至報價截至?xí)r間有3家供應(yīng)商完成報價。談判小組根據(jù)初步評審結(jié)果梳理了談判要點，與各報價人逐一進(jìn)行談判。各報價人均在現(xiàn)場完成了最終報價并簽字確認(rèn)，談判小組根據(jù)現(xiàn)場最終報價分別推薦了第一和第二成交候選人。由于本項目采用電子采購系統(tǒng)進(jìn)行報價，各報價人需要按照現(xiàn)場簽字確認(rèn)的最終報價在規(guī)定的時間內(nèi)在系統(tǒng)內(nèi)完成補(bǔ)錄。

采購機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在規(guī)定的補(bǔ)錄截至?xí)r間到達(dá)時，在系統(tǒng)中開啟了最終報價。3家報價人均在系統(tǒng)中完成了補(bǔ)錄，但其中兩家在系統(tǒng)中的報價均與現(xiàn)場簽字確認(rèn)時的報價不一致，原次低價和最低價的順序進(jìn)行了互換，影響了最終成交推薦結(jié)果。

經(jīng)招標(biāo)采購領(lǐng)導(dǎo)小組決策，本項目采購終止，由采購機(jī)構(gòu)重新研究采購方式再行采購。最終本項目采用詢價方式進(jìn)行采購，合同成交價32萬元。

2.2 原因分析

經(jīng)過對本項目前期策劃、供應(yīng)商情況和關(guān)鍵時間點前后相關(guān)人員行為的走訪，本項目首次采購失敗主要有以下原因引起。

（1）采購方式選用不恰當(dāng)。在項目前期策劃時，項目責(zé)任部門以“技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求”為由，推薦采用競爭性談判進(jìn)行采購。實際上本項目所需加工原材料市場競爭充分、制造工藝簡單、加工質(zhì)量要求采用國家標(biāo)準(zhǔn)，審核機(jī)構(gòu)在未能仔細(xì)審查技術(shù)方案和工程量清單的情況下，同意項目責(zé)任部門的推薦意見。

（2）供應(yīng)商選取不恰當(dāng)。供應(yīng)商選取采取“3+1”的方式，即由項目責(zé)任部門推薦3家供應(yīng)商，采購機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人推薦1家供應(yīng)商。在后期走訪中，了解到進(jìn)行報價的3家供應(yīng)商中有兩家的法定代表人為親屬關(guān)系，相關(guān)審核人員均未對供用商基本信息進(jìn)行審查。

（3）最終報價方式不恰當(dāng)。供應(yīng)商完成紙質(zhì)報價后至補(bǔ)錄系統(tǒng)報價期間有3個小時，采購機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、報價人、談判專家均已離場，不排除在本時間段中有參與談判的相關(guān)方泄密情況的發(fā)生。

（4）電子采購系統(tǒng)的局限性。為了保證報價人在電子采購系統(tǒng)上傳信息的唯一性，本系統(tǒng)在程序中設(shè)置了報價人報價不可更改，采購機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人無法將現(xiàn)場報價結(jié)果作為系統(tǒng)報價結(jié)果，無法將談判小組的現(xiàn)場推薦結(jié)果在系統(tǒng)中進(jìn)行后續(xù)操作。報價人正是掌握了系統(tǒng)特點，在系統(tǒng)補(bǔ)錄報價時推翻了現(xiàn)場報價結(jié)果，相當(dāng)于進(jìn)行了第三次報價。

基于以上四點原因，導(dǎo)致了本次競爭性談判采購的失敗。

3 風(fēng)險點辨識

總結(jié)了以上項目的經(jīng)驗教訓(xùn)后，該公司對近3年采用競爭性談判采購的項目進(jìn)行了梳理，進(jìn)行了一次全面的、客觀的、公正的項目后評價。通過對項目后評價文件的整理分析，從中可以看出，競爭性談判在國有控股企業(yè)小型項目采購中的風(fēng)險點主要集中在以下六個方面。

3.1 采購方式選用的風(fēng)險

項目責(zé)任部門基于競爭性談判采購靈活性強(qiáng)、可調(diào)整實質(zhì)性需求的考慮，通過強(qiáng)調(diào)時間緊急、技術(shù)復(fù)雜、性質(zhì)特殊等理由，推薦更容易實現(xiàn)采購目標(biāo)的方式。而審核機(jī)構(gòu)由于對專業(yè)技術(shù)了解不夠深入，無法正確判斷所選方式是否恰當(dāng)。

3.2 供應(yīng)商選擇的風(fēng)險

由于供應(yīng)商選取采用項目責(zé)任部門和采購機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人推薦的方式，采購方可以通過設(shè)置一些并非至關(guān)重要的技術(shù)參數(shù)或資格要求，設(shè)置隱形的傾向性條款，縮小了可選擇供應(yīng)商的范圍。

3.3 信息不對稱的風(fēng)險。

從談判的準(zhǔn)備階段來看，由于競爭性談判準(zhǔn)備時間相對較短，且多用于性質(zhì)特殊、技術(shù)水平較高的產(chǎn)品的采購過程中，這就使得談判小組對于標(biāo)的物的信息掌握相對不足，供應(yīng)商容易利用信息漏洞，在談判過程中提出調(diào)整采購實質(zhì)性內(nèi)容的優(yōu)化方案，使談判小組難以在短時間內(nèi)作出全面、客觀、公正的評價。

3.4 談判內(nèi)容的風(fēng)險

談判小組包含技術(shù)專家和商務(wù)專家，談判要點由談判小組共同完成。在談判過程中，專家根據(jù)談判要點與各報價人逐一進(jìn)行談判。當(dāng)某一報價人作出有利于采購方的口頭承諾時，基于公司利益的考慮，談判小組會以該承諾作為評定標(biāo)準(zhǔn)之一，為后期的合同簽訂埋下了隱患。

3.5 過程泄密的風(fēng)險

參與談判的人員包含采購機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、報價人以及談判專家，談判過程中不能保證完全不與外界聯(lián)系，任一人員、環(huán)節(jié)都存在可能泄密的風(fēng)險，影響最終的采購成果。如信息泄露嚴(yán)重，還可能出現(xiàn)哄抬價格、降低質(zhì)量的采購風(fēng)險。

3.6 人機(jī)交互的風(fēng)險

隨著國家鼓勵利用信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子招標(biāo)投標(biāo)，電子采購平臺得到了大力推廣。電子系統(tǒng)的限定性和人工行為的靈活性一旦出現(xiàn)矛盾，就會導(dǎo)致采購進(jìn)程不可逆轉(zhuǎn)、采購標(biāo)的不可更改的情況發(fā)生，降低采購效率。

4 防控措施研究及運(yùn)用

基于對以上風(fēng)險點的辨識，在使用競爭談判的國有控股企業(yè)小型項目采購中，需有針對性的采取防控措施將各階段風(fēng)險控制在可承受范圍內(nèi)。經(jīng)理論研討和實際運(yùn)用，以下措施在采購過程中受到了實質(zhì)性效果。

4.1 通過采購立項審核，控制采購方式選用的風(fēng)險

采購立項申請主要包含技術(shù)方案、工程量清單、合同估算價、時間安排計劃等，該公司組成審核小組對采購立項申請進(jìn)行審核。審核小組由技術(shù)人員及商務(wù)人員組成，技術(shù)人員重點審核該項目的技術(shù)方案和工程量清單，確認(rèn)是否滿足“技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊”“專利或者專用技術(shù)”等條件；商務(wù)人員重點審核合同估算價和時間安排計劃，確認(rèn)是否滿足“不能事先計算出價格總額”“緊急需要”等條件。

4.2 通過報價人資格審查，控制供應(yīng)商選擇的風(fēng)險

項目責(zé)任部門和采購機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人推薦供應(yīng)商后，由該單位注冊招標(biāo)師對報價人資格條件、擬邀請的供應(yīng)商名單、評審辦法進(jìn)行詳細(xì)審查，包含不得隨意提高報價人資格條件、不得有地域性限制條款、技術(shù)及商務(wù)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定不得有隱形品牌限定、評審標(biāo)準(zhǔn)中分值設(shè)定比例不得脫離項目需求、擬邀請供應(yīng)商關(guān)鍵信息復(fù)核等。

4.3 通過延長項目準(zhǔn)備時間，控制信息不對稱的風(fēng)險

項目責(zé)任部門在啟動競爭性談判之前，需實地考察或者電話咨詢、網(wǎng)絡(luò)了解的方式，對技術(shù)的發(fā)展趨勢、產(chǎn)品質(zhì)量控制點、實施條件匹配性、市場定價或相關(guān)單位采購價進(jìn)行深入研究，在談判的過程中與報價人就關(guān)鍵內(nèi)容逐一談判、談透，敲定采購標(biāo)的。

4.4 通過規(guī)范談判過程，控制談判內(nèi)容、過程泄密的風(fēng)險

在談判過程中，由于參與談判的相關(guān)方人數(shù)較多，是風(fēng)險控制的重點，也是難點。在談判小組初審階段，談判要點及大綱需由全體小組成員進(jìn)行審議并通過；在談判階段，談判小組按照談判大綱的內(nèi)容，逐條與報價人進(jìn)行談判，不得臨時修改或增減；對各報價人提出的要求應(yīng)保持一致，不得有傾向性的態(tài)度；如報價人提出報價文件之外的有利條件，需現(xiàn)場以紙質(zhì)文件形式簽章承諾，并由采購機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人現(xiàn)場掃描上傳至電子采購系統(tǒng)；最終報價不再在談判現(xiàn)場作出，以各報價人在規(guī)定截至?xí)r間內(nèi)在電子采購系統(tǒng)提交的最終報價為準(zhǔn)；談判結(jié)束后，參與談判的全體人員需在談判記錄上簽字確認(rèn)后方可離場。

4.5 通過優(yōu)化系統(tǒng)設(shè)置，控制人機(jī)交互的風(fēng)險。

采購方與系統(tǒng)開發(fā)人員通過定期溝通、交流，加大對系統(tǒng)的開發(fā)研究、優(yōu)化程序布局、完善功能設(shè)置，使電子采購的限制性和靈活性并存，使電子采購系統(tǒng)在實現(xiàn)信息化采購的同時，又能提高采購效率和經(jīng)濟(jì)效益。

5 結(jié)語

競爭性談判因其具備更強(qiáng)的靈活性和針對性而深得采購方和報價方的優(yōu)選，但因其缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的操作程序使其采購方式的使用范圍受到較為嚴(yán)格的限制。在某國有控股企業(yè)小型項目采購方式的選用中，通過健全嚴(yán)格規(guī)范的管理制度、充分辨識采購環(huán)節(jié)的風(fēng)險控制點、制定并執(zhí)行全面的防控措施，使競爭性談判在發(fā)揮自身優(yōu)勢的同時又防控了潛在的風(fēng)險，提高了競爭性談判的采購效益，并在相關(guān)單位之間進(jìn)行推廣。

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